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Betriebsferien lösen bei Arbeitnehmern selten Begeisterung aus. Dies liegt daran, dass man den Jahresurlaub am liebsten gemäß den eigenen Bedürfnissen und Wünschen plant. In bestimmten Fällen ist es möglich, dass Arbeitnehmer den Zwangsurlaub wahrnehmen müssen, auch wenn dessen Zeitpunkt nicht zufriedenstellend ist. Was der Gesetzgeber dazu sagt und welche Aspekte Unternehmen diesbezüglich beachten sollten, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.
Definition: Was sind Betriebsferien?
Bei Betriebsferien handelt es sich um den Zeitraum, in dem die gesamte Belegschaft oder ein Teil davon aufgrund der vorübergehenden Betriebsschließung den Urlaub nehmen muss. Betriebsferien werden auch Betriebsurlaub oder in Fabriken Werksferien genannt.
Grundsätzlich muss ein Arbeitgeber individuelle Urlaubswünsche seiner Mitarbeiter berücksichtigen und darf nur dann Betriebsferien anordnen, wenn dies aus wichtigen Gründen unbedingt notwendig erscheint.
Wann kann der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen?
Der Arbeitgeber kann Betriebsferien einseitig kraft seines Direktionsrechts anordnen, sofern eine entsprechende Festlegung in einem individuellen Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung existiert. Sonst ist er dazu gesetzlich verpflichtet, wichtige Gründe vorzuweisen. Diese bestehen, wenn dringende betriebliche Belange Betriebsferien notwendig machen. Nur dann müssen Arbeitnehmer den Zwangsurlaub akzeptieren.
Wann liegen dringende betriebliche Belange vor?
Konkrete Regeln sieht das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nicht vor, indem es die Auslegung den Gerichten überlässt. Grundsätzlich gilt jedoch, dass dringende betriebliche Belange eine normale Funktionsweise des ganzen Betriebs oder seines Teils unmöglich machen. Dazu zählen vor allem:
- Abwesenheit einer zentral wichtigen Person im Unternehmen aufgrund von Urlaub, Dienstreise oder Arbeitsunfähigkeit (zum Beispiel bei allein praktizierenden Ärzten)
- Stillstand bei Saisonbetrieben außerhalb der Saison
- Betriebspause oder Betriebsschließung seitens wichtiger Zulieferer
- Kundenrückgang während der allgemeinen Sommerferien
Wann ist Zwangsurlaub verboten?
Weder ein kurzfristiger Auftragsmangel noch die betrieblichen Störungen rechtfertigen die Anordnung von Betriebsferien. Dies ist darin begründet, dass gelegentliche Schwankungen sowie Ausfälle in der Produktion zum Unternehmensrisiko gehören und nicht auf Arbeitnehmer abgewälzt werden dürfen.
Was gilt, wenn die Anordnung des Betriebsurlaubs rechtswidrig ist?
Ordnet ein Arbeitgeber den Betriebsurlaub zu kurzfristig oder unrechtmäßig an, kann er in Annahmeverzug kommen (§ 615 BGB), falls Mitarbeiter die Anordnung ablehnen. In dieser Situation darf ein Arbeitgeber die unzulässigen Betriebsferien nicht auf den Jahresurlaub anrechnen.
Welche Alternativen zum Betriebsurlaub gibt es?
Der Arbeitgeber sollte zunächst prüfen, ob andere Möglichkeiten zur Überbrückung der Krise oder Einsparung der Personalkosten verbleiben. Dazu bieten sich folgende Lösungen an:
- Verringerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit
- Abbau von Überstunden
- Einschränkung der Schichtarbeit
- Einsatz von Kurzarbeit
- Freisetzung von befristet Beschäftigten
- Entlassung von Leiharbeitern
In welchen Branchen sind Betriebsferien üblich?
Wie bereits angedeutet, sind Betriebsferien gängige Praxis in Unternehmen mit stark saisonal bedingten Umsatzschwankungen. Typische Beispiele sind Hotels und Gasthäuser an Urlaubsorten, die außerhalb der Saison keine Umsätze erzielen. Ähnlich läuft es bei Ärzten und Anwälten, die allein praktizieren. Sind sie aus einem wichtigen Grund für eine gewisse Zeit abwesend, müssen ihre Praxen oder Kanzleien geschlossen bleiben. In allen obigen Fällen werden Betriebsferien meist im Arbeitsvertrag geregelt.
Darf Betriebsurlaub spontan erfolgen?
