Arbeitszeitkonto

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In vielen Branchen oder Arbeitszeitmodellen wird mit Arbeitszeitkonten klar ersichtlich aufgezeichnet, wann und wie viel der Arbeitnehmer an Arbeitszeit geleistet hat. So lässt sich direkt feststellen, ob das Saldo eines Beschäftigten Plus oder Minusstunden ist und entsprechende Schritte eingeleitet werden, um das Arbeitszeitkonto wieder auszugleichen. In diesem Artikel wird näher darauf eingegangen, welche Arten von Arbeitszeitkonten es gibt und welche Vorteile und Nachteile diese haben.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Arbeitszeitkonto enthält die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters.
• Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeitkonten zu führen.
• Arbeitszeitkonten können auf verschiedene Arten von Arbeitsverträgen angewandt werden.
• Arbeitszeitkonten geben schnell Auskunft darüber, ob ein Mitarbeiter die erforderliche Arbeitszeit geleistet hat oder nicht.
• Arbeits- und Überstunden lassen sich mit einem Arbeitszeitkonto einsehen und bieten mehr Planbarkeit beim Abbauen dieser.

Definition: Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Der Begriff Arbeitszeitkonto (kurz: Azk), auch bekannt als Stundenkonto, wird hauptsächlich im Personalwesen verwendet. Dabei handelt es sich um eine Auflistung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers.

Aktuell kann die Aufzeichnung des Arbeitszeitkontos sowohl schriftlich als auch auf elektronische Weise erfolgen. Neben der geleisteten Arbeit werden in diesem in der Regel ebenfalls sämtliche Urlaubstage, ausgefallene Arbeitstage aufgrund von Krankheiten sowie geleistete Überstunden festgehalten.

Die Arbeitszeitkonten werden darüber hinaus regelmäßig genutzt, um die arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich vereinbarte Arbeitszeit mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu verrechnen und einen Zeitausgleich herbeizuführen.

Die exakte Feststellung der relevanten Zeitdaten erfolgt in der Regel durch das Ein- und Ausstempeln bzw. Ein- und Austragen an Zeiterfassungsterminals oder einer Stempeluhr. Auf dem Arbeitszeitkonto ist dann wiederum ein Zeitguthaben vorhanden, dass Aufschluss über den aktuellen Saldo des Mitarbeiters gibt:

• Plusstunden bzw. Überstunden: Der Arbeitnehmer hat mehr gearbeitet, als er dem Unternehmen vertraglich schuldet.
• Minusstunden: Der Arbeitnehmer hat weniger gearbeitet, als bei der Personaleinsatzplanung vorgesehen und hat ein Defizit auf seinem Zeitkonto.

In der Regel werden durch Dienst- oder Betriebsvereinbarungen Höchstgrenzen definiert, die das Arbeitszeitguthaben oder die Zeitschulden nicht überschreiten dürfen. Auf diese Weise wird für eine gleichmäßige Zeiteinteilung gesorgt.

Wann werden Arbeitszeitkonten geführt?

Arbeitszeitkonten werden meist dann geführt, wenn die tatsächlichen Arbeitszeiten sehr unregelmäßig erfolgen. Das ist insbesondere in folgenden Situationen der Fall:

• Schichtarbeit
• Zeitarbeit
• Rufbereitschaft
• Homeoffice (zur Kontrolle der täglichen Arbeitszeit)
• Gleitzeit und Funktionszeit.

Bei Unternehmen mit saisonbedingten Auftragsschwankungen und sehr unstetigen Arbeitszeiten macht der Einsatz eines Arbeitszeitkontos Sinn, um das Zeitguthaben der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum zuverlässig zu verwalten. Der Arbeitgeber hat somit trotz unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen innerhalb seiner Mitarbeiter stets die Plus- und Minusstunden im Blick.

Der Arbeitnehmer achtet schließlich darauf, dass sein Arbeitszeitkonto am Ende eines gewissen Zeitraums ausgeglichen wird und die vereinbarten Höchstgrenzen nicht überschritten werden.

