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Zeiterfassung: Zeitarbeit stellt besondere Ansprüche
Die Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Leiharbeit bzw. Zeitarbeit stellt besondere Ansprüche. Die verwendete Software muss besonders flexibel sein und sowohl von Leiharbeitern vor Ort als auch unterwegs genutzt werden können. Gleichzeitig müssen verschiedene Arbeitszeitmodelle unterstützt werden, um sowohl festangestellte Mitarbeiter als auch Mitarbeiter in Zeitarbeit abzudecken.
Definition Zeitarbeit
Bei Zeitarbeit, auch Leiharbeit oder Arbeitnehmerüberlassung genannt, stellt ein Unternehmen (der Verleiher) bei ihm angestellte Mitarbeiter einem anderen Unternehmen (dem Entleiher) zur Verfügung. Die Bezahlung der Mitarbeiter erfolgt durch das Verleihunternehmen. Weitere Bezeichnungen für Zeitarbeit sind Temporärarbeit oder Personalleasing.
Ursprünglich war Zeitarbeit vor allem dazu gedacht, das Personal in Zeiten eines erhöhten Arbeitsaufkommens kurzzeitig zu erweitern. Inzwischen nutzen viele Unternehmen Zeitarbeit aber auch, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
Welche Unternehmen Zeitarbeitnehmer an andere Unternehmen verleihen dürfen, regelt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Zu den Vorgaben im Gesetz zählt auch der sogenannte Gleichstellungsgrundsatz: Leiharbeiter dürfen gegenüber festangestellten Arbeitnehmern nicht schlechter gestellt sein. Das bezieht sich insbesondere auf Arbeitszeiten, Urlaubstage und die Bezahlung (equal pay, equal treatment). Per Tarifvertrag können jedoch abweichende Regelungen getroffen werden.
Viele Zeitarbeitskräfte unterliegen einem Tarifvertrag zwischen der DGB-Tarifgemeinschaft und dem Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen e.V. – iGZ – oder dem Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister, kurz BAP. Geregelt sind hier zum Beispiel die Wochenarbeitszeiten (in der Regel 35 Stunden) sowie die maximale Zahl der Plusstunden, die auf dem Arbeitszeitkonto gesammelt werden dürfen. Hinzu kommen unterschiedliche Zuschläge für Überstunden.
Besonderheiten der Zeiterfassung für Zeitarbeitskräfte
Die Erfassung der Arbeitszeiten in Unternehmen mit Zeitarbeit stellt besondere Anforderungen an die verwendeten Systeme. Zeitarbeitskräfte sind nur vorübergehend im Unternehmen und unterliegen in der Regel einem anderen Tarifvertrag als die festangestellten Mitarbeiter. Das bedeutet, dass sich Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodelle sowie auch Urlaubstage und Regelungen zu Überstunden und Arbeitszeitkonten unterscheiden können. All das muss vom verwendeten Zeiterfassungssystem unterstützt werden.
Weil Zeitarbeiter im Entleihunternehmen ständig wechseln können, muss das dort eingesetzte Zeiterfassungssystem in der Lage sein, neue Mitarbeiter schnell anzulegen bzw. ausscheidende Mitarbeiter zügig aus dem System zu entfernen.
Ein modernes Zeiterfassungssystem muss die reibungslose Zusammenarbeit der Mitarbeiter unterstützen.
Anforderungen an Systeme zur Zeiterfassung von Zeitarbeit
Die Zeiterfassung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Zeitarbeit stellt besondere Herausforderungen an das genutzte System. Unbedingt zu empfehlen ist digitale Zeiterfassung. Dagegen sind Stundenzettel aus Papier aufgrund der umfangreichen Dokumentationspflichten und der hohen Anforderungen an die Flexibilität der Zeiterfassung keine Alternative.
