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Wenn es um Personalbeschaffung geht, ist es wichtig, dass eigene Unternehmen in einem positiven Licht darzustellen. Grundlegend dafür ist eine sogenannte Arbeitsplatzbeschreibung. Inwiefern sich eine Arbeitsplatzbeschreibung von einer Stellenbeschreibung unterscheidet, worauf beim Schreiben einer Arbeitsplatzbeschreibung geachtet werden sollte und wodurch sich diese auszeichnet erfahren Sie hier.
Definition: Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Eine Arbeitsplatzbeschreibung beschreibt ausführlich, welche Aufgaben und Anforderungen mit dem ausgeschriebenen Arbeitsplatz einhergehen. Die Arbeitsplatzbeschreibung illustriert ebenfalls welche Aufgaben und Pflichten mit dem jeweiligen Arbeitsplatz verbunden sind und wie der Job in die organisatorische Struktur des Unternehmens eingebunden ist.
Eine Arbeitsplatzbeschreibung beinhaltet also:
- Die Aufgaben und Tätigkeiten des ausgeschriebenen Berufs
- Die zu erreichenden Ziele
- Die, mit dem Arbeitsplatz verbundenen, Pflichten
- Den Stand in der hierarchischen Struktur des Unternehmens
Was ist der Unterschied zwischen einer Arbeitsplatzbeschreibung und einer Stellenbeschreibung?
Die Unterschiede zwischen Stellenbeschreibung und Arbeitsplatzbeschreibung mögen marginal erscheinen, sind aber umso wichtiger. Die Stellenbeschreibung ist häufig deutlich kürzer als die Arbeitsplatzbeschreibung und nimmt vermehrt den Soll-Zustand ins Visier und dient damit häufig als Grundlage für eine Stellenausschreibung. Die Arbeitsplatzbeschreibung hingegen fokussiert sich eher auf den Ist-Zustand und beziehen sich damit mehr auf eine bestehende Stelle.
Arbeitsrecht und Arbeitsplatzbeschreibung
Zwar ist im deutschen Arbeitsrecht keine Verpflichtung für eine ausführliche Arbeitsplatzbeschreibung verankert, jedoch fordert der Gesetzgeber nach § 2 Absatz 1 Nr. 5 eine sogenannte Tätigkeitsbeschreibung. Demnach muss der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit die vereinbarten Vertragsbedingungen schriftlich festhalten. Genauer gesagt muss der Arbeitgeber „eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit“ aufstellen.
Haben Beschäftigte ein Recht auf eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Dementsprechend haben die Arbeitnehmer auch kein Recht auf eine Arbeitsplatzbeschreibung. Lediglich auf eine, im vorherigen Absatz erwähnte, Tätigkeitsbeschreibung hat der Mitarbeiter ein Anrecht. Diese muss außerdem spätestens einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit dem Mitarbeiter vorliegen und in schriftlicher Form verfasst sein.
Arbeitsplatzbeschreibung im Unternehmen
Arbeitsplatzbeschreibungen bieten für Unternehmen eine ganze Reihe an Vorteilen und helfen dem Unternehmen in einigen Belangen weiter. Sie schaffen somit Transparenz und Verlässlichkeit und verschaffen dem Mitarbeiter einen genauen Überblick über die erwarteten Tätigkeiten.
Unabhängig davon, ob es um eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst oder in der privaten Wirtschaft geht – die Mitarbeiter können klar nachvollziehen, welche Anforderungen an sie gestellt werden und was nötig ist um eine höhere Eingruppierung zu erreichen.
Was sind die Ziele einer Arbeitsplatzbeschreibung?
Das Aufstellen einer Arbeitsplatzbeschreibung ist für beide Seiten des Vertragsverhältnisses enorm sinnvoll. Der Mitarbeiter weiß genau, was von ihm an seinem Arbeitsplatz erwartet wird. Er weiß, wem er zuzuarbeiten hat und wer ihm zuarbeitet, was folglich zu klaren Verhältnissen führt und Missverständnissen vorbeugt – einer der wichtigsten Grundbausteine für ein gutes Betriebsklima und eine überdurchschnittliche Mitarbeitermotivation.
Des Weiteren kann der Arbeitnehmer weniger einfach schlechte Leistungen verbergen. Die Vorgesetzten wissen bei jeder Mitarbeiterbeurteilung genauestens, wonach jeder einzelne Mitarbeiter zu beurteilen ist. Auch in vielen Unternehmen sowie dem öffentlichen Dienst dient die Arbeitsplatzbeschreibung der Eingruppierung in Tarif-, Lohn- bzw. Gehaltsklassen.
Welche Vorteile hat eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Die Vorteile eine Arbeitsplatzbeschreibung liegen somit auf der Hand: Mithilfe von Arbeitsplatzbeschreibungen und der genauen Angabe dessen, welche Tätigkeiten anfallen, ergibt sich die Möglichkeit innerhalb des Unternehmens einheitliche Standards zu schaffen.
Wenn der Unternehmer es schafft, sich nicht nur dessen bewusst zu sein, welche Aufgaben ein Mitarbeiter zu erbringen hat, sondern auch die Umrisse des Arbeitsplatzes klar erfassen kann, erlangt er eine bessere Planungssicherheit.
Umso weiter die Digitalisierung fortschreitet, desto wichtiger wird es zu wissen, welche Zahnräder innerhalb des Betriebs ineinander greifen. Gerade wer ein erfolgreiches Change Management anstrebt, benötigt diese Informationen zwangsläufig. Außerdem ist für die Optimierung verschiedenster Unternehmensprozesse eine genaue Arbeitsplatzbeschreibung notwendig.
