Als digitale Transformation bezeichnet man die zunehmende Digitalisierung von Unternehmen. Neben Geschäftsmodellen, Prozessen und der Kommunikation betrifft dies auch den Bereich Human Resources. Tatsächlich sollte die HR-Abteilung sogar ein Treiber dieser Umwandlung sein, laufen hier doch viele relevante Prozesse zusammen, von der Zeitplanung über das Onboarding bis hin zum Recruiting. Oft jedoch zeigt sich die Personalabteilung von der digitalen Transformation im eigenen Bereich zunächst überfordert. Welche Herausforderungen gibt es bei der HR-Digitalisierung zu bewältigen? Welche Potenziale werden bereits genutzt? Wo gibt es Nachholbedarf? Diesen Fragen gehen wir in der Papershift Experts Series nach.

Unser Experte auf diesem Gebiet, Cornelius Christ, arbeitet bei der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC. Er hat bereits zahlreiche HR-Abteilungen auf dem Weg in die Digitalisierung begleitet und sie zum Beispiel bei der Einführung elektronischer Personal- und Dokumentenmanagementsysteme unterstützt.

Digitale HR Transformation im Überblick

Die digitale Transformation schreitet stetig voran. Was bedeutet das konkret für den Bereich Human Resources? Wir werfen einen Blick auf die Aufgaben, die der HR-Bereich bei der Umstellung von analogen auf digitale Prozesse übernimmt, und zeigen Beispiele aus der Praxis.

Was bedeutet digitale Transformation im HR-Bereich?

Die HR-Abteilung ist zum einen Treiber des digitalen Wandels, zum anderen muss sie sich auch selbst auf die neuen Anforderungen einstellen.

1. Mitwirkung an der digitalen Transformation des Unternehmens

Die HR-Abteilung ist verantwortlich für alle Fragen, die das Personal und den Faktor Mensch im Unternehmen betreffen, dementsprechend kommt ihr eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation des gesamten Betriebes zu. Die Veränderung vom Analogen zum Digitalen verlangt nicht nur nach geeigneten Tools, sondern auch nach neuen Kompetenzen. Die Belegschaft muss auf die Veränderungen vorbereitet werden. Bei der Suche nach neuen Talenten (Stichwort: War of Talents) ist deren digitale Kompetenz zu beachten. Zugleich erwarten Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber auch den Einsatz moderner Technologien für die digitale Zusammenarbeit. Das HR-Management hat die Aufgabe, die Rahmenbedingungen für diese Umstellung zu schaffen.

2. Anpassung an die Anforderungen und Potenziale der Digitalisierung

Die digitale Transformation betrifft auch die HR-Arbeit selbst. Neue Tools erleichtern die Personalplanung, das Personalmanagement und das Recruiting. Damit die digitale Umwandlung des Unternehmens gelingt, muss die HR-Abteilung das Potenzial der neuen Technologien erkennen und verstehen, welche Vorteile die Digitalisierung bietet. Nur mit diesem Verständnis lässt sich eine Digitalisierungsstrategie entwickeln.

Beispiele für die digitale HR Transformation

Auf die HR-Abteilung kommen also große Veränderungen zu. Doch wie gestaltet sich der Weg von analogen zu digitalen HR-Prozessen konkret? Welche Beispiele gibt es für die digitale HR Transformation in der Praxis?

1. Kognitive Recruiting-Tools: Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen neue Talente anwerben. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) erlaubt es, Jobbörsen und Talent-Netzwerke nach geeigneten Kandidaten für offene Stellen zu durchsuchen. Software erleichtert das Erstellen und die Verbreitung von Stellenausschreibungen. Einige Tools kombinieren Recruiting- und Onboard-Lösungen zu einem Komplettpaket.
2. People Analytics: Die Analyse personenbezogener Daten macht es möglich, Mitarbeiter im Betrieb bestmöglich einzusetzen. Spezielle Tools übernehmen die Datenanalyse, verknüpfen diese mit anderen Unternehmensdaten und treffen vorausschauende Aussagen über die Performance einzelner Mitarbeiter und ganzer Abteilungen.
3. Crowdsourcing: Längst werden nicht mehr alle Aufgaben intern im eigenen Konzern erledigt. Per Crowdsourcing lassen sich einzelne Tasks oder komplette Projekte an eine Gruppe von qualifizierten Experten auslagern. Für das Management der Crowd gibt es ebenfalls digitale Lösungen.
4. Personal- und Zeitplanung: Ob Krankmeldungen, Urlaubsplanung oder die Personalbedarfsplanung für Events wie Messen – werden diese Aufgaben nicht über E-Mail, sondern mithilfe digitaler Tools erledigt, spart dies Zeit und vermeidet Fehler.