Ein Arbeitgeber darf den Betriebsurlaub nicht von einem Tag auf den anderen planen. Auch wenn der Zeitraum dessen Ankündigung nicht gesetzlich vorgegeben ist, sollten Mitarbeiter über den Betriebsurlaub rechtzeitig informiert werden. So können sie ihren eigenen Urlaub danach ausrichten.
Wie lange vorher muss Betriebsurlaub angekündigt werden?
Wie oben erwähnt, müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern genügend Zeit zur Planung einräumen. Es ist daher wichtig, dass die Ankündigung des Zwangsurlaubs langfristig erfolgt, wobei mindestens sechs Monate anzustreben sind.
Hier stellt sich die Frage, was passiert, wenn ein Arbeitgeber den Betriebsurlaub spät ankündigt und der Urlaub eines Mitarbeiters bereits bewilligt wurde. In diesem Fall darf ein Arbeitgeber weder den bewilligten Urlaub zurückziehen noch auf die Zeit der Betriebsferien verlegen.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Wie viel Betriebsurlaub darf der Arbeitgeber bestimmen?
Auch in Bezug auf die Höchstzahl der Urlaubstage, die auf den Betriebsurlaub angerechnet werden, gibt es keine verbindlichen Regelungen. Vielmehr sollten sich Arbeitgeber an Urteilen des Bundesarbeitsgerichts orientieren, aus denen hervorgeht, dass Betriebsferien nicht den ganzen Jahresurlaub umfassen dürfen. Der Grund dafür ist, dass Arbeitnehmern eine bestimmte Anzahl Urlaubstage zur freien Verfügung stehen sollte.
Erwähnenswert ist diesbezüglich ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 1981, laut dem zwei Fünftel des Gesamtjahresanspruchs frei verplanbar bleiben müssen (BAG, 1 ABR 79/79). Mit anderen Worten sollten Mitarbeiter mindestens 40 Prozent ihres Gesamturlaubs nach individuellen Wünschen planen und gestalten können. Daraus ergibt sich die 3/5-Regelung der angenommenen Obergrenze für den Betriebsurlaub.
Dies lässt sich gut an einem Beispiel veranschaulichen: Hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf 25 Urlaubstage im Kalenderjahr, soll er mindestens 10 Tage frei planen und gestalten können. Bis zu 15 Tage Zwangsurlaub wären unter den oben dargestellten Umständen zulässig.
Urlaubsanspruch: Können Betriebsferien vom Urlaub abgezogen werden?
Die Antwort lautet Ja. Weil der Betriebsurlaub wie regulärer Erholungsurlaub behandelt wird, sind die so verbrauchten Tage vom jährlichen Urlaubsanspruch abzuziehen.
Was passiert, wenn keine Urlaubstage mehr übrig sind?
In diesem Zusammenhang können verschiedene Szenarien eintreten, auf die nun kurz eingegangen wird.
Szenario 1:
Der Arbeitgeber kündigt kurz vor Weihnachten und Jahresende Werksferien an. Keine seiner Mitarbeiter verfügen über freie Urlaubstage, die sie bis zum Jahresende nutzen könnten. Weil der Arbeitgeber Betriebsferien nicht rechtzeitig angekündigt hat, hat er nur zwei Möglichkeiten:
- Er kann auf den Betriebsurlaub verzichten und seine Mitarbeiter zur Arbeit erscheinen lassen. In dieser Situation nimmt er das niedrige Arbeitspensum zum Beispiel aufgrund der ungünstigen Auftragslage in Kauf.
- Der Arbeitgeber kann aber auch seine Mitarbeiter trotz aufgebrauchter Urlaubstage in den Zwangsurlaub schicken und für diesen bezahlen. In dieser Situation ist es ihm nicht erlaubt, Urlaubstage aus dem nächsten Jahr zu verwenden.
Szenario 2:
Der Arbeitgeber ordnet den Betriebsurlaub in der ersten Hälfte des Kalenderjahres an. Allerdings haben seine Mitarbeiter Anspruch auf Jahresurlaub erst in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres. In dieser Situation kann der Arbeitgeber zwischen zwei Möglichkeiten wählen:
- Er gewährt den betroffenen Mitarbeitern einen Vorschuss auf ihren Jahresurlaub.
- Er beschäftigt sie weiter während der Betriebsferien.
Ist Betriebsurlaub bezahlt?
