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In einer Welt, in der papierlose Büros an der Tagesordnung sind, finden E-Mails mit Anhang zuhauf Verwendung. Versendete Dokumente von Arbeitgebern wie Abmahnungen, Kreditgebern, behördliche oder medizinische Unterlagen oder Vertragsdokumente in Gastronomie und Einzelhandel benötigen aber weiterhin Unterschriften, um Gültigkeit zu dokumentieren. Mithilfe digitaler Unterschriften soll diese Gültigkeit Einzug ins digitale Geschäftsleben halten. Allerdings gibt es dabei Einiges zu beachten.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Die digitale Möglichkeit, Dokumente zu signieren lässt Anwender schnell der Theorie verfallen, dass ein Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift als Ersatzunterschrift im digitalen Leben möglich ist. Doch dies ist nur ein Teil der Wahrheit. Je nachdem, wer und zu was eine digitale Signatur genutzt wird, muss diese unterschiedlichen Anforderungen genügen. Diese sind
- Unverwechselbarkeit
- Eindeutigkeit
- Fälschungssicherheit
- Langfristige Nachprüfbarkeit
Dies alles trifft nach genauerem Hinsehen nur auf die qualifizierte elektronische Signatur zu.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Digitale Unterschrift in der Praxis
Die simple Unterschriften-Methode der einfachen Signatur ist für formfreie Vereinbarungen geeignet. Anträge oder Bestellungen, Protokolle oder Bescheinigungen und Dokumentationen können so rechtsgültig unterzeichnet werden. Da der Gesetzgeber in der Schließung von Verträgen Autonomie gewährt, sind bis auf wenige Ausnahmen auch Aufträge und Verträge mit einer einfachen elektronischen Signatur gültig. In Arztpraxen ist die digitale Unterschrift rechtsgültig, wenn sie den Anforderungen der EU und der nationalen Gesetzgebung folgt. Das elektronische Siegel soll hier Einfachheit schaffen und Ärzten und Kliniken den Umgang mit dieser Form der Unterschrift erleichtern.
Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?
Eine rechtsgültige digitale Unterschrift besteht dann, wenn sie den Anforderungen der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) entspricht. Dabei wird zwischen den drei folgenden Formen unterschieden:
- einer einfachen elektronischen Unterschrift, (niedrigste Stufe, z.B. eingescannte Unterschrift)
- einer fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift, (mittlere Stufe, Unterzeichner muss eindeutig feststellbar sein, verschlüsselte Übertragung über Schlüsselverfahren wie z.B. PGP Pretty Good Privacy),
- einer qualifizierten elektronischen Unterschrift, (höchste Stufe, wird wie die handschriftliche Signatur behandelt, Einsatz sicherer kryptografischer Verfahren bei Übermittlung und Archivierung, benötigt ein qualifiziertes Zertifikat eines Zertifizierungsanbieters
Wie erstelle ich eine digitale Unterschrift?
Eine rechtsgültige digitale Unterschrift kann auf unterschiedlichen Wegen erstellt werden. Am einfachsten funktioniert die Erstellung über eine Signatursoftware wie beispielsweise Adobe Sign, DocuSign oder Secrypt. Hier gilt es, die zahlreichen Optionen zu vergleichen und das richtige Tool auszuwählen. Nicht jeder, der privat signieren will, benötigt Unternehmenslösungen und umgekehrt. Ist das entsprechende Tool auf dem eigenen Rechner installiert, ist die elektronische Unterschrift nur wenige Klicks entfernt.
Mit welcher Hardware kann die digitale Unterschrift erfasst werden?
Eine digitale Unterschrift, deren Rechtsgültigkeit in Deutschland sichergestellt ist, kann mit jedem PC, Linux- oder macOS-Computer erstellt werden, auf dem eine entsprechende Signatursoftware installiert ist.
Die passende Stufe der elektronischen Unterschrift finden
Für den Hausgebrauch reicht es, wenn Anwender ein Foto ihrer Unterschrift machen und dieses dann in Dokumente einfügen. Auch wenn die elektronische Unterschrift rechtsgültig ist, bleibt sie unsicher, da sie einfach von Dritten kopiert werden und zu manipulativen Zwecken eingesetzt werden kann. Wer auf Nummer sicher gehen will, der besteht zumindest auf eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Für Unternehmen sollte es keine Frage sein, die höchste Stufe der elektronischen Unterschrift zu wählen. Damit sind digitalen Unterschriften den handschriftlichen Signaturen gleichgestellt.
