Die Terminplanung im Reisebüro
Neben der Möglichkeit auf urlaubsoase.net den Traumurlaub im Internet zu buchen, betreibt Inhaberin Stefanie Deiters-Galiläa ein eigenes Reisebüro im Herzen Aichachs. Dabei müssen die Kunden in zwei Kerngruppen geteilt werden: Zum einen gibt es die Laufkundschaft, welche ohne vorherige Anmeldung eine Beratung wünscht. Die zweite Gruppe besteht aus Kunden, die bereits im Vorfeld einen Termin ausgemacht haben und nun zu diesem erscheinen. Die Notwendigkeit einer flexiblen und effizienten Terminplanung im Reisebüro, welche sich in den Dienstplan integrieren lässt, ist also ein Grundstein um alle Kunden gleichermaßen bedienen zu können. Dementsprechend können Personalplaner besser abschätzen, wie viele Mitarbeiter vor Ort sein müssen, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen.
Für die Terminplanung nutzt urlaubsoase.net die Papershift Aufgaben-App. In erster Linie dient die Aufgaben-App dazu, mehr Struktur in den Dienstplan zu bringen. Durch das Integrieren von Aufgaben in den Schichtplan soll gewährleistet werden, dass anfallende Aufgaben besser überblickt werden können. So managt Papershift nicht nur, dass genug Mitarbeiter pro Schicht zur Verfügung stehen, sondern auch, dass diese wissen, was zu tun ist.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Wie vielseitig die App verwendet werden kann, zeigt die Anwendung als Terminplaner. Dabei werden neue Termine immer als Aufgabe angelegt. Durch das Erstellen einer Aufgabe wird dieser Zeitraum geblockt. Durch das Hinzufügen von Tags können spezielle Fertigkeiten oder Bedürfnis in die Planung integriert werden. So stellt urlaubsoase.net sicher, dass der Kunde immer den richtigen Ansprechpartner und den bestmöglichen Service erhält. Bei der Belegung der Aufgabe können nur Mitarbeiter ausgewählt werden, die in der Schicht eingeteilt sind, in der die Aufgabe stattfindet. Es wird also automatisch gewährleistet, dass die Aufgabe an vorhandene Mitarbeiter übertragen wird.
Das gesamte Team kann sich die Terminvereinbarung ohne die Aufgaben-App nicht mehr vorstellen. Besonders gut finden wir, dass wir sofort die verfügbaren Mitarbeiter angezeigt bekommen, um diese einzuteilen. Zusätzlich können wir die App stets online einsehen.”
Stefanie Deiters-Galiläa“Inhaberin
Nach knapp einem Jahr Nutzung fällt das Feedback mehr als positiv aus. Das gesamte Team ist begeistert von den Möglichkeiten, die mit der Aufgaben-App einhergehen. In erster Linie fällt auf, dass die Termine nun viel verlässlicher geplant werden. Durch die Eintragung in den Dienstplan können alle Mitarbeiter sehen, wer welchen Termin hat. Das erleichtert auch das Personalmanagement. Kundschaft, die spontan zu einem Beratungsgespräch kommt, kann so ebenfalls betreut werden. Diese Effizienzsteigerung ist an mehr wahrgenommenen Terminen zu erkennen.
Bildquelle: unsplash.com / Patrick Perkins
