Abwesenheitsverwaltung | Teil 2 – mit Anna-Lena Schwarz

Im zweiten Teil unseres Expertengesprächs werfen wir einen Blick auf die Praxis bei Papershift. Wie wird das digitale Abwesenheitssystem eingesetzt? Für welchen Zweck wird es genutzt und wie läuft der Prozess der Abwesenheitsdokumentation im Einzelnen ab?

Einfach oder komplex?

Beim Anlegen der Abwesenheitskategorien stellt sich die Frage, wie einfach oder komplex das System aufgebaut werden soll. Papershift hat sich für einen eher schlanken Baum an Abwesenheitstypen entschieden. Sollte das Abwesenheitssystem so viele Gründe wie möglich abbilden? Oder ist es einfacher, wenn man versucht, die Zahl der Abwesenheitsgründe so gering wie möglich zu halten und nicht zu viele Kategorien bildet?

Papershift empfiehlt ein möglichst schlankes System. Das macht es auch für die Mitarbeiter einfacher, ihre Abwesenheiten eigenständig zu pflegen.

System an die Anforderungen des Unternehmens anpassen

Bei der Frage, wie einfach oder komplex das Abwesenheitsmanagement gestaltet werden sollte, sind allerdings auch die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen.

In einem Konzern, der viel im Eventbereich arbeitet, ist es zum Beispiel sinnvoll, den Abwesenheitstyp „Messe“ zu hinterlegen. Mit Hilfe des digitalen Abwesenheitssystems lassen sich zum Ende des Monats oder zum Ende eines Jahres perfekt Berichte erstellen, die für das Personalmanagement hilfreich sind. Das System zeigt etwa, wie viele Mitarbeiter wie viele Stunden Zeitaufwand in eine bestimmte Messe investiert haben. Diese Analysen bilden die Basis für die Personaleinsatzplanung im nächsten Jahr.

Abwesenheitsmanagement: Prozess

Schauen wir uns die Abwesenheitsverwaltung einmal an anhand von konkreten Beispielen an, die im Arbeitsalltag häufig vorkommen. Wie gehen die Mitarbeiter bei Papershift vor, wenn sie Urlaub beantragen oder sich krankmelden möchten? Was muss der einzelne Mitarbeiter machen? Was kommt bei Anna-Lena und ihren Kolleginnen und Kollegen in der HR-Abteilung an? Wie läuft der Prozess der Abwesenheitsdokumentation im Einzelnen ab?

Beispiel 1: Krankmeldungen eingeben

Betrachten wir zu Beginn das Beispiel der Krankmeldung. Mit dem neu eingeführten System können Mitarbeiter ihre Krankmeldungen selber pflegen. Ist ein Kollege oder eine Kollegin krank, ruft er oder sie das Abwesenheitssystem auf. Dort hat jeder Mitarbeiter eine Art digitale Personalakte und kann eingeben, für welchen Zeitraum er sich krank meldet. Muss er ein Attest vom Arzt vorlegen, kann er dies ebenfalls direkt im System hochladen.

Aus HR-Sicht ist diese Art der Abwesenheitsdokumentation ideal. Meldet sich jemand für mehrere Tage krank, muss Anna-Lena einfach nur auf das Attest klicken, um es herunterzuladen. Weiterhin speichert das System alle Zeiten, zu denen der Mitarbeiter krank war. Am Ende des Monats kann Anna-Lena diese Daten exportieren und an das externe Lohnbüro übermitteln. Das funktioniert mit zwei bis drei Mausklicks.

Dank des digitalen Systems müssen Mitarbeiter keine E-Mails verschicken, um sich krankzumelden. Anna-Lena bleibt es dadurch erspart, Daten aus der E-Mail in einen Abwesenheitskalender oder eine Excel-Tabelle zu übertragen. Das digitale Abwesenheitssystem reduziert dadurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Beispiel 2: Urlaubsverwaltung

Im digitalen System können Mitarbeiter auch ihre Urlaubszeiten selbst eintragen. Die Abteilungen haben darüber hinaus die Möglichkeit, Urlaubssperren anzulegen. Die Mitarbeiter sehen dadurch auf einen Blick, wann sie Urlaub nehmen können und wann nicht.

Anna-Lena: „Ende des Jahres muss der Jahresabschluss gemacht werden, das heißt, über Weihnachten/Neujahr darf die Buchhaltung nicht in den Urlaub gehen. Das ist einfach von Anfang an für den Mitarbeiter transparent. Er sieht, in diesem Zeitraum kann er nicht in den Urlaub, das heißt, er plant da auch gar nichts ein.“

Auch abteilungsintern hat dieses Vorgehen Vorteile. So können Abteilungsleiter beispielsweise einstellen, dass nur drei Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub gehen dürfen. Möchte ein vierter Kollege einen Urlaubsantrag stellen, sieht er direkt, in welchem Zeitraum er keinen Urlaub nehmen kann.

Transparentes Employee Self Service System

Für die Mitarbeiter ist dieser Self Service sehr transparent. Zudem besteht die Möglichkeit, verschiedene Genehmigungsrollen zu vergeben. Auf diese Weise können etwa Team Leads eingebunden werden, die den Urlaub der Mitarbeiter verwalten. Das digitale System ermöglicht es so dem gesamten Personal, an der Abwesenheitsdokumentation mitzuarbeiten.

Die Abwesenheitsdokumentation in der Praxis – Überblick

Wie läuft der Prozess der Abwesenheitsdokumentation bei Papershift ab?

• Mitarbeiter rufen das Abwesenheitssystem von zu Hause aus auf.
• Sie haben Zugang zu einer Art digitalen Personalakte und können hier ihre Abwesenheitszeiten eintragen.
• Die HR-Abteilung sieht, zu welchen Zeiträumen Kolleginnen und Kollegen nicht arbeiten können.
• Per Mausklick lassen sich die Daten exportieren und an externe Dienstleister wie das Lohnbüro verschicken.
• Das System erlaubt es, verschiedene Genehmigungsrollen zu vergeben, zum Beispiel für Team Leads. Team Leads haben etwa die Berechtigung, die Urlaubstage in ihrer Abteilung zu verwalten und Urlaubssperren einzurichten.