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In vielen Branchen oder Arbeitszeitmodellen wird mit Arbeitszeitkonten klar ersichtlich aufgezeichnet, wann und wie viel der Arbeitnehmer an Arbeitszeit geleistet hat. So lässt sich direkt feststellen, ob das Saldo eines Beschäftigten Plus oder Minusstunden ist und entsprechende Schritte eingeleitet werden, um das Arbeitszeitkonto wieder auszugleichen. In diesem Artikel wird näher darauf eingegangen, welche Arten von Arbeitszeitkonten es gibt und welche Vorteile und Nachteile diese haben.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Arbeitszeitkonto enthält die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters.
- Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeitkonten zu führen.
- Arbeitszeitkonten können auf verschiedene Arten von Arbeitsverträgen angewandt werden.
- Arbeitszeitkonten geben schnell Auskunft darüber, ob ein Mitarbeiter die erforderliche Arbeitszeit geleistet hat oder nicht.
- Arbeits- und Überstunden lassen sich mit einem Arbeitszeitkonto einsehen und bieten mehr Planbarkeit beim Abbauen dieser.
Definition: Was ist ein Arbeitszeitkonto?
Der Begriff Arbeitszeitkonto (kurz: Azk), auch bekannt als Stundenkonto, wird hauptsächlich im Personalwesen verwendet. Dabei handelt es sich um eine Auflistung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers.
Aktuell kann die Aufzeichnung des Arbeitszeitkontos sowohl schriftlich als auch auf elektronische Weise erfolgen. Neben der geleisteten Arbeit werden in diesem in der Regel ebenfalls sämtliche Urlaubstage, ausgefallene Arbeitstage aufgrund von Krankheiten sowie geleistete Überstunden festgehalten.
Die Arbeitszeitkonten werden darüber hinaus regelmäßig genutzt, um die arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich vereinbarte Arbeitszeit mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu verrechnen und einen Zeitausgleich herbeizuführen.
Die exakte Feststellung der relevanten Zeitdaten erfolgt in der Regel durch das Ein- und Ausstempeln bzw. Ein- und Austragen an Zeiterfassungsterminals oder einer Stempeluhr. Auf dem Arbeitszeitkonto ist dann wiederum ein Zeitguthaben vorhanden, dass Aufschluss über den aktuellen Saldo des Mitarbeiters gibt:
- Plusstunden bzw. Überstunden: Der Arbeitnehmer hat mehr gearbeitet, als er dem Unternehmen vertraglich schuldet.
- Minusstunden: Der Arbeitnehmer hat weniger gearbeitet, als bei der Personaleinsatzplanung vorgesehen und hat ein Defizit auf seinem Zeitkonto.
In der Regel werden durch Dienst- oder Betriebsvereinbarungen Höchstgrenzen definiert, die das Arbeitszeitguthaben oder die Zeitschulden nicht überschreiten dürfen. Auf diese Weise wird für eine gleichmäßige Zeiteinteilung gesorgt.
Wann werden Arbeitszeitkonten geführt?
Arbeitszeitkonten werden meist dann geführt, wenn die tatsächlichen Arbeitszeiten sehr unregelmäßig erfolgen. Das ist insbesondere in folgenden Situationen der Fall:
- Schichtarbeit
- Zeitarbeit
- Rufbereitschaft
- Homeoffice (zur Kontrolle der täglichen Arbeitszeit)
- Gleitzeit und Funktionszeit.
Bei Unternehmen mit saisonbedingten Auftragsschwankungen und sehr unstetigen Arbeitszeiten macht der Einsatz eines Arbeitszeitkontos Sinn, um das Zeitguthaben der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum zuverlässig zu verwalten. Der Arbeitgeber hat somit trotz unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen innerhalb seiner Mitarbeiter stets die Plus- und Minusstunden im Blick.
Der Arbeitnehmer achtet schließlich darauf, dass sein Arbeitszeitkonto am Ende eines gewissen Zeitraums ausgeglichen wird und die vereinbarten Höchstgrenzen nicht überschritten werden.
Arbeiten die Mitarbeiter innerhalb eines Arbeitszeitmodells mit sehr stetigen Arbeitszeiten, kann wiederum auf den Einsatz eines Arbeitszeitkontos verzichtet werden.
Arbeitszeitkonten werden außerdem sowohl bei unbefristeten als auch bei befristeten Arbeitsplätzen verwendet. Darüber hinaus werden diese auch für die Festlegung der Arbeitszeiten bei Projektverträgen verwendet.
Arbeitszeitkonto Muster
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Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?
