Was bedeutet digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Bestandteil einer papierlosen und digitalen Verwaltung im Bereich des Human Resource Managements. Personaldaten werden standortunabhängig aufbereitet und in einem digitalen HR System zur Verfügung gestellt, um ein übersichtliches Dokumentenmanagement zu gewährleisten. Im Grunde stellt die digitale Personalakte die elektronische Variante der papiergebundenen Personalakte dar. Bei den Vorteilen und Nachteilen einer digitalen Personalakte überwiegen im Allgemeinen die Vorteile, weswegen viele Unternehmen auf Softwarelösungen zur Digitalisierung von Personalakten zurückgreifen. Betriebe jeder Unternehmensgröße verfolgen damit das Ziel die HR Prozesse innerhalb der eigenen Personalabteilung nachhaltig zu verbessern. Gut zu wissen: Digitale Personalakten können auch dazu verwendet werden, frühere Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisse zu dokumentieren, weshalb sie oft auch als historische Arbeitszeugnisse bezeichnet werden.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Zur Personalakte gehören alle Dokumente und Daten, welche die Personalabteilung bereits von den Mitarbeitern erhebt. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Abmahnungen bis zu Arbeitszeugnissen. Bilder, Fotos und handschriftliche Unterlagen werden digitalisiert und eingescannt. Fotos und Texte lassen sich zudem mit Schlagwörtern versehen oder zur Suche in Listen aufbereiten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Datenschutzanforderungen gemäß Datenschutz Grundverordnung gilt es laut dem Bundesdatenschutzgesetz einzuhalten. Die Berechtigungen, der Zugriffsschutz, Auskunfts- und Einsichtsrechte und der Einsatzzweck werden in der Betriebsvereinbarung festgehalten.

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

Einer der Vorteile ist sogleich offensichtlich: Mit einer digitalen Personalakte minimieren Personalabteilungen bei HR Aufgaben den Papierkram. Die Büros sind nicht mehr gefüllt mit Personalakten, die bei fortwährender Beschäftigung immer dicker und umständlicher werden. Somit entfällt auch das mühselige Suchen in Akten und Ordnern. Mit nur wenigen Klicks sind die Daten am Bildschirm. Änderungen und Hinzufügungen lassen sich darüber hinaus leicht erledigen. Weiterhin spart der Umstieg auf das digitale System Platz und es werden Sachmittelkosten für Papier und Ordner eingespart. Digitale Personalakten erleichtern die Verwaltung von Daten über alle Standorte eines Unternehmens hinweg: Informationen über Mitarbeiter können mit gemeinsamen Vorlagen in eine Mitarbeiterdatenbank eingegeben werden. Das Gleiche gilt, wenn sie versetzt oder entlassen werden, z.B. durch den Versand von elektronischen Kündigungsschreiben. Die digitale Personalakte steht jedem, der Berechtigungen und einen Zugang zur digitalen Personalakten-Software hat, zur Verfügung, ohne den physischen Standort der Akte aufsuchen zu müssen. Außerdem ermöglichen die Softwares es, Abläufe im HR zu automatisieren und damit die Personalabteilungen zu entlasten und effizienter zu arbeiten. Kurz zusammengefasst bieten die digitalen Personalakten: Eine spürbare Entlastung von HR Automatisierte Abläufe Kosteneinsparungen und mehr Platz im Büro Leichterer Zugriff und mehr Transparenz

Welche Nachteile hat eine digitale Personalakte?

Zu den Nachteilen gehören die Kosten der Umstellung auf ein rein digitales System. Auch wenn diese Umstellung ein einmaliges Ereignis ist, ist sie dennoch mit hohem Arbeitsaufwand und zusätzlichen Kosten verbunden. Abgesehen von den Kosten der Software spielt auch die Einrichtung der Infrastruktur eine Rolle. Weiterhin stellen digitale Personalakten hohe Anforderungen an den Datenschutz. Die Daten müssen DSGVO-konform aufbewahrt und verwaltet werden. Es gilt, bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten und gegebenenfalls einen Datenschutzbeauftragten zu engagieren. Mit dem Thema befassen sich außerdem nicht nur die HR-Abteilungen, auch die IT, der Betriebsrat, Vorgesetzte und Administratoren haben ebenfalls ein Mitspracherecht. Aus diesem Grund wird empfohlen, die digitale Personalakte immer gemeinsam zu erstellen.

