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Jedes Unternehmen ist verpflichtet, für alle seine getätigten Geschäfte auch die dafür gesetzlich festgelegten Steuern fristgerecht an den Fiskus zu entrichten. In aller Regel geschieht dies auch, jedoch gilt auch hier diesbezüglich der Grundsatz, Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Durch eine Betriebsprüfung verschafft sich der Fiskus, vertreten durch verschiedene Behörden, meistens ist es das Finanzamt einen Überblick darüber, ob ein Unternehmen auch wirklich sämtliche im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit angefallenen Steuern fristgerecht entrichtet hat.
Erfahren Sie in unserem Artikel mehr zu den Formen der Betriebsprüfung und wie sich Unternehmen sowie Arbeitgeber auf eine Betriebsprüfung vorbereiten können.
Definition: Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung ist ein Instrumentarium der staatlichen Finanzbehörden, um festzustellen, ob ein Unternehmen sämtliche anfallenden Steuern, welche sich aus seinem gesamten Business samt jeglicher geschäftlichen Betätigung ergeben, auch tatsächlich ordnungsgemäß an den Fiskus abführt. Von behördlicher Seite findet eine Kontrolle in Form einer Außenprüfung statt, in welcher sämtliche geschäftlichen Abläufe eines steuerpflichtigen Unternehmens oder Freiberuflers nachgeprüft werden.
Welche Betriebsprüfungsarten gibt es?
Betriebsprüfungen können als Außenprüfungen, je nach Art und Weise der Verdachtsmomente oder der Sachgebietsschwerpunkte von unterschiedlichen Behörden durchgeführt werden.
Betriebsprüfungen durch das Finanzamt
Wenn es sich um Angelegenheiten einer korrekten Veranlagung von Ertragssteuern von Unternehmen und Freiberuflern handelt, wird eine solche Betriebsprüfung vom Finanzamt veranlasst und durchgeführt.
Die nachfolgende Übersicht gibt einen Aufschluss darüber, wann das Finanzamt eine Betriebsprüfung mit oder auch ohne Vorankündigung veranlassen kann.
Außenprüfung mit Vorankündigung
- Gesamtkontrolle zu allen Steuerarten
- Umsatzsteuersonderprüfung
- Lohnsteuer-Außenprüfung
Nachschau ohne Vorankündigung
- Lohnsteuernachschau
- Umsatzsteuernachschau
- Kassennachschau
- Steuerfahndung
Betriebsprüfungen durch die Bundeszollverwaltung
Betriebsprüfungen durch Zollbehörden finden besonders bei Unternehmen statt, welche durch Teilnahme am Außenwirtschaftsverkehr auch den Bestimmungen der Außenhandelsvorschriften unterliegen. Die Zollbehörden prüfen daher bei solchen Unternehmen die Einhaltung dieser Außenhandelsvorschriften in einem zeitlichen Abstand von ca. zwei Jahren. Da die Verjährungsfrist für nicht gezahlte Zollabgaben drei Jahre beträgt, sind die Prüfintervalle von zwei Jahren bewusst so gewählt, um eventuelle Nachforderungen auch noch juristisch durchsetzen zu können.
Auch wenn es um die Nachprüfung von Verbrauchssteuern und deren ordnungsgemäße Abführung an den Fiskus geht, obliegt die Betriebsprüfung den Zollbehörden.
Durch die Zollbehörden können beispielsweise folgende Steuern nachgeprüft werden:
- Branntweinsteuer,
- Stromsteuer,
- Tabaksteuer,
- Energiesteuer,
- Biersteuer,
- Luftverkehrssteuer,
- Kernbrennstoffsteuer,
- Kfz-Steuer
Betriebsprüfungen durch die Bundeszollverwaltung erfolgen in der Regel bei größeren Unternehmen, welche mit Waren handeln, die ein gewisses Risiko für Allgemeinheit und Umwelt darstellen. Um die Sicherheit für die Öffentlichkeit zu garantieren, werden solche Prüfungen in einem zeitlichen Abstand von ca. drei Jahren durchgeführt.
Betriebsprüfungen durch die deutsche Rentenversicherung
Die Deutsche Rentenversicherung führt Betriebsprüfungen in einem zeitlichen Abstand von vier Jahren bei steuerpflichtigen Unternehmen durch. Bei diesen Betriebsprüfungen geht es vorrangig um die Kontrolle von folgenden Beiträgen, welche die Unternehmen zu entrichten haben und um ein ordnungsgemäßes Belegmanagement:
- Entgeltunterlagen (z. B. Stundennachweise von Minijobbern),
- Unterlagen über sämtliche Beschäftigungsverhältnisse,
- Beitragsabrechnungen,
- Beitragsnachweise,
- Sozialabgaben,
- Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung,
- Beiträge zur Künstlersozialkasse,
- Meldeunterlagen
Wen betrifft eine Betriebsprüfung?
Das Finanzamt ist nach der Abgabenordnung (AO) jederzeit berechtigt, Betriebsprüfungen bei Unternehmen jeder Rechtsform und Größe durchzuführen. Als Rechtsgrundlage für solche Außenprüfungen dient der § 193 AO. Betriebsprüfungen können also folgende Arten von Unternehmen betreffen:
- Freiberufler,
- Kleinunternehmer,
- GbRs,
- GmbHs,
- Ags,
- Land- und forstwirtschaftliche Betriebe
Unter bestimmten Voraussetzungen können auch bei Privatpersonen Betriebsprüfungen durchgeführt werden. Die Voraussetzungen hierfür sind dann gegeben, wenn Privatpersonen jährliche positive Einkünfte mehr als 500.000 € aus nicht selbstständiger Arbeit beziehen.
