Vor 10 Jahren eröffnete Dr. Simone Wunden ihre Zahnarztpraxis mit 5 Mitarbeitern in Hillesheim. Mittlerweile sind es 20 Mitarbeiter; zudem ist das Team in eine größere Praxis umgezogen. Das Ziel der Praxis ist es, Zahnschmerzen gar nicht erst entstehen zu lassen. Daher bietet die Praxis eine spezielle Form der Prophylaxe an, welche den Patienten das Wissen vermittelt, zu Hause so zu putzen, dass Karies und Parodontitis gar nicht erst entstehen. Ein weiterer Schwerpunkt stellt die Implantologie dar, außerdem sind sowohl die Kinderzahnheilkunde als auch die Kieferorthopädie starke Bereiche der Praxis.
Im Bereich Dienstplanung stehen folgende Herausforderungen im Mittelpunkt:
- Raumplanung in den Dienstplan integrieren
- Teamzusammensetzung
- ZFA’s richtig planen
- Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung
Wie in vielen Arztpraxen, die schnell wachsen, konnte der Dienstplanungsprozess mit Excel nicht mehr realisiert werden. Besonders kurzfristige Änderungen mussten händisch nachgetragen werden, sodass der Plan schnell unübersichtlich wurde. Idealerweise gibt es im Praxiswesen wenige Änderungen im Dienstplan, da die Zusammensetzung von Zahnarzt und Assistenz konstant bleibt.
In der Zahnarztpraxis wird aktuell um die Inhaberin und die beiden angestellten Zahnärzte geplant. Diese werden im Dienstplan als Arbeitsbereich angelegt. Mithilfe von Tags werden die Zimmer hinterlegt, sodass die Mitarbeiter wissen, mit welchem Arzt sie zusammenarbeiten. Die ZFA’s (Zahnmedizinische Fachangestellte) werden im Bereich „Assistenz“ geplant. Diese Schichten enthalten Tags mit den betreffenden Zimmern und dem Zahnarzt, dem assistiert werden soll. Weiterhin können Notizen für zusätzliche Informationen oder Aufgaben hinterlegt werden. Damit kann direkt im System kommuniziert werden.
Um Patienten lange Öffnungszeiten anbieten zu können, arbeiten die Zahnärzte zu unterschiedlichen Zeiten. Bei der Belegung der ZFA’s achtet Simone auch darauf, eine gesunde Balance zwischen Früh- und Spätschicht zu finden.
Da aktuell neue Mitarbeiter in den Personalplan integriert werden, arbeitet Simone mit den wöchentlichen Vorlagen. Dabei kann eine gewünschte Woche als Vorlage für die aktuelle verwendet werden. Zum Beispiel kann das KW 5 sein. Sämtliche Belegungen werden dabei direkt übernommen. Sobald die neuen Mitarbeiter in den Prozess integriert wurden, soll mit wöchentlichen Wiederholungen gearbeitet werden, da der Dienstplan wenig bis gar nicht verändert werden soll.
Eine Besonderheit sind die veränderten Öffnungszeiten über den Sommer. Dadurch können alle Mitarbeiter im Sommer Urlaub nehmen, während weiterhin Patienten geholfen wird. Um die Planungssicherheit in diesem Zeitraum zu garantieren, werden die Urlaube in Papershift verwaltet. Mitarbeiter legen Abwesenheiten in ihrem Profil an. Die Praxisassistentin kann diese mit einem Klick bestätigen. Mitarbeiter mit bestätigten Abwesenheiten können in diesem Zeitraum nicht auf Schichten belegt werden.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Um die Stunden dynamisch zu erfassen, nutzt die Praxis unsere Stempeluhr-App für iOS. Dies bringt in erster Linie Fairness. Mitarbeiter werden für tatsächlich geleistete Stunden bezahlt oder können diese abbauen. Die entstandene Transparenz hilft Mitarbeitern zu erklären, wie sich ihre Stunden zusammensetzen. Zur Verifikation unterschreiben die Mitarbeiter beim Ein- bzw. Ausstempeln.
Besonders gut gefällt mir bei Papershift die Einfachheit. Ich sehe auf einen Blick die Urlaubstage, Krankheitstage, Zeiterfassungen und offenen Stunden von allen Mitarbeitern. Diese Usability vereinfacht den Planungsprozess enorm.
Dr. Simone WundenInhaberin, Zahnarztpraxis Dr. Simone Wunden
