Change Management

“Nichts ist so beständig wie der Wandel” (Heraklit von Ephesus, 535-475 v. Chr.).

Stetige Veränderung in Unternehmen ist wichtig für die Entwicklung und für den Erfolg des Unternehmens. Wer immer versucht beim Alten zu bleiben und Veränderungen gegenüber abgeneigt ist, wird auf Dauer nicht konkurrenzfähig bleiben.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen einen strukturierten Wandel zu koordinieren und sich anstehenden Veränderungen mit einem individuell konzipierten Leitfaden stets aufs Neue zuzuwenden.

Moderne Unternehmen schaffen dies mit einem strukturierten Change Management, bei dem nicht nur einzelne Mitarbeiter oder Führungskräfte involviert sein sollten, sondern oftmals gleich das ganze Unternehmen an einem Strang zieht.

Wie Sie in Ihrem Unternehmen sinnvolles Change Management (zu deutsch: Veränderungsmanagement) meistern können, wird für Sie in diesem Artikel genau erläutert.

Was ist Change Management?

Change Management Strategien beziehen sich in den meisten Fällen in der Gesamtheit auf die gesamte Unternehmensstruktur. Im Vordergrund der einzelnen Veränderungen stehen jedoch die betroffenen Abteilungen oder Projekte. Veränderung kann vielseitig gestaltet werden und bezieht sich oft auch auf das Erschließen neuer Märkte oder das Verbessern und Anpassen von diversen Produktionsschritten für mehr Nachhaltigkeit.

Change Management: Definition

Das Change Management befasst sich mit der Umsetzung von Veränderungen in Organisationen. Veränderungen können verschiedener Natur sein:

• Organisatorisch: Der Fokus des Unternehmens auf neue Geschäftsfelder verlangt beispielsweise, dass Mitarbeiter sich mit neuen Produktgruppen oder Kundensegmenten beschäftigen. Das Change Management hilft bei dieser Umstellung auf strukturierte Art und Weise mit Schulungen, Planungen und anderen Maßnahmen, die die Mitarbeiter auf die neue Arbeitsweise vorbereiten.
• Prozessmäßig: Ein Produktionsvorgang wird zum Beispiel so umgestellt, dass beim Montieren von Teilen keine Verwechslungsfehler mehr entstehen können. Das Veränderungsmanagement kann hier bei der notwendigen Dokumentation, Unterweisung und Implementierung zur Seite stehen.
• Technisch: Neue Software, automatisierte Abläufe oder innovative Maschinen – wenn IT oder Technik bei einer Änderung eine Rolle spielen, dann setzt auch das Change Management ein. Hier wird dokumentiert, versioniert, getestet, geschult und dafür gesorgt, dass bei der Umsetzung nichts schief gehen kann.

Was bedeutet „Change“ im Unternehmen?

Der Wandel eines Unternehmens lässt sich auf agile Arbeitsweisen beziehen, in denen Veränderung ein stetiger Begleiter ist. Und diese Veränderung ist planbar und strukturierbar. Im Wandel können neue agile Konzepte entstehen und auch alte Strukturen verändert oder verworfen werden. Die kontinuierlichen Change Prozesse sind somit bedeutend für den Fortbestand des Unternehmens.

Was ist der Unterschied zwischen Organisationsentwicklung und Change Management?

Die Organisationsentwicklung beschreibt die ganzheitliche und systematische Weiterentwicklung eines Unternehmens im Bezug auf die allgemeine Unternehmensstruktur, die individuellen Verhaltensweisen der Mitarbeiter und der Führungskräfte. Die Änderungen werden somit nachhaltig und dauerhaft mit den betroffenen Personen vollzogen und überprüft.

Der Hauptfokus im Change Management bezieht sich hingegen auf die Planung, die Umsetzung und die Kontrolle von Veränderungen und deren klar definierten Zielsetzung. Die Methodik wird sowohl fachlich, als auch inhaltlich überprüft, um die Ergebnisse klar erkennbar und überprüfbar zu machen.

Warum ist Change Management so wichtig?

