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Ein Abwesenheitsplaner dient dazu, Abwesenheiten vom Arbeitsplatz zu erfassen und zu planen. Im Folgenden wird erklärt, welche Funktionen ein Abwesenheitsplaner vereint und wie Arbeitgeber und Mitarbeiter mit seiner Hilfe entlastet werden können.
Definition: Was ist ein Abwesenheitsplan?
Im Abwesenheitsplan hält man beispielsweise Dienstreisen, Weiterbildungen oder Krankheitsphasen fest – Zeiten also, in denen Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz sind. Zwar lassen sich einige Abwesenheiten nicht verhindern. Die Pläne dienen aber zum Beispiel dazu, Vertretungen durch andere Mitarbeiter zu organisieren.
Die Vorlage hilft dem Arbeitgeber, den Überblick über die Anwesenheiten ihrer Mitarbeiter zu behalten und den reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Der Abwesenheitsplan enthält auch Informationen darüber, aus welchen Gründen bestimmte Mitarbeiter nicht arbeiten können und wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauern wird.
Mit Hilfe des Abwesenheitsplans lässt sich zudem der Dienstplan konkretisieren. Während sich Urlaube und Feiertage ohnehin längerfristig einplanen lassen, können durch den Abgleich auch kurzfristige Abwesenheiten besser aufgefangen werden. Daher sollten Änderungen in der Abwesenheit in der Vorlage möglichst genau abgebildet werden.
Wie unterscheiden sich Urlaubsplan und Abwesenheitsplan?
Urlaubsplan und Abwesenheitsplan werden in der Praxis von Unternehmen häufig als Einheit betrachtet. Schließlich dienen sowohl Urlaubs- als auch Abwesenheitsplan der Planung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit im Unternehmen.
Welche Typen von Abwesenheiten gibt es?
Mitarbeiter können aus unterschiedlichen Gründen abwesend sein. Beispielsweise kann es sich um Urlaubstage und Krankschreibungen, Weiterbildungen oder Dienstreisen handeln.
Möglich sind aber auch stundenweise Abwesenheiten, zum Beispiel für Arzttermine. Gründe für längerfristige Abwesenheiten sind beispielsweise der Erholungsurlaub, ein Sabbatical, Überstundenabbau oder die Elternzeit.
Warum ist ein Abwesenheitsplan wichtig für Unternehmen?
Anhand eines gut geführten Abwesenheitsplans zeigen sich Probleme in der Besetzung einzelner Abteilungen sowie der gesamten Personalausstattung im Unternehmen. Gerade für die Vertretungsfrage spielt der Abwesenheitsplan eine wichtige Rolle.
Dies sind die Vorteile eines Abwesenheitsplans für Unternehmen:
- Überblick über Ab- und Anwesenheiten für das Team
- Bessere Planbarkeit von Ressourcen
- Festlegen von Abwesenheitstypen
- Sicherstellen der Urlaubsvertretung
- Reportings erstellen
- Veranlassen von Urlaubssperren (zum Beispiel bei Personalbedarf in Spitzenzeiten)
Empfehlenswert ist ein Abwesenheitsplan für Unternehmen, der automatisch zurückmeldet, wenn die Arbeitsabläufe im Betrieb gestört werden können. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn eine kritische Anzahl von Abwesenheiten zu einem bestimmten Zeitpunkt überschritten wird.
Eine Benachrichtigung oder E-Mail sollte es außerdem geben, wenn einander vertretende Mitarbeiter gleichzeitig nicht anwesend sein werden.
Vor allem bei großen Unternehmen sollte im Plan auf den ersten Blick zu erkennen sein, welche der anwesenden Mitarbeiter fachlich in der Lage wären, einen ausfallenden Kollegen zu vertreten. Krankmeldungen sollten umgehend in die Abwesenheitsplanung eingefügt und allen im Team zur Verfügung gestellt werden.
