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Der Fahrtkostenzuschuss soll Pendler finanziell entlasten. Da es sich bei ihm um eine freiwillige Leistung handelt, die direkt zwischen Arbeitgeber und -nehmer verhandelt wird, gibt es aber auch viele Unsicherheiten und Fragen. Hier erfahren Sie alles Wichtige rund um den beliebten Bonus des Fahrtkostenzuschlags und was es bei der Vereinbarung zu beachten gilt.
Definition Fahrtkostenzuschuss
Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber übernimmt dabei anteilig oder vollständig die Kosten für den Weg von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Das kann in Form von zusätzlicher Vergütung, Tankgutscheinen oder einem Jobticket geschehen. Darüber hinaus wird der Fahrtkostenzuschuss in der Regel individuell ausgehandelt. Daher gibt es keine festen Richtlinien für Höhe und Form der Zahlung.
Drei häufige Irrtümer zum Fahrtkostenzuschuss
In Sachen Fahrtkostenzuschuss kommt es häufig zu Verwechslungen mit ähnlichen Zuschüssen und Vergütungen:
- Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale sind nicht das gleiche. Bei der Pendlerpauschale handelt es sich um eine pauschale steuerliche Absetzmöglichkeit von Fahrtkosten zur Arbeitsstätte. Diese wird in der Regel im Rahmen der Einkommenssteuererklärung in Anspruch genommen.
- Geschäftsreisen werden separat abgerechnet und haben mit dem Zuschuss zu den Fahrtkosten zur Tätigkeitsstätte nichts zu tun.
- Die E-Prämie bezeichnet den Zuschuss der Bundesregierung beim Kauf von Elektroautos und steuerliche Erleichterungen für die Privatnutzung von Elektro-Dienstwagen. Sie wird unabhängig von Arbeitgeber und Arbeitsweg gewährt.
Wann lohnt sich ein Fahrtkostenzuschuss?
Ob sich ein Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer lohnt, hängt von vielen Faktoren ab. Deswegen sollten diese das Angebot ihres Arbeitgebers zuerst gründlich bedenken und durchrechnen. Durch den besagten Zuschuss verringern sich die Fahrtkosten, die in der Steuererklärung geltend gemacht werden können. Deswegen lohnt sich die Leistung meist nur bei einem längeren Arbeitsweg.
Bei der Berechnung des Fahrtkostenzuschusses wird neben der Entfernung zum Arbeitsplatz auch die Zahl der Arbeitstage berücksichtigt. Wer die meiste Zeit im Homeoffice, Offsite oder Remote arbeitet, sollte dies bei den Überlegungen zum Fahrtkostenzuschuss berücksichtigen. Bieten Arbeitgeber den Zuschuss zur Fahrt zur Arbeit als Alternative zur Gehaltserhöhung an, müssen auch steuerliche Feinheiten bedacht werden.
Wer bekommt Fahrtkostenzuschuss?
Fahrtkostenzuschüsse sind eine freiwillige und individuell vereinbarte Leistung zugunsten des Arbeitnehmers. Deswegen gibt es niemanden, dem die Leistung pauschal zusteht oder der sie beziehen darf. Durch mögliche Steuerersparnisse lohnt sich der Zuschuss in der Regel vor allem für Besserverdienende.
Wie hoch ist der Fahrtkostenzuschuss?
Der Fahrtkostenzuschuss beträgt üblicherweise 30 Cent pro Kilometer Strecke des einfachen Arbeitswegs. Er wird außerdem nur für die Tage gezahlt, an denen Mitarbeiter tatsächlich im Unternehmen anwesend sind.
Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale im Vergleich
Beim Zuschuss zu den Fahrtkosten handelt es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die dieser zusammen mit dem Gehalt zahlt. Die Pendlerpauschale machen Arbeitnehmer hingegen als Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend. Es handelt sich bei ihr nicht um einen direkten Bonus, sondern um Steuererleichterungen für Pendler mit einem langen Arbeitsweg.
Kann man den Fahrtkostenzuschuss und die Pendlerpauschale gleichzeitig beziehen?
Wer Zuschüsse zu den Fahrtkosten vom Arbeitnehmer erhält, kann am Jahresende trotzdem die Pendlerpauschale geltend machen. In der Steuererklärung werden beide miteinander verrechnet. Die Pendlerpauschale liegt bis zum 20. Kilometer bei 30 Cent, danach bei 35 Cent. Bei einem längeren Arbeitsweg können Sie also nach wie vor von der Steuererleichterung profitieren.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Fahrtkostenzuschuss in der Praxis
In der Praxis wirft vor allem die Besteuerung des Fahrtkostenzuschusses viele Fragen auf. Hier gilt es die relevanten Grenzwerte und Möglichkeiten zu kennen.
Lohnsteuerpauschalisierung und individuelle Besteuerung
Beim Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um eine steuerpflichtige Zahlung vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer, genau wie beim Arbeitslohn. Es fallen hier aber keine Sozialabgaben wie Kranken- und Renten- oder Arbeitslosenversicherung an, sondern ausschließlich Lohnsteuer. Anstelle der individuellen Besteuerung kann der Zuschuss außerdem auch pauschal mit 15 Prozent versteuert werden. Dann mindert sich dafür der Werbungskostenabzug. Ist der Zuschuss insgesamt höher als der Werbungskostenabzug, muss die Restsumme individuell versteuert werden. Dieser Rest ist außerdem sozialversicherungspflichtig.
