Abwesenheitsverwaltung | Teil 3 – mit Anna-Lena Schwarz

Im dritten Teil unseres Expertengesprächs geht es nun um die Vorteile, die die digitale Abwesenheitsverwaltung gegenüber anderen Methoden hat. Warum ist es besser, wenn das Personal seine Abwesenheiten direkt in eine Software einträgt, als etwa die HR-Abteilung per E-Mail oder Telefon zu benachrichtigen?

Weiterhin gehen wir auf die Möglichkeiten zur Auswertung ein, die ein digitales System bietet. Schließlich geben wir Dir noch einige Tipps, was es bei der Einführung einer Abwesenheitssoftware zu berücksichtigen gilt.

Was sind die Vorteile der digitalen Abwesenheitsverwaltung?

Viele Firmen haben die Digitalisierung nun noch nicht so weit vorangetrieben wie bei Papershift. Einige Personalabteilungen nutzen noch E-Mail und Telefon, um Abwesenheiten zu melden, und zeichnen Fehlzeiten in einer Excel-Tabelle auf. In anderen Firmen hängt sogar noch ein Personal-Abwesenheitskalender aus Papier an der Wand.

Worin besteht aus Anna-Lenas Sicht der konkrete Vorteil der digitalen Abwesenheitsdokumentation? Welche Vorzüge bieten sich gegenüber den althergebrachten Methoden?

Vorteil 1: Fehler minimieren

Auf den ersten großen Vorteil sind wir bereits kurz eingegangen. Er stellt zugleich den wichtigsten Vorzug der digitalen Aufzeichnung von Abwesenheiten dar: Die digitale Dokumentation minimiert das Fehlerrisiko.

Werden Daten aus einer E-Mail manuell in einen analogen Abwesenheitskalender eingetragen oder in eine Excel-Tabelle kopiert, kommt es schnell zu Übertragungsfehlern. Beim Abwesenheitsmanagement mit Excel-Tabellen ergibt sich zusätzlich die Schwierigkeit, die passenden Formeln zu hinterlegen, um etwa Sollstunden richtig zu berechnen und Fehlszeitenmanagement zu betreiben. Auch dabei passieren Fehler. Die anschließende Berichtigung kostet viel Zeit.

Die Fehlerquote ist einfach so hoch, dass es einen zur Verzweiflung bringen kann bzw. man so viel Zeit in so etwas Unnötiges investieren muss, dass es einfach nicht sinnvoll ist, das so weiterhin zu machen.

Anna-Lena SchwarzHuman Resource Managerin

Vorteil 2: Zeitersparnis

Der zweite Vorteil der digitalen Abwesenheitsdokumentation besteht in der Zeitersparnis. Da die Mitarbeiter ihre Abwesenheiten selbst ins System einpflegen und wesentlich weniger Fehler zu berichtigen sind, bleibt Anna-Lena und ihren Kollegen und Kolleginnen in der HR-Abteilung mehr Zeit für die Personalentwicklung. Das bringt einer Firma natürlich mehr, als wenn HR-Manager mit der Berichtigung von Übertragungsfehlern beschäftigt sind.

Berichte & Auswertungen

Ein weiterer Vorzug der digitalen Abwesenheitsverwaltung gegenüber Excel-Tabellen und Abwesenheitskalendern: Die HR-Software macht Auswertungen wesentlich einfacher. Bestimmte Daten aus dem digitalen System schickt Anna-Lena an das externe Lohnbüro und ans Steuerbüro, etwa wie viele Urlaubstage oder wie viele Krankentage ein Mitarbeiter genommen hat. Fertigt Anna-Lena auch intern Auswertungen an? Welche Daten analysiert sie genauer?

Krankentage auswerten

Das digitale Abwesenheitssystem erlaubt es der HR-Abteilung, am Ende des Monats oder des Jahres eine Übersicht über alle Krankentage in der Firma zu erstellen und diese zu analysieren.

Derartige Analysen sind unter anderem für die Personalplanung relevant. Die Auswertungen zeigen beispielsweise, wie viele Krankentage in der Firma angefallen sind. Haben sich überdurchschnittlich viele Mitarbeiter krankgemeldet, gilt es die Gründe dafür zu reflektieren. Lassen sich bestimmte Ursachen für den hohen Krankenstand identifizieren? Gibt es Möglichkeiten, mit denen die HR-Abteilung oder die Unternehmensleitung gegensteuern kann?

Unterstützung bei der Personalplanung

Über das digitale System lässt sich auch anzeigen, in welchen Abteilungen besonders viele Krankentage auftreten. Ebenso lässt sich analysieren, ob und in welchen Abteilungen häufig Überstunden anfallen. Anhand der Auswertungen können geeignete Maßnahmen getroffen werden, um die Zahl der Krankentage oder Überstunden zu reduzieren.

Ist die Firma auf Messen vertreten, lässt sich mit der digitalen Arbeitszeiten- und Abwesenheitsdokumentation nachhalten, wie viele Mitarbeiter dort beschäftigt waren. Diese Analysen helfen bei der Personaleinsatzplanung für kommende Messen. Auf ähnliche Weise lassen sich mit wenig Aufwand Auswertungen für viele verschiedene Abwesenheitstypen anfertigen.

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Tipps für Dich

Welche Tipps gibt es nun konkret für Dich, wenn Du ein neues Abwesenheitssystem in Deiner Firma einführen möchtest?

