Die Badesaison ist für die meisten Menschen mit Sonne, Spaß und einem Besuch im Freibad verbunden. Was dabei aber oft nicht gesehen wird, ist die Arbeit der vielen freiwilligen und ehrenamtlichen Helfer, die den sicheren Badespaß für Klein und Groß erst möglich machen. So geht es auch der DLRG (Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft) in Rüsselsheim. Der DLRG-Bezirk Rüsselsheim hat etwa 650 Mitglieder. Rund 75 Aktive engagieren sich in allen Einsatzbereichen der DLRG Rüsselsheim (neben dem Wasserrettungsdienst und dem Katastrophenschutz, auch in Schwimm- und Rettungsschwimmausbildung und die Jugendarbeit). Die DLRG ist weltweit die größte ehrenamtliche Wasserrettungsorganisation.
Eines der wichtigsten Projekte in Rüsselsheim ist der Wachdienst im Waldschwimmbad. Hier kommen über 40 ehrenamtliche Helfer zum Einsatz. Neben der Organisation der freiwilligen Helfer vor Ort ist auch das begrenzte Budget ein Problem: Der Verein finanziert sich zum größten Teil über Spenden und den Mitgliederbeiträgen. Trotzdem sollte die Dienstplanung vereinfacht werden. Die fehlende Flexibilität und Übersichtlichkeit von Exceltabellen sollte der Vergangenheit angehören. Die Lösung: Wir helfen der DLRG Rüsselsheim mit unserer speziellen Rabattaktion für „soziales Engagement“, mit welchem wir besonders Non-Profit Organisationen helfen wollen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Bei der Wachaufsicht kommen ausschließlich freiwillige Helfer von Mai bis September zum Einsatz. Über den Tag verteilt gibt es eine Früh- und Spätschicht, die jeweils von zwei Helfern besetzt wird, wovon einer die Funktion des Wachleiters und einer die des Wachgängers hat.
Vor der Nutzung eines Online-Tools zur Dienstplanung war der Prozess aufwendig und zeitraubend. Hierbei wurde vor der Saison wurde eine Tabelle in Kalenderform auf Papier an alle Helfer verteilt. Diese mussten von den beiden verantwortlichen ehrenamtlichen Helferinnen Sabine und Ann-Kathrin ausgewertet werden und anschließend in eine Exceltabelle überführt werden. Daraus resultierte, dass die beiden bei jeder Änderung einen enormen Arbeitsaufwand hatten.
Der neue Prozess mit Papershift ist übersichtlicher und spart deutlich Zeit. Die Helfer können sich auf alle verfügbaren Schichten bewerben. Die Bewerbung ist für die beiden Administratorinnen sofort sichtbar. Mit nur einem Klick können die Belegungen bestätigt werden. Dabei wird bei Bedarf zeitgleich eine Bestätigungsmail an den Helfer versendet.
Auch das Thema „Schichttausch“ kann nun besser gelöst werden. Falls ein Helfer seine Schicht nicht wahrnehmen kann, muss er sich selbst um seine Vertretung kümmern. Im konkreten Fall hieß das Chaos: Anrufe, WhatsApp-Nachrichten oder Mails wurden versendet, mussten dann weitergeleitet werden, damit schließlich am Ende alle Beteiligten die Informationen hatten. Dieses Chaos wird mit Papershift umgangen. Helfer können Ihre Schichten direkt im System zum Tausch freigeben und senden eine Anfrage an alle anderen verfügbaren Helfer. Sobald sich jemand entscheidet die Schicht zu besetzen, wird die Änderung übernommen.
Die DLRG Rüsselsheim konnte auf diese Weise viele Schwachstellen in der heutigen Planung von freiwilligen/ehrenamtlichen Helfern beseitigen. Durch das Erfassen aller Informationen in unserem Tool wurde die Fehlerhaftigkeit des Dienstplans signifikant reduziert. Die Übersichtlichkeit ist dabei deutlich gestiegen. Zusätzlich kommunizieren die Helfer nun einfacher über das Tool und müssen so keine Umwege über andere Kommunikationswege gehen. Für uns als Unternehmen ist es eine Freude, die Helfer der DLRG zu unterstützen und einfach Dienstplanung zugänglich zu machen.
Papershift ist simpel und extrem anwenderfreundlich. Viele waren sehr überrascht, wie einfach der Prozess dadurch wurde. Mit einem Klick hat man sich direkt auf die Schicht beworben.
Sabine HedelPlanungsverantwortliche, DLRG Rüsselsheim
Bilderquelle: DLRG e.V.
