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Als Teil der Arbeitsgestaltung ist die Arbeitsorganisation ein relevanter Bereich eines jeden Unternehmens, da sie direkte Auswirkungen auf die Effektivität von Arbeitsabläufen hat. Welche Bedeutung der Begriff hat, welche Aufgaben von der Arbeitsorganisation übernommen werden und wer für die Planung zuständig ist, erfahren Sie in unserem Artikel. Außerdem können Sie im Folgenden nachlesen, was eine gute unternehmerische Organisation ausmacht und wie Sie diese als Arbeitgeber erreichen können.
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Definition: Was ist Arbeitsorganisation?
Als Arbeitsorganisation bezeichnet man laut Definition die strukturierte Gestaltung von Arbeitsabläufen. Der Organisationsbegriff umfasst gemäß seiner Bedeutung dabei sowohl die Art der Tätigkeiten, als auch den Umfang der Aufgaben und die Bedingungen der Arbeitselemente. Das Ziel ist die Erhaltung und Steigerung der Effizienz und Produktivität eines Unternehmens. Dieses Ziel soll durch die optimierte Nutzung der verfügbaren Ressourcen und Kompetenzen erreicht werden.
Welcher Zusammenhang besteht zwischen Arbeitsorganisation und Arbeitsgestaltung?
Die Arbeitsorganisation ist eines der Produkte der Arbeitsgestaltung. Neben der Arbeitsorganisation gehören auch der Arbeitsablauf und die Aufgabeninhalte zur Arbeitsgestaltung. Dabei übernimmt die Arbeitsorganisation unter anderem die Planung von Kompetenzbereichen und Arbeitszeiten sowie die Erfassung aller zu verrichtenden Aufgaben.
Die Arbeitsgestaltung plant dann auf der Grundlage der Arbeitsorganisation die konkreten Arbeitsabläufe im Unternehmen.
Wessen Aufgabe ist die Arbeitsorganisation?
Die Arbeitsorganisation wird von dem Unternehmen selbst oder von Behörden übernommen. Innerhalb eines nicht behördlich strukturierten Betriebs ist es die Sache des Arbeitgebers und des Betriebsrats, die Bedingungen für die Arbeitsgestaltung zu stellen. Nach § 106 GewO kann der Arbeitgeber über den Arbeitsinhalt, den Arbeitsort, die Arbeitszeit und die Arbeitsleistung in seiner Firma näher bestimmen. Er hat nach billigem Ermessen zu handeln und ist dabei an verschiedene gesetzliche Vorschriften und Richtlinien durch etwaige Tarifverträge und Arbeitsverträge gebunden. Außerdem muss er sich an die Bestimmungen der Betriebsvereinbarung zwischen ihm und dem Betriebsrat halten. Die Arbeitsorganisation sowie der gesamte Arbeitsprozess sind in den Arbeits- oder Dienstanweisungen schriftlich festzuhalten.
Was gehört alles zur Arbeitsorganisation?
Damit eine bestmögliche Koordination mit maximaler Effektivität bei der Arbeit ermöglicht werden kann, ist die richtige Planung und Strukturierung vieler verschiedener Arbeitsbereiche entscheidend. Zur unternehmerischen Organisation gehören daher unter anderem folgende Aspekte:
- Die Erfassung aller anfallenden Aufgaben in einem Arbeitsprozess.
- Die Verbindung einer Stellenbeschreibung mit den Aufgabenbereichen eines Mitarbeiters. Die Zuständigkeiten können in einem Organigramm festgehalten werden.
- Die Festlegung der einzelnen Schritte, die zu Erledigung einer Arbeitsaufgabe erforderlich sind.
- Die Bestimmung der Arten der Zusammenarbeit. Mögliche Formen sind Job Enrichment, Job Enlargement, Job Sharing oder Job Rotation.
- Die Unterstützung der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens.
- Die Motivation der Mitarbeiter.
- Die Kontrolle der Mitarbeiterleistung.
- Die Gestaltung der Arbeits- und Pausenzeiten.
Häufige Fehler bei der Arbeitsorganisation
In vielen Betrieben gibt es in Sachen Arbeitsorganisation einen erheblichen Bedarf zur Verbesserung. Zu den häufigsten Ursachen für eine mangelhafte Arbeitsorganisation gehört beispielsweise eine fehlerhafte oder zu geringe interne Abstimmung hinsichtlich Aufgabenteilung sowie Arbeitsaufgaben. Weiterhin führt ein unsystematisches Kommunikationssystem zu verringerter Effektivität. Ein aufkommendes Problem ist außerdem die fehlende Bereitschaft eines Arbeitgebers, etwas an der lang bestehenden Struktur in seinem Betrieb zu ändern. All diese Dinge hindern ein Unternehmen folglich daran, ihre Produktivität zu erhöhen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Arbeitsorganisation im Unternehmen
In einem Unternehmen plant die Arbeitsorganisation nicht nur die räumlichen und zeitlichen Mittel, die zur Verfügung stehen, sondern auch die Ausstattung des Unternehmens in den Bereichen Personal und bei Betriebsmitteln. Indem alle diese Teile in einer optimierten Weise ineinandergreifen, sollen die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens gesichert und optimiert werden. Es gibt einige Möglichkeiten, als HR-Verantwortlicher zur Umsetzung einer verbesserten Arbeitsorganisation beizutragen und so die Produktivität eines Unternehmens um etwa 20 % zu steigern.
