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Wer bei der Bundesagentur für Arbeit erfolgreich Arbeitslosengeld beantragen möchte, braucht dafür eine Arbeitsbescheinigung. Dieses Formular ist bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber auszufüllen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
Was genau in einer Arbeitsbescheinigung stehen muss und welche Fristen für die Abgabe gelten, erfahren Sie hier. Außerdem können Sie im folgenden Artikel nachlesen, welche Möglichkeiten dem Arbeitnehmer zur Verfügung stehen, wenn er keine Arbeitsbescheinigung von seinem Arbeitgeber erhält.
Definition: Was ist eine Arbeitsbescheinigung?
Eine Arbeitsbescheinigung ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit, die ein ehemaliges Beschäftigungsverhältnis bestätigt. Das Formular stellt dabei eine Bedingung für den Anspruch auf Arbeitslosengeld dar. Ein Arbeitgeber ist nach § 312 SGB III dazu verpflichtet, die Bescheinigung auf Verlangen nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses an seine ehemaligen Arbeitnehmer auszustellen.
Unterschied zu Tätigkeitsnachweis und Arbeitsnachweis
Aufgrund der ähnlichen Bezeichnungen können die verschiedenen Bescheinigungen rund um die Arbeitsstelle leicht miteinander verwechselt werden. Tatsächlich handelt es sich bei einer Arbeitsbescheinigung, einem Arbeitsnachweis und einem Tätigkeitsnachweis um völlig unterschiedliche Dinge:
- Eine Arbeitsbescheinigung bestätigt eine ehemaliges Beschäftigungsverhältnis und dient einzig der Beantragung von Arbeitslosengeld mit den passender Vorlage bei der Arbeitsagentur.
- Ein Arbeitsnachweis ist ein gültiger Ersatz für einen Arbeitsvertrag und enthält alle wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses. Er kommt dann zum Einsatz, wenn kein schriftlicher Arbeitsvertrag existiert.
- Ein Tätigkeitsnachweis wird vom Arbeitgeber in Auftrag gegeben und dokumentiert die geleisteten Tätigkeiten der Arbeitnehmer. Auf diese Weise erhält die Unternehmensleitung beispielsweise Einsicht über die Effektivität der einzelnen Arbeitnehmer und über den Projektfortschritt.
Bundesagentur für Arbeit: Formulare im Überblick
Es gibt zwei verschiedene Arbeitsbescheinigungen, die die Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung stellt. Welches Formular bzw. welche Vorlage benötigt wird, hängt davon ab, welche Leistungen beantragt werden. Eine Bescheinigung bezieht sich auf den Antrag auf das reguläre Arbeitslosengeld und eine auf die Beantragung der Grundsicherung (Hartz 4). Inhaltlich unterscheiden sich beide Formulare kaum voneinander. Hier finden Sie die Links zu beiden Formularen:
- Arbeitsbescheinigung für die Beantragung von regulärem Arbeitslosengeld: Vorlage zum Download
- Arbeitsbescheinigung für die Beantragung von Grundsicherung: Vorlage zum Download
Was schreibt man in eine Arbeitsbescheinigung?
Für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung ist die Vorlage zum Antrag auf reguläres Arbeitslosengeld, beziehungsweise die Vorlage zum Antrag auf Grundsicherung der Bundesagentur für Arbeit zu verwenden. Folgende Informationen werden im Fragebogen im Formular der Bundesagentur unter anderem abgefragt:
- Betriebliche Daten des Arbeitgebers
- Persönliche Daten des Arbeitnehmers (Personalstammdaten)
- Zeitraum und Ort der Beschäftigung
- Art und Umfang der geleisteten Tätigkeiten
- Gezahlter Lohn inklusive sonstige Vergütungen und Sonderzahlungen
- Angaben zur Beitragspflicht
- Details zur Kündigung beziehungsweise zu den Gründen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Angaben zur Kündigungsfrist
Ist der Arbeitgeber verpflichtet eine Arbeitsbescheinigung auszustellen?
Ein Arbeitgeber ist zur Abgabe der Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III verpflichtet, sobald sein ehemaliger Mitarbeiter oder das Arbeitsamt die Abgabe verlangen. Findet ein direkter Übergang des Arbeitnehmers in einen neuen Job statt, wird beispielsweise keine Arbeitsbescheinigung benötigt. Da die Bundesagentur für Arbeit die Arbeitsverhältnisse der letzten zwölf Monate überprüft, kann die Arbeitsbescheinigung auch nachträglich verlangt werden. In diesem Fall ist der Arbeitgeber ebenfalls zur Ausstellung des Formulars verpflichtet.
