Und dann kam Corona: Positive Homeoffice-Erfahrungen durch Homeoffice-Pflicht

Während der Corona-Pandemie und des erfolgten Lockdowns kam auch die Homeoffice-Pflicht. Sie zwang auch Unternehmen mit konservativerer Einstellung und wenig Remote-work-Erfahrung, sich neu zu organisieren.

Meinungswandel: Homeoffice-Erfahrungen stellen Michaels Weltbild auf den Kopf

„Es war die fehlende Erfahrung mit Homeoffice, die mich zweifeln lassen hat.“ So leitet Michael die Erklärung zu seinem Sinneswandel in puncto Heimarbeit ein. Genau das dürfte auch der Grund sein, warum viele andere Unternehmen quer durch alle Branchen ebenfalls Vorbehalte gegen diese fehlende Anwesenheitskultur im Job haben. Und weshalb eine Homeoffice-Pflicht zuerst für Unmut sorgte.

Wie so oft braucht es für das Umdenken ein wenig Druck von außen. Im Jahr 2020 kam dieser Druck durch ein Virus und den von der Regierung verhängten Lockdown samt verordneter Homeoffice-Pflicht.

„Faktisch wurde ich dazu gezwungen, diese Erfahrung zu machen. Das war und ist tatsächlich eine sehr spannende Erfahrung gewesen,“ führt Michael aus. Warum das so ist, liegt auf der Hand. Denn auf diesem Weg ist es möglich, das Team und die Organisation aus einer anderen Perspektive und vielleicht sogar besser kennenzulernen.

Auch wenn Papershift bis dato bereits u. a. durch die Nutzung von Cloud-Software und Datenablage in der Cloud sehr digital aufgestellt war, war der plötzliche Umstieg neu. Dennoch betont Michael, dass die Möglichkeit, von jedem Endgerät ortsunabhängig auf Software und Daten zuzugreifen, ein riesiger Vorteil bei der Umsetzung war. In dieser Gewissheit war der Ansatz „gut, dann arbeiten wir einfach von zuhause“ relativ unproblematisch umsetzbar.

Arbeiten von zuhause funktioniert sogar besser

Bei Papershift zeigte sich relativ schnell, dass die Telearbeit keinen Nachteil gegenüber der Arbeit im Firmenbüro hat. Wie Michael verdeutlicht, waren die Homeoffice-Erfahrungen nicht nur ebenso gut wie die Arbeit in Präsenz, in einigen Bereichen war die Abwesenheit vom Büroplatz dem Gebaren in der klassischen Arbeitswelt sogar deutlich überlegen. Gerade im Hinblick auf die Produktivität stellte Michael sowohl bei sich selbst als auch bei den Teammitgliedern eine erhebliche Steigerung fest. Das gleiche Phänomen lässt sich auch auf die Motivation der Teammitglieder übertragen. Diese Beobachtungen werden untermauert durch eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung. In einer Umfrage gab die Mehrheit der Beschäftigten an, dass sie sich auch in Zukunft flexiblere Arbeitsmodelle wünschen.

Nicht zuletzt durch diese Initialzündung denkt Papershift derzeit sogar darüber nach, Papershift zu einer „Remote-First-Organisation“ umzubauen. „Remote-First-Organisation“ bedeutet in diesem Kontext eine Abkehr vom klassischen Unternehmensmodell, wo die Präsenz in Büros der Standard ist. Das Gegenteil ist der Fall: Dabei wäre die Arbeit aus dem heimatlichen Office der Standard und das Arbeiten im Büro die Abweichung von der Normalität. Eine endgültige Entscheidung ist in diesem Zusammenhang bei Papershift aber noch nicht getroffen.

Was sind die organisatorischen Rahmenbedingungen?

Der Wille zur Umsetzung ist das eine. Die passenden technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen des Arbeitgebers sind das andere. Auf der technischen Seite konnte Papershift die breite Remote-Arbeits-Regelung nur umsetzen, weil bereits vor der Corona-Zäsur Prozesse und Arbeitsmittel auf die Cloud-Nutzung optimiert waren.

Aber auch auf der organisatorischen Seite war Papershift gut aufgestellt. An dieser Stelle schlägt Papershift-Experte Michael den Bogen zur entscheidenden Transformationsphase des Unternehmens in den Jahren 2017 bis 2019, als man sich für organisches Wachstum aus dem Cashflow und gegen Venture Capital entschied.

Eine große Stärke von Papershift ist nach wie vor die Organisation und Struktur. Ferner betont Michael, dass die Homeoffice-Erfahrungen ohne diese Vorarbeit niemals so gut gewesen wären. Entscheidend ist in organisatorischer Hinsicht eine klare Meeting-Struktur mit Dailys, Weeklys und Jour fixes zwischen Führungskräften und Teammitgliedern. Das funktioniert auch hervorragend in digitaler Form. Durch die so geschaffenen Strukturen wird sichergestellt, dass die Kommunikation richtig fließt. Für die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams ist der regelmäßige Austausch unerlässlich. Ist bereits eine entsprechende Struktur grundsätzlich schon vorhanden, verläuft der Transformationsprozess in den digitalen Raum reibungslos.

