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Arbeitszeitmanagement lässt sich aus zwei verschiedenen Bereichen heraus betrachten. Zum einen dient es der Einteilung der vorhandenen Ressourcen in Betrieben und zum anderen beschäftigt es sich mit dem Management der persönlichen Arbeitszeit.
In diesem Lexikon-Artikel geht es darum, wie man seine Arbeitszeit in beiden Fällen sinnvoll nutzen kann und welche Methoden es gibt, um sein Arbeitszeitmanagement zu optimieren.
Definition: Was ist Arbeitszeitmanagement?
Unter Arbeitszeitmanagement versteht man demnach die aktive Gestaltung der Arbeitszeit mit einer konkreten Zielsetzung, was innerhalb dieser Zeit an Arbeit getan werden soll und kann.
Die Erkenntnisse hierbei sind sowohl im Bezug auf den Unternehmenskontext als solches zu werten, als auch auf den persönlichen Umgang mit der Gestaltung seiner Arbeitszeit.
Ein häufiges Synonym für das Arbeitszeitmanagement ist die Flexibilisierung der Arbeitszeit. Der Begriff dient in Betrieben also als Schnittstelle des Personalmanagements und der Arbeitsvorbereitung, sodass die vorhandenen Kapazitäten sinnvoll genutzt werden.
Welche Ziele verfolgt das Arbeitszeitmanagement?
Das Arbeitszeitmanagement hat das Ziel, die Ressourcen und die Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter gut zu nutzen und auch sinnvoll einzuplanen. Vereinfacht gesagt also: Wer steht in welchem Umfang und mit welcher Dauer wann zur Verfügung.
Diese Informationen im Voraus zu planen, bieten den Betrieben eine höhere Flexibilität und somit mehr Struktur. Das macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger, weil auch im Personalwesen mehr Überblick entsteht.
Welche Aufgaben hat das Arbeitszeitmanagement?
Das Arbeitszeitmanagement wird in der heutigen Arbeitswelt zunehmend komplexer. Mit diversen Schichtplänen oder auch den persönlichen Präferenzen und Kapazitäten der Arbeitnehmer werden mit der Arbeitszeitflexibilisierung Arbeitszeitkonten individueller eingeplant. Dazu gehören folgende Aufgaben:
- Führen von Arbeitszeitkonten
- Abstimmung der Schichtpläne und Arbeitszeitmodelle auf den geltenden Produktionsplan
- Verhandlungen mit den betrieblichen und auch Tarifparteien
- Überwachung und Reduzierung der Ausfallzeiten
Im Unternehmen dient dieses Thema allgemein der Strukturierung des Arbeitsalltages. Änderungen und Anmerkungen lassen sich von den Mitarbeitern problemlos über die E-Mail Adresse auch dem Personalwesens hinzufügen. Die Aufgabenbereiche dienen dazu den Inhalt der entsprechenden Zielsetzung im Bezug auf die Arbeitszeiterfassung zu ermöglichen.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Arbeitszeitmanagement in Unternehmen
In Zeiten der modernen Arbeitswelt wird Arbeitszeitflexibilität immer relevanter, da hier nicht nur Ressourcen geschont, sondern auch Kosten gespart werden. Durch steigende Anforderungen, wird auch eine sinnvolle Gestaltung der Arbeitszeit komplizierter.
Das Personalwesen hat mit dieser Aufgabe auf der einen Seite also sehr viele Möglichkeiten, muss aber auch garantieren können, dass die eingeteilten Kollegen in der Lage sind die Produktionsanforderungen zu erfüllen.
Arbeitszeitmanagement und Arbeitszeitmodelle
Der Vorteil von flexiblen Arbeitszeitmodellen ist ganz klar, dass die Mitarbeiter damit ihren Alltag flexibel gestalten können. Bei der Personalplanung spielen diese verschiedenen Konzepte also eine wichtige Rolle, da das Jobangebot damit auch um einiges attraktiver wirkt, als das der Konkurrenz.
Folgende verschiedene Arbeitszeitmodelle gibt es:
- Vollzeit / Teilzeit: Hierbei einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf eine bestimmte Stundenanzahl, welche dann meist an feste Arbeitszeiten /-tage gekoppelt ist. In diesem Artikel ist klar ersichtlich, dass dies das unflexibelste Modell für Arbeitnehmer ist
- Schichtarbeit: Mitarbeiter arbeiten nacheinander in Schichten, oftmals sind es die Früh- und Spätschicht. In manchen Berufen kommt auch die Nachtschicht hinzu.
