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Ein respektvolles Miteinander und ein verantwortliches Handeln im geschäftlichen Verkehr sind ausschlaggebend für die Unternehmensentwicklung, eine gute Reputation und den nachhaltigen Erfolg. Deswegen greifen viele Unternehmen unabhängig von Größe und Branche zu einem sogenannten Code of Conduct. Was sich hinter diesem Begriff verbirgt und worauf es ankommt, erfahren Sie in dem folgenden Artikel.
Definition: Was versteht man unter Code of Conduct?
Der englische Begriff „Code of Conduct” lässt sich mit „Verhaltenskodex” übersetzen. Es handelt sich hierbei um eine Sammlung von Regeln und Richtlinien, welche die Grundlage für verbindliche Verhaltensstandards im Unternehmensalltag bilden. Auf diese Weise wissen Mitarbeiter, Geschäftspartner und Lieferanten, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollten, um die Reputation eines Unternehmens nicht zu gefährden.
Ein Code of Conduct ist ein integraler Teil des Compliance Management Systems, das für die Umsetzung der Vorschriften über ein einheitliches Verhalten am Arbeitsplatz sorgt. Sein Ziel besteht ebenfalls darin, das Fehlverhalten seitens der Beschäftigten und anderer relevanter Stakeholder zu minimieren oder gänzlich zu vermeiden. Des Weiteren kommt ein unternehmensweiter Verhaltenskodex im Rahmen von CSR zum Einsatz.
Warum ist ein Code of Conduct wichtig?
Ein verbindlicher Verhaltenskodex erfüllt mehrere Aufgaben gleichzeitig, auf die nun näher eingegangen wird:
Sicherheit am Arbeitsplatz
Wissen Mitarbeiter, wie sie sich im Unternehmensalltag verhalten sollten und was sie nicht tun dürfen, entsteht ein Gefühl von Sicherheit. Ein Leitfaden für das Verhalten gegenüber Kollegen, Kunden und Vorgesetzten hilft dabei, Konfliktpotenziale zu verringern und die Arbeitsproduktivität zu steigern.
Gleichzeitig stärkt ein Code of Conduct gegenseitiges Vertrauen und kann das Aufbauen eines Gemeinschaftsgefühls fördern. Alle Mitarbeitenden fühlen, dass sie zusammengehören und dieselben Werte vertreten.
Attraktivität als Arbeitgeber
Ein Verhaltenskodex, der mit der gelebten Unternehmensphilosophie im Einklang steht, beeinflusst die Wahrnehmung eines Unternehmens im öffentlichen Raum. Er kommt unter anderem als Instrument von Employer Branding und Personalmarketing zum Vorschein. Ein klarer Code of Conduct wirkt sich einerseits auf die Mitarbeiterzufriedenheit und andererseits auf die Rekrutierungschancen aus. Besonders dann, wenn ein Unternehmen hochqualifizierte Fachkräfte gewinnen und langfristig binden will, sind Verhaltensanweisungen ein Muss.
Bessere Partnerschaften
Ein Code of Conduct wird auch zum Zweck strategischer Partnerschaften sowie zur Imagebildung verwendet. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten und Investoren schätzen es sehr, wenn einheitliche Unternehmensrichtlinien bestehen. Dies liegt darin begründet, dass sie wichtige Fragen im voraus beantworten und die Entscheidungsfindung erleichtern. Zudem fördert ein Dokument mit verbindlichen Verhaltensweisen einen fairen Umgang mit Stakeholdern und sorgt generell für eine positive Außendarstellung.
Vermeidung von Risiken
Ein Code of Conduct bietet nicht nur Geschäftspartnern eine großartige Hilfe dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und Schritte für gemeinsame Projekte vorzunehmen. Er ist auch für all jene Unternehmen unentbehrlich, die sich vor rechtswidrigem Verhalten unter Beschäftigten und bei Außenbeziehungen schützen wollen. Angesprochen sind hier vor allem Risiken, die mit Diskriminierung und Mobbing am Arbeitsplatz, Korruption und Geldwäsche sowie Verstößen gegen den Datenschutz zusammenhängen.