Wird die Arbeitsbescheinigung in Papierform oder digital ausgestellt?
Die Arbeitsbescheinigung kann je nach Wunsch auf Papier oder digital an das Arbeitsamt versendet werden. So steht es dem Arbeitgeber frei, die Vorlage auf Papier auszudrucken, sie auszufüllen und per Post an die Arbeitsagentur zu übermitteln. Aber auch der elektronische Weg ist möglich. In diesem Fall kann der Arbeitgeber eine Software zur Lohnbuchhaltung verwenden oder die elektronische Ausfüllhilfe sv.net in Anspruch nehmen. Wird der digitale Übermittlungsweg gewählt, sendet die Bundesagentur für Arbeit dem Antragssteller eine Kopie des Formulars für die eigenen Unterlagen zu.
Gut zu wissen: Bei einer elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung muss der Arbeitgeber bestimmte Vorschriften zum Datenschutz beachten. So muss er entweder eine elektronische Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Softwareprogramm verwenden. Es ist nicht zulässig, die Bescheinigung als PDF per Mail zu versenden.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit für die Arbeitsbescheinigung?
Das Gesetz gibt keine zeitliche Frist für die Abgabe der Arbeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber vor.
Die Bundesagentur für Arbeit setzt jedoch meist Fristen von zwei Wochen oder einem Monat. Eine Arbeitsbescheinigung ist daher möglichst zeitnah auszustellen, damit eine schnelle Bearbeitung des Antrags auf Arbeitslosengeld mit Hilfe der Vorlage erfolgen kann.
Kann man Fehler in der Arbeitsbescheinigung korrigieren?
Sollten sich Fehler beim Ausfüllen der Arbeitsbescheinigung einschleichen, können diese jederzeit durch den Arbeitgeber korrigiert werden. Hierfür muss nicht extra ein neues Formular eingereicht werden. In der Regel genügt es, wenn der zuständige Sachbearbeitende über die Korrektur informiert wird. Dieser kann dann bei Bedarf neue Unterlagen anfordern, um die Sachlage genau zu begutachten.
Normalerweise hat der Arbeitgeber keine rechtlichen Konsequenzen zu erwarten, sollte er versehentlich falsche Angaben machen. Anders verhält es sich bei grober Fahrlässigkeit oder im Falle von böser Absicht. Sollte der Arbeitnehmer aufgrund der fehlerhaft übermittelten Informationen in der Arbeitsbescheinigung seinen Anspruch auf Arbeitslosengeld verlieren, kann er von seinem ehemaligen Arbeitgeber Schadensersatz verlangen.
Arbeitslosengeld ohne Arbeitsbescheinigung?
Grundsätzlich ist die Bundesagentur für Arbeit dazu verpflichtet, das Arbeitslosengeld auch ohne eine Arbeitsbescheinigung auszustellen. Leider sieht es in der Praxis oft so aus, dass das Arbeitsamt die Auszahlung so lange aufschiebt, bis es alle erforderlichen Informationen bekommt.
Was genau passiert, wenn der Arbeitnehmer keine Arbeitsbescheinigung von seinem Arbeitgeber erhält?
Verzögert sich die Abgabe der Arbeitsbescheinigung, kann das harte finanzielle Konsequenzen für den Arbeitslosen bedeuten. Er hat hier die Möglichkeit, die Arbeitsagentur mit oder ohne anwaltliche Unterstützung dazu aufzufordern, bis zur offiziellen Gewährung vorübergehendes Arbeitslosengeld zu zahlen.
Weigert sich der Arbeitgeber, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen, kann die Bundesagentur für Arbeit ein Bußgeld von bis zu 2.000 € verhängen. Dies ergibt sich aus § 404 SGB III. Reagiert der Arbeitgeber weiterhin nicht, kann sein ehemaliger Mitarbeiter gerichtlich auf die Ausstellung des Formulars klagen. Erhält der Arbeitslose nur aufgrund der nicht ausgestellten Bescheinigung kein oder ein niedrigeres Arbeitslosengeld, macht sich der Arbeitgeber außerdem schadensersatzpflichtig.
