Tipps und Tools für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation

Im dritten Teil des Expertengesprächs gibt Anna-Lena Schwarz einen Überblick über die verschiedenen Tools für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation. Digitale Hilfsmittel und Wissensdatenbanken im Intranet erleichtern den Austausch mit Kollegen und Kunden. Weiterhin erklärt die HR-Managerin, welche Tipps neuen Kollegen bei der Mitarbeiterkommunikation helfen und welche Alternativen es zur klassischen E-Mail gibt.

Hilfreiche Tools für die Unternehmenskommunikation

Für die interne Kommunikation stehen verschiedene hilfreiche Tools zur Auswahl. Anna-Lena Schwarz gibt einen Überblick über die Hilfsmittel, die bei Papershift zum Einsatz kommen.

• Die Wissensdatenbank Notion: Notion ist eine interne Wissensdatenbank. Hier finden Mitarbeiter zum Beispiel Teamseiten, ebenso wie Guidelines und Policies. Dazu gehören Meeting-Guidelines, die unter anderem auf OKR-Meetings eingehen, die dem Zielfindungssystem „Objectives and Key Results“ folgen. Bei Papershift wird viel Wert auf eine transparente Kommunikation gelegt, damit jeder weiß, woran die verschiedenen Abteilungen arbeiten und wie die langfristige Planung fürs Unternehmen aussieht. Das transparente Vorgehen stärkt das Wir-Gefühl und verbessert die Arbeitsatmosphäre.
• Das Projektmanagement-Tool Asana: Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das als Browser-Anwendung und als App zur Verfügung steht. In Asana hat jede Papershift-Abteilung ihre eigene Struktur. Steht zum Beispiel ein Probetag im Marketing an, kann ein Mitarbeiter der HR-Abteilung die Kollegen per Ticket darüber informieren und bitten, Probeaufgaben vorzubereiten. Asana erlaubt zudem einen transparenten Einblick in die Tasks der einzelnen Abteilungen.
• Slack für die dynamische Kommunikation: Slack ist ein Tool für die Kommunikation von PC-Arbeitsplatz zu PC-Arbeitsplatz. Das Programm erlaubt es dem Team, schnell Nachrichten miteinander auszutauschen und Informationen anzufragen. Neben dem schriftlichen Austausch bietet Slack eine visuelle Komponente: Emojis neben dem Benutzernamen zeigen an, ob der jeweilige Mitarbeiter gerade erreichbar ist. Ein Krankheits-Emoji zeigt, dass ein Teammitglied krank ist, ein Kalender lässt die Kollegen wissen, dass man sich gerade im Meeting befindet.
• Zoom als Tool für Online-Meetings: Zoom ist ein Tool für Online-Meetings, das unter anderem als Ersatz für die Face-to-Face-Kommunikation mit Kollegen im Home Office oder an anderen Unternehmensstandorten zum Einsatz kommt. Gerade zu Zeiten der Corona-Pandemie hat sich Zoom etabliert.
• Discord für Kundengespräche und als digitaler Flurfunk: Für den schnellen Austausch mit Kollegen und Kunden kommen auch Plattformen wie Discord zum Einsatz. In der internen Kommunikation dient Discord als eine Art digitaler Flurfunk und ermöglicht als Software oder Mitarbeiter-App Gespräche in Gruppen oder zwischen zwei Teilnehmern.

Tipps für die Mitarbeiterkommunikation

Welche Tipps für eine erfolgreiche interne Kommunikation würde Anna-Lena Schwarz befreundeten HR-Managern mit auf den Weg geben?

Grundlagen der internen Kommunikation im Onboarding klären

Für das HR-Management stellt sich unter anderem die Frage, wie sie neuen Mitarbeitern die Grundlagen der Unternehmenskommunikation nahebringen. Anna Lena-Schwarz empfiehlt, direkt während des Onboardings zu erklären, welche Kommunikationstools zum Einsatz kommen und welche Kanäle für welchen Zweck genutzt werden. Kommuniziert man dies gleich zu Beginn, lassen sich Fehler vermeiden. Mitarbeiter müssen zudem die Möglichkeit haben, bei Unklarheiten nachzufragen, wie etwas genau funktioniert.