Wer erstellt einen Verhaltenskodex?
In der Regel wird die Verfassung eines Verhaltenskodizes von einem Compliance Beauftragten übernommen. Wichtig ist an dieser Stelle anzumerken, dass alle Mitarbeiter dieses verbindliche Dokument unterschreiben müssen. Außerdem können sie sich jederzeit an den delegierten Mitarbeiter wenden, wenn sie nach Informationen zum geltenden Code of Conduct suchen. So können sie sich vergewissern, dass ihr Verhalten sowohl gesetzeskonform als auch unternehmenskonform ist.
Welche Inhalte hat ein Verhaltenskodex?
Es gibt keine Gesetze, die einen Code of Conduct regeln, denn es handelt sich rein um unternehmensinterne Verhaltensstandards. Die Inhalte eines Verhaltenskodizes können von Unternehmen zu Unternehmen sehr stark variieren. Dies liegt vornehmlich daran, dass sie an spezifische Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden müssen. In der Regel umfasst ein Code of Conduct die folgenden Punkte:
Umgang der Mitarbeiter untereinander
- Diskriminierungs- und Belästigungsverbot
- Schutz von Geschäftsgeheimnissen, sensiblen Informationen und Daten
- Vermeidung von Interessenkonflikten
- IT-Sicherheit
- Bedingungen am Arbeitsplatz
- Richtlinien für die tägliche Arbeitsgestaltung
- Umgang mit dem Betriebsvermögen (zum Beispiel mit Dienstwagen)
Umgang mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
- Verbot von Korruption, Geldwäsche und Insidergeschäften
- Richtlinien für Geschenke und Einladungen
- Politische Aktivitäten und Lobbyismus
- Menschenrechtsschutz entlang der gesamten Lieferkette
- Richtlinien für Kommunikation und Werbung
- Konformität mit Gesetzen (zum Beispiel mit Wettbewerbs- und Kartellgesetzen)
- Einhaltung von Import- und Exportvorschriften
Umgang mit anderen Menschen und Umwelt
- Soziale Verantwortung
- Wohltätige Aktivitäten eines Unternehmens (zum Beispiel Sponsoring und Spenden)
- Verpflichtung zur Achtung der Menschenrechte
- Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion
- Nutzung knapper Ressourcen
- Umweltschutz bei der Fertigung und Produktion
- Recycling und Zirkularität
Was macht einen guten Verhaltenskodex aus?
Es gibt kein allgemeines Rezept für einen guten Code of Conduct. Allerdings kann man annehmen, dass sich ein guter Verhaltenskodex durch Folgendes auszeichnet:
- Er orientiert sich am Profil des jeweiligen Unternehmens und steht mit der gelebten Unternehmenskultur im Einklang. Dabei geht er nicht nur auf Unternehmenswerte ein, sondern er deckt auch Risiken ab, die in der Branche am häufigsten auftreten.
- Er ist klar und verständlich abgefasst. Dank dessen haben Mitarbeiter und andere Stakeholder keine Schwierigkeiten damit, Inhalte zu verstehen und richtig zu interpretieren. Lange und verschachtelte Sätze können den Leser ermüden und zu Missverständnissen führen.
- Er steht allen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung und ist leicht zugänglich. Dies bedeutet, dass sie sich keine Mühe machen müssen, das Dokument zu finden. Es ist am besten, dieses im Intranet oder anhand eines anderen Tools für interne Kommunikation bereitzustellen.
- Er bleibt stets auf dem neuesten Stand, was die Gesetze angeht, und wird entsprechend den neuen Gegebenheiten angepasst. Ein Unternehmen informiert seine Mitarbeiter über die regelmäßigen Aktualisierungen und führt bei Bedarf Schulungen durch.