Stellen wir uns vor, ein Konzern hat die Abwesenheiten bislang in einer Excel-Tabelle oder in einem Abwesenheitskalender aus Papier aufgezeichnet. Mitarbeiter melden sich per E-Mail oder Anruf krank und reichen ihren Urlaubsantrag auf dem Postweg ein. Jetzt kommst Du als neues, dynamisches Mitglied der HR-Abteilung ins Unternehmen.

Welche Ratschläge können wir Dir mit auf den Weg geben? Worauf solltest Du achten, wenn Du eine neue HR-Software für die Aufzeichnung von Abwesenheiten einführen möchtest? Welche Schritte stehen als erstes an? Worauf solltest Du Dich am Anfang fokussieren?

Tipp 1: Das System muss den firmeneigenen Bedürfnissen entsprechen

Der erste wichtige Tipp lautet, dass das Abwesenheitssystem zu den Anforderungen der jeweiligen Firma passen muss.

Anna-Lena beschreibt es folgendermaßen: „Man braucht natürlich ein System, das meinen Anforderungen gerecht wird, das auch wirklich das abbilden kann, was ich als Unternehmen brauche. Da ist jedes Unternehmen individuell, je nach Branche, in der es tätig ist.“

Tipp 2: Transparent kommunizieren

Ist ein passendes Abwesenheitssystem gefunden, geht es daran, es der Belegschaft vorzustellen. Die beste Software ist nutzlos, wenn das Personal nicht weiß, wie es mit ihr umgehen soll und Abwesenheiten aus Unwissenheit doch fehlerhaft aufzeichnet.

Die transparente Kommunikation für die erfolgreiche Einführung eines digitalen Abwesenheitssystems ist besonders relevant: „Dann ist ganz wichtig, von Anfang an ganz offen und transparent zu kommunizieren, den Mitarbeiter an die Hand zu nehmen und ihm von Tag eins an zu zeigen, wie es funktioniert.“

Mitarbeiter sollten von Beginn an lernen, welche Abwesenheitskategorien es gibt, wann welche Kategorie auszuwählen ist und wie sie ihre Abwesenheiten richtig einpflegen. Das Ziel besteht darin, dass alle Mitarbeiter das System selbstständig bedienen können.

Tipp 3: Regelmäßig reflektieren

Mit der Einführung des Abwesenheitssystems ist die Arbeit noch nicht getan. Damit das System seinen Zweck bestmöglich erfüllt, solltest Du von Zeit zu Zeit überprüfen, ob es tatsächlich alle Abwesenheitskategorien berücksichtigt, die im Arbeitsalltag benötigt werden.

Genauso solltest Du prüfen, ob bestimmte Kategorien aktuell vielleicht nicht mehr genutzt werden. Bedingt durch die Corona-Pandemie haben beispielsweise viele Messen in 2020/21 nicht stattgefunden und müssen entsprechend auch nicht ausgewertet werden.

Tipp 4: Mitarbeiterintegration stärkt die Bindung an die Firma

Ein Self Service System für die Abwesenheitsdokumentation zeigt den Mitarbeitern, dass ihr Arbeitgeber ihnen vertraut. Das wiederum fördert die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrer Firma.

Anna-Lena: „Durch diese Mitarbeiterintegration bringen wir den Mitarbeitern Vertrauen entgegen, was die Bindung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern stärkt.“

Zusammenfassung & Fazit

Blicken wir noch einmal zurück: Wie lässt sich der Unterschied zwischen dem digitalen Weg der Abwesenheitsdokumentation und dem analogen Abwesenheitsmanagement zusammenfassen? Welches Fazit zieht sie aus ihren Erfahrungen?

Es braucht eine gewisse Zeit, bis man sich in ein digitales Abwesenheitssystem eingearbeitet hat. Mit neuen Tools muss man sich natürlich zunächst zurechtfinden. Das dauert am Anfang etwas länger, als einen Kalender zur Hand zu nehmen und die Abwesenheiten dort einzutragen.

Der Zeitaufwand für die Einarbeitung lohnt sich allerdings. Die Zeit, die Du am Anfang ins neue System investierst, sparst Du auf lange Sicht wieder ein.

Tipp von unserer Expertin: Befass Dich mit dem digitalen Abwesenheitsmanagement, arbeite Dich ein und nimm Deine Mitarbeiter an die Hand, um auch ihnen das digitale System nahezubringen. Zeig Deinen Mitarbeitern, dass Du ihnen vertraust. Mit der richtigen Einarbeitung sind alle in der Lage, mit der Software umzugehen. Nach einer gewissen Zeit läuft das System reibungslos und Du profitierst von einer geringeren Fehlerquote beim Dokumentieren der Abwesenheiten.

Vorteile & Tipps im Überblick

Ein digitales Abwesenheitssystem bringt zwei große Vorteile mit sich:

• Es minimiert Fehler.
• Es spart im Arbeitsalltag viel Zeit.

Zudem unterstützt Dich die Software bei der Auswertung von Fehlzeiten, etwa von:

• Krankentagen
• Überstunden
• Personalbedarf für Messen

Vier Tipps von uns für die Einführung des Systems:

• Wähle ein System, das den Anforderungen Deiner Firma entspricht.
• Erkläre der Belegschaft das System von Anfang an transparent und schule sie in der Anwendung.
• Überprüfe regelmäßig, ob das System und die Abwesenheitskategorien den aktuellen Anforderungen gerecht werden.
• Bring Deinen Mitarbeitern Vertrauen entgegen und Du stärkst ihre Bindung an die Firma.