Ein weiterer Tipp: flexibel bleiben! Anna-Lena Schwarz: „Man muss als Unternehmen ein strategisches Kommunikationskonzept haben, was aber in einer gewissen Hinsicht auch flexibel anpassbar sein sollte.“

Die Kommunikationsstrategie dient als roter Faden, der situativ an neue Umstände und Herausforderungen angepasst werden kann. Welche Kanäle und Lösungen zu einem Unternehmen passen, richtet sich zum Beispiel auch nach der Größe, der Ausrichtung, den Nutzungsgewohnheiten der Führungskräfte und Mitarbeiter sowie vielen weiteren Kriterien. Unternehmen müssen individuell prüfen, welche Tools am besten zu ihnen passen und welche Hilfsmittel von einzelnen Teammitgliedern bevorzugt werden.

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Alternativen zur E-Mail

Das klassische Kommunikationsmedium in vielen Konzernen ist die E-Mail. Im Arbeitsalltag ist sie nach wie vor die erste Wahl, um sich mit Kunden und Kollegen auszutauschen. Seltener kommt auch noch das Fax zum Einsatz. E-Mail und Fax stellen allerdings nicht immer den besten Kommunikationsweg dar. Anna-Lena Schwarz geht auf mögliche Alternativen zur E-Mail ein.

Welche Faktoren beeinflussen die Auswahl der Tools?

Die interne Kommunikation bei Papershift stellte für Anna-Lena Schwarz eine Umstellung dar. Durch Werkstudentenstellen und Praktika war sie es ebenfalls gewohnt, hauptsächlich über E-Mail zu kommunizieren. Für den internen Austausch bei Papershift kommen E-Mails jedoch gar nicht zum Einsatz. Stattdessen kommunizieren Mitarbeiter über Slack oder das Projektmanagement-Tool Asana. Diese Instrumente erlauben den schnelleren Austausch und damit eine effizientere Arbeitsweise.

Jeder Betrieb muss jedoch für sich herausfinden, welche Tools und welche Lösungen am besten zu den internen Arbeitsabläufen passen. Dabei ist auch zu berücksichtigen, welche Kanäle die Kommunikation über verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg ermöglichen. Programme wie Slack, die dem zeitgleichen Austausch dienen, eignen sich für diesen Zweck nicht unbedingt. In der Praxis kann die E-Mail der beste Weg sein, um Informationen zu übermitteln. Das gilt insbesondere für die zeitversetzte Kommunikation. Die Auswahl der Lösungen richtet sich letztlich nach der konzerninternen Kommunikationsstrategie. Weiterhin müssen Arbeitnehmer berücksichtigen, was von den Mitarbeitern gerne gesehen und genutzt wird. Während einige gut mit einem neuen Instrument zurechtkommen, kommunizieren andere lieber und besser über althergebrachte Kanäle.

Grundsätzlich sollten Unternehmen dem technologischen Wandel (Stichwort: Arbeit 4.0) offen gegenüberstehen und bereit sein, neue Programme und Apps auszuprobieren. Weiterhin empfiehlt es sich, die Sinnhaftigkeit eines Programms oder einer Mitarbeiter-App regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. So sollte man in gewissen zeitlichen Abständen analysieren, ob das gewählte Instrument wirklich zum Kommunikationsstil des eigenen Unternehmens passt.

Überblick: Einsatz von Kommunikationstools auf das Unternehmen abstimmen

Es gibt eine Vielzahl von verschiedenen Kommunikationstools, die sowohl den zeitgleichen als auch den zeitversetzten Austausch ermöglichen. Für einen erfolgreichen Dialog und die Auswahl der Mitarbeiter-App beziehungsweise des Programms sind folgende Tipps zu beherzigen:

• Neue Teammitglieder sollten bereits während des Onboardings erfahren, welche Programme und Mitarbeiter-Apps für welchen Zweck genutzt werden.
• Das Kommunikationskonzept dient als roter Faden, sollte sich aber flexibel an veränderte Umstände anpassen lassen.
• Die Auswahl der passenden Kommunikationstools richtet sich nach Faktoren wie der Unternehmensgröße, dem Kommunikationsziel, dem Standort der Kommunikationspartner, dem Kommunikationsziel und den Vorlieben der Nutzer.

Fazit: Mit einem strategischen Konzept zur erfolgreichen Mitarbeiterkommunikation

Eine effiziente Mitarbeiterkommunikation benötigt eine gut ausgearbeitete Strategie. Das Kommunikationskonzept sollte die internen Arbeitsabläufe, die Struktur und Kommunikationskultur des Unternehmens (Stichwort: Unternehmenskultur) sowie die Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter berücksichtigen.