Arbeiten die Mitarbeiter innerhalb eines Arbeitszeitmodells mit sehr stetigen Arbeitszeiten, kann wiederum auf den Einsatz eines Arbeitszeitkontos verzichtet werden.

Arbeitszeitkonten werden außerdem sowohl bei unbefristeten als auch bei befristeten Arbeitsplätzen verwendet. Darüber hinaus werden diese auch für die Festlegung der Arbeitszeiten bei Projektverträgen verwendet.

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Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?

Wie genau das Arbeitszeitkonto gestaltet wird, bleibt dem Arbeitgeber für sein Unternehmen überlassen. Im ersten Schritt lassen sich Kurzzeitkonten und Langzeitkonten unterscheiden. Vier Modelle sind im Folgenden als Beispiel aufgeführt, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist:

Überstundenkonto

Es handelt sich um ein Kurzzeitkonto, das die Plus- und Minusstunden eines Mitarbeiters erfasst. Meistens läuft es nur wenige Monate oder wird monatlich gelöscht und neu begonnen.

Ampelkonto

Bei dieser Form des Arbeitszeitkontos wird mit einem Farbsystem gearbeitet, bei dem der Arbeitgeber stets den Überblick über die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter hat. Bei der Farbe „Grün“ entspricht das Zeitguthaben den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Die Farbe „Gelb“ ist ein Warnhinweis und die Vorstufe zum roten Bereich, bei dem die Höchstgrenzen laut Arbeitszeitgesetz überschritten werden.

Jahresarbeitszeitkonto

Wie der Name schon sagt, muss das Arbeitszeitguthaben innerhalb eines Jahres ausgeglichen werden. Ansonsten verlieren eventuelle Ansprüche ihre Gültigkeit.

Lebensarbeitszeitkonto

Bei Langzeitkonten haben Mitarbeiter mehr Flexibilität bei der Umsetzung langfristiger Pläne (z.B. Sabbatical, verlängerte Elternzeit), da diese Arbeitszeitmodelle nicht auf einen expliziten Zeitraum zum Ausgleich beschränkt sind.

Gut zu wissen: Das Arbeitszeitkonto wird heutzutage von vielen Unternehmen als Instrument zur Realisierung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter genutzt. Dadurch tragen Arbeitgeber zu einer modernen Mentalität am Arbeitsplatz bei.

Das Arbeitszeitkonto im Arbeitsalltag

Bei saisonaler Auftragslage ist das Arbeitszeitkonto eine sehr gute Möglichkeit, dass die Mitarbeiter dann arbeiten, wenn sie gebraucht werden und trotzdem weiterhin bezahlt werden. Wenn im Winter beispielsweise weniger Arbeitszeit von Unternehmen gebraucht werden, wäre ohne das Arbeitszeitmodell Arbeitslosigkeit anzumelden und das Gehalt würde somit wegfallen. (siehe auch: Saisonarbeit).

Allgemein bietet das Arbeitszeitkonto die Möglichkeit, Überstunden fair zu vergüten. So gibt es keine verdeckten Überstunden in Bürojobs oder beim Handwerk mehr. Allerdings liegt die Beweispflicht dennoch beim Arbeitnehmer, was die Vergütung zum Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer werden lassen kann.

Zusätzlich kann das Arbeitszeitkonto zwar zum Einen dafür sorgen, dass private Termine nicht mehr zu Ausfällen bei den Mitarbeitenden führen, sondern diese besser und flexibler in ihrer Freizeit einplanen können. Mit dieser Freiheit hat das Unternehmen auch einen großen Vorteil im Bezug auf die Mitarbeiterbindung und das Employer Branding, weil Flexibilität vor allem bei Young Professionals entscheidend ist.

Gezielter Überstundenaufbau vs. Funktion von Überstunden

Es kann jedoch auch passieren, dass sich Arbeitnehmer gezielt Überstunden anhäufen, damit sie in einer bestimmten Zeitspanne frei machen können. Das spiegelt nicht den Sinn der unterschiedlichen Vertragsarten wider, die den Vordergrund darin sehen, dass Überstunden dann gemacht werden, wenn viel Arbeit anfällt.