Bei bestehenden Konstrukten kommt es in Unternehmen oft vor, dass bestimmte Abläufe einfach unverändert bestehen bleiben ohne, dass diese überdacht werden. Durch fehlerhafte Prozesse bei Produktionen oder wiederkehrenden negativen Feedbackschleifen, können sich die Missstände in die Routinen eingeschlichen haben. Das behindert den Erfolg des Unternehmens.

Change Management sorgt dafür, dass Prozesse immer neu erprobt werden, Veränderung zur Gewohnheit wird und das Unternehmen nicht stehen bleibt, sondern sich kontinuierlich weiterentwickelt.

Veränderung als entscheidender Faktor

Aufgrund der Globalisierung ändert sich in unseren Arbeitskonzepten ständig etwas. Auch wenn die Veränderung zu Beginn auf einzelne Personen im Unternehmen beängstigend wirkt, dient diese der kontinuierlichen Weiterentwicklung.

Das Change Management ist demnach der entscheidende Faktor für das Erschließen neuer Märkte und auch für die Tatsache, ob das Unternehmen konkurrenzfähig bleibt oder nicht.

Welche Anlässe gibt es für Change Management?

In vielen Fällen gibt es bestimmte Anlässe oder auch Auslöser dafür, dass ein Unternehmen speziellen Fokus auf das Change Management legt. Zu diesen gehören unter anderen:

• Digitalisierung der internen Geschäftsprozesse oder Einführung neuer SaaS-/IT-Systeme
• Globalisierung und das Erschließen neuer Weltmärkte
• Einführung einer agilen Unternehmensstruktur
• Anpassungen und Veränderungen aufgrund des Verhaltens der Konkurrenz
• Umstrukturierung im Personal
• Optimierungsmaßnahmen einzelner Geschäftsprozesse oder des gesamten Betriebs
• Kostenreduzierung oder Gewinnmaximierung
• Eingehen auf eventuelle Wünsche und Erwartungen der Mitarbeiter

Wann macht Change Management Sinn?

In der Praxis sollte jedes Unternehmen einen individuellen Change Management Prozess für sich nutzen und diesen auch zielgerichtet ausführen. Nicht nur größere Konzerne profitieren davon, dass veraltete Konstrukte überarbeitet werden. Auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oder Start ups hilft ein strukturierter Wandel dabei, erfolgreicher und beständiger in der eigenen Branche zu werden.

Was sind Ziele von Change Management?

Die Auslöser der Change Management Prozesse sollen grundsätzlich immer zu einem gewissen Ziel führen. Diese können individuell auf die jeweilige Organisation mehr oder weniger zutreffen, sind aber dennoch stets präsent, insofern sich das Unternehmen weiterentwickeln möchte. Mögliche Gründe können folgende sein:

• (Globale) Expansion
• Verbesserung des Kundenservice oder des Angebots
• Nachhaltigkeit oder auch das Übernehmen sozialer Verantwortung (Corporate Social Responsibility)
• Steigerung der Agilität innerhalb der Unternehmensstruktur
• Innovation und das Erschließen neuer Zielgruppen
• Kostenreduktion oder die Senkung des eigenen Ressourcenverbrauchs

Was sind Change Management Modelle?

Change Management Modelle sind ausgearbeitete Konzepte, nach denen Führungskräfte anstehende Change Prozesse planen und konstruieren können. Sie beschreiben den Ablauf und die Eingliederung der einzelnen Phasen der Veränderung, sodass diese gelingt.

Welche Change Management Modelle gibt es?

Alle heutigen Change Management Modelle basieren auf dem 3-Phasen-Modell für Change von Kurt Lewin. Diese drei Phasen bestehen aus der Auftauphase, der Bewegungsphase und der Einfrierphase, um die Veränderungen zu verstetigen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die drei gängigsten Change Management Modelle.

8 Phasen Modell nach John P. Kutter

Auch das 8 Phasen Modell nach John P. Kutter ist eine Weiterentwicklung des Change Modells von Lewin. Es ist aktuell das bekannteste Modell und ist wie folgt aufgebaut:

Phase 1: Bewusstsein für die Dringlichkeit schaffen

Bei anstehenden Veränderungen sollte der Organisation bewusst gemacht werden, dass der Wandel notwendig ist. Dies funktioniert am Besten, wenn die Nachteile und Schwächen der aktuellen Situation hervorgehoben werden.

