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Das Bewerbermanagement ist ein komplexer Prozess, der einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung bedarf. Es umfasst alle Aktivitäten, die von Recruitern vorgenommen werden, um die richtigen Mitarbeiter zu finden und langfristig an das Unternehmen zu binden. Der folgende Artikel bietet eine Einführung in das Thema und erläutert wichtige Aspekte, die im Rahmen des Recruitings stark zu berücksichtigen sind.
Bewerbermanagement: Definition und Bedeutung
Das Bewerbermanagement, auch Bewerberverwaltung genannt, steht für einen ganzheitlichen Prozess der Personalbeschaffung. Je nach individueller Rekrutierungsstrategie eines Unternehmens und zu besetzender Stelle kann der Bewerbungsprozess unterschiedlich aussehen.
Eine attraktive Stellenausschreibung sowie eine zielsichere Bewerberauswahl durch passgenaue Methoden und Tools sind Voraussetzung für das Gelingen eines modernen Bewerbermanagements. Dieses kann nicht nur die Arbeitgebermarke nachhaltig stärken, sondern ist auch ein absolutes Muss in Zeiten des Fachkräftemangels und der wachsenden Mobilität der Arbeitnehmer.
Kurz erklärt: Wie unterscheiden sich Bewerbermanagement und E-Recruiting?
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet. Allerdings ist darauf zu verweisen, dass sich das E-Recruiting ausschließlich digitaler Instrumente bedient, während das Bewerbermanagement als Teilbereich des Personalmanagements auch analog stattfinden kann.
Welche Ziele hat das Bewerbermanagement?
Unternehmen, die neue Mitarbeiter einstellen (wollen), verfolgen vier Ziele:
- Kosten und Zeit im Recruitingprozess sparen
- Passende Kandidaten richtig ansprechen und für sich gewinnen
- Gute Basis für eine vertrauensvolle Kommunikation mit Bewerbern schaffen
- Positives Arbeitgeberimage aufbauen und etablieren
Was macht ein gutes Bewerbermanagement aus?
Die moderne Arbeitswelt befindet sich in einem Zustand des permanenten Wandels, auf den Personaler vorbereitet sein müssen, um den neuen Anforderungen begegnen zu können. Einer der Erfolgsfaktoren von Bewerbermanagement ist die Geschwindigkeit. Kandidaten von heute und morgen erwarten, dass der Bewerbungsprozess möglichst reibungslos und effizient abläuft. Eine schnelle Zu- oder Absage wird von den Bewerbern hochgeschätzt und ist die Basis dafür, das Vertrauen und die Loyalität zu einem potenziellen Arbeitgeber zu gewinnen.
Des Weiteren sind die kompromisslose Datensicherheit und ein hohes Maß an Transparenz ausschlaggebend dafür, dass Stelleninteressenten die öffentlich gemachten Anzeigen ernst nehmen und eine Bewerbung abschicken. Sie wollen sicher sein, dass ihre persönlichen Daten mit der größten Sorgfalt und unter Einhaltung der aktuellen Rechtsprechung behandelt werden. Gleichzeitig ist es ihnen wichtig, einen genauen Einblick in die Vorgehensweise zu haben. Das gilt besonders dann, wenn der Bewerbungsprozess mehrere Stufen durchläuft.
Nicht zuletzt stellt die Offenheit gegenüber digitalen Technologien den Schlüssel zum Erfolg der Rekrutierungsmaßnahmen dar. Es verwundert daher nicht, dass Unternehmen verstärkt auf digitale Kanäle setzen, um dort Top-Talente effektiv anzusprechen und für sich zu gewinnen. Vor allem junge Nachwuchskräfte aus den Generationen Y und Z nutzen soziale Medien mit dem Ziel, einen Traumjob zu finden und sich Informationen über einen potenziellen Arbeitgeber zu holen. Sie begrüßen auch die Möglichkeit zu einer mobilen Bewerbung.
Was gehört alles zum Bewerbermanagement?
Das Bewerbermanagement trägt Verantwortung für eine reibungslose Organisation und Automatisierung aller Prozesse rund um Bewerbungen, die an ein Unternehmen gehen. Dabei umschließt das Bewerbermanagementsystem nicht nur die direkte Kommunikation mit den Bewerbern, sondern es sorgt auch dafür, dass fachabteilungsübergreifende Vor- und Nachbereitungen gut laufen.
Mit welchen Aufgaben sind Personaler betraut?