Wie genau das Arbeitszeitkonto gestaltet wird, bleibt dem Arbeitgeber für sein Unternehmen überlassen. Im ersten Schritt lassen sich Kurzzeitkonten und Langzeitkonten unterscheiden. Vier Modelle sind im Folgenden als Beispiel aufgeführt, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist:
Überstundenkonto
Es handelt sich um ein Kurzzeitkonto, das die Plus- und Minusstunden eines Mitarbeiters erfasst. Meistens läuft es nur wenige Monate oder wird monatlich gelöscht und neu begonnen.
Ampelkonto
Bei dieser Form des Arbeitszeitkontos wird mit einem Farbsystem gearbeitet, bei dem der Arbeitgeber stets den Überblick über die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter hat. Bei der Farbe „Grün“ entspricht das Zeitguthaben den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Die Farbe „Gelb“ ist ein Warnhinweis und die Vorstufe zum roten Bereich, bei dem die Höchstgrenzen laut Arbeitszeitgesetz überschritten werden.
Jahresarbeitszeitkonto
Wie der Name schon sagt, muss das Arbeitszeitguthaben innerhalb eines Jahres ausgeglichen werden. Ansonsten verlieren eventuelle Ansprüche ihre Gültigkeit.
Lebensarbeitszeitkonto
Bei Langzeitkonten haben Mitarbeiter mehr Flexibilität bei der Umsetzung langfristiger Pläne (z.B. Sabbatical, verlängerte Elternzeit), da diese Arbeitszeitmodelle nicht auf einen expliziten Zeitraum zum Ausgleich beschränkt sind.
Gut zu wissen: Das Arbeitszeitkonto wird heutzutage von vielen Unternehmen als Instrument zur Realisierung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter genutzt. Dadurch tragen Arbeitgeber zu einer modernen Mentalität am Arbeitsplatz bei.
Das Arbeitszeitkonto im Arbeitsalltag
Bei saisonaler Auftragslage ist das Arbeitszeitkonto eine sehr gute Möglichkeit, dass die Mitarbeiter dann arbeiten, wenn sie gebraucht werden und trotzdem weiterhin bezahlt werden. Wenn im Winter beispielsweise weniger Arbeitszeit von Unternehmen gebraucht werden, wäre ohne das Arbeitszeitmodell Arbeitslosigkeit anzumelden und das Gehalt würde somit wegfallen. (siehe auch: Saisonarbeit).
Allgemein bietet das Arbeitszeitkonto die Möglichkeit, Überstunden fair zu vergüten. So gibt es keine verdeckten Überstunden in Bürojobs oder beim Handwerk mehr. Allerdings liegt die Beweispflicht dennoch beim Arbeitnehmer, was die Vergütung zum Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer werden lassen kann.
Zusätzlich kann das Arbeitszeitkonto zwar zum Einen dafür sorgen, dass private Termine nicht mehr zu Ausfällen bei den Mitarbeitenden führen, sondern diese besser und flexibler in ihrer Freizeit einplanen können. Mit dieser Freiheit hat das Unternehmen auch einen großen Vorteil im Bezug auf die Mitarbeiterbindung und das Employer Branding, weil Flexibilität vor allem bei Young Professionals entscheidend ist.
Gezielter Überstundenaufbau vs. Funktion von Überstunden
Es kann jedoch auch passieren, dass sich Arbeitnehmer gezielt Überstunden anhäufen, damit sie in einer bestimmten Zeitspanne frei machen können. Das spiegelt nicht den Sinn der unterschiedlichen Vertragsarten wider, die den Vordergrund darin sehen, dass Überstunden dann gemacht werden, wenn viel Arbeit anfällt.
Arbeitnehmer wiederum müssen darauf achten, dass ihre Überstunden auch vergütet werden. Nach drei Jahren verfällt der gesetzliche Anspruch. Auch bei einem Überstundenkonto oder bei so geregelten Betriebsvereinbarungen kann es passieren, dass der Mitarbeiter nur einen kurzen Zeitraum hat, in dem er die Überstunden abbauen könnte.
Dahingehend steht das Verlustrisiko bei Minusstunden beim Arbeitgeber. Er muss hier rechtzeitig eingreifen, sodass er auf den Kosten nicht sitzen bleibt. Der Mitarbeiter hat trotz Minusstunden einen Anspruch auf sein volles Gehalt.
Unternehmen sollten je nach Branche also die genauen Bedingungen des Arbeitszeitkontos gezielt festlegen und auch mit den Mitarbeitern besprechen. So gibt es wenig Interessenkonflikte und Missverständnisse und das System bleibt für jeden verständlich.
