Prozesse und Digitalisierung als Grundlage für Wachstum

Wie gewohnt interviewt Tim Lippmann (Team Lead Sales bei Papershift) in der Expert Series ausgewählte Gäste zu herausfordernden Zukunftsthemen. Mit ‚Wachstum durch Prozesse und Digitalisierung‘ steht ein Schlüsselthema im Fokus, das aktuell durch die Lehren der Corona-Pandemie viele Unternehmen beschäftigt. Digitale Geschäftsprozesse (z. B. rund um das Mitarbeiter-Onboarding) bergen ein enormes Wachstumspotenzial. Mehr noch: Automatisierte Lösungen können durch wegweisende Technologien Kosten senken und so die Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Die wachsende Selbstbestimmtheit kann Mitarbeiter zufriedener machen.

Als Experte haben wir von Papershift zu diesem Thema Felix Thönnessen eingeladen, einen erfolgreichen Key Note Speaker und Business Mentor. Er hat in den vergangenen Jahren u. a. die Kandidaten beim Erfolgsformat ‚Die Höhle der Löwen‘ gecoacht, steht aber vor allem Unternehmen beratend zur Seite. Seine Expertise zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht sehr praxisorientiert im Fokus.

Zunächst beschäftigen wir uns mit der Rolle von Prozessen und Digitalisierung eines Unternehmens. Dann werfen wir die Frage auf, ob und wie Mitarbeiter eines Unternehmens im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen einzubinden sind. Abschließend befassen wir uns mit der Notwendigkeit, als Unternehmer neue Wege gehen zu müssen, um die Basis für Wachstum zu schaffen.

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass in vielen Bereichen der Wirtschaft und des gesellschaftlichen Lebens in Deutschland akuter Nachholbedarf besteht. Welche Zusammenhänge zwischen Prozessen und Digitalisierung in Unternehmen lassen sich ausmachen?

Zahlreiche Studien haben Deutschland mit Blick auf das Schlüsselthema Digitalisierung allenfalls eine Durchschnittsnote erteilt. Sehr viel digitales Wachstumspotenzial bleibt noch ungenutzt in der hiesigen Wirtschaft. Als zukunftsorientierter Prozess gehört Digitalisierung ganz klar auf die Agenda einer Unternehmensführung.

Am Anfang aller Überlegungen steht der Geschäftsprozess selbst. Um an dieser Stelle den Fokus direkt zu schärfen, wollen wir mit der Einschätzung unseres Experten den Unterschied zwischen Selbstständigen und Unternehmern ergründen.

Was unterscheidet Selbstständige von Unternehmern?

Auf den ersten Blick sagen beide Begriffe dasselbe aus. Diesen Gedanken dürften die meisten spontan haben. Doch eine prozessorientierte Betrachtung bringt zentrale Unterschiede zum Vorschein. Während ein Selbstständiger vor allem in der Startphase mitten im operativen Geschäft aufgeht, steht ein Unternehmer in einer späteren Phase eher als Manager außerhalb des Gebildes.

Sobald das Geschäftsmodell eine kritische Wachstumsschwelle überschritten hat und Mitarbeiter an Bord sind, müssen Selbstständige Aufgaben delegieren. Sie können sich nicht mehr selbst um jeden Prozess kümmern. Spätestens ab diesem Punkt rückt die strategische Betrachtung von Prozessen in den Fokus, um weiteres Wachstum sicherstellen zu können. Unternehmer müssen an den richtigen Stellen rechtzeitig eingreifen. In Zukunft werden immer mehr Geschäftsprozesse digital sein, um Wachstum schaffen zu können.

Wachstum durch Digitalisierung: Tools im Fokus

Wer wachsen will, muss zunächst alle Geschäftsprozesse kennen und analysieren:

• Was funktioniert gut?
• Was muss besser werden (auch mit Blick auf Kunden und Lieferanten)?
• Welche Prozesse verschlingen viele Ressourcen, ohne einen akzeptablen Output zu erzielen?

Nur die Kenntnis über alle relevanten Prozesse erlaubt es, Potenzial für zukünftiges Wachstum durch Digitalisierung zu identifizieren. Die Analyse zeigt, welche bisher analog ausgeführten Schritte sich in Zukunft mit entsprechenden Technologien effizienter bewältigen lassen. Mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Stakeholdern müssen alle Interessensgruppen berücksichtigt werden.