Verhaltenskodex: Beispiele im Überblick
Eine Reihe von Unternehmen, die mehr oder weniger bekannt sind, haben den wichtigen Schritt in Richtung gemeinsame Verantwortung gemacht und in einen Verhaltenskodex investiert. Als gute Beispiele dienen:
- Audi (Automobil)
- Beiersdorf (Chemie)
- Bertelsmann Group (Medien)
- Ferchau (Ingenieurdienstleistungen)
- Telekom (Telekommunikation)
- Rosenberger (Elektronik)
- Sievert (Bau & Logistik)
Gleichzeitig ist darauf hinzuweisen, dass es Verhaltenskodexe gibt, die sich auf die gesamte Branche erstrecken oder branchenübergreifend funktionieren. Hierzu zählen:
- Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME): Sein Fokus liegt auf der Bekämpfung von Kinder- und Zwangsarbeit. Des Weiteren will er präventiv der Korruption entgegentreten und die Verhaltensstandards entlang der Lieferkette verbindlich regeln.
- Business Social Compliance Initiative (BSCI): Sie betont in ihrem Code of Conduct hohe Relevanz von Arbeitsbedingungen, die entlang globaler Lieferketten gewährleistet werden sollten.
- Vereinte Nationen (UN): Diese internationale Organisation hat einen branchenübergreifenden Verhaltenskodex öffentlich gemacht. Die Rede ist hierbei von der Kinderrechtskonvention für die Textilbranche.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
In 7 Schritten zu einem idealen Verhaltenskodex
Wie bereits angedeutet, sollte ein Code of Conduct zu einem Unternehmen passen und auf seine spezifischen Bedürfnisse ausgerichtet sein. Außerdem ist es wichtig, dass er die strukturellen Gegebenheiten einer Branche berücksichtigt. Die folgenden sieben Schritte helfen dabei, einen guten Code of Conduct zu erstellen:
Schritt 1: Definition von Unternehmenswerten
Ein Code of Conduct basiert auf Unternehmenswerten, die bei allen Mitarbeitern hohe Akzeptanz finden und die Grundlage für ihr verantwortungsvolles Handeln bilden. Es hängt allein vom jeweiligen Unternehmen ab, auf welche Werte es seinen Fokus legen will. Dabei können entweder andere Unternehmen in der gleichen Branche oder Leitlinien der Vereinten Nationen als Inspirationsquelle dienen.
Schritt 2: Durchführung einer Risiko-Analyse
Um die möglichen Bedrohungen für ein Unternehmen zu identifizieren, bedarf es einer sorgfältigen Risiko-Analyse. Diese ist nicht nur für international tätige Unternehmen, die auf Bestechlichkeit im internationalen Geschäftsverkehr Augenmerk legen müssen, hochrelevant. Auch Unternehmen, die als Zulieferer für Großkonzerne tätig sind, müssen die Risiken rund um die Korruption im Ausland abwägen.
Schritt 3: Bestimmung von Regeln und Sanktionen
Im nächsten Schritt geht es darum, jene Punkte auszuwählen, die aus Sicht eines Unternehmens am wichtigsten sind. In diesem Zusammenhang gilt es neben den einzelnen Richtlinien die Sanktionen eindeutig zu bestimmen. Letztere werden dann angewendet, wenn sich Mitarbeiter oder andere relevante Stakeholder unter Vorsatz oder bewusster Fahrlässlichkeit nicht an einem Code of Conduct halten.
Schritt 4: Verfassung eines schriftlichen Dokumentes
Es reicht nicht aus, unternehmensinterne Regelungen und Konsequenzen im Falle deren Nichteinhaltung zu bestimmen. Es ist gleichzeitig wichtig, diese schriftlich festzuhalten. Optimalerweise wird die Rechtsabteilung eines Unternehmens oder eine Anwaltskanzlei konsultiert, um sich zu vergewissern, dass Inhalte eines Verhaltenskodizes den geltenden Gesetzen entsprechen.
