Wie funktioniert digitales Abwesenheitsmanagement?

Für die Papershift Expert Series begrüßt Tim Lippmann, Team Lead im Salesbereich bei Papershift, Experten zu verschiedenen spannenden Themen. Dieses Mal geht es um das Abwesenheitsmanagement, also die Art und Weise, wie Unternehmen die Abwesenheiten von Mitarbeitern aufzeichnen und dokumentieren. Als Experte zu Gast ist Anna-Lena Schwarz. Als Human Resources-Managerin in unserem Unternehmen ist sie selbstverständlich bestens mit der Abwesenheitsverwaltung vertraut.

Warum ist es wichtig, Abwesenheiten strukturiert aufzuzeichnen und zu verwalten? Welche Vorteile bietet ein digitales Abwesenheitssystem gegenüber analogen Methoden? Anna-Lena gibt Antworten auf diese Fragen und erklärt anhand von Beispielen, wie die Abwesenheitsverwaltung bei Papershift funktioniert.

Im ersten Teil des Gesprächs geht es um die ganz grundsätzliche Frage, was eigentlich unter Abwesenheitsmanagement zu verstehen ist. Anna-Lena erläutert außerdem, was ein digitales Abwesenheitssystem auszeichnet.

Was ist Abwesenheitsmanagement?

Die Abwesenheitsverwaltung gehört zum Personalmanagement. Wann immer ein Mitarbeiter nicht wie geplant am Arbeitsplatz erscheinen kann, liegt eine Abwesenheit vor. Die Gründe dafür reichen von geplanten Abwesenheiten wie Urlaubstagen oder Weiterbildungen bis hin zu ungeplanten Umständen wie einem Krankheitsfall. Das Abwesenheitsmanagement bezeichnet die Art und Weise, wie diese Abwesenheiten aufgezeichnet, dargestellt und ausgewertet werden.

Abwesenheiten dokumentieren im Employee Self Service System

Das Thema der Abwesenheitsdokumentation kam in letzter Zeit verstärkt auf, unter anderem aufgrund der Corona-Pandemie. Viele Mitarbeiter arbeiten aktuell vom Homeoffice aus. Das führte zu der Frage, wie sie ihre Abwesenheiten am besten aufzeichnen.

Bei Papershift pflegten Mitarbeiter ihre Abwesenheiten selber in ein Employee Self Service System ein. Manche Kolleginnen und Kollegen waren unsicher, wann welcher Abwesenheitstyp zu hinterlegen ist. Je nachdem werden anfallende Fehlzeiten mit den Sollstunden unterschiedliche verrechnet. Eine falsche Hinterlegung kann also zu Nachteilen für die Mitarbeiter führen.

Diese Fragen haben der HR-Abteilung bewusst gemacht, wie wichtig das Thema ist – nicht zuletzt, da die Abwesenheits- und Zeiterfassung die Vorgaben des Arbeitsrechts erfüllen muss. In einigen Branchen besteht Dokumentationspflicht. Im Baugewerbe, in Gaststätten und im Messebau müssen Arbeitgeber beispielsweise Beginn, Ende und Dauer der Abwesenheit aufzeichnen. Fehlt ein Mitarbeiter, ist dies ebenfalls zu dokumentieren.

Konfrontiert mit den Nachfragen, hat das HR-Team den Entschluss gefasst, das Thema der Abwesenheitsdokumentation neu aufzurollen und das Vorgehen dem jetzigen Personal, aber auch neuen Kolleginnen und Kollegen klar zu kommunizieren. Das Ziel: Alle Beschäftigten sollen wissen, wann sie welche Abwesenheit hinterlegen müssen.

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Entwicklung des Abwesenheitsmanagements

Natürlich ist das System der Abwesenheitsdokumentation bei Papershift nicht über Nacht entstanden. Es gab einen Entwicklungsprozess.