Wann lohnt sich eine digitale Personalakte?

Bei den Vorteilen und Nachteilen überwiegen die positiven Aspekte, sodass sich ein Umstieg auf ein digitales HR-Management im Grunde immer anbietet. Unternehmen müssen lediglich die Kosten im Blick behalten. Idealerweise beginnt jedes Unternehmen gleich von Anfang an damit, die Personalakten digital aufzubewahren und zu verwalten.

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Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Bestandteil einer papierlosen und digitalen Verwaltung im Bereich des Human Resource Managements. Dies dient einem übersichtlichen Dokumentenmanagement.

Autor: Sandy Lanuschny
Aktualisiert am: Juni 20, 2024
9 Minuten

Inhalt

Überfüllte Aktenschränke, Dokumentenchaos und eine fehlende Digitalisierung von Mitarbeiterdokumenten gehören in vielen Personalabteilungen zur Tagesordnung. Dabei bietet die digitale Personalakte einen guten Startpunkt, um Schluss mit den Papierbergen zu machen, ineffiziente HR Prozesse hinter sich zu lassen und die Personalverantwortlichen zu entlasten. Warum sich die Einführung der digitalen Personalakte lohnt und wie Sie die Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe sowie Ihr HR-Management damit nachhaltig optimieren, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema digitale Personalakte.

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Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches System zur Speicherung, Verwaltung und Pflege von Personaldaten und Dokumenten von Mitarbeitern in einem Unternehmen und zählt damit zum digitalen Dokumentenmanagement. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierakten ermöglicht die digitale Personalakte eine zentralisierte und sichere Ablage sämtlicher relevanter Informationen in einer digitalen Umgebung. Dabei können die Daten entweder in einer lokalen Umgebung im Unternehmen oder in der Cloud abgelegt werden. Letztere Lösung ermöglicht einen webbasierten, ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten.

Die zentralen Merkmale einer digitalen Personalakte sind:

Zentrale Speicherung: Alle Informationen wie Verträge, Zeugnisse, Zertifikate, Leistungsbeurteilungen und Abwesenheitsnachweise werden in einer zentralen, digitalen Datenbank abgelegt.
Zugriffssicherheit und Datenschutz: Der Zugriff auf die digitalen Personalakten ist streng geregelt und nur autorisierten Personen möglich. Moderne Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechte gewährleisten den Schutz sensibler Daten.
Effiziente Verwaltung: Durch die digitale Organisation können Personalverantwortliche schneller und effizienter auf relevante Informationen zugreifen und diese verwalten. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, verbessert die Arbeitsabläufe im HR-Bereich und sorgt damit für mehr Effizienz.
Nachverfolgbarkeit und Transparenz: Änderungen an den Akten können protokolliert und nachvollzogen werden, was die Transparenz und die Integrität der Daten erhöht.
Integration und Automatisierung: Digitale Personalakten lassen sich oft nahtlos in andere HR-Softwarelösungen und Unternehmenssysteme integrieren – zum Beispiel Systeme zur elektronischen Arbeitszeiterfassung, zum digitalen Abwesenheitsmanagement und zur Dienstplanerstellung. Automatisierte Prozesse, wie das Erinnern an Fristen oder das Erzeugen von Standarddokumenten tragen zur Effizienzsteigerung bei.

Welche Gründe sprechen für den Einsatz einer digitalen Personalakte?

Unternehmen sehen sich heute einem immensen Verwaltungsaufwand gegenüber, der durch Bürokratie verursacht wird. Die Verwaltung und Pflege von Papierdokumenten ist zeitaufwändig und arbeitsintensiv. Sie entspricht außerdem oftmals nicht den rechtlichen Anforderungen an den Datenschutz.

