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Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist oftmals richtunggebend dafür, ob ein neuer Mitarbeiter sich im Unternehmen willkommen und wohl fühlt. In diesem Artikel geht es darum, wie man die Einarbeitungszeit mit neuen Mitarbeitern so zielführend und sinnvoll gestaltet wie möglich. Denn der Recruiting Prozess für qualifizierte und gute Mitarbeiter ist nicht nur langwierig, sondern auch sehr kostspielig. Grundsätzlich gilt bei der Einarbeitung: Wer sich willkommen fühlt, der wird auch gerne bleiben. Das ist mit einer Einarbeitungsplan Vorlage keine Schwierigkeit mehr.
In unserem Lexikon-Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte zum Thema des Einarbeitungsplans.
Definition: Was ist ein Einarbeitungsplan?
Ein Einarbeitungsplan ist ein Teil des Einstellungsprozesses, bei dem es konkret darum geht, wie ein neuer Mitarbeiter in der Anfangszeit vom Arbeitgeber und den Kollegen eingelernt wird. Ist dieser Einarbeitungsplan im Voraus gut geplant, so lässt sich der Prozess als solches sehr unkompliziert und angenehm gestalten.
Am ersten Tag kommen viele neue Aufgaben auf den neuen Mitarbeiter zu. Er soll sich im Unternehmen von Anfang an wohlfühlen und genau wissen, was seine Aufgabenbereiche und wer seine Ansprechpartner sind. Am sinnvollsten ist es also für den Einarbeitungsplan eine Vorlage zu verwenden, sodass auch nichts vergessen wird.
Ein Einarbeitungsplan wird benötigt, um während der Einarbeitung neue Mitarbeiter fachlich und sozial in das Unternehmen einzugliedern. Die grobe Struktur eines Einarbeitungsplans umfasst eine Auflistung aller Tätigkeiten bzw. Aufgaben, die der neue Mitarbeiter im Betrieb hat und mit welchen Informationen er diesen vollständig nachgehen kann. Außerdem sollte im Einarbeitungsplan eine organisatorische Planung vorgenommen werden, wie lange die Einarbeitungsphase dauert.
Wer erstellt den Einarbeitungsplan?
Der Arbeitgeber sollte an der Erstellung einer Einarbeitungsplan Vorlage maßgeblich beteiligt sein. Am besten ist es jedoch ganz klar, wenn der vorherige Mitarbeiter, der in der betreffenden Position beschäftigt war, seinen bisherigen Arbeitsalltag mit in diesem einfließen lässt. Der scheidende Mitarbeiter weiß in dem Fall am besten, wie sein Arbeitstag abläuft und welche Funktionen er im Unternehmen auf welche Weise erfüllt hat.
Gut zu wissen: Der Einarbeitungsplan kann hierbei auch als Zeitplan fungieren.
Natürlich sollte auch das Personalwesen, welches den Bewerber eingestellt hat an der Erstellung des Einarbeitungsplan mitwirken. Denn die HR-Abteilung weiß am besten, welche Stärken das neue Teammitglied mitbringt. Beachtet man diese diversen Verantwortlichkeiten bei der Einarbeitung, so kann man sich sicher sein, dass die Einarbeitung zielführend strukturiert wird.
Wer ist für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters zuständig?
Bei der Einarbeitung sollte auf jeden Fall der Vorgesetzte mit einbezogen werden, da dieser in den meisten Fällen auch der Ansprechpartner des neuen Mitarbeiters sein wird. Es ist aber definitiv auch sinnvoll, wenn die Kollegen der entsprechenden Abteilung an der Einarbeitung beteiligt sind, da diese wertvolle Tipps bezüglich des Jobs geben können. Außerdem lernt der neue Mitarbeiter so auch gleich die Kollegen kennen, mit denen er bei seinen Tätigkeiten im Unternehmen am meisten zu tun haben wird.
Wie hoch ist die Einarbeitungszeit?
Wie lange die Einarbeitungszeit dauern wird, hängt stark vom Unternehmen und den entsprechenden Tätigkeiten und Aufgabenfeldern ab, mit denen der neue Mitarbeiter konfrontiert wird. Das können einige Tage sein, aber auch mehrere Wochen bis Monate. Eine klare eindeutige Empfehlung gibt es hier nicht. Es ist aber sinnvoll die Zeitspanne so zu strukturieren, dass beim Onboarding kein Bereich vergessen wird.
Wichtig: Egal ob die Einarbeitungsphase des neuen Mitarbeiter wenige Tage oder Wochen andauert, wichtig ist, dass man mit einem strukturierten Plan an die Aufgabe geht.
Welche Kosten sind mit der Einarbeitung verbunden?
Die Frage danach, warum eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung für Unternehmen wichtig ist, beantwortet sich sehr einfach damit, dass die Neubesetzung und die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters den Betrieb das sechs- bis neunfache des eigentlichen Gehaltes kostet.