Wie erfolgt die Berechnung vom Fahrtkostenzuschuss?
Die Formel zur Berechnung des Fahrtkostenzuschusses lautet in der Regel:
Einfache Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsplatz x Arbeitstage im Monat x 0,30 Euro
Bei den Arbeitstagen fallen nur Diensttage ins Gewicht, die Sie auch tatsächlich im Unternehmen verbringen. Wer oft im Homeoffice arbeitet, erhält daher einen entsprechend geringeren Zuschuss. Die Dauer Ihrer Tätigkeit ist hingegen egal – Arbeitnehmer in Teilzeit und Vollzeit werden hier gleichbehandelt.
Sie können mit dem Arbeitgeber auch individuell höhere Zahlungen vereinbaren. Diese dürfen Sie dann aber nicht gänzlich pauschal versteuern. Sie zählen dann teilweise wie eine reguläre Gehaltserhöhung.
Rechenbeispiel: Wie der Fahrtkostenzuschuss berechnet wird
Herr Mustermann arbeitet drei Tage in der Woche in der Firma, die 25 Kilometer von seiner Wohnung entfernt liegt. Daraus ergibt sich als Fahrtkostenzuschuss:
25 Kilometer x 12 Tage x 0,30 Euro = 90,- Euro
Rechenbeispiel: Berücksichtigung der Steuern
Mit jährlich 1.080 Euro Fahrtkostenzuschuss bleibt Herr Mustermann unter dem Höchstbetrag von 4.500 Euro. Er kann daher pauschal mit 15 Prozent versteuert werden. Für den Arbeitgeber fallen daher insgesamt monatlich folgende Kosten an:
- Fahrtkostenzuschuss: 90 Euro
- Lohnsteuer 15 Prozent: 13,50 Euro
- Soliaritätszuschlag 5,5 Prozent: 0,74 Euro
- Optional Kirchensteuer
- Gesamtkosten: 104,24 Euro
Sonderfall: Fahrtkostenzuschuss bei Minijobs und Azubis
Ein Fahrtkostenzuschuss eignet sich perfekt zur Unterstützung von Minijobern und Auszubildenden. Er wird zusätzlich zum Gehalt gezahlt und zählen daher bei Minijobs nicht für die 450-Euro-Grenze, die monatlich nicht überschritten werden darf. Auch hier ist die Höhe letztendlich von der Zahl der Fahrten abhängig. Ein Fahrtkostenzuschuss für Auszubildende hilft, auch weiter entfernt wohnende Jugendliche vom Unternehmen zu überzeugen.
Ist der Fahrtkostenzuschuss auch für die öffentlichen Verkehrsmittel gültig?
Kosten für öffentliche Verkehrsmittel auf dem Weg zur Arbeit können vom Arbeitgeber ebenfalls teilweise oder voll bezuschusst werden. Hier fallen sogar keine Steuern an, wenn Arbeitnehmer entstandene Kosten ersetzt bekommen oder Arbeitgeber das Ticket für ihre Angestellten erwerben.
Wann ist ein Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?
In Sonderfällen kann der Zuschuss zu den Fahrtkosten steuerfrei sein. Dazu gehören zum Beispiel:
- Sammelbeförderung
- Doppelten Haushaltsführung
- Auswärtstätigkeit
- Zuschüsse für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Warum der Fahrtkostenzuschuss bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer so beliebt ist
In vielen Fällen hat der Fahrtkostenzuschlag sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer Vorteile. Es entsteht eine Win-Win-Situation:
- Arbeitnehmer zahlen durch pauschale Besteuerung auf den Fahrtkostenzuschuss weniger Steuern als auf eine Gehaltserhöhung
- Arbeitgeber müssen keine Sozialabgaben für den Fahrtkostenzuschuss zahlen
- Insgesamt kommt mehr Geld beim Arbeitnehmer an und die Abgaben sind geringer
Die steuerlichen Vorteile des Fahrtkostenzuschusses führen dazu, dass dieser ein beliebtes Instrument zur Mitarbeiterbindung darstellt. Wenn finanziell keine Gehaltserhöhung realisierbar ist, kann mit einem Zuschuss für die Fahrtkosten für Unternehmen relativ günstig ein wertvoller Bonus für die Mitarbeiter umgesetzt werden.
Fahrtkostenzuschuss im Überblick
Wichtiges Wissen zum Fahrtkostenzuschuss:
- Freiwillige Leistung vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer
- 30 Cent pro Kilometer einfachen Arbeitswegs
- Alternativ Zuschuss oder Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
- Bis 4.500 Euro im Jahr pauschale Versteuerung mit 15 Prozent Lohnsteuer
- Beträge über Höhe der Entfernungspauschale individuell lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig
- Steuergünstige Alternative zur Gehaltserhöhung für beide Seiten
