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Zeiterfassung Minijob: hohe Bußgelder bei Verstößen möglich

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Minijobber zu erfassen, unabhängig davon, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist. Diese Verpflichtung dient in erster Linie dazu, die Einhaltung des Mindestlohns sicherzustellen und Schwarzarbeit zu bekämpfen. Die korrekte Zeiterfassung ist daher nicht nur im Interesse der Arbeitnehmer, sondern auch im Interesse der Arbeitgeber, um hohe Bußgelder bei Kontrollen zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen

Grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

In Deutschland besteht die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Grundlage dafür ist das Arbeitsschutzgesetz. Das Bundesarbeitsgericht hatte dies in seinem Urteil aus dem Jahr 2022 klargestellt. Arbeitgeber müssen ein System zur Zeiterfassung bereitstellen und dafür sorgen, dass es auch genutzt wird.

Mindestlohngesetz

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung von Minijobbern ist im deutschen Recht grundsätzlich und unabhängig von der Branche verankert. Das Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) schreibt vor, dass Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Minijobber erfassen müssen. Diese Regelung dient dazu, die Einhaltung des Mindestlohns zu gewährleisten und Schwarzarbeit zu bekämpfen.

Wichtig: Es gibt keine Ausnahmen von dieser Pflicht durch bestimmte Schwellenwerte beim Verdienst. Das bedeutet, dass auch die Arbeitszeiten von Minijobbern, die nur wenige Stunden im Monat arbeiten, erfasst werden müssen. Lediglich für Minijobber in Privathaushalten und bei der Beschäftigung von nahen Familienangehörigen gibt es Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht.

Zusätzlich zur Pflicht zur Zeiterfassung nach MiLoG müssen Arbeitgeber auch die Überstunden ihrer Minijobber gemäß Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG) aufzeichnen. Diese Regelung greift, sobald die Minijobber über die gesetzlich festgelegte werktägliche Arbeitszeit hinaus beschäftigt werden.

Branchenbezogene Besonderheiten

Es gibt branchenspezifische Besonderheiten bei der Pflicht zur Zeiterfassung für Minijobber, auch wenn die grundsätzliche Pflicht für alle Branchen gilt.

Besondere Relevanz hat der § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG). Dieses Gesetz listet bestimmte Wirtschaftszweige auf, in denen die Gefahr von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung als besonders hoch eingestuft wird.

Zu diesen Branchen gehören:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Für Arbeitgeber in diesen Branchen gelten verschärfte Dokumentationspflichten, um Schwarzarbeit effektiver bekämpfen zu können. Das bedeutet, dass die Einhaltung der Zeiterfassungspflicht in diesen Branchen besonders streng kontrolliert wird und Verstöße mit höheren Bußgeldern geahndet werden können.

Um zu beurteilen, ob ein Arbeitgeber zu einer der genannten Branchen gehört und somit der verschärften Dokumentationspflicht unterliegt, kann der Branchenkatalog der Deutschen Rentenversicherung Bund zur Sofortmeldepflicht herangezogen werden. Dieser Katalog bietet eine detaillierte Übersicht über die Branchenzuordnung und hilft Arbeitgebern bei der Einordnung.

Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht

Obwohl die Arbeitszeiterfassung für Minijobber in Deutschland grundsätzlich verpflichtend ist, gibt es einige Ausnahmen, die im Gesetz verankert sind. Diese Ausnahmen betreffen hauptsächlich bestimmte Personengruppen und familiäre Arbeitsverhältnisse.

Minijobber in Privathaushalten

Die Arbeitszeit von Minijobbern, die in Privathaushalten beschäftigt sind, muss nicht erfasst werden. Diese Ausnahme bezieht sich auf typische Haushaltsarbeiten wie Putzen, Kochen, Gartenarbeit, Kinderbetreuung oder die Pflege von Angehörigen.

Beschäftigung naher Familienangehöriger

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten von nahen Familienangehörigen, die im Betrieb mitarbeiten, nicht dokumentieren. Zu den nahen Familienangehörigen zählen Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Diese Ausnahme gilt sowohl für Einzelunternehmen als auch für juristische Personen wie GmbHs. Bei juristischen Personen bezieht sich die Ausnahme auf die Verwandtschaft zum vertretungsberechtigten Organ, z. B. dem Geschäftsführer einer GmbH.

Wichtig: Die Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht bedeuten nicht, dass Arbeitgeber in diesen Fällen keine Aufzeichnungen führen sollten. Es ist weiterhin empfehlenswert, die Arbeitszeiten zu dokumentieren, um im Falle von Unstimmigkeiten oder Nachfragen einen Nachweis zu haben.

Möglichkeiten der Arbeitszeitdokumentation

Das deutsche Recht schreibt zwar vor, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Minijobber dokumentieren müssen, lässt aber die genaue Form der Dokumentation offen. Das bedeutet, dass Arbeitgeber aus verschiedenen Möglichkeiten wählen können, um die Arbeitszeiten ihrer Minijobber zu erfassen. Hier sind einige der gängigsten Möglichkeiten:

Handschriftliche Zeiterfassung

Hierbei tragen die Minijobber ihre Arbeitszeiten manuell in Stundenzettel oder Listen ein.123 Diese Form der Zeiterfassung ist besonders flexibel und kostengünstig, birgt aber auch ein höheres Risiko für Fehler und Ungenauigkeiten.