Arbeitszeiten erfassen: Rechtliche Grundlagen zum Arbeitszeitkonto
Bei der Arbeitszeit handelt es sich um persönliche Daten, die regelmäßig erfasst werden und Bestandteil des Alltags von Unternehmen sind. Die richtige Handhabung von Zeitkonten ist daher für beide Seiten entscheidend. Die häufigsten Fragen rund um das Thema Arbeitszeit und Arbeitsrecht finden Sie im Folgenden:
Wann muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden?
In den meisten Branchen ist ein Arbeitszeitkonto freiwillig. Nur bei Minijobbern und in bestimmten Branchen (wie beispielsweise in der Gastronomie) müssen laut dem § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) Arbeitszeitkonten geführt werden.
Wann darf keine Arbeitszeit erfasst werden?
An Sonn- und Feiertagen dürfen keine Arbeitszeiten erfasst werden, da diese Tage in der Regel einen arbeitsfreien Tag darstellen und daher nicht zur Arbeitszeit zählen (sie müssen aber trotzdem bezahlt werden). Die Aufzeichnungen auf dem Arbeitszeitkonto müssen immer die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters wiedergeben und stellen eine Arbeitszeitdokumentation dar.
Gut zu wissen: Seit dem ersten Quartal 2015 sind Arbeitgeber mit mehr als zehn Beschäftigten verpflichtet, die Hälfte der tatsächlichen Lohnkosten (einschließlich Steuern und Sozialversicherungsbeiträge) für alle krankheitsbedingten Fehltage zu zahlen. Dies gilt sowohl für Vollzeitbeschäftigte als auch für Teilzeitmitarbeiter. Zu diesem Zweck werden hauptsächlich Arbeitszeitkonten verwendet.
Dürfen Arbeitszeitkonten gelöscht werden?
Arbeitszeitkonten dürfen nur dann gelöscht werden, wenn sie irrtümlich oder ohne Nachweis angelegt wurden und nicht mehr die tatsächliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers darstellen. Arbeitszeitkonten können darüber hinaus zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Gewerkschaften führen.
Was passiert mit dem Arbeitszeitkonto bei Kündigung?
Sobald ein Beschäftigungsverhältnis nicht länger fortgeführt wird (bspw. bedingt durch eine Kündigung), ist das Konto von beiden Parteien auszugleichen. Verfügt das Arbeitszeitkonto über ein positives Arbeitszeitguthaben, so ist der Arbeitnehmer entweder für diese Zeit freizustellen oder gemäß seinem Stundenlohn zu entlohnen. Sofern nichts anderes vertraglich vereinbart wurde, geht dabei nach gesetzlicher Regelung immer der Freizeitausgleich vor.
Weist das Stundenkonto hingegen Minusstunden auf, die der Arbeitnehmer nicht begleichen kann, so ist dieser Betrag dem Arbeitgeber finanziell zu erstatten. In diesem Fall werden Arbeitszeitkonten zum zweifelsfreien Nachweis verwendet.
Arbeitszeitkonten werden für einen einzelnen Arbeitnehmer erstellt und der Arbeitgeber ist verpflichtet, sie über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus aufzubewahren.
Arbeitszeitkonten: Vorteile und Nachteile
Welche Vorteile bietet ein Arbeitszeitkonto?
- Flexibilität bei schwankender oder saisonaler Auftragslage
- Bessere Work-Life-Balance und Mitarbeitermotivation
- Mehr Planbarkeit in der Freizeit (Familie, Freunde, Hobbys)
- Steigerung der Arbeitsproduktivität, weil anstehende Aufgaben besser eingeplant werden können
- Fairer Ausgleich in Geldwert oder Freizeit bei Überstunden und Mehrarbeit
Was sind die Nachteile eines Arbeitszeitkontos?
- Gefahr von zu vielen Plusstunden im Hinblick auf die Gesundheit der Mitarbeiter und das Arbeitsrecht
- Potenzielle Interessenkonflikte des Personals beim Abbau der Überstunden
- Arbeitnehmer ist aufgrund des Arbeitszeitkontos dazu verpflichtet Plusstunden zu leisten (potenzielle Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern)
- Hoher bürokratischer Aufwand für die Personalabteilung
- Gehaltsforderungen durch Plusstunden sind ein finanzielles Risiko für den Arbeitgeber
Wer profitiert von einem Arbeitszeitkonto?
