Digitalisierung in der Arztpraxis: Mehr Zeit für Patienten und Mitarbeiter

Für Inhaber einer Arztpraxis ist es wichtig, sowohl als medizinische Fachkraft als auch als Unternehmer erfolgreich zu sein. Eine der größten Herausforderungen dabei ist es, alle Aufgaben und Verantwortungen in den begrenzten 24 Stunden eines Tages unterzubringen. In diesem Artikel werden wir uns damit auseinandersetzen, wie Digitalisierung im Gesundheitswesen helfen kann, den Praxisalltag zu optimieren und Zeit zu sparen. Dazu gibt uns Matthias Einblicke in seine Erfahrungen mit der Unterstützung von Zahnarztpraxen bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe durch Digitalisierung.

Die Herausforderungen des Zeitmanagements

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen, auch E-Health genannt, ist ein Thema, das immer mehr an Aufmerksamkeit gewinnt. Ein Unternehmen, das sich darauf konzentriert, Zahnarztpraxen beim Übergang zu Digital Health zu unterstützen, ist Zahnkumpan, das 2018 von Matthias Hoppe und seinem Geschäftspartner gegründet wurde. Laut Matthias besteht eine der größten Herausforderungen für die Ärztinnen und Ärzte bezüglich der Digitalisierung darin, herauszufinden, auf welche Themen sie ihre Aufmerksamkeit richten sollen.

Die Vielseitigkeit von niedergelassenen Ärzten

Anfangs sah sich Zahnkumpan als Webagentur, aber sie erkannten schnell, dass die Erstellung einer ansprechenden Website für die meisten Praxen nicht das Hauptproblem darstellt. Natürlich sollte eine Website als digitale Visitenkarte gut aussehen und relevante Informationen bereitstellen, aber sie ist nicht die größte Herausforderung für eine Arztpraxis. Vielmehr wurde Matthias klar, dass gerade niedergelassene Ärzte und auch Psychotherapeuten eine unendliche Anzahl von Aufgaben zu bewältigen haben. Die Vielseitigkeit ihrer Arbeit ist enorm – sie sind Unternehmer, Mediziner und Führungskräfte, und sie sind vielleicht auch Elternteil, Ehepartner oder Freund. Matthias sagt: „Das größte Problem für Zahnärzte ist die Zeit.“ Die Herausforderung besteht darin, all diese Aufgaben innerhalb der begrenzten Zeit zu erledigen, die uns allen zur Verfügung stehen.

Ein ganzheitlicher Ansatz zur Zeitersparnis durch Digitalisierung

Um das Problem des Zeitmanagements anzugehen, verfolgt das Unternehmen des Experten einen ganzheitlichen Ansatz und konzentriert sich darauf, eine Lösung zu finden, die Zeit spart. Indem sie zeitsparende Strategien in den Vordergrund stellen, können Zahnarztpraxen ihr Arbeitspensum besser bewältigen und ihre Effizienz steigern. Dazu gehört, gemeinsam mit den Ärztinnen und Ärzten deren Bedürfnisse und Ziele zu ermitteln und dann einen Plan zu entwickeln, der ihnen hilft, dieses Ziel zu erreichen.

Verstehen der Vision des Kunden

Matthias erwähnt, dass der erste Schritt darin besteht, ein Gespräch mit dem Kunden zu führen, um seine Vision für die Zukunft der Arztpraxis zu verstehen. Es gibt sehr unterschiedliche Richtungen, in die sich die Praxis entwickeln kann. Handelt es sich um eine Einzelpraxis, und wollen sie bei ihrer kleinen Praxis bleiben und ein wenig mehr Zeit haben, oder handelt es sich um eine größere Praxis, die einen zweiten Standort eröffnen und so wachsen möchte? Um die beste Vorgehensweise bei der Digitalisierung zu bestimmen, ist es wichtig, die Ziele und Bestrebungen zu verstehen. Darauf aufbauend erstellt das Expertenunternehmen eine Roadmap und bewertet den aktuellen Stand der Digitalisierung in der Praxis.

Pareto-Prinzip: Schnelle Erfolge durch gezielte Schwerpunktsetzung

Matthias geht bei der Digitalisierung von Zahnarztpraxen mit einem ganzheitlichen Ansatz vor, der sich an dem Pareto-Prinzip orientiert. Das Pareto-Prinzip besagt, dass man mit 20 % des Einsatzes 80 % des Erfolgs erzielen kann. Matthias und sein Team gehen also gezielt an die wichtigsten Aufgaben und Prozesse in der Praxis und optimieren diese, um so schnell wie möglich Ergebnisse und ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erzielen.

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AIDA-Prinzip im Einsatz

Zusätzlich setzt Matthias das AIDA-Prinzip ein. Dieses besagt, dass man erst die Aufmerksamkeit des potenziellen Kunden gewinnen muss, bevor man das Interesse weckt und das Verlangen nach dem Angebot schafft. Am Ende soll der Kunde dann zur Handlung (zum Beispiel die Buchung eines Termins) animiert werden. Diese Methode setzt Matthias ein, um Patienten gezielt anzusprechen und ihre Aufmerksamkeit auf die Angebote der Praxis zu lenken.