Die Relevanz der Abwesenheitsplanung steigt mit der Anzahl der Mitarbeiter
Eigentlich ist es logisch: Mit der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass es bei der Abwesenheitsplanung zu Überschneidungen kommen kann. Dementsprechend bedarf es in Unternehmen mit mehr Mitarbeitern auch einer besonders sorgfältigen Abwesenheitsplanung.
Was passiert, wenn es keinen Abwesenheitsplan im Unternehmen gibt?
Damit Unterbesetzungen und ein erhöhter Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung vermieden werden, ist es wichtig, eine Übersicht über alle Abwesenheiten im Unternehmen zu haben.
Personalengpässe haben wirtschaftliche Folgen
Ohne einen zuverlässigen Abwesenheitsplaner kann es schnell einmal zu ausgedünnten Abteilungen in umsatzstarken Zeiten kommen. In der Folge sinken mit der Produktivität auch die Einnahmen der Abteilung beziehungsweise des Unternehmens.
Erhöhter Verwaltungsaufwand für HR
Auch andere interne Ressourcen leiden. So müssen Missverständnisse hinsichtlich der Abwesenheitsplanung von der Personalabteilung bearbeitet werden. Die Folge: Es entsteht ein erhöhter Verwaltungsaufwand und die HR-Mitarbeiter kommen nicht mehr zu ihren eigentlichen Aufgaben.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Warum eine Online Abwesenheitsplanung noch mehr Erleichterung bringt
Online findet jeder die passende Vorlage für seinen analogen Abwesenheitsplan und alle nötigen Funktionen. Digitale Abwesenheitspläne sind praktische Alternativen zu den klassischen Print-Versionen. So enthält der Urlaubsplaner von Papershift eine Abwesenheitsplanung mit Mitarbeiterintegration. Dank dieser können die Angestellten ihre Abwesenheiten hier selbst anlegen. Diese werden anschließend vom Management nur noch geprüft und mit wenigen Klicks freigegeben.
Hinzu kommt, dass sich digitale Pläne sehr viel besser für die Erfassung nachträglicher Änderungen eignen.
Zeitersparnis und Entlastung bei der Verwaltung
Über ein benutzerfreundliches Formular können Mitarbeiter ihre Abwesenheiten im Papershift-Urlaubsplaner selbst anmelden beziehungsweise beantragen. Das geht ganz einfach vom PC oder Smartphone, im Büro oder von zu Hause aus.
Diese Online-Beantragung spart nicht nur Zeit, sondern signalisiert auch Vertrauen. Meldet sich ein Mitarbeiter krank, muss nicht der Vorgesetzte nach einer Krankmeldung fragen. Stattdessen erinnert die Software den Mitarbeiter selbstständig daran, rechtzeitig eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hochzuladen. Das Management wird so bei der Planung der Urlaubstage und Dienstreisen entlastet.
Transparenz für Mitarbeiter
Eine übersichtlicher Plan zur Erfassung der Abwesenheit bietet auch den Mitarbeitern nur Vorteile. Sollen zwei Mitarbeiter zum Beispiel an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, können sie einfach selbst im Abwesenheitsplan nachvollziehen, ob der jeweils andere in der erforderlichen Zeit anwesend ist.
Keine Fehlkalkulation bei Berechnung des Urlaubsanspruchs
Die Software übernimmt die Berechnung von Urlaubsansprüchen, womit es zu weniger Fehlern kommt. Die Pläne berücksichtigen außerdem automatisch alles Wichtige – zum Beispiel wenn sich ein Anstellungsverhältnis ändert oder wenn jemand Überstunden abbauen muss. Auch Urlaubsrückstellungen ermittelt der Plan von selbst.
Zentrale Abbildung relevanter Daten
Da im Abwesenheitsplaner alles Wichtige zentral abgebildet wird, lässt er sich von überall – auch von zu Hause aus – und jederzeit pflegen. Der Arbeitgeber legt fest, wer Zugriff auf den Plan hat. Der Vorteil für die Personalabteilung ist, dass sie die Informationen zur Abwesenheit in Echtzeit erhält und so in Sachen Ressourcenplanung schneller reagieren kann.
