Die Mitarbeiterkommunikation ist ein relevanter Erfolgsfaktor für Unternehmen. Für die Papershift Experts Series spricht Tim Lippmann mit Anna-Lena Schwarz. Die 27-Jährige ist seit dem vergangenen Jahr Teil des Papershift-Teams. Als Human Ressources Managerin ist sie für alle personalrelevanten Themen verantwortlich, vom Recruiting über das Onboarding neuer Mitarbeiter bis hin zur Mitarbeiterbetreuung. Aus HR-Sicht stellt auch die interne Unternehmenskommunikation ein wichtiges Thema dar. Innerhalb des Interviews erklärt Anna-Lena Schwarz, warum der strategischen Mitarbeiterkommunikation eine so große Bedeutung zukommt und wie sich ein effizienter Informationsaustausch in Konzernen umsetzen lässt.

Im ersten Teil geht Anna-Lena Schwarz auf Konzepte und Ziele der strategischen internen Kommunikation ein. Der zweite Teil nennt Beispiele aus der Praxis bei Papershift und im dritten Teil nennt Anna-Lena Schwarz, welche Tools für die interne Kommunikation zur Verfügung stehen sowie gibt sie Tipps für einen reibungslosen Kommunikationsablauf.

Strategische Mitarbeiterkommunikation: Konzept und Ziele

Wieso ist Mitarbeiterkommunikation wichtig?

Gleich zu Beginn verdeutlicht Anna-Lena Schwarz, dass Konzerne die Mitarbeiterkommunikation nicht auf die leichte Schulter nehmen, sondern als kritisches Thema für den Unternehmenserfolg betrachten sollten. Aber warum ist die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern überhaupt wichtig und sollte eine hohe Priorität erhalten?

Ein Kommunikationskonzept erleichtert den effizienten Informationsaustausch

Auf den ersten Blick scheint die Mitarbeiterkommunikation keine große Herausforderung darzustellen. Kollegen unterhalten sich untereinander, man telefoniert oder tauscht E-Mails aus. Warum sollten Konzerne also ihren Fokus auf diesen Bereich legen?

Anna-Lena Schwarz benennt die grundsätzlichen Faktoren für ein erfolgreiches Agieren des Unternehmens: Informations- und Wissensaustausch sowie Informationsverbreitung. Um Informationen und Wissen effektiv auszutauschen und Informationen wie gewünscht zu verbreiten, ist ein strukturiertes Vorgehen notwendig. Ein einfacher Anruf beim Kollegen oder bei der Kollegin genügt oft nicht, um Informationen gezielt zu übermitteln. Damit keine Information verloren geht, muss die interne Kommunikation strategisch geplant werden. Zu diesem Zweck sollte ein klares Kommunikationskonzept bestehen. Ein solches Konzept stellt zum Beispiel dar, wie, was und über welche Kanäle Teammitglieder mit ihren Kollegen kommunizieren.

Eine an den Konzern angepasste Kommunikationsstrategie wird umso wichtiger, je internationaler ein Betrieb agiert. In international aufgestellten Konzernen tauschen sich Mitarbeiter nicht mehr nur an einem Standort miteinander aus, sondern kommunizieren über verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg. Ein klares Konzept mit definierten Abläufen ermöglicht eine reibungslose Informationsübermittlung zwischen den unterschiedlichen Unternehmensstandorten.

Konzerne mit mehreren Standorten oder einer internationalen Mitarbeiterschaft müssen zudem unterschiedliche kulturelle Hintergründe berücksichtigen. Je nach Kultur nimmt die Kommunikation einen anderen Stellenwert ein und funktioniert anders. Arbeitgeber müssen diese Sachverhalte im Hinterkopf behalten und sich überlegen, wie sie die Kommunikation in dieser Hinsicht steuern. Ein strategisches Kommunikationskonzept erleichtert die Zusammenarbeit über kulturelle Grenzen hinweg.

