Die Dienstplanung im Logistikbereich
In unserer täglichen Arbeit sind die Usecases der Logistiker meist die anspruchsvollsten. Denn häufig kommen hier viele verschiedene Anforderungen zusammen: Mehrere Standorte, teilweise mobile Einsätze und Unterscheidungen zwischen Festangestellten und Aushilfen, erfordern hohe Flexibilität um Planungssicherheit gewährleisten zu können. So geht es auch unserem Partner First Class Zollservice & Transportvermittlungs GmbH mit Sitz in Rauenheim.
Seit über 25 Jahren ist das Unternehmen ein kompetenter Partner in Sachen Transport, Transportkettensicherheit und unterstützt somit viele Logistikunternehmen. Neben dieser Tätigkeit führen Mitarbeiter des Unternehmens extern Schulungen durch und zertifizieren nach den bekannten DIN-Normen. Außerdem führt das Unternehmen noch Luftsichterheitskontrollen durch.
Daraus ergeben sich für die Dienstplanung einige Herausforderungen. Primär ist Corinna Hille für die Dienstplanung zuständig. Sie verwaltet von der Zentrale aus mehrere Standorte und plant dabei Festangestellte und Aushilfen. Ihre Sicht auf die Dienstplanung in der Logistikbranche, wie der Prozess läuft und welche Vorteile Papershift bei der Dienstplanung liefert, erzählte Sie uns im Telefoninterview.
Das geniale an Papershift ist, dass jeder sofort meine Änderungen sieht.
Corinna HilleFirst Class Zollservice
Hallo Corinna, erzähl uns doch kurz was Du bei First Class Zollservice machst.
Ich bin bei uns im Unternehmen in erster Linie für die Dienstplanung zuständig. Da wir zentral von Rauenheim aus unsere Standorte planen, ist das mit einiger Arbeit verbunden. Man kennt es ja: Krankheitsbedingte Abwesenheiten werfen den Dienstplan oft durcheinander. Da wir in unseren Tätigkeiten im Bereich Schulungen und Luftfrachtsicherheit oft bestimmte Mitarbeiterqualifikationen benötigen, muss in solchen Fällen schnell gehandelt werden.
Was sind Eure Anforderungen bei der Dienstplanung? Welche Besonderheiten gibt es bei der Planung?
Die Schichtplanung ist bei uns sehr vielseitig: Unterschiedliche Standorte mit unterschiedlichen Schichtzeiten an denen speziell geschultes Personal benötigt wird. Dabei arbeiten all unsere Standorte in einem 2-Schicht-System mit Früh- und Spätschicht. Es kommt noch hinzu, dass wir Festangestellte und Aushilfen haben. Besonders bei den Aushilfen ist es daher wichtig, das aktuelle Stundenkonto im Auge zu behalten. Dabei hilft auch Papershift mit der Funktion, Sollstunden zu hinterlegen und dann direkt in der Kalenderansicht zu zeigen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Wie lief die Planung vor Papershift?
Seitdem ich im Unternehmen für die Dienstplanung zuständig bin, nutzen wir Papershift. Ich weiß aber, dass vorher eine Excel-Liste geführt wurde, jedoch habe ich persönlich nie damit gearbeitet. Was mir selbst aber beim ersten Blick auffällt, ist, dass Papershift intuitiver zu benutzen ist. Ich als Userin, die Papershift durch Learning by Doing Schritt für Schritt verstehen gelernt hat, finde die Möglichkeiten einzelne Standorte zu managen sehr wichtig. Die Excelliste ist für jeden Mitarbeiter einzeln, daher werden die dort vermerkten Informationen schnell unübersichtlich. Außerdem können Änderungen nicht schnell kommuniziert werden, da jeder die neuste Version der betreffenden Datei braucht.
Auf welche Weise plant Ihr mit Papershift?
Für die Dienstplanung plane ich auf Monatsbasis vor. Da die Mitarbeiter zu verschiedenen Standorten gehören, weiß ich, wo ich sie einplanen kann. Zusätzlich habe ich aber auch die Qualifikationen als Tags hinterlegt. Diese helfen mir dabei. Wenn der Dienstplan fertig ist, gebe ich ihn frei. Damit entfällt auch das Versenden einer E-Mail oder das Ausdrucken des Dienstplans. Auch das Argument, eine Änderung im Dienstplan konnte der Mitarbeiter auf Anhieb nicht sehen, gibt es so nicht mehr. Für mich als Planerin ist das viel wert.
Was schätzt Du am meisten an der Arbeit mit Papershift?
Das wirklich Geniale an Papershift ist, dass die gesamte Planung immer einsehbar ist. Ich war beispielsweise im Urlaub auf Curaçao und habe dort den Dienstplan erstellen können – das ist schon der Hammer. Gleichzeitig erübrigen sich lange Kommunikationsketten über E-Mail oder Telefon. Bei jeder Änderung geht eine Nachricht raus, sodass ich sichergehen kann, dass diese ankommt. Dazu kommt noch der überragende Support von Eurer Seite. Wenn ich mal ein Problem habe und in den Chat schreibe, bekomme ich meistens in weniger als 10 Minuten eine Antwort.
Liebe Corinna, danke für Deine Zeit und die ausführlichen Informationen. Das gesamte Papershift-Team wünscht Dir weiterhin viel Spaß mit unserem Tool.
Bildquelle: unsplash.com / Ashim D’Silva
