Neue Arbeitsabläufe implementieren – welche Hemmnisse lauern?

Ist der neue Arbeitsablauf definiert und entwickelt, muss er in der Praxis eingesetzt werden – und damit beginnen oft genug die Probleme. Wir raten Unternehmen, schrittweise vorzugehen und den wesentlichen Erfolgsfaktor nicht zu vergessen: die Mitarbeiter. Diese müssen nämlich die Theorie in die Praxis transferieren – sie sind die Träger eines jeden Prozesses. Wir zeigen wie neue Arbeitsabläufe erfolgreich implementiert werden können.

Kommunikation als Erfolgsfaktor der Prozessoptimierung

Wie lassen sich also Mitarbeiter dazu motivieren, sich mit Neuem auseinander- und neue Prozesse auch umzusetzen? Die Antwort ist ganz klar: Nur eine umfassende Kommunikation, die das gesamte Team mitnimmt, kann auch die Grundlage für eine erfolgreiche Optimierung von Arbeitsprozessen sein.

Wir haben also durchaus festgestellt, dass wenn man nicht richtig kommuniziert, warum diese neuen Prozesse notwendig sind, dann ist da keine gute Bereitschaft dahinter, das Ganze mitzutragen – von der Belegschaft her.

Maximilian FronnHead of Customer Management, Papershift GmbH

Die Angst vor Neuem ist nur natürlich – und nicht zuletzt ebenso die Befürchtungen um den eigenen Arbeitsplatz, der eventuell von einem neuen und effizienteren Prozess bedroht sein könnte. Unternehmen sollten also von vornherein jeden Schritt auf dem Weg erklären und die Kollegen mit einbeziehen.

Beispiel aus der Praxis – Profi-Tipp:

Ganz plastisch lässt sich das am Beispiel der elektronischen Arbeitszeiterfassung erläutern: Diese wurde vom Gesetzgeber vorgeschrieben und löste viele analoge Alternativen der Erfassung wie Stundenzettel ab. Natürlich bedeutet die elektronische Arbeitszeiterfassung für das Unternehmen neben der soliden Datenbasis vor allem eine Effizienzsteigerung, wenn sich die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnungen beispielsweise leichter erledigen lassen. In vielen betroffenen Arbeitnehmern löste sie jedoch Ängste vor einer übermäßigen Überwachung aus: Wieso soll der Arbeitgeber bis ins Detail nachvollziehen können, wann und wie oft ich Pause mache? Was ist mit Vertrauensarbeitszeit, bei der bislang keinerlei Nachweis notwendig war? Die Folgen für derartige Besonderheiten sollten deswegen zunächst ausführlich erörtert werden, um hier von vornherein für Klarheit zu sorgen und Vorbehalte abzubauen.

Und Fakt ist nun einmal, dass die beste Prozessoptimierung nichts bringt, wenn die jeweiligen Mitarbeiter sich verweigern. Bleiben sie in der alten Routine verhaftet und hemmen die Implementierung der neuen, bringt das nicht nur Unruhe im Büro, sondern gefährdet den gesamten Erfolg. Deswegen ist die Bedeutung der umfassenden und zielführenden Kommunikation ebenso wenig zu unterschätzen wie die einer konstruktiven Fehlerkultur.

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Offene und aktive Fehlerkultur entwickeln

Noch ein Fakt: Fehler sind unvermeidbar! Gerade auch die Angst, irgendetwas falsch zu machen und deswegen kritisiert werden zu können, hemmt die Einführung neuer Arbeitsabläufe. Die Verantwortlichen sollten also genau wissen, wie sie mit den zu erwartenden Fehlern umgehen, damit das Team in dieser Frage keine destruktiven Ängste entwickelt.

Eine offene, aktive Fehlerkultur zu praktizieren, ist aber nicht nur entscheidend für die Prozessoptimierung, sie sollte generell eine Selbstverständlichkeit sein. Dem Unternehmen nützt es ebenso wenig wie den Mitarbeitern selbst, wenn auftretende Probleme unter den Tisch fallen gelassen oder verschleiert werden. Im schlimmsten Fall werden willkürlich Schuldige gesucht, was die gesamte Organisation belastet – die Probleme aber nicht behebt.

Im Gegenteil, gemachte Fehler offen zu thematisieren, eröffnet enorme Vorteile: Treten die Probleme nämlich häufiger an derselben Stelle im Arbeitsablauf auf, sollte dies unbedingt näher untersucht werden. Vielleicht liegt es ja auch am Ablauf? Vielleicht weist die Technik Hürden auf, die derartige Fehler provozieren? Hier lohnt es sich, für die Offenheit zu werben und diese zu fördern. So bleibt das gesamte Prozessmanagement dynamisch!

„Von klein auf groß arbeiten“ – iterative Methode nutzen

Wollen Unternehmen Arbeitsprozesse optimieren, sollten sie sich vom Gedanken an ein optimales Ergebnis beim ersten Wurf verabschieden – einerseits sind Fehler wahrscheinlich, andererseits ist der menschliche Faktor nicht zu unterschätzen. Die Erfahrung zeigt, dass hier die iterative Methode angebracht ist: Mit kleinen Schritten beginnen, diese ausgiebig testen und so sukzessive auf das große Ergebnis hinarbeiten, ist demnach deutlich sinnvoller. Vor allem eröffnet es eben die genannten Möglichkeiten, auftretende Fehler in der Anwendung zu identifizieren und gleich auszuräumen, bevor es zu kompliziert wird.

Hier zu schnell mit zu großem Erfolgsdruck heranzugehen und komplexe Prozesse als ein statisches Ganzes anzupacken, kann sich zum echten Hemmnis in der Prozessoptimierung entwickeln. Nicht zuletzt schreckt ein solches Vorgehen die Mitarbeiter unnötig ab und leistet Vorbehalten Vorschub. Werden diese wiederum umfassend einbezogen und können sich mit ihren Erfahrungen einbringen, profitiert das Unternehmen vielmehr von den Tipps aus der gelebten Praxis.

Zusammenfassung

Der beste Arbeitsablauf nützt nichts, wenn es bei der Einführung Probleme gibt und die für die Umsetzung ausschlaggebenden Mitarbeiter die Entwicklung nicht tragen. Umso wichtiger sind für eine reibungslose Implementierung neuer Arbeitsabläufe einerseits die Kommunikation, die das gesamte Team mitnimmt, und andererseits eine offene Fehlerkultur. Müssen Mitarbeiter nämlich befürchten, dass die unvermeidbaren Fehler unsachliche Kritik oder andere Konsequenzen nach sich ziehen, hemmt dies den gesamten Implementierungsprozess. Darüber hinaus sollte ein solches Vorhaben als dynamisch verstanden und angegangen werden: Kleine Etappen, die ausführlich erklärt und direkt dem Praxistest unterzogen werden, ergeben letztendlich ein stimmiges Ganzes.