Inhalt
Arbeitnehmer, die erkranken, sollten aus gutem Grund nicht bei der Arbeit erscheinen und sich stattdessen zu Hause auskurieren. Zum einen kann ein kranker Arbeitnehmer in der Regel nicht die volle Arbeitsleistung erbringen, zum anderen besteht zudem noch die Gefahr, dass andere Kollegen angesteckt werden. Da Arbeitgeber ein Recht darauf haben, sich die Erkrankung eines Arbeitnehmers von einer unabhängigen Stelle bescheinigen zu lassen, benötigen Arbeitnehmer für eine Krankschreibung eine ärztliche Bescheinigung – Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung genannt.
Worauf Sie als Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen achten sollten und was das Arbeitsrecht dazu sagt, erfahren Sie in unserem Artikel.
Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Bei einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz AU oder ugs. Krankenschein, in Österreich Arbeitsunfähigkeitsmeldung, in der Schweiz Arztzeugnis) handelt es sich um eine schriftliche Urkunde zum Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit. Sie wird als medizinisches Gutachten von Ärzten und Ärztinnen ausgestellt und dient sowohl als Beleg für den Arbeitgeber des Erkrankten als auch für dessen Krankenkasse. Nur, wenn die Arbeitsunfähigkeit durch eine solche Bescheinigung belegt ist, besteht für den Versicherten ein Anspruch auf Krankengeld.
Ist ein Attest eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Unter einem Attest versteht man in aller Regel eine gültige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Form eines medizinischen Gutachtens, die dem Arbeitgeber und der Krankenkasse im Fall einer Erkrankung vorzulegen ist. Es können jedoch auch noch andere Urkunden, Zeugnisse oder Bescheinigungen als Attest bezeichnet werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer AU Bescheinigung und einer Krankmeldung?
Bei einer AU Bescheinigung handelt es sich um ein schriftliches Beweismittel über das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit, die ein Hausarzt an seine Patienten ausstellt. Der Begriff Krankmeldung bezeichnet lediglich das Vorgehen, seinem Arbeitgeber die Information seiner Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Dies kann beispielsweise per E-Mail, per Telefon oder auch Whatsapp erfolgen.
Wann benötigen Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Arbeitnehmern?
Sobald ein Arbeitnehmer krank ist und infolgedessen seiner Arbeit nicht nachgehen kann, ist er dazu verpflichtet, seine Arbeitsunfähigkeit seinem Arbeitgeber mitzuteilen. Es besteht zudem eine Nachweispflicht ab dem Tag nach dem dritten Kalendertag der Erkrankung. Es steht einem Arbeitgeber frei, die Bescheinigung bereits zu einem früheren Zeitpunkt zu verlangen.
Wer darf die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen?
Die sogenannte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dürfen Hausärzte, Fachärzte und Zahnärzte ausstellen. Sie dient einem Unternehmen als offizieller Nachweis dafür, dass der betroffene Arbeitnehmer tatsächlich erkrankt ist und seine Arbeit unter diesen Umständen nicht antreten kann.
Auch für Arbeitnehmer hat die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eine rechtliche Bedeutung. Sie ist die Grundlage für die gesetzlich verpflichtende Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber im Krankheitsfall.
Wie sieht eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus?
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist immer vierseitig und im DIN-A6-Format. Damit sie der Richtigkeit entspricht, sollte sie aus folgenden Papierbelegen bestehen:
- eine Seite für die Unterlagen des Erkrankten
- ein Beleg für die Krankenkassen
- eine Seite für den Arbeitgeber des Patienten
- ein Beleg für den Arzt zur Aufbewahrung
Das Papier ist in jeder Ausführung vom Inhalt und Aufbau gleich. Lediglich das Dokument, das für das Unternehmen bestimmt ist, enthält keine Informationen zur Diagnosestellung des Versicherten. Zudem sind die ersten drei Seiten einer AU gelb, nur der Durchschlag für den behandelnden Arzt ist in weißer Farbe.
Folgende wichtige Daten enthält eine gültige AU:
- Persönliche Daten wie Name und Adresse des Erkrankten
- Informationen zur Krankenkasse
- Name und Nummer des behandelnden Arztes
- Datum der Ausstellung der AU
- Feststellung von Beginn und voraussichtlichem Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Angabe, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt
- Angabe, ob es sich um eine Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt
Welche Varianten der AU-Bescheinigung gibt es?
