Seit 2003 gibt es bereits die Zahnarztpraxis “Zahnwelt Vier Linden” in Hildesheim. Seit dieser Zeit hat sich das Projekt stetig entwickelt. Zu Beginn arbeiteten 3 Ärzten und insgesamt sieben Mitarbeiter in der Praxis. Mittlerweile sind es 15 Zahnärzte, ein eigenes Praxislabor und 60 Mitarbeiter, die an zwei Standorten in Hildesheim arbeiten. Besonderes “Aushängeschild” ist die Kinderzahnarztpraxis “Zahnzauberwelt”, welche 2014 mit großem Erfolg eröffnet wurde.
David Bertram, Zahnarzt in der Zahnzauberwelt, erzählte uns im Interview, welche besonderen Anforderungen es in einer solchen Kinderzahnarztpraxis gibt. Das Arbeiten mit Kindern ist für ihn täglich aufs Neue spannend, jedoch erfordert sie auch ein großes Einfühlungsvermögen. Die oft ganz jungen Patienten sollen behutsam an die fremde Situation „Zahnarzt“ herangeführt werden. Die Standorte in Hildesheim sind Ausbildungspraxen, in denen stetig von Jahr zu Jahr neue Auszubildende eingestellt werden, damit sie das weitgefächerte Berufsbild der zahnmedizinischen Fachangestellten erlernen können.. Aus diesen Komponenten wie verschiedenen Standorten, unterschiedlichen Aufgabenbereichen und verschiedenen Mitarbeitertypen ergeben sich einige Herausforderungen für die Dienstplanung.
Herausforderungen im Bereich Dienstplanung
- Praxispersonal (60 MA) auf zwei Standorte verteilen
- Zwei Standorte gliedern sich auf in zwei Praxen für Erwachsene und eine reine Kinderzahnarztpraxis
- Übersicht bei schnellen Änderungen bewahren
- Garantie flexible Arbeitszeiten
- immer qualifiziertes Personal in den Schichten haben
In der Praxis kommt kein standardisiertes Arbeitszeitmodell zur Anwendung. Unterschiedliche Arbeitszeiten der einzelnen Ärzte garantieren, dass den Patienten Termine von 7 – 20 Uhr von Montag bis Freitag das ganze Jahr über angeboten werden können.. Dabei spielt Flexibilität stets eine wichtige Rolle. In erster Linie handelt es sich um einen wiederkehrenden Prozess, der durch kurzfristige Änderungen wie Abwesenheiten (Krankheit oder Urlaub), ständig neu evaluiert werden muss. Für diesen Fall gibt es in der Zahnwelt Barbara, die sich um die Dienstplanung kümmert.
Papershift wurde notwendig, weil die wachsende Mitarbeiteranzahl mit einem Mix aus handschriftlichen Notizen und einer Praxisplanungssoftware nicht mehr verwaltet werden konnte. Minuspunkte waren besonders zahllose Zettel und Anträge, die eine Unübersichtlichkeit verursachten, da u.a. die Mitarbeiterzahl und somit auch die einzuteilenden Schichten stetig wuchsen. Das Ziel war die Übersichtlichkeit für alle Mitarbeiter zu erleichtern und deren Integration der Mitarbeiter zu fördern.
Beim Modellieren des Accounts wurde bewusst nur ein Standort im System angelegt. Die zwei Praxen bzw. drei Unterbereiche sind innerhalb dieses einen Standortes als Arbeitsbereiche angelegt. Das ist deshalb wichtig, weil einzelne Mitarbeiter auch an allen Standorten arbeiten können und so besser zu überblicken sind. Mithilfe von Tags können zusätzlich Räume oder spezifische Qualifikationen angegeben werden. Gleichzeitig wird in den Tags hinterlegt, welcher Arzt in welchem Raum arbeitet. Das ist charakteristisch für die Planung in Arztpraxen. Es wird entweder personenbezogen (nach Ärzten) oder nach Behandlungszimmern (so viel Auslastung wie möglich) gearbeitet. Abwesenheiten, wie Urlaube, Krankheiten oder Fortbildungen legen die Mitarbeiter in Papershift an. Dabei wird Anfang des Jahres ein Grundgerüst für die Urlaubsplanung gelegt, welches in den Folgemonaten angepasst wird.
Das Thema Zeiterfassung spielt im Praxismanagement eine wichtige Rolle. Da bereits vor Papershift ein Zeiterfassungstool im Einsatz war, machte es Sinn, diesen Punkt in Papershift zu integrieren und unsere Stempeluhr-App zu nutzen. Der größte Vorteil dieser Lösung ist, dass die erfassten Zeiten direkt in der Anwendung zur Verfügung stehen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Besonders hervorzuheben ist auch die Mitarbeiterintegration. Alle Mitarbeiter sind per E-Mail eingepflegt und nutzen Papershift aktiv. “Natürlich muss man hier auch immer zwischen dem Nutzer aus der “Generation Internet” und einem etwas älteren User differenzieren. Grundsätzlich kam Papershift jedoch sehr gut an und wird auch sehr gut genutzt”, sagte David zum Thema.
Abschließend wollten wir natürlich noch ein kleines Fazit hören. Die größten Pluspunkte sind laut David “das Eliminieren von Zettelwirtschaft, die Verfügbarkeit von überall und auf jedem Gerät, die Übersichtlichkeit und die Mitarbeiterintegration.” Ein wenig Potenzial sieht er noch bei der Stempeluhr, die noch etwas besser kennzeichnen könnte, wenn sich ein Mitarbeiter einstempelt.
Natürlich muss man hier auch immer zwischen dem Nutzer aus der “Generation Internet” und einem etwas älteren User differenzieren. Grundsätzlich kam Papershift jedoch sehr gut an und wird auch sehr gut genutzt.
David BertramZahnarzt, Zahnzauberwelt Hildesheim