Wie bei jedem Thema gibt es stets zwei Seiten einer Medaille. Dennoch überwiegt beim Arbeitszeitkonto im Rahmen der Digitalisierung der Arbeitsprozesse der Nutzen für Arbeitgeber und auch für Arbeitnehmer. Erfahren Sie mehr zu den positiven Aspekten eines Arbeitszeitkontos in unserem HR-Blog zum Thema 5 Vorteile, ein Arbeitszeitkonto zu führen.
Die häufigsten Fragen zum Arbeitszeitkonto
Wie viele Minusstunden dürfen auf ein Arbeitszeitkonto?
Es lohnt sich ein Ampelsystem aufzubauen, anhand dem jeder Mitarbeiter einsehen kann, wann Handlungsbedarf besteht. Beispielsweise können bis zu 40 Minusstunden innerhalb eines vereinbarten Zeitraums selbstständig ausgeglichen werden, alles, was darüber hinausgeht, muss jedoch mit dem Vorgesetzten besprochen werden.
Was passiert mit Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto?
Der Mitarbeiter muss sich an die vereinbarten Arbeitszeiten aus dem Arbeitsvertrag halten. Weist sein Arbeitszeitkonto Minusstunden auf, muss er diese innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums ausgleichen und beispielsweise mehr Schichten verrichten.
Wann muss ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden?
Der Gesetzgeber sieht hier keine allgemeine Regelung vor, außer dass nach dem Arbeitsrecht die wöchentliche Arbeitszeit 48 Stunden nicht überschreiten darf. Allerdings muss zusätzlich dazu in der Betriebsvereinbarung oder auch in Tarifverträgen eine einheitliche Regelung vereinbart werden, ab wann ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden muss. Oft ist dies ab einem Plus/Minus von 40-45 Stunden der Fall.
Wie viele Stunden dürfen auf ein Arbeitszeitkonto?
Die geleisteten Stunden auf dem Arbeitszeitkonto dürfen am Monatsende nicht mehr als 50 Prozent über der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit liegen. Ansonsten ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine sofortige Vergütung für die Überstunden auszuzahlen.
Wie berechnet sich der Saldo des Arbeitszeitkontos?
Anhand einer im Idealfall digitalen Zeiterfassung werden die geleisteten Arbeitsstunden festgehalten und anschließend mit den im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitszeiten abgeglichen. Hat der Mitarbeitende mehr oder weniger Stunden gearbeitet, wird daraus dann der Saldo des Arbeitszeitkontos berechnet.
Wann muss das Zeitkonto ausbezahlt werden?
Der Mitarbeiter kann für gewöhnlich, je nach vertraglichen Bedingungen, die Überstunden entweder abfeiern, also mehr Freizeit haben, oder sich auszahlen lassen. Der Arbeitgeber muss ein Zeitkonto spätestens dann auszahlen, wenn das Arbeitsverhältnis endet oder der Gesetzgeber nach dem Arbeitsrecht vorgibt.
Wie funktioniert ein Arbeitszeitkonto?
Im Allgemeinen funktioniert ein Arbeitszeitkonto wie ein Bankkonto. Doch statt Geld, liegt auf diesem geleistete Arbeitszeit. Hat ein Arbeitnehmer Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto gesammelt, kann er diese nach Rücksprache mit den Kollegen oder dem Vorgesetzten abbauen. Ist das Arbeitszeitkonto im Minus, muss der Mitarbeiter die versäumten Stunden innerhalb eines vorgeschriebenen Zeitraums nachholen.
Wie muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden?
Der Arbeitgeber ist per Gesetz nur in manchen Branchen zur Verhinderung der Schwarzarbeit oder bei Minijobbern verpflichtet, ein Arbeitszeitkonto zu führen. Die Einrichtung des diesen ist freiwillig, das Arbeitszeitkonto muss aber auf jeden Fall schriftlich und nachvollziehbar geführt werden.
Wer führt das Arbeitszeitkonto?
Der Arbeitgeber führt das Arbeitszeitkonto, darf dieses aber nicht einfach so einführen. Er muss dies in die vertraglichen Bestimmungen mit einfließen lassen und mit dem Arbeitnehmer absprechen.
Wie ist ein Arbeitszeitkonto aufgebaut?
Egal ob das Arbeitszeitkonto handschriftlich oder elektronisch geführt wird, muss es den vertraglichen Bestimmung in der Betriebsvereinbarung entsprechen. Das Saldo sollte klar erkennbar sein und die Über- oder Minusstunden vorweisen. So lässt sich die Arbeitszeiterfassung unkompliziert überprüfen.