Es gibt zwei Varianten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung:
- Die Erstbescheinigung: Sie wird ausgestellt, wenn der Arbeitnehmer erstmals innerhalb der letzten sechs Monate an einer Krankheit erkrankt.
- Die Folgebescheinigung: Sie wird ausgestellt, wenn die Krankheit des Arbeitnehmers über den in der Erstbescheinigung angegebenen Zeitraum hinaus andauert.
Was sagt das Arbeitsrecht zur Arbeitsunfähigkeit?
Zur gesetzlichen Einordnung der Arbeitsunfähigkeit sind insbesondere die Vorgaben des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) von Relevanz. So regelt §3 EntFG beispielsweise den Anspruch auf Krankengeld. §5 EntFG legt weiterhin die Anzeige- und Nachweispflichten von Arbeitnehmern und Ärzten fest und baut somit das Grundgerüst für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, ihrer praktischen Umsetzung sowie den geltenden zeitlichen Fristen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in der Praxis
Der erkrankte Arbeitnehmer erhält die AU-Bescheinigung als Patient und Versicherter in zweifacher Ausführung vom Arzt. Eine davon ist an dem Arbeitgeber weiterzuleiten, die andere ist der Krankenkasse auszuhändigen.
Exemplar für die Krankenkasse
Zum Schutz des Arbeitnehmers ist die vom Arzt ausgestellte Diagnose nur in der für die Krankenkasse bestimmten Bescheinigung enthalten. Die Diagnose ist in Form eines Codes hinterlegt. Arbeitnehmer, die wissen wollen, was dieser Code bedeutet, können sich auf der Website ihrer Krankenkassen darüber informieren.
Exemplar für den Arbeitgeber
Im Dokument für den Arbeitgeber ist der Code mit der Diagnose nicht hinterlegt. Die Firma des Arbeitnehmers erfährt die ärztliche Diagnose somit nicht. Dies ist vor allem bei psychischen Erkrankungen eine wichtige Maßnahme, um den Arbeitnehmer vor etwaigen negativen Konsequenzen zu schützen.
Wann muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorliegen?
Erkrankte Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit laut Gesetz ihrer Firma unverzüglich mitteilen. Sofern eine Erkrankung länger als drei Tage andauert, muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am darauffolgenden Tag übermittelt werden. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise am Mittwoch erkrankt und er seinen Arbeitgeber am gleichen Tag über seine Arbeitsunfähigkeit informiert, muss er spätestens am Montag die AU Bescheinigung einreichen.
Im Übrigen zählen auch Samstage und Sonntage zu den drei Tagen hinzu, da die Kalendertage und nicht die Arbeitstage gelten. Die Übermittlung braucht jedoch nicht am Wochenende, sondern grundsätzlich nur an Arbeitstagen durchgeführt werden. Daher reicht es aus, wenn der Arbeitnehmer den Schein am Montag statt am Samstag abgibt, wenn er am Mittwoch erkrankt.
Wann muss die Folgebescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers beim Arbeitgeber vorliegen?
Ist ein Arbeitnehmer länger krank als es die erste Krankschreibung angibt, muss er eine sogenannte Folgebescheinigung bei seinem Arbeitgeber abgeben. Hierbei handelt es sich einfach um eine weitere Urkunde, die der Arzt ausstellt und die sich in ihrer Form nicht von der Erstbescheinigung unterscheidet. Es gilt, dass zwischen Erst- und Folgebescheinigung keine nicht bescheinigten Krankentage liegen dürfen.
Die fortsetzende AU sollte innerhalb der ersten drei Tage nach Ablauf des ersten Attests beim Arbeitgeber eintreffen, damit der Versicherte das Krankengeld wie gewünscht weiter ausbezahlt bekommt. Eine gesetzliche Regel für diese Frist gibt es nach aktuellem Stand jedoch nicht.