Zeiterfassung mit Excel-Tabellen

Ähnlich wie bei der handschriftlichen Erfassung können Arbeitgeber auch Excel-Tabellen verwenden, um die Arbeitszeiten ihrer Minijobber zu dokumentieren.Diese Methode bietet mehr Übersichtlichkeit und erleichtert die Berechnung der Arbeitszeiten, ist aber ebenfalls fehleranfällig.

Digitale Zeiterfassungssysteme

Digitale Zeiterfassungssysteme wie Stempeluhr-Systeme oder Zeiterfassungs-Apps bieten die Möglichkeit, die Arbeitszeiten von Minijobbern elektronisch zu erfassen.Diese Systeme gelten als besonders genau und manipulationssicher, da sie die Arbeitszeiten in Echtzeit aufzeichnen und speichern. Allerdings fallen für die Anschaffung und Nutzung digitaler Systeme Kosten an, und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Systeme den Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Ein solches digitales Zeiterfassungssystem ist Papershift. Es erleichtert die Erfassung der Arbeitszeiten von Minijobbern durch die flexiblen Verwendungsmöglichkeiten erheblich. Arbeitszeiten können sowohl per App auf dem Smartphone oder Tablet, mit dem PC oder auch an stationären Terminals erfasst werden. Durch die Kombination aus Dienstplanung und Zeiterfassung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement in einem Tool werden Fehler und Mehrfacheingaben vermieden.

Welche Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung für ein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab wie der Unternehmensgröße, der Branche, den Arbeitsabläufen und den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens.

Wichtig ist, dass die gewählte Methode eine lückenlose, korrekte und manipulationssichere Dokumentation der Arbeitszeiten gewährleistet, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Arbeitszeitkonto für Minijobber

In bestimmten Fällen kann auch ein Arbeitszeitkonto geführt werden. Arbeitszeitkonten ermöglichen es, Arbeitseinsätze flexibel zu gestalten, sodass Minijobber in einem Monat mehr und im anderen Monat weniger arbeiten können. Die geleisteten Stunden werden auf dem Arbeitszeitkonto erfasst und ausgeglichen. Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) dürfen die auf dem Arbeitszeitkonto angesammelten Stunden monatlich nicht mehr als 50% der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit übersteigen

Besonderheiten bei mobiler Arbeit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich auch für Minijobber, die mobil arbeiten. Allerdings gibt es gemäß §1 der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) eine Erleichterung bei der Dokumentationspflicht, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Ausschließlich mobile Tätigkeit: Der Minijobber muss eine Tätigkeit ausüben, die nicht an einen festen Beschäftigungsort gebunden ist. Beispiele hierfür sind laut den Quellen Zustelldienste, Abfallsammlung, Straßenreinigung, Winterdienst, Gütertransport und Personenbeförderung.

Keine Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit: Dem Minijobber dürfen keine festen Arbeitszeiten vorgeschrieben sein, sondern er muss seine Arbeitszeit innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmens eigenverantwortlich einteilen können.

Eigenverantwortliche Einteilung der Arbeitszeit: Der Minijobber muss seine Arbeitszeit selbstständig und ohne regelmäßige Arbeitsaufträge oder Anweisungen des Arbeitgebers einteilen können.

Sind alle drei Voraussetzungen erfüllt, müssen Arbeitgeber lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit des mobilen Minijobbers erfassen. Die Aufzeichnung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit entfällt in diesem Fall.

Wichtig: Auch wenn die Dokumentationspflicht bei mobiler Arbeit vereinfacht ist, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die erfassten Arbeitszeiten korrekt sind und die Minijobber den Mindestlohn erhalten.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht

Die Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflicht bei Minijobs kann für Arbeitgeber schwerwiegende Konsequenzen haben. Dazu gehören vor allem Bußgelder und arbeitsrechtliche Folgen.

Bußgelder

Das Unterlassen, die unvollständige oder nicht rechtzeitige Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Minijobbern, sowie die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren, stellen Ordnungswidrigkeiten dar und können mit hohen Bußgeldern geahndet werden. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) sieht für jeden einzelnen Verstoß ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro vor.

Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht liegt bereits dann vor, wenn die Arbeitszeitaufzeichnungen nicht innerhalb von sieben Tagen nach der Arbeitsleistung vollständig sind.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen

Neben den Bußgeldern kann ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht auch arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen:

Betriebsprüfungen: In Betrieben, die im Fokus des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes stehen, wie z.B. Gastronomie oder Baugewerbe, müssen Arbeitgeber jederzeit mit Kontrollen durch den Zoll oder die Sozialversicherungsträger rechnen.

Anfangsverdacht der Nichteinhaltung des Mindestlohns: Ein Verstoß gegen die Dokumentationspflicht kann den Verdacht aufkommen lassen, dass der Mindestlohn nicht ordnungsgemäß gezahlt wird, was weitere Ermittlungen und schwerwiegende rechtliche Folgen nach sich ziehen kann.

Zeiterfassung bei Minijobbern: Arbeitgeber sollten auf Nummer sicher gehen

Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Minijobber unbedingt sorgfältig, lückenlos und manipulationssicher erfassen. Digitale Zeiterfassungssysteme können dabei helfen, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.