Was wird in der Betriebsprüfung geprüft?
In einer Betriebsprüfung werden sämtliche Steuerarten, welche in Unternehmen anfallen können, geprüft. Vorrangig betrifft dies folgende Steuerarten:
- Umsatz- und Vorsteuer,
- Bauabzugssteuer,
- Lohnsteuer
Das Finanzamt setzt für die Lohnsteuerprüfung speziell dafür ausgebildete und geschulte Betriebsprüfer ein.
Wenn eine gewerbliche Immobilie erworben wird, kann dies ebenfalls eine Betriebsprüfung zur Folge haben, da hier eine Prüfung der Gewerbesteuer ansteht.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Wann und wie oft erfolgt eine Betriebsprüfung?
Die Häufigkeit von aufeinanderfolgenden Betriebsprüfungen hängt insbesondere von den zu prüfenden Steuern und der Art der betroffenen Unternehmen ab.
In der Regel können Geschäftsführungen von größeren Unternehmen etwa alle drei Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die betroffenen Unternehmen mit Produkten zu tun haben, welche eine erhöhte Sicherheitsrelevanz gegenüber der Öffentlichkeit haben.
Wie bereiten sich Unternehmen auf eine Betriebsprüfung vor?
Zu einer Betriebsprüfung anstehende Unternehmen sollten sich im Vorfeld mit der prüfenden Behörde über Rahmen und Umfang der Betriebsprüfung informieren. Nachdem der Termin für die Betriebsprüfung feststeht, sollte das betreffende Unternehmen dem Prüfer einen separaten Raum für seine Arbeit zur Verfügung stellen, da eine solche Prüfung in aller Regel im betreffenden Unternehmen zur üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit stattfindet. Das Unternehmen sollte auch seinen Steuerberater über die anstehende Betriebsprüfung in Kenntnis setzen, damit dieser die entsprechenden Unterlagen vorbereiten kann.
Unternehmen sind gegenüber dem Finanzamt als prüfende Kontrollbehörde zu folgenden Maßnahmen verpflichtet:
- Auskunftserteilung, Zusammenarbeit und Mitwirkungspflicht gegenüber dem Prüfer
- Bereitstellung eines separaten Arbeitsraumes für den Prüfer (§ 200 Abs. 2 AO)
- Vorbereitung und Bereitstellung aller für die Prüfung relevanten Daten und Dokumente
- Bereitstellung eines limitierten Datenzugriffs durch den Prüfer
Ablauf einer Betriebsprüfung: Das gilt es zu beachten
Der Prüfer wird sich in der Regel bei dem zu prüfenden Unternehmen durch Zusendung einer Prüfungsanordnung anmelden. Das zu prüfende Unternehmen muss mindestens 14 Tage vor dem Prüftermin diese Prüfungsanordnung zugestellt bekommen, ansonsten kann es gegen die zu kurzfristig anberaumte Betriebsprüfung Einspruch erheben. Nur bei dringendem Verdacht der Steuerhinterziehung wird eine Betriebsprüfung auch unangemeldet durchgeführt, um den Erfolg der Betriebsprüfung nicht zu gefährden.
Zur Rechtswirksamkeit einer Prüfungsanordnung ist es zwingend erforderlich, dass folgende Informationen vorhanden sein müssen:
- Name der Prüfperson,
- Prüftermin und Ort der Prüfung,
- Beginn der Prüfung,
- Angabe des Prüfzeitraumes (meistens drei Jahre),
- Umfang der Prüfung (Steuerarten)
Welche Konsequenzen hat eine Betriebsprüfung?
Wenn der Prüfer seine Arbeit abgeschlossen hat, wird er in der Regel das Ergebnis mit der Geschäftsführung besprechen wollen. Das Unternehmen sollte sich nach Rücksprache mit seinem Steuerberater im Rahmen einer solchen Schlussbesprechung von dem Prüfer über das Ergebnis informieren lassen. Doch auch hier sollte sich die Geschäftsführung gut vorbereiten, damit diese Schlussbesprechung nicht mit Nachteilen für das betreffende Unternehmen einhergeht.
Wenn der Prüfer Unstimmigkeiten bezüglich angefallener Steuern festgestellt hat, welche zu einer Steuernachzahlung für das Unternehmen führt, so fallen meist neben der fälligen Steuernachzahlung auch noch Verzugszinsen in Höhe von 0,5 Prozent pro Kalendermonat an.
Bei massiven Verstößen bezüglich nicht abgeführter Steuern droht eine Geldstrafe oder auch je nach Höhe der Steuernachzahlung eine Freiheitsstrafe.
Fazit zur Betriebsprüfung
Die Intervalle für eine Betriebsprüfung hängen stark von der Art und Weise des geschäftlichen Business des jeweiligen Unternehmens ab. Das Finanzamt führt bei größeren Unternehmen in der Regel alle drei Jahre eine Betriebsprüfung durch.
Die Gründe für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt können sehr unterschiedlicher Natur sein. Zum einen können Unregelmäßigkeiten in den Meldedaten wie beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt das Misstrauen der Behörde wecken, zum anderen können auch verspätet abgegebene Meldedaten das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung veranlassen.
Betriebsprüfungen bei Unternehmen durch das Finanzamt sind ein durchaus angebrachtes Kontrollinstrument und dienen einem guten Zweck und damit auch der Allgemeinheit.