Abweichungen: Arbeitsvertrag und Tarifvertrag
Neben der genannten gesetzlichen Vorgabe kann die Meldung der Arbeitsunfähigkeit jedoch in einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag abweichend geregelt werden. Manche Unternehmen schreiben ihren Mitarbeitern vor, dass sie bereits am ersten Tag der Erkrankung einen Arzt aufsuchen müssen, um sich dort offiziell krankschreiben zu lassen. Gleiches gilt auch in Bezug auf die Agentur für Arbeit.
Sofern eine Person Arbeitslosengeld bezieht, verlangt die Agentur für Arbeit gegebenenfalls bereits am ersten Tag einen offiziellen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Im Zuge des Bürokratieabbaus hat die deutsche Bundesregierung im Gesetz zum Bürokratieabbau eine Neuregelung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beschlossen. Ab dem 1. Januar 2023 soll die bisherige Bescheinigung in DIN-A6 Form der Vergangenheit angehören.
In Zukunft ist geplant, dass nicht mehr der Arbeitnehmer die Krankenkasse und seine Firma über die Arbeitsunfähigkeit informiert, sondern der behandelnde Arzt der Kasse die Arbeitsunfähigkeit des Versicherten meldet. Diese leitet die Bescheinigung dann auf digitalem Wege an die Firma weiter. Nachdem der Arbeitnehmer seinem Vorgesetzten über seine Arbeitsunfähigkeit informiert hat, kann dieser die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters elektronisch abrufen.
Durch die Umstrukturierung von der Papierform zur Digitalisierung der AU sind in der Praxis einige Optimierungen des Arbeitsablaufs möglich. So können Fehlzeiten beispielsweise automatisch in die Zeiterfassungssoftware einfließen und müssen nicht mehr manuell ins System eingepflegt werden. Durch die Einführung solcher Prozesse kann das Fehlzeitenmanagement in Unternehmen nachhaltig optimiert werden.
Was ändert sich 2023 beim Thema Krankschreibung?
Durch das neue Gesetz der Bundesregierung, welches mit der Einführung der bundesweiten eAU einhergeht, kommt es zu einigen Veränderungen des derzeit geltenden Verfahrens rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.
Weitere Fragen zur Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit
Wie lange müssen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aufbewahrt werden?
Es existiert derzeit keine strikte Frist zur Aufbewahrung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Es wird jedoch empfohlen, die AU solange zu behalten, wie der Ersatzanspruch auf Lohnfortzahlung gegenüber der Krankenkasse besteht, also fünf Jahre. Steht die Krankschreibung in keinem Bezug zu einer Lohnfortzahlung, braucht die Bescheinigung von der Seite des Arbeitnehmers auch kürzer aufbewahrt werden. Betrug die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit weniger als sechs Wochen, ist nach Rat des bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht eine Vernichtung nach etwa einem Jahr ohne Weiteres möglich. Ärzte sollen die Bescheinigungen laut den Krankenkassen für mindestens ein Jahr verwahren.
Was passiert, wenn Arbeitnehmer die Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit nicht rechtzeitig beim Arbeitgeber einreichen?
Die zügige Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Firma sollten Arbeitnehmer unbedingt ernst nehmen. Im Falle der Nichteinhaltung der gesetzlichen Frist hat ein Unternehmen das Recht, das Geld für die Lohnfortzahlung an ihren Mitarbeiter im Krankheitsfall einzubehalten. Auch eine Abmahnung oder schlimmstenfalls eine Kündigung sind möglich, sofern der Arbeitnehmer nach Aufforderung durch die Firma keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beibringt.
Was passiert, wenn Arbeitnehmer die AU nicht an die Krankenkasse schicken?
Eine AU sollte stets innerhalb einer Woche ab dem Arztbesuch bei der Krankenkasse vorliegen. Wird diese Frist versäumt, verliert der Erkrankte seinen Anspruch auf Krankengeld. Dies geht aus § 49 Abs. 1 Nr. 55 SGB V vor. Ob der Ausdruck auf dem Postweg, per E-Mail oder per Fax bei der Kasse eingeht, ist dabei unerheblich. Ist der Versicherte Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse, ist sein Arzt nach § 5 Abs. 1 Satz 5 EFZG zur unverzüglichen Übermittlung der Daten an die Kasse verpflichtet und der Arbeitnehmer verliert seine Meldepflicht.