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses muss die Personalabteilung eine Reihe von Aufgaben wahrnehmen. Einige davon sind:
- Personalbedarfsplanung
- Zielgruppenanalyse und Erstellung von Candidate Personas
- Festlegung des Anforderungsprofils für eine ausgeschriebene Stelle
- Strategische Verteilung von Stellenanzeigen
- Automatisierte Verschickung von Eingangsbestätigungen und Beantwortung von E-Mails
- Vorauswahl der Kandidaten anhand der eingegangenen Bewerbungsunterlagen
- Terminvereinbarung und Einladung von vorausgewählten Kandidaten
- Vorbereitung und Durchführung von Auswahlverfahren
- Bewertung und Entscheidung bezüglich der Kandidatenselektion
- Mitteilung über eine Zusage
- Formulierung von Arbeitsvertrag und gegenseitige Unterschreibung
- Verfassen und Verschicken von Absagen
- Bildung eines Bewerberpools
- Vorbereitung und Durchführung von Onboarding
- Verwaltung von Bewerbungsdokumentation unter Einhaltung der Vorschriften
Was müssen Personaler beim Datenschutz berücksichtigen?
Die EU-Datenschutzvorschriften schreiben vor, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, fair und rechtmäßig sein sollte. Personaler sind dazu rechtlich verpflichtet, alle Bewerberdaten zu schützen und nur zur Erfüllung des Recruiting-Prozesses zu nutzen. Dies bedeutet, dass selbst die Aufnahme der Daten von gescheiterten Kandidaten in einen Talent-Pool einer neuerlichen Zustimmung bedarf.
Alle Kandidaten sollten wissen, was mit ihren persönlichen Daten passiert, nachdem sie die geforderten Bewerbungsunterlagen einreichen und wer Einsicht in diese hat. Dies gilt für Bewerbungen, die sowohl elektronisch als auch in Papierform erfolgen. Der Zugang zu diesen vertraulichen Dokumenten sollte gegen alle anderen gesichert sein und eine Datenspeicherung ist nur für einen im Bewerbungsprozess festgelegten Zeitraum erlaubt.
Das droht Arbeitgebern bei einer Datenschutzverletzung
Eine Datenschutzverletzung im Bewerbermanagement kann unter Umständen zu einem hohen Bußgeld (bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes) sowie zu weiteren Strafen führen. Ein fehlender oder ungenügender Datenschutz im Unternehmen kann ebenso einen schweren Imageschaden hervorrufen, der die Reputation und Marktposition eines Unternehmens gefährdet. Der Datenschutzverstoß ist innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden.
Über welche Fähigkeiten müssen Personaler verfügen?
Personaler können die komplexen Recruiting-Prozesse nur dann verstehen, gestalten und optimieren, wenn sie ein Bündel an Fähigkeiten mitbringen. Zu nennen sind hier vor allem:
- Kommunikationsfähigkeit und Verständnis
- Einfühlungsvermögen und Perspektivenübernahme
- Empathie und Menschenkenntnis
- Planungsstärke und Organisationstalent
- Fachliches Verständnis für die jeweilige Branche
- Networking mit Top-Talenten und Branchen-Experten
- Aufbau und Stärkung der eigenen Recruiter-Marke
- Guter Umgang mit Analytic-Tools
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Recruiting-Prozess: Mit 5 Schritten das Bewerbermanagement meistern
Das Bewerbermanagement umfasst mehrere Schritte, die strategisch geplant und intern koordiniert werden sollten. Als Vorschlag für den Ablauf eines modernen Bewerbermanagements dienen folgende Schritte:
Schritt 1: Stellenausschreibung
Sobald der Bedarf an gut qualifizierten Mitarbeitern im Rahmen der strategischen Personalbedarfsplanung ermittelt wurde, können Personaler eine zu besetzende Stelle ausschreiben. Zunächst gilt es ein konkretes Anforderungsprofil zu erstellen, das die vom Unternehmen gewünschten fachlichen und personalen Kompetenzen eines Kandidaten beschreibt. Dann kann ein zuständiger Mitarbeiter eine entsprechende Stellenanzeige verfassen und schalten. Candidate Personas sind von unschätzbarem Wert, um ein besseres Bild davon zu erhalten, wo sich die gewünschten Kandidaten befinden. Dabei gewinnen Social Media Recruiting und Active Sourcing verstärkt an Bedeutung.
Schritt 2: Kandidatenauswahl
Nachdem eine Stellenanzeige auf verschiedenen Kanälen veröffentlicht wurde, ist es wichtig, auf die eingehenden Bewerbungen schnell zu reagieren. Automatisierte Eingangsbestätigungen sowie eine reibungslose Kommunikation per E-Mail und Telefon sind unentbehrlich, um eine Vertrauensbasis zu schaffen und den sich bewerbenden Kandidaten Aufmerksamkeit zu schenken. In diesem Schritt werden die vorausgewählten Bewerber über das Bewerbungsgespräch und andere Formen von Auswahlverfahren transparent informiert. Gleichzeitig wird ein Prescreen und Background-Check durchgeführt. Bereits hier findet ein Vorentscheid statt.