Mit guten und klaren Argumenten und anhand des Beispiels eines Worst-Case-Szenarios kann die Dringlichkeit der Führungsebene und auch den Mitarbeitern klar gemacht werden.

Phase 2: Führungsteam und Vertrauen aufbauen 

Mit einer geeigneten Projektleitung, welches sich gegenseitig vertraut und dem auch vertraut wird, lassen sich die nächsten Schritte besser planen. Das Team sollte in seiner Gesamtheit allen Herausforderungen gewachsen sein und der Veränderung gegenüber zuversichtlich gestimmt sein.

Phase 3: Strategie und Vision der Veränderung entwickeln

In der Phase 3 werden die Ziele des Wandels klar definiert, sodass der Fortschritt im Folgenden auch positiv aufgenommen wird. Anschließend muss eine Strategie entwickelt werden, sodass die Vision langfristig zur Realität wird.

Phase 4: Vision kommunizieren und Mitarbeiter überzeugen 

Mit einer transparenten Kommunikation und klaren Aussagen werden die Vorteile der Veränderung an die Mitarbeiter herangetragen. Da die Mitarbeiter meist nicht leicht zu überzeugen sind, braucht es viele offene und konstruktive Mitarbeitergespräche. In diesem Zusammenhang lohnt es sich somit auch die interne Kommunikation im Betrieb zu reflektieren und anzupassen

Phase 5: Mitarbeiter befähigen und handeln ermöglichen 

Nun sollten die Schritte folgen, in denen die betroffenen Mitarbeiter die anstehende Veränderung auch umsetzen können. Workshops und Weiterbildungen können beispielsweise die geforderten Kompetenzen vermitteln.

Phase 6: Schnelle Erfolge erzielen und diese sichtbar machen

Mit kleinen Schritten werden die Erfolge schneller sichtbar und klar messbar. Das ist wichtig, da ein Change Prozess ein Marathon und kein Sprint ist. Schnell erreichbare Ziele steigern die Motivation und sorgen dafür, dass diese anhält.

Phase 7: Erfolge sichern und weitere Veränderungen anregen

Die bereits erreichten Zwischenschritte sollten belohnt und folglich stabilisiert werden, um neue Kraft zu tanken für die nächsten Veränderungen.

Phase 8: Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Diese Phase ist oftmals sehr langanhaltend. Jedoch sollte man hier auf keinen Fall in alte Verhaltensweisen zurückfallen, da das Change Management nach Kotter nur dann erfolgreich ist, wenn die Veränderung dauerhaft mit in die Unternehmenskultur einfließt.

Praxisorientiert und effektiv: Das ADKAR Modell

Das ADKAR Modell konzentriert sich auf die Personen, die am Veränderungsprozess beteiligt sind. ADKAR steht für:

• Awareness: Bewusstsein für die notwendige Veränderung
• Desire: Verlangen nach der Veränderung
• Knowledge: Das benötigte Know-How ist vorhanden
• Ability: Die Mitarbeiter haben die Fähigkeiten für die Veränderungen
• Reinforcement: Das Verhalten wird verstärkt, sodass die Veränderung stabilisiert wird

5 Phasen Modell von Krüger

Das 5 Phasen Modell von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler Wilfried Krüger basiert auf dem 8 Stufen Modell von John P. Kotter mit dem Ziel das Modell flexibler und differenzierter zu gestalten. Die Phasen sollten individuell anpassbar sein, sodass nicht das Gefühl vermittelt wird, dass der Prozess nach der erfolgten Veränderung vorbei wäre.

Unsere globalisierte Weltwirtschaft lebt von der stetigen Veränderung, weswegen dieser Change Prozess auch dauerhaft Teil der Unternehmensstruktur bleiben sollte. Außerdem ist das 5 Phasen Modell nach Krüger auch während des Prozesses noch anpassbar, sodass mögliche Rückschritte im späteren Verlauf noch nachholbar sind.

Phase 1: Initialisierung

Durch eine Ist-Analyse kann herausgefunden werden, welcher Change zum definierten Soll-Zustand führen wird. Der Change sollte bereits hier durch einen Change Manager ausgeführt werden.