Weil es sich beim Betriebsurlaub um einen regulären Erholungsurlaub handelt, findet die Entgeltfortzahlung wie üblich statt. Dabei ist allerdings zu beachten, dass Arbeitnehmer während der Betriebsferien das Urlaubsentgelt und nicht das Urlaubsgeld erhalten.
Krank während des Betriebsurlaubs: Wie sollten Mitarbeiter vorgehen?
Im Krankheitsfall während der Betriebsferien greift die gleiche Regelung wie beim regulären Erholungsurlaub. Die Zeit der Arbeitsunfähigkeit wird nicht auf den Urlaub angerechnet und die betroffenen Mitarbeiter haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Allerdings müssen sie ein ärztliches Attest für ihre Arbeitsunfähigkeit – also eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – vorlegen. Die rechtliche Grundlage dafür bildet § 9 Bundesurlaubsgesetz (BurlG).
Zugleich sind Arbeitnehmer gesetzlich dazu verpflichtet, sich ordnungsgemäß und korrekt krank zu melden. Laut § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) muss ein Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit seines Mitarbeiters unverzüglich informiert werden. Dauert diese länger als drei Tage, wird eine ärztliche Bescheinigung spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag erfordert. Der Gesetzgeber regelt ebenfalls die genaue Vorgehensweise bei der Arbeitsunfähigkeit im Ausland.
Was passiert bei Kündigung während der Betriebsferien?
Will ein Arbeitnehmer während des Betriebsurlaubs kündigen, muss er erstens die im Arbeitsvertrag vereinbarte Kündigungsfrist einhalten und zweitens sein Kündigungsschreiben fristgerecht einreichen. An dieser Stelle ist anzumerken, dass jedes Unternehmen unabhängig von der Betriebsschließung an Urlaubstagen die Post entgegennehmen muss. Landet das Kündigungsschreiben fristgerecht im Unternehmensbriefkasten, gilt es als eingereicht, auch wenn der Betrieb wegen der Betriebsferien zu ist.
Manche Arbeitnehmer überlegen, was geschieht, wenn sie während der Betriebsferien die Kündigung von ihrem Chef erhalten. In dieser Situation haben sie ab Zustellung der Kündigung drei Wochen Zeit, um einen eventuellen Einspruch zu erheben. Wird diese Frist versäumt, gilt die Kündigung durch den Arbeitgeber trotzdem als zugestellt. Außerdem räumt § 5 Kündigungsschutzgesetz (KSchG) Arbeitnehmern die Möglichkeit zu, innerhalb von zwei Wochen nach Rückkehr aus Betriebsferien nachträgliche Klagezulassung zu beantragen.
Darf man während der Betriebsferien arbeiten?
Genauso wie beim normalen Jahresurlaub sollten Arbeitnehmer auch während ihrer Betriebsferien keiner Erwerbstätigkeit nachgehen, die dem Sinn und Zweck des Urlaubs entgegensteht. Dies betrifft ebenfalls die sogenannte unerlaubte Nebentätigkeit oder Konkurrenztätigkeit, die zur Abmahnung führen kann. Leichte Renovierungsarbeiten im eigenen Haus sollten hingegen kein Problem darstellen.
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht beim Betriebsurlaub?
Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, hat er unter anderem bei der Urlaubsfestlegung ein Mitbestimmungsrecht. Die rechtliche Grundlage dafür bildet § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Es ist wichtig zu erwähnen, dass im Fall einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat dringende betriebliche Belange nicht gegenüber jedem einzelnen Arbeitnehmer nachgewiesen werden müssen.
Exkurs: Betriebsurlaub in Österreich und in der Schweiz
Die Regelungen in Bezug auf Betriebsferien können sich im DACH-Raum voneinander unterscheiden. Deswegen ist es ratsam, die nationale Rechtsprechung zu beachten.
Betriebsferien in Österreich
Das österreichische Arbeitsrecht sieht keine Definition für Betriebsurlaub und damit einhergehend keine Sonderregelungen vor. Das bedeutet trotzdem nicht, dass Arbeitgeber in Österreich den Betriebsurlaub nach beliebigem Ermessen anordnen dürfen. Sie müssen sich an folgende Anweisungen halten:
- Betriebsurlaub erfordert eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und den einzelnen Mitarbeitern. Diese kann ausdrücklich oder konkludent getroffen werden.
- der Betriebsurlaub darf nach aktueller Rechtsprechung höchstens zwei Wochen pro Kalenderjahr dauern. Die restliche Urlaubszeit kann ein Mitarbeiter individuell planen.