Strategien für eine sich verändernde Arbeitswelt

Ein strategisches Kommunikationskonzept stellt weiterhin sicher, dass auch Non-Desk-Worker mit allen relevanten Informationen versorgt werden. Dass dies von großer Bedeutung ist, hat nicht zuletzt die COVID-Pandemie gezeigt: Mitarbeiter mussten vom PC-Arbeitsplatz im Büro ins Home Office umziehen. Der kurze Informationsaustausch morgens an der Kaffeemaschine oder der Stempeluhr sowie der Flurfunk fiel von heute auf morgen weg. Arbeitgeber standen vor der Herausforderung, innerhalb kurzer Zeit einen Ersatz für die Face-to-Face-Kommunikation zu finden. In vielen Konzernen erforderte dies ein Umdenken und den Einsatz anderer Tools, um die interne Kommunikation weiterhin effektiv gestalten zu können. Eine klare Kommunikationsstrategie hilft auch in solchen Situationen, allen Mitarbeitern einen schnellen und effektiven Informationsaustausch zu ermöglichen.

Ein Kommunikationskonzept erleichtert es Konzernen zudem, mit den Veränderungen der Arbeitswelt mitzuhalten. Das Arbeitsumfeld wird dynamischer, Arbeitsmenge und Arbeitsgeschwindigkeit haben sich erhöht, die Arbeitswelt ist schnelllebiger geworden. Eine strategisch geplante Mitarbeiterkommunikation erlaubt es, auch in hektischen Situationen die Zeitpläne von Projekten einzuhalten und Verzögerungen zu vermeiden.

Kostenlos anmelden

Papershift - Ihre Organisation in der Cloud

• Dienstpläne erstellen
• Arbeitszeiten erfassen
• Urlaub planen
• Lohnabrechnungen erstellen
• Arbeitsdaten analysieren

Testen Sie Papershift 14 Tage kostenlos & unverbindlich

Jetzt 14 Tage kostenlos testen Live Demo vereinbaren

Ziele der Mitarbeiterkommunikation

Ein Kommunikationskonzept ist also die Voraussetzung für eine reibungslose interne Unternehmenskommunikation und für ein erfolgreiches Agieren als Konzern. Wie das Konzept für eine strategische Mitarbeiterkommunikation konkret aufgebaut sein sollte, richtet sich nach den Zielen, die ein Konzern mit der internen Kommunikation verfolgt. Das wichtigste Ziel besteht im Wissensaustausch.

Anna-Lena Schwarz: „Das Wichtigste ist natürlich der Wissensaustausch im Unternehmen, weil nur zusammen als Team mit verschiedenem Input kann man erfolgreich agieren und erfolgreich Projekte abschließen.“

Strategische Mitarbeiterkommunikation stärkt das Wir-Gefühl

Der regelmäßige Austausch führt dazu, dass Mitarbeiter eigene Ideen einbringen können. Auf diese Weise wird das Wir-Gefühl gestärkt. Mitarbeiter, die eigenen Input einbringen, gewinnen das Gefühl, aktiv am Entscheidungsprozess beteiligt zu sein. Ein besseres Wir-Gefühl führt zu einer angenehmeren Arbeitsatmosphäre und stärkt die Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen ebenso wie ihre Motivation. Für Konzerne bringt eine effiziente und strategische interne Kommunikation also gleich mehrere Vorteile mit sich: Sie stärkt die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Arbeitgeber, fördert die Zufriedenheit und kann zu besseren Leistungen anregen.

Aus Sicht der Human Ressources Managerin ist noch eine weitere Zielsetzung wichtig: Mitarbeiter sind Markenbotschafter des Unternehmens. Sie stellen den Betrieb nach außen dar. Die interne Kommunikation muss funktionieren, damit die Belegschaft ein positives Bild der Marke nach außen tragen kann.

Überblick: Anforderungen ans Kommunikationskonzept

Betriebe sollten großen Wert auf eine funktionierende Mitarbeiterkommunikation legen, denn der reibungslose Informationsaustausch erfordert eine strategische Planung und ein klares Kommunikationskonzept. Diesem kommen die folgenden Funktionen zu:

• Klärt, über welche Kanäle und Programme Mitarbeiter Informationen austauschen.
• Erlaubt den effizienten Austausch über geografische und kulturelle Grenzen hinweg.
• Hilft Unternehmen, flexibel auf veränderte Arbeitsbedingungen zu reagieren.
• Ermöglicht Mitarbeitern, eigene Ideen einzubringen und stärkt die Identifikation mit dem Arbeitgeber.
• Es lässt Mitarbeiter als Markenbotschafter auftreten, welche die Marke nach außen positiv präsentieren.