Gerade auch wenn ich als Unternehmerin/Unternehmer wachsen möchte, ist das natürlich ein ganz, ganz wichtiger Faktor, weil ich einfach verstehen muss: Welche dieser Prozesse lassen sich denn auch skalieren, also lassen sich auch multiplizieren, lassen sich auch häufiger […] durchführen? […] Und die Digitalisierung hilft dir natürlich dabei, den Prozess digitaler, skalierbarer zu gestalten und damit […] das ganze Unternehmen wachsen zu lassen.

Felix ThönnesenKey Note Speaker und Business Mentor

Tools sollten angesichts dessen kein Selbstzweck sein, sondern Unternehmen messbar erfolgreicher machen und auch zur Mitarbeiterbindung beitragen. Digitale Prozesse können zur Beschleunigung, Automatisierung und Skalierbarkeit beitragen.

Beispiel: So hat Felix Papershift genutzt

Erfahrungsgemäß kann das Mitarbeiter-Onboarding sehr aufwendig sein. Da es sich aber um immer wiederkehrende Geschäftsprozesse handelt, liegt eine digitale Lösung nahe.

Mit Papershift ist es möglich, viele Prozesse an die Mitarbeiter ‚outzusourcen‚ und dabei immer den Überblick zu behalten. Felix nutzt dieses Tool in der Praxis, damit Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit für die Planung von Events angeben können. So ist immer ersichtlich, wer gerade welche Funktionen ausübt oder für weitere Aufgaben zur Verfügung steht. Um solche Prozesse muss sich der Unternehmer bzw. Chef nicht mehr kümmern. Alle entscheidungsrelevanten Informationen liegen transparent vor.

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Warum ist eine Software für Unternehmen eine Chance?

Mit Blick auf Prozesse für zukünftiges Wachstum zwingt ein Tool Unternehmen dazu, Strukturen zu überdenken und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Durch effizientere Aufgabenverwaltung lassen sich nicht nur alle Ressourcen optimal nutzen, sondern es werden idealerweise auch wieder neue Prozesse automatisch angestoßen. Das ist die Basis für nachhaltiges Wachstum.

Zudem zeigt die Analyse aller Geschäftsprozesse, welche Aufgaben immer wiederkehren und zusammenhängen. Durch diese neue Übersicht lassen sich viele Prozesse in Zukunft deutlich effizienter abwickeln, was das übergeordnete Ziel einer unternehmerischen Entscheidung für oder gegen ein Tool sein sollte.

Digitalisierung lohnt sich: Aufwand und Nutzen bei Prozessen konkretisieren

Wir empfehlen, Aufwand und Nutzen immer sehr konkret abzuwägen, wenn es um die Implementierung eines neuen Tools wie Papershift geht. Auch wenn einige Prozesse noch analog gut zu funktionieren scheinen, so können digitale Lösungen zu einer nachhaltigen Verbesserung führen und wichtige Informationen liefern.

Natürlich bedarf die Implementierung eines neuen Tools einiger Ressourcen für die Einarbeitung. Die Investition wird sich aber sehr schnell bezahlt machen, wenn Prozesse und Digitalisierung in Zukunft effizienter laufen und neue Räume für Wachstum eröffnen.

Der Faktor Mensch darf nicht in Vergessenheit geraten

Unser Experte Felix betont insbesondere die positiven Erfahrungen mit Tools für das Mitarbeiter-Onboarding als Prozess. Viele Mitarbeiter haben ihm positives Feedback gegeben, sich sehr gut eingebunden zu fühlen und schnell alle wichtige Informationen finden zu können.

Auch wenn viele Prozesse automatisiert sind, erfährt der Mitarbeiter Wertschätzung. Das ist ein wichtiges Thema, denn letztlich können Technologien und der Faktor Mensch nur als harmonische Einheit funktionieren. Für Wachstum braucht es motivierte Mitarbeiter und funktionierende Prozesse. Tools sollten also keine Frustrationen auslösen, sondern die Arbeit erleichtern und unterstützen.