Der digitale Wandel (Stichwort: Arbeit 4.0) bedeutet immer auch einen Paradigmenwechsel. Eine größere Herausforderung als die Einführung bestimmter Tools ist es, das Mindset der Mitarbeiter zu verändern, die mit diesen Tools arbeiten.

Cornelius: „Der größere Change lag weniger in der IT als mehr noch in den Köpfen der Mitarbeiter und der Führungskräfte, die sich auf diese neue Zeit einlassen müssen. Das ist ein sehr schwerer Schritt, aber in meiner Auffassung auch ein Schritt, den die Unternehmen jetzt unbedingt machen müssen. Warum? Weil in den nächsten Jahren immer mehr Anforderungen an die HR-Abteilungen herankommen, die sie mit ihren alten Systemen oder Systemlandschaften und Prozessen wahrscheinlich nicht mehr in der Lage sein werden durchzuführen.“

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Bisherige Digitalisierung im HR-Bereich

Eine Studie von YouGov im Auftrag von Payfit hat den Einsatz digitaler HR-Tools in Deutschland, Frankreich und Spanien verglichen. In deutschen Unternehmen haben demnach bereits 44 Prozent der Beschäftigten mit digitalen HR-Tools gearbeitet. In Frankreich sind es 46 Prozent, in Spanien 41 Prozent.

Ein Großteil der deutschen Teilnehmer (86 Prozent) sehen digitale Werkzeuge als wichtigen Bestandteil für einen erfolgreichen und reibungslosen Arbeitsablauf an. 87 Prozent der Befragten aus Deutschland erhoffen sich vor allem Zeitersparnis, zum Beispiel beim Stellen von Urlaubsanträgen und 79 Prozent sind überzeugt, dass digitale Tools ein effizienteres Management ermöglichen.

Die Mehrheit der Befragten sieht zudem Vorteile für die eigene Arbeit. 87 Prozent der deutschen Teilnehmer schätzen, dass sie über digitale Lösungen stets auf die eigenen Daten zugreifen können. Sie fühlen sich über die Geschehnisse im Betrieb gut informiert und besser in die Personalarbeit integriert. In Deutschland geben 40 Prozent der Befragten weiterhin an, dass sie sich über digitale Werkzeuge besser bei ihren Vorgesetzten Gehör verschaffen können. 25 Prozent denken, dass ihnen Personal-Tools mehr Autonomie ermöglichen.

Cornelius beurteilt den aktuellen Stand der Digitalisierung wie folgt: „Meiner Auffassung nach sind die Unternehmen schon in einer sehr, sehr guten Motivation unterwegs. Es gibt erste Ansätze hoch automatisierter HR-Prozesse, die bei Unternehmen anfangen zu wirken. Das ist aber eben nur der Anfang. Ich glaube, es wird immer noch zu viel in den alten Prozessen gedacht und diese werden in die heutige Welt automatisiert.“

Komplett neu gedacht werden vor allem Entwicklungsprozesse. Darunter fallen zum Beispiel das Recruiting, das Talent Management und Performance Management sowie das Succession Planning. In anderen Bereichen denken Unternehmen dagegen noch in stark vertraglich fixierten Bahnen, etwa bei der Digitalisierung von Zeitwirtschaft und Payroll oder bei der Gestaltung von Gehaltsabrechnungen und Tarifverträgen.

Zusammenfassung: Digitale HR Transformation im Überblick

• Die HR-Abteilung ist Treiber der digitalen Transformation im Unternehmen, muss sie aber auch im eigenen Bereich umsetzen.
• Digitale Tools unterstützen die HR-Arbeit beispielsweise in den Bereichen Recruiting, People Analytics, Crowdsourcing sowie Personalplanung und Zeiterfassung.
• Die Umstellung auf digitale Tools geht mit einem Paradigmenwechsel einher. Eine größere Herausforderung als die Einführung geeigneter Werkzeuge ist der Wandel in den Köpfen.
• Komplett neu gedacht werden im HR-Bereich vor allem Entwicklungsprozesse. In der Zeitwirtschaft und Lohnbuchhaltung gibt es derweil noch Nachholbedarf.