Die Hauptaufgabe der Marketingabteilung des Funkhaus‘ Ortenau ist die Planung aller Promotionjobs für die beiden Radiosender „Schwarzwaldradio“ und „HITRADIO OHR“. Bei zwei Radiosendern kann es daher durchaus vorkommen, dass im Jahr 300 Events anstehen. Um dafür zu sorgen, dass bei den Projekten immer genug Helfer vor Ort sind, muss die Dienstplanung in diesen Prozess integriert werden. Somit ergibt sich eine Kombination aus Dienstplanung und Projektgeschäft, die mit Papershift problemlos realisiert werden kann.
Herausforderungen bei der Dienstplanung:
- Projektbezogene Dienstplanung
- 3 verschiedene Eventtypen: vor Ort, Medienpartnerschaft (ohne Promotionteam) oder On Air Promotions
- Informationen in Schichten hinterlegen
Dabei gehen die Promotionjobs über das klassische „Flyer verteilen“ hinaus. Die Teams sind zumeist im gesamten Sendegebiet unterwegs und müssen dort eine Vielzahl von Aufgaben wahrnehmen. Egal ob Messen, Einsätze am Baggersee oder Events im In- und Ausland: Planungssicherheit gehört zu den wichtigsten Grundlagen für den Erfolg eines Promotionjobs. Da viele Mitarbeiter auf „Minijob-Basis“ arbeiten, bedeutete dies in Excellisten einen gesteigerten Erfassungsaufwand, da es in diesem Bereich oft zu kurzfristigen Änderungen kommen kann. Excellisten wurden zu unflexibel und werden durch mehrmaliges bearbeiten unübersichtlich. Dieses Problem sollte eine online Lösung beheben.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
An diesem Punkt wechselte das Team zu Papershift. Durch die Möglichkeit Mitarbeiter in den Planungsprozess zu integrieren, können Dienstpläne besser und verbindlicher erstellt werden. Im Planungsprozess geben die Mitarbeiter in ihrem Profil Verfügbarkeiten an. Studenten können frühzeitig Abwesenheiten in der Klausurenphase anlegen, damit verbindlicher geplant werden kann. Wenn Mitarbeiter für Events eingeplant werden, bekommen sie direkt eine Benachrichtigung. Es ist also nicht notwendig, eine E-Mail oder Whatsapp-Nachricht zu versenden.
Um weitere Informationen zu hinterlegen, können Tags und Notizen im Schichtplan genutzt werden. Das erleichtert die Kommunikation, die zentral an einem Ort stattfinden kann und für jeden ersichtlich ist. Das Hinterlegen dieser Informationen ist wichtig, da beide Radiosender ein unterschiedliches Publikum haben. Es ändert sich der Auftrag und die Ansprache.
Ein besonderer Vorteil ist, dass die Verantwortlichen entscheiden können, was die Mitarbeiter innerhalb der Anwendung sehen dürfen. So kann beispielsweise im Sandkasten-Modus geplant werden, damit die Mitarbeiter den aktuellen Fortschritt nicht sehen. Damit kann flexibel verändert werden, die Mitarbeiter sehen nur den finalen Dienstplan. Dadurch entsteht keine Verwirrung. Die hohe Aktualität ermöglicht es, immer auf dem neusten Stand zu sein und alle Veränderungen sofort zu überblicken. Zudem können alle Teammitglieder in Papershift kommunizieren.
Papershift ist sehr benutzerfreundlich, sowohl für Mitarbeiter, aber auch für mich, die das Personal plant.
Kim WeißbrodtMarketing, Funkhaus Ortenau