„Die Informationen sind genauso geflossen wie vorher auch, nur dass man sich am Bildschirm sieht und nicht präsent in einem Raum miteinander sitzt,“ erzählt Michael von seinen Erfahrungen im Papershift-Team.

Home-Office-Pflicht – wo Licht ist, ist auch Schatten

Wie alles hat auch der Umstieg auf die Digitalisierung der täglichen Zusammenarbeit ohne direkten zwischenmenschlichen Kontakt gravierende Nachteile. Nachteile, die jeder Firma bewusst sein sollten. Gerade im Hinblick auf die zwischenmenschliche Kommunikation teilt auch Papershift-Experte Michael Bedenken.

Besonders wichtig ist im digitalen Arbeitsumfeld die Sicherstellung der täglichen Kommunikation. Immerhin ist der ehemals kurze Dienstweg nicht mehr möglich. Viele Informationen werden während eines Plausches im Büro ausgetauscht, wenn man sich zufällig an der Kaffeemaschine trifft. Dies war während der Homeoffice-Pflicht nur erschwert möglich.

Wichtig sind solche Gespräche an der Kaffeemaschine und im Flur nicht nur wegen der auch im Subtext fließenden Information und durch den impliziten Ideenaustausch. Die Kommunikation prägt auch die Unternehmenskultur. Um diesen Effekt auch bei der Remotearbeit beizubehalten, hat Papershift bewusst Strukturen wie die digitale Mittagspause geschaffen, um Raum für Soziales und das Kulturelle zu fördern.

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Herausforderung Kommunikation und Onboarding

Ein weiterer Punkt ist die arbeitsspezifische Kommunikation selbst. Während die Kommunikation im Homeoffice-Betrieb innerhalb von Abteilungen noch ebenso gut funktioniert wie zuvor, ist die abteilungsübergreifende Kommunikation eine deutlich größere Herausforderung. Ohne besondere Anpassungen droht hier eine Verschlechterung der internen Kommunikation, wenn die üblichen Begegnungsorte fehlen.

Umso wichtiger ist es für Firmen, sich Lösungen zur Förderung eines aktiven Austauschs zwischen den Abteilungen zu überlegen. Kreative Lösungen dürfen laut Experte Michael in einem modernen Unternehmen auch gerne aus den Reihen der Mitarbeiter kommen. Bei Papershift etwa haben die Sales- und die Marketing-Abteilungen eigenständig regelmäßige Meetings ins Leben gerufen.

Eine besondere Aufmerksamkeit bei einem Switch zur Remote-First-Organisation gehört zudem dem Onboarding neuer Mitarbeiter. Um die Integration ins Team und die Vermittlung der Unternehmenskultur auch aus der Distanz zu bewerkstelligen, braucht es von Anfang an offene Kommunikationswege und gut organisierte Inhalte des Onboardings.

Papershift empfiehlt Kultur und Kommunikation als Schlüssel zu effizienten und produktiven Teams – unabhängig von der Organisation in Online- oder Offline-Teams. Dennoch gibt Papershift zu bedenken, dass noch längst nicht klar ist, ob eine reine Remote-Organisation eine gleichwertige Unternehmenskultur prägen kann. Die Wahrheit liegt wahrscheinlich wie so oft in einem Kompromiss zwischen reiner Remote-Organisation und reiner Präsenz-Organisation. Die Erfahrungen und Eindrücke der Homeoffice-Pflicht werden die Kommunikationskultur und New Work jedoch weiterhin prägen.

Ohne Cybersicherheit geht nichts

Datenschutz und Cybersicherheit bereiten Firmen auch vor dem Hintergrund zunehmender Hackerangriffe und anfälliger Heimnetze große Bauchschmerzen. Daher heben wir die besondere Bedeutung dieser Punkte gerade bei der Transformation in Richtung Heimarbeit hervor.

Am wichtigsten ist, dass das Arbeitsumfeld aus WLAN und Endgeräten den notwendigen Rahmenbedingungen angemessener IT-Sicherheit entspricht. Das betrifft in erster Linie den Einsatz sicherer Passwörter, eine ausreichende Netzwerkverschlüsselung und den Gebrauch von zertifizierten Firewalls und Virenscannern.

An dieser Stelle bieten sich einheitliche Empfehlungen durch das Unternehmen für den Einsatz am Heimarbeitsplatz an. Dennoch: Eine 100-prozentige Sicherheit, nicht gehackt zu werden, gibt es weder bei der Remote-Arbeit noch bei der stationären Arbeit im Firmengebäude.