Einbindung von Mitarbeitern bei der Digitalisierung

Beim Thema ‚Wachstum durch Digitalisierung‘ ist die Fragestellung, ob und wie Mitarbeiter in digitale Prozesse im Unternehmen eingebunden werden sollten, essentiell für den Erfolg. Bei Papershift herrscht die Philosophie, dass Mitarbeiterbeteiligung für eine effiziente Organisation unabdingbar ist. Insofern ist der Faktor Mensch eng mit Technologien zu verbinden, um eine nachhaltige Basis für den Wandel zu schaffen.

Eigentlich ist Beteiligung ganz logisch …

Letztlich liegt die Beteiligung der Mitarbeiter auf der Hand: Sie müssen täglich mit den Tools produktiv arbeiten können. Alles andere wäre für die erklärten Unternehmensziele kontraproduktiv. In vielen Firmen ist die Mitarbeiterbeteiligung aber noch keine Selbstverständlichkeit. Digitalisierung und Beteiligung haben somit auch etwas mit der Unternehmenskultur zu tun.

Die Angst, dass der Mensch wegen digitalen Prozessen überflüssig wird

So faszinierend die Möglichkeiten der Digitalisierung auch sein mögen: Bei vielen schwingt eine gewisse Grundskepsis bzw. Angst mit, überflüssig zu werden. Felix kann diese aber überzeugend entkräften:

Wir Menschen bestimmen, warum etwas geändert wird, warum etwas digitalisiert wird, warum ein Prozess optimiert wird.

Felix ThönnesenKey Note Speaker und Business Mentor

Ob ein Tool zum Einsatz kommt oder nicht, ist kein Selbstzweck. Tools oder digitale Prozesse sind als Chance und Arbeitserleichterung zu begreifen, nicht als Gefahr. Dabei ist der strategische Fokus stets auf Wachstum zu legen.

Wer den Faktor Mensch sofort einbindet und Mitarbeiter einbezieht, wird Akzeptanz und auch Motivation hoch halten können. Beides sind wichtige Voraussetzungen für Produktivität und letztlich auch Unternehmenswachstum.

Sichtweisen 2.0: Digitale Prozesse stehen für Wertschätzung

Diese Erkenntnis ist zentral, um den langfristigen Mehrwert verstehen zu können. In analog arbeitenden Unternehmenswelten kann es Tage oder Wochen dauern, bis ein Urlaubsantrag bearbeitet ist. Vielleicht gerät er auf dem vollen Schreibtisch des Chefs sogar in Vergessenheit. Für den Mitarbeiter sind solche Erfahrungen nervig und demotivierend. Es geht schließlich um seinen wohlverdienten Urlaub!

Mit Papershift können Mitarbeiter ihre Anträge selbst bearbeiten und davon ausgehen, sehr bald ein Feedback zu bekommen. Motivation und Bindung werden so durch digitale Prozesse verbessert, da Mitarbeiter viele Abläufe selber in die Hand nehmen und zeitnah nachvollziehen können.

Expertentipp: Freiheiten für mehr Motivation!

Für Felix ist das Idealbild die Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu Intrapreneurs. Sie werden selber zu Unternehmern innerhalb des Betriebes und führen ihre eigene Unit. Mit ihrer Initiative und ihren Entscheidungen tragen sie möglichst selbstbestimmt zum Unternehmenserfolg bei, indem sie Strukturen optimieren sowie eigene Ideen und Ziele entwickeln. Dafür brauchen Mitarbeiter aber auch Freiheiten, um Entscheidungen treffen zu können. Digitale Prozesse können hierfür den notwendigen Rahmen geben.

Mitarbeiter bei der Auswahl von Software beteiligen

Die Mitarbeiter müssen als Handelnde in die Entscheidungen der Digitalisierung einbezogen werden. Wer sein Team vor vollendete Tatsachen stellt und einen Rechenschieber statt eines Hochleistungsrechners präsentiert, wird nur für Demotivation und geringe Produktivität sorgen. Das sind beides keine Voraussetzungen für Wachstum. Mitarbeiter kennen die Prozesse und die Anforderungen aus erster Hand. Sie bringen sich mit ihren Tätigkeiten und ihrem Wissen in das Unternehmen ein und können die Arbeitsabläufe hinterfragen und beurteilen. Insofern wäre es aus Unternehmenssicht fahrlässig, auf diese Expertise für die Planung digitaler Lösungen zu verzichten.

Der Trend geht zu individuellen Softwarelösungen

Wir raten zu modularen Tools, die sich auch den Mitarbeitern anpassen können. Die Anwendung sollte sich auf die Bedürfnisse und Arbeitsstrukturen anwenden lassen, nicht umgekehrt. Im Idealfall kann sich jeder Mitarbeiter seine eigene Oberfläche zusammenstellen, die für ihn den größten Nutzen im Arbeitsalltag verspricht. Beim Vergleich von Tools sollten sich Unternehmer fragen, welche Lösung oder welches Feature für das Geschäftsmodell die größten Mehrwerte liefert.

Expertentipp: Evaluierung vornehmen und so die Beteiligung vertiefen

Die Beteiligung der Mitarbeiter sollte mit der Auswahl von Tools nicht enden. Schließlich wird erst der Praxistest zeigen, ob die Entscheidung richtig war. Nach einigen Wochen sollte es daher eine gemeinsame Evaluierung mit folgenden Fragen geben:

• Erfüllt das Tool für die digitalen Prozesse im Unternehmen alle Anforderungen?
• Wo hakt es noch bei Geschäftsprozessen?
• Welches Features wären noch wünschenswert?

Auch an dieser Stelle erfahren Mitarbeiter wieder Wertschätzung, was ein elementarer Faktor für die Bindung und die Identifikation mit dem Unternehmen ist. Dieses Vorgehen zeigt ganz klar, dass Digitalisierung und der Faktor Mensch nur miteinander funktionieren können.

Diktatur oder Demokratie im Unternehmen?

Old Economy vs. New Work: Die Kultur in vielen Unternehmen ist noch immer sehr autokratisch. Dabei gibt es einen entscheidenden Chef und klare Hierarchien. Wer auf Wachstum durch Prozessdigitalisierung setzen möchte, muss ein demokratisches System mit offenen Strukturen wagen. Innerhalb dieser Strukturen trägt jeder Mitarbeiter seinen Teil der Verantwortung. Im Zweifelsfall kann der Chef nach einem Gespräch aber auch die letztendliche Entscheidung treffen.

Folgende Lösungen können ein Unternehmen demokratischer machen:

• Das Team nutzt Ressourcen durch Abstimmung ganzheitlich.
• Mitarbeiter müssen die Freiheit haben, Entscheidungen treffen zu können (z. B. Budgets eigenständig verwalten).
• Die Führungskraft lässt allen Mitarbeitern so viele Freiräume wie möglich.
• Tools wie Papershift ermöglichen es, Verwaltungsaufgaben zeitsparend und eigenverantwortlich erledigen zu können.