Mehr organisatorische Effizienz

Ein wichtiger Aspekt bei E-Health ist die Optimierung von organisatorischen Prozessen, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Eine Möglichkeit hierfür ist die Verwendung von Software für Personalmanagement, Qualitätsmanagement und Telematikinfrastruktur. Mit diesen Tools kann die Personalplanung automatisiert und digital durchgeführt werden, was die Übersicht und Planbarkeit erleichtert. Auch Qualitätsmanagementprozesse, wie die Dokumentation von Behandlungen und die Überwachung von Hygienestandards, können digital abgebildet werden. Darüber hinaus ermöglichen Telematikinfrastrukturen eine schnelle und sichere Datenübertragung, was die Zusammenarbeit zwischen Praxis und Krankenkassen sowie die elektronische Patientenakte (ePA) erleichtert. Insgesamt tragen diese Werkzeuge dazu bei, die Effizienz und Qualität der Arbeit in der Praxis zu verbessern und den Fokus auf die Patientenversorgung zu legen.

Digitale Personalplanung

Die Einführung einer digitalen Personaleinsatzplanung kann die vereinfachte Erstellung von Dienst- und Urlaubsplänen auf Tablets ermöglichen. Außerdem können Mitarbeiter ihre Anwesenheit mit einem Code oder ihrer Unterschrift bestätigen. Dadurch kann schnell eine Übersicht über die Personaleinsätze gewonnen und flexibel auf kurzfristige Änderungen reagiert werden. Darüber hinaus erleichtert eine digitale Plattform den Teammitgliedern den Zugriff auf ihre Dienstpläne und deren Aktualisierung, so dass weniger persönliche oder telefonische Absprachen erforderlich sind, um den Dienstplan zu koordinieren.

Digitalen Plattform für die Teamkommunikation

Die Nutzung einer digitalen Plattform zur Teamkommunikation bringt viele Vorteile mit sich, da die Teammitglieder schnell und einfach Informationen austauschen und an Projekten zusammenarbeiten können. Anstatt sich auf persönliche Treffen oder Telefonate zu verlassen, können die Teammitglieder über die Plattform kommunizieren und aus der Ferne auf Dokumente oder andere Ressourcen zugreifen. Dies kann besonders für Praxen mit mehreren Standorten oder für Teammitglieder, die nicht immer im Büro sind, nützlich sein.

Digitales Qualitätsmanagement

Das digitale Qualitätsmanagement ist ein Prozess, bei dem man die Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch die Verwendung von digitalen Technologien verbessern kann. Dies kann die Verwendung einer Praxissoftware beinhalten, die speziell für Qualitätsmanagement entwickelt wurde. Damit können Daten gesammelt, analysiert und zu Berichten zusammengefasst werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Automatisierung von Prozessen, um Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Ein Beispiel wäre die Verwendung der Praxisverwaltungssysteme für die Dokumentation und Überwachung von Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass alle Leistungen den Anforderungen entsprechen. Durch die Verwendung von digitalen Technologien kann das Qualitätsmanagement schneller, präziser und kosteneffizienter durchgeführt werden.

Matthias HoppeMitbegründer und Strategieberater von Zahn Kumpan

Die Umsetzung eines digitalen Qualitätsmanagements kann besonders nützlich sein, wenn die Arztpraxis bestimmte Protokolle oder Vorschriften befolgen muss. Niedergelassene Ärzte und Krankenhäuser sind gesetzlich verpflichtet, ein Qualitätsmanagement einzuführen. Die manuelle Verwaltung dieser Systeme kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein, sodass die Nutzung einer digitalen Plattform den Prozess rationalisieren und die Überwachung und Einhaltung der Vorschriften erleichtern kann.

Expertenmeinung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung zu Digital Health, zum Beispiel bei einer Zahnarztpraxis, ein komplexer Prozess ist, der sorgfältige Planung und Überlegung erfordert. Durch die Ermittlung von Praxisbereichen, die von der Digitalisierung profitieren können, und die Implementierung von Software zur Rationalisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Koordination können Ärztinnen und Ärzte Zeit sparen und ihre Effizienz steigern.

Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass jede Praxis anders ist, und es ist entscheidend, mit Experten zusammenzuarbeiten, die dabei helfen können, einen Digitalisierungsplan auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Praxis zuzuschneiden. Sie können prüfen, welche digitalen Lösungen für ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele am vorteilhaftesten sind. Durch einen ganzheitlichen Ansatz und die Konzentration auf Bereiche, in denen die Digitalisierung Zeit spart und die Effizienz verbessert, können Praxen ihre Abläufe optimieren und ihren Patienten besser dienen.