Phase 2: Konzeption

In Phase 2 erfolgt die Zuteilung der Projektverantwortlichen, die anschließend ein Konzept erstellen, in dem klar ersichtlich ist, welche Maßnahmen der Change Prozess benötigt.

Phase 3: Mobilisierung

Der geplante Change sollte in Phase 3 so transparent und so früh wie möglich den betroffenen Mitarbeitenden mitgeteilt werden. So entsteht die bestmögliche Veränderungsbereitschaft beim Personal.

Phase 4: Umsetzung

Nun wird das geplante Konzept in den einzelnen Schritten umgesetzt. Die Projektleitung sollte den Fortschritt regelmäßig überprüfen und bei Bedarf mögliche Anpassungen bei der Vorgehensweise vornehmen.

Phase 5: Verstetigung

Wenn der Change erfolgreich war, sollte dieser nun langsam und stabilisierend in die Unternehmenskultur mit einfließen. Die Mitarbeiter werden anschließend auf weitere Veränderungen vorbereitet, sodass neue Change Projekte gleich im Anschluss weitergeführt werden.

Welche Change Management Methoden können Unternehmen nutzen?

Während des Change Managements können Führungskräfte auf folgende Methoden zurückgreifen, die ihnen bei der Umsetzung der Veränderungsprozesse helfen:

Analyse der Unternehmenskultur

Woraus besteht die Organisationskultur und was könnten potenzielle Hindernisse für die anstehende Veränderung sein? Mit dieser Fragestellung lassen sich zu Beginn an Maßnahmen konstruieren, um diese Blockaden aus dem Weg zu räumen.

Team Building

Während der Veränderungsprozesse ist das Team auf eine harte Probe gestellt. Der Wandel kann zu Auseinandersetzungen oder unterbewussten Ängsten führen. Durch Teamaktivitäten kann der Teamgeist gestärkt werden.

Coachings, Mentorings und Weiterbildungsmöglichkeiten 

Sowohl die Führungsebene, als auch die betroffenen Mitarbeitenden brauchen möglicherweise Unterstützung, um sich die benötigten Kompetenzen anzueignen. Erst dann können sie die neuen Strukturen selbstbewusst verwirklichen und neue Rollen in der Organisation einnehmen.

Konfliktmanagement 

Aufkommende Spannungen sollten im Sinne des Arbeitsklimas konstruktiv diskutiert und gelöst werden. Bei eskalierenden Konflikten kann die Führungskraft vermitteln, sodass der Change Prozess gemeinsam erfolgreich gemeistert wird.

Change Reporting

Die Dokumentation über den aktuellen Stand und die bereits erreichten Erfolge sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen und mit dem Team besprochen werden. Es ist wichtig, dass die KPIs (Key Performance Indicators) klar festgelegt und messbar sind. So können gegebenenfalls Optimierungen vorgenommen werden und Erfolge gefeiert werden.

Was sind die psychologischen Phasen im Change-Prozess?

Große Veränderungsprozesse machen oftmals zunächst Angst und führt dazu, dass die Veränderung von den Mitarbeitern eventuell sogar abgelehnt wird. Die Einarbeitung in neue Systeme kann ermüdend wirken, sodass HR Manager die sieben psychologischen Phasen der Veränderung kennen sollten, um die Motivation der Mitarbeiter anhaltend zu steigern.

Schock: Die Mitarbeiter haben nach der Mitteilung über das Change Management meist ein Schockgefühl. Sie mögen den gewohnten Ablauf, verstehen den Sinn der Veränderung nicht und verspüren einen inneren Widerstand.

Verneinung: Der innere Widerstand führt oft zur Abwehr. Die Mitarbeitenden befürchten, dass die Veränderung nicht gut gehen wird.

Trauer: Nachdem verstanden wurde, dass die Veränderung nicht aufzuhalten ist, reagieren viele mit einer Trauer über den Verlust ihrer gewohnten Routinen.

Abschied: Das Team beginnt die alten Konstrukte loszulassen und sich auf die Veränderungen einzustellen.

Akzeptanz: Nach der Trauer und dem Abschied fängt das Team an, sich positiver auf die Veränderung einzulassen.