Schritt 3: Interview mit oder ohne Assessment Center
Das Bewerbungsgespräch bietet die Möglichkeit, die vorausgewählten Kandidaten persönlich kennenzulernen. Je nach ausgeschriebener Stelle oder spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens kann das Interview in mehreren Schritten erfolgen. Vor allem große Unternehmen setzen auf Vorab-Gespräche via Internettelefonie (VoIP) oder Videokonferenzen, bevor sie Bewerber zum persönlichen Dialog einladen. Auch Assessment Center kommen zunehmend zum Einsatz, um die richtigen Kandidaten für eine verantwortungsvolle Position zu finden. Dem Arbeitgeber ist es auf jeden Fall wichtig, dass Mitarbeiter nicht nur die geforderten Kompetenzen besitzen, sondern auch zur gelebten Unternehmenskultur passen. Der Cultural Fit hat in diesem Kontext eine hohe Relevanz.
Schritt 4: Zu- und Absagen
Die Mitteilung über eine Zu- oder Absage ist der wohl emotionalste Schritt im Bewerbermanagement. Ein professioneller und zugleich freundlicher Ton in der E-Mail-Kommunikation mit den ausgewählten und abgelehnten Kandidaten ist das A und O. Im ersten Fall wird ein Arbeitsvertrag ausgehandelt und gegenseitig unterschrieben. Second-Best und abgelehnte Bewerber können beispielsweise in den Talent-Pool aufgenommen werden, sofern sie dies wünschen.
Schritt 5: Onboarding
Nach der erfolgreichen Gewinnung eines neuen Mitarbeiters folgt das Onboarding, also seine fachliche und soziale Eingliederung in das Unternehmen. Der Onboarding-Prozess kann je nach Stelle oder interner Personalstrategie von einigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten dauern. In dieser Zeit wird ein neuer Mitarbeiter mit seinen Aufgabenbereichen, Organisationsstrukturen und Arbeitsprozessen vertraut gemacht. Außerdem wird er an sein neues Team und die herrschende Unternehmenskultur herangeführt.
Bewerbermanagement: Analog oder doch lieber digital?
An der Digitalisierung des Bewerbermanagements führt kein Weg vorbei. Dies ist darauf zurückzuführen, dass ein analoges Bewerbermanagement den Anforderungen der modernen Arbeitswelt nicht mehr entspricht.
Der Grund: Es ist langsam, aufwendig und fehleranfällig. Demgegenüber bringt ein digitales Bewerbermanagement eine große Zeit- und Kostenersparnis mit sich. Des Weiteren lässt es sich vollständig automatisieren, dank dessen Recruiter ihre Aufgaben wesentlich effizienter erledigen können. In Zeiten des Fachkräftemangels und der wachsenden Mobilität der Arbeitnehmer stellt Time-to-hire (Zeit bis zur Einstellung) eine wichtige Kennzahl dar.
Was ist eine Bewerbermanagement Software?
Ein modernes Bewerbermanagement wird durch eine HR Software unterstützt, welche den täglichen Einsatz von Recruitern erleichtert. Sie hilft dabei, Kandidaten optimal durch alle Phasen ihrer Bewerbung zu führen und alle Bewerberdaten gesetzeskonform zu sichern. Ein digital gestütztes Bewerbermanagement-System sorgt für schnelle Prozesse, Bewertungen und Abstimmung im Team.
Smarte Funktionen wie beispielsweise Nachrichtenvorlagen, Workflows, Automation und Chat mit Bewerbern reduzieren den Aufwand und erzielen den entscheidenden Zeitvorsprung auf dem Weg zum gewünschten Mitarbeiter.
10 Tipps zur Optimierung des Bewerbermanagements
- Analysieren Sie den Staus quo und Ihre Planungsziele
- Informieren Sie sich über Trends auf dem Arbeitsmarkt und Bewerbererwartungen
- Passen Sie Organisationsstrukturen und Prozesse an neue Gegebenheiten
- Planen Sie Ihren Personalbedarf strategisch
- Erstellen Sie einen kurz- und langfristigen Handlungsplan
- Nutzen Sie nur auf Ihre Unternehmensbedürfnisse abgestimmte Methoden und Tools
- Zeigen Sie sich aufgeschlossen gegenüber Digitalisierung interner Prozesse
- Finden Sie eine maßgeschneiderte Bewerbermanagement-Software
- Kommunizieren Sie mit Bewerbern über unterschiedliche (digitale) Kanäle
- Gewährleisten Sie hohe Transparenz und Datensicherheit