Zudem wächst der Umfang der Aufgaben für die HR-Abteilung kontinuierlich, was nicht zuletzt am Fachkräftemangel und dem immer schwierigeren Recruiting neuer Mitarbeiter liegt.

Eine Lösung für diese Herausforderungen ist der Umstieg auf digitale Personalakten. Als Bestandteil des digitalen Dokumentenmanagements im Unternehmen ergeben sich dadurch enorme Effizienzpotentiale sowie zahlreiche weitere Vorteile.

Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte gegenüber Papierakten?

Neben Kosteneinsparungen und einer deutlichen Entlastung der Personalabteilung bieten digitale Personalakten eine Reihe von weiteren Vorteilen:

Geringere Kosten durch effizientere Abläufe und weniger Aufwand für Personalarbeit wie zum Beispiel für die Pflege der Akten
Schnelleres Finden benötigter Dokumente
Revisionssicheres und rechtssicheres Verfahren und dadurch bessere Compliance
Besserer Schutz der Daten als bei Papierakten
Der Verzicht auf Papierakten spart Platz und trägt damit zur Senkung von Fixkosten für Heizung und Miete bei.
Automatische und einfache Analysen, um den Entwicklungs- und Weiterbildungsbedarf der Mitarbeiter zu ermitteln
Einfache und bequeme Versionierung der Dokumente verbessert die Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Die Bereitstellung von digitalen Vorlagen vereinfacht das Anlegen neuer Dokumente und spart zusätzliche Zeit ein.
Verringerung von Kosten für Drucker und Papier
Remote-Zugriff auf die Akten ortsunabhängig möglich
Bessere Anpassungsfähigkeit bei geänderten Anforderungen
Umweltschonender durch weniger Papierverbrauch

Besonders wichtig: Durch die Kombination von Daten aus Lohnabrechnung, digitaler Zeiterfassung und digitalem Abwesenheitsmanagement können alle Prozesse auf eine gemeinsame Datengrundlage zugreifen. Das bietet zum Beispiel den Mitarbeitern die Möglichkeit, Daten selbst einzutragen oder auch abzufragen (Employee Self Service). Das bringt Entlastung für die Mitarbeiter der HR, die sich auf wichtige Aufgaben wie das Recruiting oder die Personalentwicklung konzentrieren können.

Welche Dokumente sind in einer digitalen Personalakte enthalten?

In die digitale Personalakte dürfen nur solche Dokumente aufgenommen werden, auf welche der Mitarbeiter auch Zugriff haben darf, denn jeder Mitarbeiter hat gemäß § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Anspruch auf Einblick in seine Personalakte, und das ohne Angabe eines besonderen Grundes.

In die digitale Personalakte gehören die folgenden Dokumente des Arbeitnehmers:

Vertragsunterlagen wie der Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen und Nebenabreden
Stammdaten des Mitarbeiters Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Bankverbindung
Karriere- und Beschäftigungsinformationen: Lebenslauf, Bewerbungsunterlagen und Referenzen, Arbeitszeugnisse und Beurteilungen, Versetzungen und Beförderungen
Vergütungs- und Leistungsdaten: Gehaltsabrechnungen und Vergütungsnachweise, Informationen zu Boni, Prämien und Sonderzahlungen, Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen
Abwesenheits- und Urlaubsmanagement: Urlaubsanträge und -genehmigungen, Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Elternzeit, Mutterschutz und sonstige Freistellungen
Schulungs- und Weiterbildungsdokumente: Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate, Schulungs- und Weiterbildungspläne, Nachweise über absolvierte Fortbildungen und Seminare
Rechtliche und Compliance-Dokumente: Datenschutzvereinbarungen, Einwilligungserklärungen zur Datenverarbeitung, Belehrungen und Unterweisungen (z.B. Arbeitsschutz, Compliance)
Disziplinarische Maßnahmen: Abmahnungen und Verwarnungen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Dokumentationen von disziplinarischen Maßnahmen
Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge, Arbeitszeugnisse bei Austritt, Dokumentation von Austrittsgesprächen
Sonstige Unterlagen: Betriebsvereinbarungen und Zusatzleistungen, Notfallkontakte und -informationen, sonstige relevante Korrespondenzen und Dokumente

Welche Dokumente dürfen nicht in die digitale Personalakte?

