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Die tagtägliche Dokumentation der genauen Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeiters kann mitunter enorme Mühe bereiten. Viele Unternehmen nehmen diese jedoch in Anbetracht der Vorteile in Kauf. Die exakte Sammlung von Informationen bezüglich Pausenzeiten und Arbeitsbeginn sowie -ende der Angestellten ermöglicht Kontrolle über die tatsächlich erbrachte Leistung. Insbesondere bei Überstunden ist diese Kontrolle nicht nur von Nutzen für die Mitarbeiter. Auch die Einhaltung des Arbeitszeitschutzgesetzes kann auf diese Weise sichergestellt werden. Dazu kommen vereinfachte Buchführung und Lohnabrechnung bei bereits erfolgter Zeiterfassung.
Definition: Was versteht man unter Arbeitszeitdokumentation?
Konkret wird unter der Arbeitszeitdokumentation die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit sämtlicher Mitarbeiter eines Betriebes verstanden. Arbeitszeit ist in diesem Fall der Zeitraum, innerhalb dessen der Arbeitnehmer seine vertraglich festgelegten Leistungen erbringt. Eine solche Dokumentation der Arbeitszeit dient dabei dem Zweck eine vertrauensvolle Unternehmenskultur zu schaffen und möglichem Arbeitszeitbetrug schon im Vorfeld entgegenzuwirken.
Möglichkeiten der Arbeitszeitdokumentation
Um die Arbeitszeitdokumentation möglichst unkompliziert zu gestalten, gibt es mittlerweile viele verschiedene Wege. Zu den klassischen analogen Möglichkeit (z.B dem Stundenzettel) finden sich Alternativen wie der digitale Stundenzettel oder das digitale Stundenkonto. Bei der Entscheidung für eine technische Variante oder die Aufzeichnung per Hand sind außerdem mehrere Vor- und Nachteile zu beachten. Systeme, die eine spezielle Hardware benötigen, sind kostenintensiver. Dafür bieten sie mehr Komfort bei der Anwendung. Unabhängig von der Art ist Zeiterfassung aus folgenden Gründen für jeden Betrieb von Interesse:
- Einhaltung der Vorgaben nach Arbeitsrecht
- Einfache Verwaltung von Überstunden, Abwesenheiten und Urlaub
- Erleichterung der Entgeltabrechnung
- Kosteneinsparung
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Arbeitszeitdokumentation in der Praxis
Branchenübergreifend werden sich alle Unternehmen mit der Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter beschäftigen müssen. Damit es nicht zu Vorbehalten vonseiten der Arbeitnehmer kommt, sollte dieses Protokollieren von Beginn an umgesetzt und offen kommuniziert werden. Die Arbeitszeiterfassung kann daher im besten Falle als Instrument zur Verbesserung innerbetrieblicher Prozesse und Strukturen angesehen werden. Da bei der Arbeitszeitdokumentation grundsätzlich personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss im Vorhinein eine Einwilligung im Sinne der DSGVO eingeholt werden.
Wer muss die tägliche Arbeitszeit dokumentieren?
Lange war die Arbeitszeitdokumentation nur in begrenztem Umfang Pflicht. Nach Arbeitszeitgesetz ist der Arbeitgeber angehalten, nur die Überstunden sowie Feiertagsarbeit aufzuzeichnen. Um im Falle eines rechtlichen Streits auf der sicheren Seite zu sein, sollten alle Unternehmen eine umfassende Dokumentation jedoch vorziehen. Damit lassen sich Lohnansprüche einwandfrei belegen.
Konsequenzen einer fehlenden Arbeitszeitdokumentation
Seit dem Beschluss des Europäischen Gerichtshof im Mai 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, die vollständige Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das verwendete System solle objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Als erstes Gericht in Deutschland hat sich das Arbeitsgericht Emden mit diesem EuGH-Urteil auseinandergesetzt. Künftig soll sich die Frage: „Wer muss die Arbeitszeit dokumentieren?“ erübrigen. Es bejahte die Gültigkeit des Beschlusses und entschied eine unmittelbare Auswirkung dessen auf Arbeitgeber. Demnach kann ein Arbeitgeber bei Einklagung der Vergütung von Überstunden durch Mitarbeiter nur der sekundären Beweislast entsprechen, wenn er der Arbeitszeitdokumentation nachgekommen ist.