- Gleitzeit: Dieses Modell ist das wohl bekannteste unter den flexiblen Arbeitszeiten. Anhand einer Redaktion lässt sich das Beispiel der Gleitzeit gut erläutern. Die Redakteure haben oftmals eine Kernzeit, in der Sie auf jeden Fall in der Redaktion sein müssen, damit auch Besprechungen planbar sind. Außerhalb dieser Uhrzeiten ist es für die Mitarbeiter frei wählbar, wann sie in die Redaktion kommen.
- Arbeitszeitkonto / Lebenszeitkonto: Diese Modelle sind auch sehr flexibel, die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit frei einteilen, müssen aber auf ihre Stundenzahl kommen. Beim Lebenszeitkonto wird Geld auf ein Konto eingezahlt, von dem er unbezahlten Urlaub machen oder früher in Rente gehen kann, wenn er genug in Vorleistung gegangen ist.
Dies sind natürlich nicht alle Modelle, die es gibt, aber die, die am meisten verwendet werden. Grundsätzlich ist die Personalplanung in der Lage alles so anzupassen, solange die vereinbarten Arbeitszeitbedingungen von beiden Parteien genehmigt werden und diese dem Arbeitsrecht entsprechen.
Arbeitszeitmanagement Software: Die Chancen der Digitalisierung
Da die Arbeitszeitplanung oftmals vor allem für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern schnell unübersichtlich werden kann, bietet die Digitalisierung hier eine Möglichkeit die Gestaltung eines Arbeitszeitplans zu vereinfachen. Mit einer Software lässt sich einfach und unkompliziert ein digitaler Arbeitszeitplaner erstellen, der für jeden Angestellten entsprechend automatisch synchronisiert wird. Dieser Artikel befasst sich im Folgenden mit den Vor- und Nachteilen einer solchen Software.
Welche Vorteile hat eine Arbeitszeitmanagement Software?
- Flexibel und Ortsunabhängig: Wird in einer Redaktion hauptsächlich im Homeoffice gearbeitet, so funktioniert die Software trotzdem einwandfrei.
- Transparent für Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Beide Parteien haben einen guten Überblick über die Soll- und Ist-Zeiten.
- Gute Mitarbeitereinbindung: Dadurch, dass die Arbeitnehmer Einsicht haben, können Sie je nach vertraglichen Bedingungen Anpassungen vornehmen
- Digitalisierung: Mit Verknüpfungen lassen sich beispielsweise Meetings und Planungen einer Redaktion, die über den Newsletter an alle Angestellten geschickt wurden, gleich auch mit einplanen.
- Weniger Aufwand: Dadurch, dass die Arbeitszeiterfassung automatisiert ist, ist die Personalabteilung entlastet.
Welche Nachteile hat eine Arbeitszeitmanagement Software?
- Änderungen, Krankheits- und Urlaubstage müssen meistens manuell eingetragen werden. Das erhöht die Dauer der Anpassungen.
- Vertrauensprobleme: Die Angestellten könnten sich überwacht oder kontrolliert fühlen, was das Arbeitsklima beeinträchtigen könnte.
- Fokus auf Zeit, statt auf Leistung: Achtet man zu stark auf die Stundenzahl der Zeiterfassung, so rückt der Fokus auf das Geleistete möglicherweise in den Hintergrund.
5 Tipps für die Gestaltung eines erfolgreichen Arbeitszeitmanagements
- Nutzung einer Arbeitszeitflexibilisierungs-Software: Das erleichtert die Organisation und unterstützt auch eine unkomplizierte Einbindung neuer Angestellten.
- Den Überblick behalten: Auch mit einer digitalen Software für die Arbeitszeitplanung haben unterschiedliche Arbeitnehmer variierende Vorlieben. Ein geregeltes System, welches trotzdem individuelle Anpassungen ermöglicht, ist sinnvoll.
- Ermöglichen von flexiblen Arbeitszeiten: Das erhöht die Wettbewerbsfähigkeit und die Attraktivität des Unternehmens auf mögliche qualifizierte Bewerber.
- Festlegung allgemeingültiger Regeln: Das erleichtert dem Kollegium sich an geltende Fristen zu halten und ermöglicht Fairness und Flexibilität zugleich.
- Kommunikation im Team und Hilfestellung: Die eigene Arbeitszeit eigenverantwortlich einzuteilen ist zwar meist eine Erleichterung, manchmal aber auch eine Herausforderung für Einzelne. Manche Angestellten brauchen dabei mehr Unterstützung als andere.