Flexible Arbeitszeiterfassung von überall
Leih- und Zeitarbeiter kommen in verschiedenen Bereichen von Unternehmen zum Einsatz. Dazu gehören Büro und Verwaltung ebenso wie Produktion, Fertigungshalle und Werkstatt sowie Kunden- und Außendienst. Um die Arbeitsstunden dieser Mitarbeiter flexibel erfassen zu können, muss die genutzte Zeiterfassungssoftware sowohl stationär als auch mobil verwendbar sein. Ideal zu diesem Zweck eignen sich Systeme wie Papershift, die Zeiterfassung sowohl per Terminal, per PC als auch per App auf dem Smartphone oder dem Tablet in Echtzeit ermöglichen.
Einhaltung des Datenschutzes nach DSGVO und Verwaltung von Zugriffsrechten
Die geleisteten Arbeitszeiten stellen persönliche Daten der Arbeitnehmer dar, die es zu schützen gilt. Eine versehentliche Veröffentlichung sensibler Daten oder der Zugriff auf erfasste Arbeitszeiten durch nicht berechtigte Personen stellen eine Verletzung des Datenschutzes nach DSGVO dar und können zu empfindlichen Bußgeldern führen. Daher muss das verwendete Zeiterfassungssystem sicherstellen, dass niemand außer den berechtigten Personen Zugriff auf die erfassten Daten erhält. Gleichzeitig muss das System aber auch allen berechtigten Personen den Zugriff auf die Daten gewähren. Damit entspricht das System den Anforderungen, die der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem sogenannten “Stechuhr-Urteil” im Jahr 2019 definiert hat. Demnach muss ein Zeiterfassungssystem objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Integration mit Dienstplanung und Schichtplanung
Das Erstellen von Dienstplänen stellt in Unternehmen mit einer Mischung aus fest angestellten Mitarbeitern und Zeitarbeitskräften eine besondere Herausforderung an die Einsatzplanung. Das liegt insbesondere an den unterschiedlichen Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodellen sowie dem häufig wechselnden Personal.
Durch eine enge Verzahnung von Zeiterfassung und Dienstplanung ist es zum Beispiel möglich, die Arbeitszeit auf Basis von Schichtplänen zu ermitteln und die verfügbaren Kapazitäten automatisch beim Erstellen der Pläne zu berücksichtigen. Das kann zu einer erheblichen Vereinfachung der Prozesse führen.
Dabei sollte die Software mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen umgehen können. Auf diese Weise lässt sich eine integrierte und flexible Zeiterfassung realisieren, die eine fehlerfreie und effiziente Planung ermöglicht.
Integriertes Abwesenheitsmanagement
Nicht nur die Arbeitszeitmodelle und die Wochenarbeitszeiten von Zeitarbeitskräften können sich von denen festangestellter Mitarbeiter unterscheiden, sondern auch die Anzahl der Urlaubstage. Ein modernes Zeiterfassungssystem sollte auch diese Unterschiede abbilden können. Ideal zu diesem Zweck eignen sich Zeiterfassungssysteme mit integriertem Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung.
Möglichkeit zum Exportieren der Daten
Ein modernes Zeiterfassungssystem muss die Möglichkeit bieten, Daten in verschiedenen Formaten wie zum Beispiel Excel oder PDF zu exportieren. Insbesondere in Unternehmen mit Zeitarbeit sind Stundennachweise wichtig. Die Bereitstellung dieser Daten im gewünschten Format dient nicht nur als Beleg der geleisteten Arbeit, sondern kann auch für Analysen und Auswertungen genutzt werden – zum Beispiel zum Erkennen der Auslastung in verschiedenen Abteilungen oder dazu, Abwesenheiten und Fehlzeiten in verschiedenen Bereichen des Unternehmens miteinander zu vergleichen
Weitere Anforderungen
Darüber hinaus gelten für ein Zeiterfassungssystem für Zeitarbeit die gleichen Anforderungen, die auch ansonsten an Software für diesen Zweck zu stellen sind:
- Skalierbarkeit, damit die Zeiterfassung auch bei wachsenden Mitarbeiterzahlen reibungslos funktioniert
- Benutzerfreundlichkeit, um den Schulungsaufwand sowie den Aufwand im produktiven Betrieb so gering wie möglich zu halten
- Niedrige Kosten pro Mitarbeiter durch attraktive Modelle und Pakete
- Ein hervorragender Kundensupport, um bei Fragen schnelle Hilfe zu erhalten.
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