Um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und die Einhaltung der Datenschutzgesetze wie zum Beispiel der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen, dürfen bestimmte persönliche Daten nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Das betrifft gleichermaßen die Papierform wie auch die digitale Variante.

Politische und religiöse Überzeugungen
Detaillierte Gesundheitsdaten: Allgemeine Daten wie Krankmeldungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind dagegen in Ordnung.
Genetische Daten
Sexuelle Orientierung
Gerichts- und Strafregisterinformationen.
Private Kommunikation wie persönliche E-Mails und Briefe
Hochsensible persönliche Daten wie etwa zur ethnischen Herkunft
Datenschutzrechtlich bedenkliche Informationen: zum Beispiel Daten, die ohne Einwilligung des Mitarbeiters oder ohne rechtliche Grundlage erhoben wurden
Vermerk über die Kandidatur zum Betriebsrat
Beiträge aus sozialen Netzwerken

Für welche Dokumente der Personalakte ist weiterhin die Papierform vorgeschrieben?

Grundsätzlich können inzwischen alle Personaldokumente in digitaler Form vorgehalten werden. Selbst solche Dokumente, die schriftlich zu erstellen sind, wie zum Beispiel die Kündigung (§ 623 BGB) können durch rechtssicheres ersetzendes Scannen und rechtssichere Langzeitarchivierung digital vorgehalten werden. Nach den Reformen der Zivilprozessordnung und des Arbeitsgerichtsgesetzes ist eine Beweisführung jetzt mittels sogenannter Digitalisate möglich.

Das Rollen- und Berechtigungskonzept muss sicherstellen, dass nur diejenigen auf die Akten zugreifen können, die ein berechtigtes und arbeitsgebundenes Interesse daran haben.

Die personenbezogenen Informationen und Dokumente müssen revisionssicher abgelegt sein. Das bedeutet, dass die gesetzlichen sowie die unternehmensinternen Vorgaben zur Aufbewahrung der Dokumente eingehalten werden. Auch muss jedes digitalisierte Dokument dem Original entsprechen und darf nicht verändert werden. Weitere wichtige Kriterien für Revissionssicherheit sind

Unveränderbarkeit
Nachvollziehbarkeit
Vollständigkeit
Richtigkeit
Schutz vor Verlust
Verfügbarkeit
Nutzbarkeit nur durch Berechtigte
Prüfbarkeit
Dokumentation des Verfahrens
Einhalten der Aufbewahrungsfristen#

Eine weitere Voraussetzung der digitalen Personalakte ist, dass die Mitarbeiter der digitalen Erfassung ihrer Daten zustimmen.

Worauf ist beim Datenschutz digitaler Personaldaten zu achten?

Die digitale Ablage von Personaldaten in einem modernen System ist deutlich sicherer als auf Papierdokumenten. Akten in Papierform können selbst dann, wenn sie sich in einem abgeschlossenen Aktenschrank befinden, recht einfach entwendet werden. Es genügt schon ein Moment der Unaufmerksamkeit. Dagegen ist es deutlich schwieriger, moderne Software zur Ablage digitaler Personalakten zu hacken.

Damit die digitale Personalakte ein möglichst hohes Maß an Sicherheit bieten kann, sind einige Dinge zu beachten:

Die Daten müssen mit einem modernen Verfahren verschlüsselt sein. Dabei gilt, dass nach §9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur die in der digitalen Personalakte gespeicherten besonderen personenbezogenen Daten verschlüsselt werden müssen – etwa Daten zur Gesundheit eines Mitarbeiters.

Die Aufbewahrungsfristen beachten

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten für die digitale Personalakte ebenso wie für Papierakten. Maßgeblich dafür sind die seit dem 1. Januar 2015 geltenden Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GDPdU). Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre. Für Unterlagen, die zur Gewinnermittlung dienen, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.