- Betriebsurlaub kann nicht in einer Betriebsvereinbarung verbindlich geregelt werden. Daraus folgt, dass es stets der Zustimmung seitens einzelner Mitarbeiter bedarf.
Betriebsferien in der Schweiz
Betriebsferien sind eine häufige Praxis in der Schweiz. Viele Betriebe in der Baubranche und Landwirtschaft müssen in den Wintermonaten geschlossen werden, weil Außenarbeiten in dieser Zeit schwer durchführbar sind. Demgegenüber haben viele Betriebe aus der Uhr- und Autobranche in den Sommermonaten zu, weil ihre Zulieferer ebenfalls Betriebsferien haben. Für diese bestehen unter anderem folgende Regelungen:
- Arbeitgeber müssen über Feriensperren bereits zum Jahresbeginn informieren. Bei Betriebsferien ist die dreimonatige Ankündigungsfrist einzuhalten.
- Arbeitgeber müssen die Bedürfnisse der gesamten Belegschaft, ganz besonders aber von Frühbuchern und Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern berücksichtigen.
- Arbeitnehmer, die in den Zwangsurlaub geschickt werden, müssen die Möglichkeit haben, Ferien auch in einem anderen, für sie günstigen Zeitraum zu nutzen.
Betriebsferien Vorlage: Die richtige Kommunikation an Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter
Bleibt der Betrieb mehrere Wochen geschlossen, ist es ratsam, die Bestandskunden und Geschäftspartner darüber zu informieren. Dies kann beispielsweise mittels E-Mail, Post in sozialen Medien oder Aushang vor dem Bürogebäude erfolgen.
Kommunikation an Kunden und Geschäftspartner
Durch eine freundliche Mitteilung in Bezug auf Betriebsferien können Sicherheit und Vertrauen geschaffen werden. Mit unserem Mustertext können Sie Betriebsferien in Ihrem Unternehmen vertrauenswürdig und kompetent ankündigen:
Sehr geehrte Kunden und Geschäftspartner,
Unser Betrieb macht eine Pause. Im Zeitraum vom 1. Juli bis zum 30. August sind wir aufgrund der Betriebsferien zu.
In dieser Zeitperiode ist unser Büro leider nicht besetzt. Ab dem 1. September stehen unsere Beraterinnen und Berater Ihnen wieder – wie gewohnt – mit Rat und Tat zur Verfügung.
Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen einen erholsamen Sommer.
Beste Grüße aus Karlsruhe,
Team von ABC
Betriebsurlaub Weihnachten und Neujahr: Kostenlose Vorlage
Geschätzte Kunden und Geschäftspartner,
Wir haben Betriebsferien vom 24. Dezember 2022 bis zum 3. Januar 2023. Die schönen Tage zwischen Weihnachten und Neujahr sind für unser Team ein guter Anlass, sich mit dem vergangenen Jahr auseinanderzusetzen und für die Zukunft unseres Unternehmens zu planen.
Wir bedanken uns für die konstruktive Zusammenarbeit in diesem spannenden Jahr und freuen uns bereits heute auf gemeinsame Erfolge in Zukunft.
In dringenden Fällen sind wir für Sie unter der Telefonnummer 000 000 00 00 erreichbar.
Frohe Weihnachten und ein glückliches Neues Jahr!
Beispielhafte Kommunikation an die Mitarbeiter via E-Mail
Es ist wichtig, nicht nur Bestandskunden und Geschäftspartner, sondern auch die Belegschaft im Sinne einer vorbildlichen internen Kommunikation frühzeitig über Betriebsferien zu informieren. Dies stärkt die Mitarbeitermotivation und ermutigt, noch bessere Arbeit zu leisten. Es folgt unser Mustertext:
Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
In Absprache mit unserem Betriebsrat werden für den Zeitraum vom 27. Dezember bis zum 31. Dezember 2022 Betriebsferien angeordnet.
Den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steht die Möglichkeit zu, den Urlaub oder den Zeitausgleich zu nehmen.
Ausgenommen von der Schließung sind jene Abteilungen, deren Betrieb aus wichtigen Gründen während der genannten Zeitperiode aufrechterhalten werden muss. Die jeweiligen Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter stellen Ihnen ausführliche Informationen zu Betriebsferien bereit.
Wir bedanken uns für Ihre stets sehr guten Leistungen und freuen uns auf Ihr hohes Engagement im Neuen Jahr. Gemeinsam sind wir stark!
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Vorsitzender
Betriebsurlaub im Überblick