5 Tipps für eine nachhaltige Arbeitsorganisation
Als HR-Verantwortlicher gibt es einige Faktoren, die bei der Arbeitsorganisation beachtet werden sollten, um sie zu optimieren. Schauen Sie sich vor allem folgende Punkte an:
Tipp 1: Eine gute Arbeitsorganisation kann je nach Art des Unternehmens unterschiedlich aussehen. So gibt es bei einem Dachdeckerbetrieb unter Umständen andere Dinge zu beachten als bei einer Software-Firma. Analysieren Sie daher zunächst die aktuelle Lage Ihres Unternehmens und finden Sie die Bereiche, in denen es zu Schwierigkeiten kommt. An diesen Punkten müssen Sie ansetzen.
Tipp 2: Geben Sie Ihren Mitarbeitern Muster, Checklisten und Vorlagen, an denen sie sich bei ihrer Arbeit als Hilfestellung halten können. So werden Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehler minimiert.
Tipp 3: Stellen Sie Ihren Mitarbeitern täglich eine To-Do-Liste mit allen anstehenden Aufgaben zusammen. Auch das Festlegen von Prioritäten kann die strukturierte und effektive Arbeitsweise der Mitarbeiter optimieren.
Tipp 4: Verteilen Sie die Aufgaben sinnvoll an Ihre Arbeitnehmer und binden Sie mehrere Kollegen in Arbeitsprozesse ein. Durch die so erreichte erhöhte Kompetenzsituation können Aufgaben insgesamt effektiver erledigt werden.
Tipp 5: Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern oder Abteilungen bestimmte Zielsetzungen. Fest abgesteckte Ziele strukturieren den Alltag bei der Arbeit und sorgen folglich für mehr Motivation. Für eine noch höhere Mitarbeitermotivation können Sie die Zielvereinbarungen noch mit Leistungsbeurteilungen oder Gehaltserhöhungen verknüpfen.
Arbeit im Fokus: Individuelle Arbeitsorganisation
Die unternehmerische Arbeitsorganisation ist nur ein Teilaspekt, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und zwischen Mitarbeitern und Betriebsmittel zu optimieren. Für eine bestmögliche Effektivität spielt genauso die individuelle Arbeitsorganisation eine Rolle, also wie produktiv ein einzelner Mitarbeiter in der Praxis arbeitet. Hierbei kann das HRM motivierend wirken und auf diese Weise auch die Gesamtstruktur des Arbeitsgefüges verbessern.
3 Tipps für eine eine bessere individuelle Arbeitsorganisation
Folgende Tipps führen zu einer verbesserten individuellen Arbeitsorganisation. Es ist also im Interesse des Arbeitgebers, seine Mitarbeiter in folgenden Aspekten zu motivieren:
Tipp 1: Der Arbeitsplatz und die Arbeitsstätte sollten stets ordentlich und übersichtlich sein. Zur Erhaltung der Ordnung ist es zu empfehlen, den Schreibtisch jeden Abend kurz aufzuräumen und nur die Unterlagen liegen zu lassen, die für die Erledigung der aktuellen Aufgaben benötigt werden.
Tipp 2: Bei Fragen oder Unklarheiten gilt es, direkt um Hilfe zu bitten, da langes Recherchieren die Arbeitszeit unnötig hinauszögert. Hierbei sind kurze Telefongespräche dem Mailverkehr vorzuziehen.
Tipp 3: Die Pünktlichkeit ist unbedingt einzuhalten. Das spielt nicht nur für den Beginn des Arbeitstages eine Rolle, sondern auch für Meetings. Denn sobald ein Mitarbeiter sich nicht an den vereinbarten Terminplan hält, werden auch alle anderen beteiligten Mitarbeiter an wertvoller Arbeitszeit verlieren. Als Vorgesetzter sollten Sie folglich mit einem guten Beispiel voran gehen.
Arbeitsorganisation ist ein Ergebnis der Gestaltung von Arbeit am Arbeitsplatz. Die Gestaltung von Arbeitsobjekten, Arbeitsgegenständen sowie Arbeitsbedingungen im Rahmen der Arbeitswissenschaft nimmt dabei generell einen wichtigen Stellenwert ein.