Arbeitszeitkonto führen: Tipps für Arbeitgeber
Manche Mitarbeiter wirken überlastet, wohingegen andere immer sehr pünktlich Feierabend machen. Den Überblick über alle geleisteten Arbeitsstunden im Unternehmen zu behalten, kann sich für Arbeitgeber schnell zur Herausforderung entwickeln. Mit einem Arbeitszeitkonto erhalten Arbeitgeber Gewissheit zu Überstunden, Minusstunden und der aktuellen Auslastung einzelner Mitarbeiter. Die wichtigsten Tipps rund um das Thema Arbeitszeitkonto haben wir im Folgenden zusammengefasst:
- Implementieren Sie die passende Lösung in ihrem Betrieb und informieren Sie ihre Mitarbeiter mit einer durchdachten Mitarbeiterkommunikation.
- Definieren und kommunizieren Sie klare Bedingungen und Regeln zum Arbeitszeitkonto an ihre Mitarbeiter.
- Behalten Sie den aktuellen Saldo ihrer Mitarbeiter stets im Blick, um bei übermäßigen Plus- oder Minusstunden frühzeitig zu reagieren.
Häufige Fragen von Mitarbeitern
Habe ich ein Arbeitszeitkonto?
Dies können Mitarbeiter durch einen Blick in den Arbeitsvertrag herausfinden. In diesem muss der entsprechende Passus verankert sein, sodass der rechtliche Anspruch eines Arbeitszeitkontos besteht.
Muss ich ein Arbeitszeitkonto akzeptieren?
Nein, ein Arbeitszeitkonto muss in der Regel nicht akzeptiert werden, außer der Gesetzgeber gibt ein solches vor. Der Arbeitgeber kann die Einführung nicht selbst bestimmen, sondern nur aufgrund einer rechtlichen Grundlage im Arbeitsvertrag und der Betriebsvereinbarung.
Wer darf mein Arbeitszeitkonto einsehen?
Die Einsicht ist nur dem Arbeitgeber und dem betroffenen Arbeitnehmer gestattet. Bei weiteren Personen muss die Erlaubnis gegeben worden sein, wie beispielsweise bei dem Personal oder dem Betriebsrat, damit entsprechender Datenschutz gewährleistet ist.
Arbeitszeitkonto: So finden Sie die beste Lösung
Unabhängig davon, für welche Form der Arbeitgeber sich entscheidet, sollte ein Arbeitszeitkonto alles auf einen Blick sichtbar machen. Warum ein Stundenzettel diesen Anforderungen im Gegensatz zu einer Software nicht gerecht wird, ist im Folgenden erläutert.
Lösung auf Papier: Traditioneller Stundenzettel oder Exceltabellen
Der Aufbau eines Arbeitszeitkontos ist wichtig, da eine schnelle Übersichtlichkeit mit allen relevanten Informationen gefragt ist. Folgende Aspekte sollten auf Anhieb gefunden werden:
- Sollstunden vom Mitarbeiter
- Planstunden vom Mitarbeiter
- Tatsächlich gearbeitete Stunden vom Mitarbeiter
- Abwesenheitsstunden vom Mitarbeiter
- Die Differenz aus Soll-Arbeitszeit und geleisteten Stunden
- Den laufenden Saldo bzw. die aktuellen Plus oder Minusstunden
Diesen Ansprüchen wird der traditionelle Stundenzettel nicht gerecht. Stundenzettel-Vorlagen, die zum Beispiel im Format für Excel, Word oder PDF zur Verfügung stehen, bieten immerhin den Vorteil. dass die benötigten Daten bereits vorgegeben sind. Auch die altbekannte Stechuhr mit erforderlicher Hardware und Terminal wird oft verwendet, ist meist jedoch nur mit digitaler Software im Hintergrund sinnvoll anwendbar.
Digitale Lösung: Online Zeiterfassung
Im Zuge der Digitalisierung führen immer mehr Arbeitgeber ein digitales Arbeitszeitkonto für Mitarbeiter innerhalb eines Online-Tools ein. Verbunden mit dem Arbeitszeitkonto gibt es zahlreiche weitere Funktionen, die den Arbeitgeber bei seiner täglichen Arbeit entlasten. Nutzen Sie ein passendes System zur Zeiterfassung, um die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Durch die Verwendung von Arbeitszeitkonten für Ihre Mitarbeiter können Sie eine Vielzahl von Arbeitszeitmodellen in Ihrem Unternehmen möglich machen und haben jederzeit den Überblick.
Arbeitszeitkonto im Überblick