Ausprobieren: Mit den Neuheiten des Change Prozesses wird experimentiert und die Mitarbeitenden fangen an den Prozess aktiv mitzugestalten.

Integration: Indem die Veränderung vertraut und gewohnt wurde, kommt eine neue Stabilität in die Arbeitsabläufe. Die Veränderungen werden in die Unternehmenskultur integriert.

Die psychologischen Phasen sind oft auf Unsicherheit und Angst zurückzuführen. Mit Empathie und Verständnis können Sie den Mitarbeitern somit Zeit geben sich mit den Veränderungen bekannt zu machen. So wird die anfängliche Ablehnung minimiert und der Zusammenhalt im Team bleibt folglich bestehen.

Kostenlos anmelden

Papershift - Ihre Organisation in der Cloud

• Dienstpläne erstellen
• Arbeitszeiten erfassen
• Urlaub planen
• Lohnabrechnungen erstellen
• Arbeitsdaten analysieren

Testen Sie Papershift 14 Tage kostenlos & unverbindlich

Jetzt 14 Tage kostenlos testen Live Demo vereinbaren

Was sind die Erfolgsfaktoren von Change Management?

Mehrere Komponenten erhöhen die Wahrscheinlichkeit das Ziel zu erreichen. Dabei ist das eigentliche Ziel des Change Managements immer die erfolgreiche Umsetzung eines neuen Prozesses, neuer Technologie, Organisation, etc.

Die Erfolgsfaktoren des Change Management in Kürze:

1. Stakeholders einbinden und deren Vorteile durch die Veränderung deutlich machen. Jederzeit einen Überblick über die Kosten, die Risiken, den Gewinn, mögliche Abhängigkeiten und Annahmen des Veränderungsprozesses behalten.
2. Wirksame Kommunikation auf den passenden Kanälen betreiben, die sich auf die guten Gründe für die Veränderung konzentriert. Aber auch die Vorteile der Beteiligten sowie Details der Umsetzung sollen deutlich gemacht werden.
3. Ein wirkungsvolles Aus- und Weiterbildungsprogramm für die Organisation erstellen, das die passende Entwicklung der Belegschaft ins Zentrum rückt.
4. Einwänden aus dem Personal begegnen und darauf reagieren. Die strategische Ausrichtung des Unternehmens sollte immer im Blick bleiben.
5. Bei persönlichen Befürchtungen in Verbindung mit der bevorstehenden Veränderung beratend zur Seite stehen.
6. Die Umsetzung begleiten und überwachen, sodass mögliche Anpassungen jederzeit gemacht werden können
7. Die Ziele des Wandels klar definieren. Gut erreichbar Zwischenschritte sorgen für eine dauerhafte Motivation und minimieren die Sorgen der Mitarbeiter.
8. Der Erfolg der Veränderung sollte für jeden betroffenen Mitarbeiter ersichtlich und messbar sein. Vor allem zu Beginn wirken Veränderungen so, als würden sie nichts bringen und als wäre das Ziel überhaupt erst gar nicht erreichbar.
9. Die Mitarbeiter sollten in dem Prozess mit eingebunden werden und über Änderungen sofort informiert werden. Das stärkt den Zusammenhalt und die Motivation die Veränderung gemeinsam anzugehen. Außerdem werden so etwaige Ängste und Sorgen, die den Change Prozess behindern könnten, aus dem Weg geschafft.

Welche Risiken gibt es für den Erfolg im Change Management?

Veränderungen können Angst machen. Sowohl bei den betroffenen Führungskräften, als auch bei den Mitarbeitern.

Damit der Change Prozess klappt, sollten sich Unternehmen im Voraus mit den möglichen Risiken auseinandersetzen. Denn nur wenn man die folgenden Risikofaktoren im Blick behält, kann man diesen vorsorgen:

Kein klarer Fokus vorhanden

Veränderung passiert nicht auf Knopfdruck, sondern braucht Zeit. Wenn Führungskräfte zu viel auf einmal verändern wollen, fehlt die Priorisierung einzelner Aspekte und die Mitarbeiter sind überfordert. Aus der Überforderung resultiert im Anschluss eine vermehrte Unsicherheit und die Mitarbeiter sind zunehmend demotivierter.