Arbeitnehmer wiederum müssen darauf achten, dass ihre Überstunden auch vergütet werden. Nach drei Jahren verfällt der gesetzliche Anspruch. Auch bei einem Überstundenkonto oder bei so geregelten Betriebsvereinbarungen kann es passieren, dass der Mitarbeiter nur einen kurzen Zeitraum hat, in dem er die Überstunden abbauen könnte.

Dahingehend steht das Verlustrisiko bei Minusstunden beim Arbeitgeber. Er muss hier rechtzeitig eingreifen, sodass er auf den Kosten nicht sitzen bleibt. Der Mitarbeiter hat trotz Minusstunden einen Anspruch auf sein volles Gehalt.

Unternehmen sollten je nach Branche also die genauen Bedingungen des Arbeitszeitkontos gezielt festlegen und auch mit den Mitarbeitern besprechen. So gibt es wenig Interessenkonflikte und Missverständnisse und das System bleibt für jeden verständlich.

Arbeitszeiten erfassen: Rechtliche Grundlagen zum Arbeitszeitkonto

Bei der Arbeitszeit handelt es sich um persönliche Daten, die regelmäßig erfasst werden und Bestandteil des Alltags von Unternehmen sind. Die richtige Handhabung von Zeitkonten ist daher für beide Seiten entscheidend. Die häufigsten Fragen rund um das Thema Arbeitszeit und Arbeitsrecht finden Sie im Folgenden:

Wann muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden?

In den meisten Branchen ist ein Arbeitszeitkonto freiwillig. Nur bei Minijobbern und in bestimmten Branchen (wie beispielsweise in der Gastronomie) müssen laut dem § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) Arbeitszeitkonten geführt werden.

Wann darf keine Arbeitszeit erfasst werden?

An Sonn- und Feiertagen dürfen keine Arbeitszeiten erfasst werden, da diese Tage in der Regel einen arbeitsfreien Tag darstellen und daher nicht zur Arbeitszeit zählen (sie müssen aber trotzdem bezahlt werden). Die Aufzeichnungen auf dem Arbeitszeitkonto müssen immer die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters wiedergeben und stellen eine Arbeitszeitdokumentation dar.

Gut zu wissen: Seit dem ersten Quartal 2015 sind Arbeitgeber mit mehr als zehn Beschäftigten verpflichtet, die Hälfte der tatsächlichen Lohnkosten (einschließlich Steuern und Sozialversicherungsbeiträge) für alle krankheitsbedingten Fehltage zu zahlen. Dies gilt sowohl für Vollzeitbeschäftigte als auch für Teilzeitmitarbeiter. Zu diesem Zweck werden hauptsächlich Arbeitszeitkonten verwendet.

Dürfen Arbeitszeitkonten gelöscht werden?

Arbeitszeitkonten dürfen nur dann gelöscht werden, wenn sie irrtümlich oder ohne Nachweis angelegt wurden und nicht mehr die tatsächliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers darstellen. Arbeitszeitkonten können darüber hinaus zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Gewerkschaften führen.

Was passiert mit dem Arbeitszeitkonto bei Kündigung?

Sobald ein Beschäftigungsverhältnis nicht länger fortgeführt wird (bspw. bedingt durch eine Kündigung), ist das Konto von beiden Parteien auszugleichen. Verfügt das Arbeitszeitkonto über ein positives Arbeitszeitguthaben, so ist der Arbeitnehmer entweder für diese Zeit freizustellen oder gemäß seinem Stundenlohn zu entlohnen. Sofern nichts anderes vertraglich vereinbart wurde, geht dabei nach gesetzlicher Regelung immer der Freizeitausgleich vor.

Weist das Stundenkonto hingegen Minusstunden auf, die der Arbeitnehmer nicht begleichen kann, so ist dieser Betrag dem Arbeitgeber finanziell zu erstatten. In diesem Fall werden Arbeitszeitkonten zum zweifelsfreien Nachweis verwendet.

Arbeitszeitkonten werden für einen einzelnen Arbeitnehmer erstellt und der Arbeitgeber ist verpflichtet, sie über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus aufzubewahren.

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