Welche Nachteile hat eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Wie alles im Leben hat auch eine Arbeitsplatzbeschreibung ihre Nachteile. Der Aufwand durch die generelle Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibungen ist sehr hoch. Außerdem nimmt die notwendige zeitintensive und permanente Pflege dieser Beschreibungen viel Zeit in Anspruch.
Darüber hinaus können zu genaue Arbeitsplatzbeschreibungen ein Hemmnis für die Flexibilität und Kreativität der Mitarbeiter sein. Die übergenaue Beschreibung des Arbeitsplatzes schränkt die Autonomie der Beschäftigten ein und führt somit zu weniger neuer Entwicklung der einzelnen Mitarbeiter.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Die Beschreibung des Arbeitsplatzes: So können Arbeitgeber das Potenzial ausnutzen
Die Beschreibung des Arbeitsplatzes hat auch für Arbeitgeber viele Vorteile und können vom HR sowie weiterem Führungspersonal für die Vereinfachung von Prozessen und das Schaffen von mehr Transparenz genutzt werden.
Arbeitsplatzbeschreibung als Instrument der Führung
Die Beschreibungen des Arbeitsplatzes hilft der Führungsebene dabei sich bei der Vereinbarung von Zielen mit den Beschäftigten zurechtzufinden. Darüber hinaus wird auch die langfristige Bindung und Entwicklung von Personal durch auf den jeweiligen Beschäftigten zugeschnittene Fortbildungen möglich gemacht.
Arbeitsplatzbeschreibungen zur Motivation der Beschäftigten
Wenn den Mitarbeitern klar vermittelt wird, was von Ihnen erwartet wird und welchen Sinn und Zweck ihre Tätigkeit im Unternehmen hat, stärkt das die Mitarbeitermotivation. Auch ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Position innerhalb des Unternehmens klar kennen.
Prozess- und Personalplanung mithilfe von Arbeitsplatzbeschreibungen
Auch die Optimierung von Arbeitsprozessen sowie von Führungsprozessen ist mithilfe der Arbeitsplatzbeschreibung möglich. Die Führungsebene eines Unternehmens hat immer im Blick, ob für aufkommende Aufgaben zusätzliches Personal benötigt wird. Die unnötige Dopplung von Arbeiten kann so vermieden und eingestellt werden. Somit werden unnötige Mehrausgaben eingespart und die Rentabilität des Unternehmens steigt.
Wie erstellt man eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Die besten Autoren für eine Beschreibung des Arbeitsplatzes sind jene Menschen, die diesen Arbeitsplatz innehaben. Sie kennen sich mit dem Inhalt der Tätigkeiten sowie den damit verbundenen Aufgaben bestens aus. Wichtig ist jedoch, dass die Person, die die Arbeitsplatzbeschreibung erstellt, nicht das Gefühl vermittelt bekommt, das Unternehmen möchte ihn ersetzen.
Erklären Sie dem Stelleninhaber, warum sie die Beschreibung brauchen und welchen Vorteil sie sich davon versprechen. Erklären Sie Ihren Kollegen darüber hinaus, wofür Sie die Arbeitsplatzbeschreibung brauchen und welchen Nutzen Sie davon haben.
Wie genau eine Arbeitsplatzbeschreibung formuliert sein soll, dafür gibt es keine verbindlichen Vorgaben. Da ein Großteil der Beschäftigten keine Erfahrung mit dem Erstellen von Arbeitsplatzbeschreibungen hat, ist es wichtig, dass Sie als HR-Abteilung Ihren Mitarbeitern eine Beispiel-Arbeitsplatzbeschreibung zur Verfügung stellen. Das Dokument muss keinen langen Fließtext enthalten. Es kann in Listenform erstellt werden – grundsätzlich gilt die Regel, dass das Dokument so lang wie nötig und so kurz wie möglich sein sollte.
Welche Inhalte muss eine Arbeitsplatzbeschreibung enthalten?
Einige Punkte sollten in einer Arbeitsplatzbeschreibung zwangsläufig enthalten sein. Diese wären beispielsweise:
Beschreibung des Arbeitsplatz und Inhaber der Stelle
- Name des Unternehmens
- Stellenbezeichnung
- Arbeitszeit
- Kostenstelle
- Vorname und Name
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum
- Personalnummer
Die Einordnung in die Organisationsstruktur
- Abteilungsname
- Chefs
- Unterstellte
- Wer ist der Stellvertreter?
- Wen vertritt Stelleninhaber?
Die Aufgaben, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten
- Aufgabe vom Stelleninhaber
- Ziele der Arbeit
- Umfang der Aufgaben
- Geforderte Qualifikationen
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
- Befugnisse vom Stelleninhaber
- Rechenschaftspflicht vom Stelleninhaber
Eingruppierung
- Lohnklasse
- Mögliche Prämien
Beschreibung von Arbeitsplätzen: Das Wichtigste auf einen Blick
Arbeitsplatzbeschreibungen können ein wichtiges Instrument zur Optimierung vieler Arbeitsprozesse innerhalb einer Firma sein. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist hier noch einmal das Wichtigste zusammengefasst.
- Die Arbeitsplatzbeschreibung ist keine Stellenausschreibung und beschreibt den Ist-Zustand
- Es handelt sich um ein wichtiges Dokumentationsinstrument und vereinfacht die Unternehmensorganisation
- Sie schafft Sicherheit für Unternehmer und Angestellte
- Besagte Beschreibung umschließt die Rahmenbedingungen des Arbeitsvertrags