Schritt 5: Veröffentlichung und Bereitstellung
Wenn der Text fertig ist, wird er als einheitlicher Code of Conduct offiziell veröffentlicht und allen interessierten Personen in schriftlicher oder elektronischer Form bereitgestellt. Dabei empfiehlt es sich, Mitarbeitern den Inhalt zu erläutern und aufkommende Fragen ausführlich zu beantworten. So kann man die Belegschaft für das Thema sensibilisieren und Missverständnisse direkt am Anfang aus dem Weg räumen.
Schritt 6: Einheitliches vorbildliches Handeln
Bei der praktischen Umsetzung der Regelungen auf Unternehmensebene spielen Führungskräfte eine wesentliche Rolle. Sie müssen nicht nur täglich mit gutem Beispiel vorangehen, sondern auch in bestimmten Situationen einheitlich handeln. Die Fachkräfteentwicklung und hohe Bereitschaft, Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Verfügung zu stehen, fördert die Mitarbeitermotivation und regelhaftes Verhalten in Teams.
Schritt 7: Prüfung und Aktualisierung
Man darf einen Code of Conduct nicht als starres Dokument ansehen, das ein für allemal erstellt wird. Weil die Gesetze und wirtschaftliche Gegebenheiten Änderungen unterworfen sind, ist eine regelmäßige Überprüfung unternehmensinterner Regelungen und deren Gesetzeskonformität vorzunehmen. Nur dann kann sichergestellt werden, dass ein Verhaltenskodex auf dem aktuellen Stand bleibt und für alle Stakeholder verlässliche Inhalte bietet.
Die wichtigsten Fragen zu einem Code of Conduct
Was ist ein Code of Conduct?
Ein Code of Conduct stellt eine Sammlung von Richtlinien und Verhaltensanweisungen dar, die das Unternehmensleben und die Außenbeziehungen des Unternehmens regeln. Er ist für alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Rolle im Unternehmen und andere relevante Stakeholder, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten (wollen), verbindlich.
Wer erstellt einen Code of Conduct?
In der Praxis sind die Compliance Beauftragten für die Verfassung eines einheitlichen Dokumentes zuständig. In dieser Hinsicht stehen sie im ständigen Austausch mit dem Compliance Management, Personalmanagement sowie mit anderen relevanten Unternehmenseinheiten. Häufig wird außerdem eine fachliche Rechtsberatung in Anspruch genommen.
Welche Aspekte deckt ein Verhaltenskodex ab?
Ein Unternehmen entscheidet individuell darüber, welche Angelegenheiten und Themen sein Code of Conduct abdecken soll. Meistens sind die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, Beziehungen mit Dritten (zum Beispiel mit Lieferanten und Geschäftspartnern) sowie der Umgang mit Gesellschaft und Umwelt ein Gegenstand der Regelungen.
Ist ein Code of Conduct rechtlich bindend?
Ein Code of Conduct hat keine rechtliche Bindung, denn er hat nur einen unternehmensinternen Charakter. Trotzdem verpflichten sich Mitarbeitende durch ihre Unterschrift dazu, die dort enthaltenen Bestimmungen einzuhalten. Auch andere relevante Stakeholder, die eine Kooperation eingehen, stimmen dem Inhalt des Dokumentes zu.
Was passiert bei Verstoß gegen einen Code of Conduct?
Jeder Verhaltenskodex beinhaltet neben verbindlichen Richtlinien auch Sanktionen, die angewendet werden, falls eine Partei (ein Mitarbeiter, ein Lieferant oder ein Geschäftspartner) entgegen den vorgegebenen Weisungen handelt. Die Arten und das Ausmaß von Sanktionen werden direkt in einem Code of Conduct festgelegt.