Die Herausforderung: unterschiedliche Abwesenheitsgründe identifizieren

Papershift hatte bereits mit einem digitalen Abwesenheitssystem gearbeitet – das erwähnte Employee Self Service System. Die Mitarbeiter in der HR-Abteilung saßen da also nicht mit Zettel und Stift, um die Abwesenheiten des Personals nachzuhalten. Dennoch stellte die Abwesenheitsdokumentation sie vor einige Herausforderungen. Zum Beispiel müssen die verschiedenen Gründe für Abwesenheiten unterschiedlich dokumentiert werden.

Ist etwa das Kind von einem Mitarbeiter krank, muss dies anders aufgezeichnet werden, als wenn der Kollege selbst erkrankt und deswegen nicht zur Arbeit kommen kann. Diese Unterscheidung ist wichtig, um festzuhalten, wann Arbeitgeberersatzleistungen zu zahlen sind.

Bei der Einführung eines Abwesenheitssystems müssen Konzerne also beachten, aus welchen Gründen ihre Mitarbeiter fehlen. Vielleicht arbeitet ein Kollege ehrenamtlich bei der freiwilligen Feuerwehr. Wird er nachts zu einem Einsatz gerufen, kann er am nächsten Tag nicht arbeiten, da gewisse Ruhezeiten einzuhalten sind.

Abwesenheitsgründe individuell pflegen

Das System muss dementsprechend verschiedene Abwesenheitskategorien aufweisen, die für jedes Unternehmen individuell gepflegt werden können.

Auch bei Papershift hat die HR-Abteilung entsprechende Abwesenheitsgründe ausgewählt: „Wir haben geguckt: Was gibt es bei uns? Was ist eben auch wichtig, was wird genutzt, was macht Sinn? Und haben die dann eben angelegt.“

Vorbereitung der Einführung des Abwesenheitssystems

Vor der endgültigen Einführung eines professionellen Abwesenheitssystems müssen also verschiedene Kategorien der Abwesenheitsgründe angelegt werden. Das geht mit einem großen Rechercheaufwand einher. Die entscheidende Aufgabe besteht darin, die wichtigen Kategorien auszumachen und festzulegen.

Relevante Abwesenheitsgründe recherchieren

Zunächst sind die klassischen Abwesenheitsgründe zu berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem Krankheit, Urlaub und Überstundenabbau. Bereits bei diesen Gründen gilt es allerdings, unterschiedliche Regularien zu beachten, zum Beispiel für die Kategorie Sonderurlaub: Manche Großkonzerne gewähren Sonderurlaub für Umzüge, in anderen Unternehmen sind die zulässigen Gründe für einen Sonderurlaub in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag geregelt.

Möchtest Du ein Abwesenheitssystem neu einführen oder ein bestehendes System überarbeiten, besteht die erste Aufgabe also in der Recherche.

Da muss man einfach ein bisschen recherchieren: Was brauche ich auf jeden Fall von rechtlicher Seite her und was ist von der Unternehmensseite her wichtig?

Anna-Lena SchwarzHuman Resource Managerin

Das digitale Abwesenheitssystem im Überblick

Das Personalmanagement steht vor der Herausforderung, die Abwesenheiten der Belegschaft sorgfältig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Das ist unter anderem aus rechtlichen Gründen relevant. Papershift arbeitet mit einem digitalen Abwesenheitssystem, das vom Personal selbst gepflegt wird und erlaubt, verschiedene Abwesenheitsgründe einzugeben. Bei der Einführung eines solchen Systems sind folgende Punkte zu beachten:

• Welchen gesetzlichen Dokumentationspflichten muss der Konzern nachkommen?
• Welche Abwesenheitsgründe sind zu berücksichtigen? Was muss aus rechtlicher Sicht aufgezeichnet werden, aus welchen Gründen fehlen Mitarbeiter in der Praxis?
• Wie kannst Du der Belegschaft das Abwesenheitssystem möglichst transparent erklären?