Für alle anderen Unterlagen wie zum Beispiel Arbeitsverträge gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Dabei beginnt die Verjährungsfrist ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Das bedeutet zum Beispiel, dass die die Daten noch die drei folgenden Jahre aufbewahrt werden sollten, nachdem ein Arbeitsverhältnis beendet wurde.

Cloud oder lokale Speicherung?

Eine wichtige Frage, die sich Unternehmen vor der Umstellung auf die digitale Personalakte stellen sollten, lautet, ob sie dafür eine lokale Software oder eine Cloud-Lösung (Software as a Service, SaaS) nutzen möchten. Für Cloud-basierte Tools sprechen verschiedene Vorteile:

Es wird kein eigener Firmenserver benötigt, und es fallen keine Betriebs- und Wartungskosten für die Infrastruktur an. Auch Know-How zum Betreiben eigener Server ist dann nicht notwendig.
Ein Zugriff von überall per Web zum Beispiel per Browser oder über eine App ist möglich – dabei spielt es keine Rolle, ob die Angestellten vor Ort, unterwegs oder im Homeoffice arbeiten.
Die Auswahl Cloud-basierter Lösungen ist inzwischen sehr groß.

SaaS-Lösungen bieten sich im Unterschied zu einem eigenen System vor allem für kleinere Betriebe an, die lieber eine Cloud verwenden, als sich Server leisten zu müssen. Ungeachtet dessen lohnen sich digitale Personalakten für Unternehmen jeder Größe, da sie wie bereits aufgeführt erhebliche Vorteile für das Human Resources Management und den Verwaltungsaufwand bieten.

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Wie kann die Digitalisierung von Personalakten in Papierform erfolgen?

Um die nötige digitale Datenbasis für die digitale Personalakte zu schaffen, müssen die bestehenden Papierakten zunächst digitalisiert werden.

Grundsätzlich können Arbeitgeber zwischen drei verschiedenen Varianten für die Digitalisierung von Personalakten wählen:

durch eigene Mitarbeiter
durch einen Dienstleister im Haus
durch einen Dienstleister in dessen Gebäude
Die Digitalisierung von Personalakten durch eigene Mitarbeiter bringt zwei Herausforderungen mit sich: Erstens darf nur ein kleiner Kreis Einblick in die Daten der Mitarbeiter erhalten, und zweitens gibt es in den meisten Unternehmen nicht die passende Technik und Infrastruktur wie zum Beispiel Hochleistungsscanner, um die Akten schnell zu digitalisieren.
Bei der Digitalisierung der Personalakten durch einen Dienstleister in den Räumen des Auftraggebers lässt sich der Kreis der Mitarbeiter reduzieren, die Einblick in die Akten erhalten. Allerdings könnte es sein, dass die vom Dienstleister genutzten mobilen Scanner weniger leistungsfähig sind als stationäre Scanner vor Ort in den Räumen des Dienstleisters.
Werden die Akten außer Haus durch einen Dienstleister gescannt, kann dieser auf besonders leistungsfähige Geräte zugreifen. Dazu muss aber jede Akte zunächst aus dem Archiv des Auftraggebers geholt und abtransportiert werden. Das kostet Zeit und Geld.

Welche Variante die beste ist, hängt von den Rahmenbedingungen wie zum Beispiel von der Größe des Unternehmens ab. Umso mehr Mitarbeiter das Unternehmen beschäftigt, desto eher lohnt sich die Beauftragung eines externen Dienstleisters und das Scannen außer Haus.

Welche Kosten entstehen Unternehmen bei der Umstellung auf die digitale Personalakte?

Während zu Beginn und während der Umstellung zunächst zusätzliche Kosten anfallen – etwa für die Digitalisierung der Papierakten oder für die Anschaffung der benötigten Software – sinken die Kosten mittel- und langfristig deutlich. Das liegt vor allem daran, dass weniger Verwaltungsaufwand anfällt und die Handhabung der Personalakten insgesamt deutlich vereinfacht wird. Anfängliche Umstellungskosten für die digitale Personalakte umfassen: