Seit 2 Jahren gibt es DeliBurgers in Karlsruhe. Seitdem steht das auf Burger spezialisierte Restaurant für eigene Kreationen und frische Produkte von lokalen Lieferanten. Als Lukas Möller, Gründer & Inhaber von DeliBurgers, über die Gründung nachdachte, machte er sich bereits auch Gedanken um das Thema Personalführung. Auch deshalb, weil er vorher bei diesem Thema eher dürftige Erfahrungen gemacht hatte. Viele Gespräche mit Kollegen aus der Gastronomie zeigten auch, dass die Dienstplanung ein wichtiges Parameter für den eigenen Erfolg war.
Daher startete das Team bereits von Beginn an mit einer Onlinelösung beim Thema Dienstplanung. Da die ersten Lösungen die Vorstellung von Prozessen in der Dienstplanung nicht umsetzen konnte, kam er irgendwann auf Papershift. Die Zielsetzung für die einzelnen Schichten ist simpel aber herausfordernd: Den Gästen eine möglichst kurze Wartezeit ermöglichen durch richtige Einteilung und Planung der Mitarbeiter. Die größten Schwierigkeiten sind die unterschiedlichen Vorstellungen jedes einzelnen Mitarbeiters beim Thema Dienstplanung. Nach Lukas‘ Empfinden geht der Trend hier klar weg vom statischen „9-to-5“ und hin zu einer flexiblen Lösung mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen. Zusätzlich wird der Planungsprozess durch die verschiedenen Beschäftigungstypen wie Vollzeit- und Teilzeitkräfte oder Werksstudenten und Aushilfen. Da kann es schnell passieren, dass ein Student in der Klausurenphase seinen Arbeitsplan über den Haufen werfen muss. Trotzdem soll am Ende der Planungsprozesses jeder Mitarbeiter mit seinem Dienstplan zufrieden sein.
Der Planungsprozess beginnt bei DeliBurgers immer zum 15. eines jeden Monats. Zu diesem Zeitpunkt muss Lukas, der auch für die Dienstplanung zuständig ist, wissen, wann welcher Mitarbeiter im kommenden verfügbar ist und wann er abwesend ist. Neben Papershift nutzen die Mitarbeiter auch andere Kanäle um ihre Verfügbarkeiten anzugeben. Mit diesen Informationen erstellt Lukas dann einen provisorischen Schichtplan. In einem Revisionszeitraum können Mitarbeiter noch Änderungen einbringen. Ab dem Zeitpunkt, an dem der Plan final steht, sollen sich Mitarbeiter eigenständig organisieren. Dafür wird besonders die Funktion „Schichttausch“ in Papershift genutzt. So wird Lukas bei der Planung entlastet und die Mitarbeiter aktiv in die Dienstplanung integriert.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Flexibilität in der Dienstplanung bedeutet in der Gastronomie vor allem auch, auf einen Kundenansturm vorbereitet zu sein. Diese kurzfristigen Änderungen lassen sich in Papershift wunderbar umsetzen. Im Beispiel von DeliBurgers wird in diesem Fall für den Tag eine neue Schicht erstellt. Durch das Versenden eines Bewerbungslinks, können sich alle verfügbaren Mitarbeiter auf diese Schicht eintragen. Der Planer muss in diesem Fall nur noch die Belegung bestätigen und hat Problem schnell und einfach gelöst. Zudem gibt es im Dienstplan von DeliBurgers immer auch einen Springer, der sich bis zu einer bestimmten Zeit bereithält. Auch dieser kann in Papershift integriert werden.
Bei der Zeiterfassung nutzt Deliburger die iPad-Stempeluhr von Papershift. Dies hat besonders 2 Vorteile: Der Mitarbeiter wird für die tatsächlich abgearbeitete Arbeitszeit auf die Sekunde genau vergütet, zum anderen werden die gesetzlich vorgeschriebenen Rahmenbedingungen durch das Arbeitszeitgesetz automatisch eingehalten. Die Überlegung dahinter sind jedoch auch, für jeden Mitarbeiter ein individuelles Arbeitszeitkonto zu führen. Dieses berücksichtigt auch saisonale Umschwünge und kann dabei helfen, Über- oder Minusstunden besser zu überblicken.
Für uns ist das wichtigste Merkmal, dass Papershift sehr zuverlässig läuft. Anfängliche Befürchtungen wie Datenverlust in einer cloudbasierten Lösung haben sich glücklicherweise nie bewahrheitet. Das ist für uns sehr wichtig, da mit diesen sensiblen Daten, auch wegen der Gesetzgebung, sehr sorgsam umgegangen werden muss.
Lukas MöllerGründer & Inhaber, DeliBurgers
Gefragt nach den wichtigsten Merkmalen, warum DeliBurgers so zufrieden mit Papershift ist, nannte Lukas die „hohe Zuverlässigkeit und Flexibilität, die das ganze Team zufriedener macht“. Der größte Wunsch wäre, eine Integration für das Kassensystem in Papershift zu bauen, sodass eine bessere Auswertung von Umsatz und Personalkosten möglich wird. Außerdem können so die wichtigen Kennzahlen bei der Erstellung des Dienstplans berücksichtigt werden.