Es bleibt jedoch nicht nur beim finanziellen Aspekt: Auch die Zeit, die die Kollegen und die Vorgesetzten für die Einarbeitungsphase aufbringen, muss mit einberechnet werden.
Warum ist ein guter Einarbeitungsplan so wichtig?
Bei der Aussage “Der erste Eindruck zählt” handelt es sich zwar um eine Floskel und dennoch ist viel wahres dran. Ein neuer Mitarbeiter sollte sich von Anfang an am Arbeitsplatz wohlfühlen, sodass er auch produktiv arbeiten kann.
Sollte der neue Mitarbeiter am ersten Tag seine Abteilung selbst suchen müssen oder sich mit überraschten Kollegen auseinandersetzen müssen, weil er erstmal erklären darf, wer er eigentlich ist, hinterlässt das keinen guten Eindruck.
Gerade weil die Einstellung neuer Mitarbeiter hohe Kosten verursacht und der Recruiting Prozess mehrere Monate andauern kann, ist es mehr als ungünstig, wenn das neue Teammitglied gleich nach der Probezeit oder vielleicht sogar davor schon wieder geht.
Mit einem Einarbeitungsplan inklusive einer strukturierten Einarbeitungsplan Vorlage lässt sich somit einer hohen Mitarbeiterfluktuation entgegenwirken.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Was muss ein Einarbeitungsplan beinhalten?
Die Einarbeitungszeit sollte am besten vom zuständigen Personaler begonnen werden und zwar bereits ab dem Zeitpunkt, an dem die Einstellung erfolgt ist. Folgende Aspekte sollte ein guter Einarbeitungsplan auf jeden Fall beinhalten:
Vor dem ersten Arbeitstag
Hat der neue Mitarbeiter schon vor Arbeitsbeginn Zugang zu der Unternehmensphilosophie oder Informationen über seine Aufgabenbereiche und Tätigkeiten in seiner neuen Position, so kann er sich im Vorfeld bereits gut vorbereiten.
Gut zu wissen: Das Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag. Mehr zum Onboarding-Prozess erfahren Sie in unserem Artikel Onboarding von Mitarbeitern, in dem Erfahrungen und Tipps zum erfolgreichen Onboarding am Arbeitsplatz geteilt werden.
In der ersten Arbeitswoche
Am ersten Arbeitstag wird der neue Mitarbeiter mit einer herzlichen Begrüßung von seinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen willkommen geheißen. Wenn nicht bereits erfolgt, sollte der Arbeitsvertrag vorliegen und unterschrieben werden und am besten liegen auch schon alle Materialien bereit, sodass der neue Mitarbeiter gleich mit der Arbeit anfangen kann.
Was in der ersten Arbeitswoche auch erledigt werden sollte ist der Papierkram und der neue Mitarbeiter sollte erfahren, an wen er sich wenden kann, wenn er Hilfe benötigt. Es ist lohnenswert den ersten Arbeitstag mit einem Feierabendbier oder einem gemeinsamen Essen zu beenden, sodass der neue Kollege Anschluss finden kann und ein erster Austausch entsteht.
In den ersten Wochen oder Monaten
Auch wenn der neue Mitarbeiter bereits die Räumlichkeiten kennengelernt hat und sich in die Unternehmensabläufen einarbeiten konnte, endet die Einarbeitungszeit damit noch nicht.
Es ist wertvoll regelmäßige Informationsveranstaltungen, Schulungen und Feedback-Gespräche zu führen. Die Kollegen und der zuständige Mitarbeiter sollten weiterhin ein offenes Ohr für die Bedürfnisse und Fragen des Mitarbeiters haben, damit er sich wohlfühlen darf. Ein fester Ansprechpartner kann außerdem sehr gut Feedback einholen, um den Einarbeitungsprozess weiter zu verbessern.
Wie sollte eine gute Einarbeitung aussehen?
In der Theorie kann das Konzept gut ausgearbeitet sein, es bringt jedoch nichts, wenn es dann nicht angewandt wird. Es sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob der Einarbeitungsplan so auch angewandt wird.
Alle Beteiligten haben schließlich Interesse daran, dass die Zusammenarbeit angenehm funktioniert. Kleine Missgeschicke sind nicht schlimm, solange man im Gespräch bleibt und dem Mitarbeiter Möglichkeiten zum Feedback und Hilfe suchen gibt.
Warum ist ein gelungener Start für Mitarbeiter und Unternehmen wichtig?
Aufgrund des Fachkräftemangels und den hohen Kosten, die durch die Einstellung entstehen, ist es wichtig, dass der erste Eindruck passt. Gerade für den Personaler war es schließlich nicht leicht herauszufinden, wer fachlich und persönlich in das Unternehmen passt (Cultural Fit).
Wenn der Mitarbeiter sich wohl fühlt, kann er produktiver arbeiten und weiß besser, was seine Aufgaben sind. Das Unternehmen hat den Vorteil daran, dass der Mitarbeiter gewissenhafter arbeiten kann und dem Kollegium langfristig erhalten bleibt.