Das Unternehmen sollte also nicht zeitgleich mehr Agilität, mehr Expansion, bessere Kundenzufriedenheit und noch mehr Innovation wollen, denn damit wird es eher schlimmer als besser. Setzen Sie sich ein klares Ziel am Anfang jedes Change Prozesses, welches Sie schrittweise erreichen können und fokussieren Sie sich darauf.

Vernachlässigung der Bedürfnisse betroffener Mitarbeiter

Change Prozesse sind nicht mit normalen Projekten vergleichbar. Die Unternehmensstruktur lässt sich außerdem nur langsam anpassen und das muss in die Planung mit einbezogen werden.

Bis sich die Mitarbeiter an die neuen Gegebenheiten angepasst haben, vergehen oft mehrere Monate oder sogar Jahre. Viele Gespräche, Meetings, Workshops oder ähnliches können die Veränderungsprozesse erleichtern.

Fehlerhafte Planung der Ressourcen

Führungskräfte sollten nicht nur das Budget für das Change Projekt im Auge behalten, sondern auch das verfügbare Know-how, ausreichend Zeit und auch das entsprechende Personal. Fehlt es hier an irgendwas, kann der Change Prozess ins Wanken geraten.

Mit intensiven Schulungen beugt man vor, dass die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie die neuen Aufgaben bewältigen sollen. Durch eine umfassende Bestandsaufnahme der vorhandenen Ressourcen können Führungskräfte mit diesen realistisch planen, sodass die Ziele auch erreicht werden können.

Wie finden Arbeitgeber die richtigen Change Manager?

Auf dem Arbeitsmarkt sind Senior Manager für Change Management durchaus gefragt. So lassen sich extern extra Führungskräfte für diese Position einstellen.

Intern eignen sich vor allem HR Management Mitarbeiter, die sich in ihre Kollegen hineinversetzen können und diese mit dem entsprechenden Führungsstil anleiten. Außerdem sind jene Führungskräfte geeignet, die die betroffenen Mitarbeiter mit dem passenden Feingefühl auf die anstehende Veränderung vorzubereiten.

Wer eignet sich als Change Manager?

Beim Profil des Veränderungsmanagers kommt es auf eine passende Kombination aus vorhandenen Fähigkeiten zur Projektleitung und einem gewissen psychologischen Feingefühl an. Auch exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenzen gehören darüber hinaus zur professionellen Werkzeugkiste.

Wer außerdem darin glänzt, auf verschiedenen hierarchischen Ebenen effektiv zu netzwerken, kann als Change Manager erfolgreich werden.

Change Management in der Praxis

Veränderungen am Arbeitsplatz können bei manchen Persönlichkeitsprofilen enorm zur Mitarbeitermotivation beitragen. Bei anderen lösen sie Angst und Schrecken aus.

Deshalb hat das Change Management in seiner Rolle als Begleitung der sich ändernden Prozesse eine wichtige Rolle inne. Seine praktischen Aufgaben umfassen unter anderem:

• Veränderungen erkennen
• Notwendige Anpassungen identifizieren
• Mitarbeiter schulen und begleiten
• Rückhalt durch die Belegschaft für die Veränderung erreichen

Mit praxisorientiertem Skill Management kann das Change Management zur Entwicklung von Mitarbeitern beitragen und ihre weiteren Karriereschritte positiv beeinflussen. Change Management kann somit wesentlich zum Erfolg im Prozess der Veränderung beitragen.

5 Tipps für gelungene Change Projekte im Unternehmen

1. Planen Sie das anstehende Change Management detailliert und setzen Sie sich ein klar definiertes Ziel.
2. Versuchen Sie nicht zu viele Veränderungen auf einmal bewirken zu wollen. Setzen Sie Prioritäten.
3. Besprechen Sie die anstehenden Veränderungsprozesse so früh wie möglich mit dem Team.
4. Zeigen Sie Empathie und haben Sie darüber hinaus Verständnis für die Sorgen der Betroffenen. Veränderung macht Angst.
5. Führen Sie viele Gespräche und zeigen Sie den Mitarbeitern die bereits gelungenen und messbaren Erfolge auf.