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Zeiterfassung für Mitarbeiter in Teilzeit
Arbeitszeiterfassung ist auch für Teilzeitkräfte vorgeschrieben. Unternehmen müssen bei der Zeiterfassung von Mitarbeitern in Teilzeit allerdings einige Besonderheiten beachten. Wir zeigen, worauf es ankommt.
Teilzeitarbeit ist schon längst kein Trend mehr, sondern hat sich auf dem Arbeitsmarkt etabliert und wird immer beliebter. Laut Zahlen des Statistischen Bundesamts arbeiteten im Jahr 2023 rund 31 Prozent aller Beschäftigten in Teilzeit. Die verbleibende Zeit wird von den Menschen zum Beispiel genutzt, um sich um ihre Kinder zu kümmern, Angehörige zu pflegen oder den eigenen Hobbys nachzugehen.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt auch bei Teilzeit
Auch für Teilzeitbeschäftigte gilt nach den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) 2019 und des Bundesarbeitsgerichts 2022 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Die Zeiterfassung für Teilzeitkräfte unterscheidet sich dabei von der Arbeitszeiterfassung für Vollzeitkräfte. Dabei kann Teilzeitarbeit in verschiedenen Varianten gelebt werden. Während manche Arbeitnehmer an jedem Arbeitstag tätig sind, aber nur eine reduzierte Zahl von Stunden arbeiten, kommen andere nur an bestimmten Tagen ins Büro oder ins Homeoffice, dafür aber die volle Stundenzahl.
Anforderungen an Zeiterfassungssysteme bei Teilzeit
Ein flexibles Zeiterfassungssystem muss in der Lage sein, alle diese Varianten abzubilden. Mit Papershift Zeiterfassung ist das ohne Probleme möglich, denn hier lassen sich flexibel für jeden Wochentag die jeweils geltenden Sollstunden festlegen. Die vom Mitarbeiter erfassten Arbeitszeiten werden dann mit den Sollstunden verglichen. Daraus wird ein Stundensaldo gebildet. Werden an einem Tag die Sollstunden unterschritten, ergibt sich ein negativer Stundensaldo bzw. Minusstunden. Werden mehr Stunden gebucht, als Sollstunden hinterlegt sind, ergibt sich dagegen ein positiver Stundensaldo bzw. Plusstunden.
Grundsätzlich können auch an solchen Tagen Arbeitszeiten eingetragen werden, für die keine Sollstunden hinterlegt sind. Diese werden dem Arbeitszeitkonto als Plusstunden gutgeschrieben. Auf Wunsch kann auch vermerkt werden, dass bei der Buchung die Zahl der Sollstunden nicht überschritten werden darf.
Ein großer Vorteil der Zeiterfassung mit Papershift: Die Sollstunden können für verschiedene Zeiträume flexibel festgelegt werden. Das ist vor allem dann wichtig, wenn sich die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters ändern – zum Beispiel durch Anpassungen am Arbeitsvertrag oder bei einer Neueinstellung.
Und was ist mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen?
Auch bei Mitarbeitern in Teilzeit gibt es verschiedene Arbeitszeitmodelle – von Gleitzeit über Schichten bis hin zu Vertrauensarbeitszeit. All das lässt sich problemlos mit Papershift abbilden – sowohl für Vollzeitkräfte als auch für Mitarbeiter in Teilzeit.
Zeitmethode und Wertmethode
In manchen Ländern wie zum Beispiel in der Schweiz wird bei der Arbeitszeiterfassung unterschieden zwischen der sogenannten Zeitmethode und der Wertmethode. Der Unterschied zwischen diesen beiden Methoden ist einfach erklärt:
Bei der Zeitmethode werden die Sollstunden gemäß dem tatsächlichen Volumen der Teilzeitkraft festgelegt. So kann es zum Beispiel sein, dass eine Mitarbeiterin 50 Prozent arbeitet – verteilt auf zwei volle Arbeitstage und einen halben Arbeitstag. Als Soll-Arbeitszeit werden an den vollen Arbeitstagen acht Arbeitsstunden und am halben Arbeitstag vier Stunden festgelegt. Die von der Mitarbeiterin gebuchten Arbeitszeiten werden entsprechend den Sollstunden gegenübergestellt. Je nach Ausgestaltung der Soll-Arbeitszeiten kann die Zeitmethode dazu führen, dass die Ist- und Sollstunden der Arbeitswoche während der Woche voneinander abweichen und erst zum Ende der Woche ausgeglichen sind.
Bei der Wertmethode werden die an einem Arbeitstag geleisteten Stunden mit dem Arbeitspensum multipliziert, um das Ergebnis eines Tages zu erhalten. Wenn eine Mitarbeiterin zum Beispiel nur zu 50 Prozent tätig ist, aber an einem Tag acht Stunden arbeitet, werden ihr vier Stunden gutgeschrieben. Dafür darf die Mitarbeiterin aber auch an freien Tagen ihren entsprechenden Anteil an Sollstunden verbuchen, so dass ihr auch für einen freien Tag vier Stunden gutgeschrieben werden. Der Vorteil der Wertmethode besteht darin, dass bei Erfüllung der vertraglich festgelegten Sollstunden täglich die Ist- und Sollstunden übereinstimmen.
Zusammengefasst: Während bei der Zeitmethode Arbeitstage und die jeweiligen Soll-Stunden festgelegt werden, an denen sich die Zeiterfassung ausrichtet, wird bei der Wertmethode die Arbeitszeit von 100 Prozent auf das jeweilige Teilzeitpensum heruntergerechnet und auf eine 5-Tage-Woche verteilt. Das dient dann als Grundlage für die Zeiterfassung.
Für Unternehmen, die bei der Buchung der Arbeitszeit zwischen Zeitmethode und Wertmethode wählen können (zum Beispiel in der Schweiz), sind nachfolgend noch einige Besonderheiten für die Buchung von Urlaubs- und Krankheitstagen beschrieben:
Buchung von Urlauben bei Teilzeitkräften
Auch bei der Buchung von Urlaub kann zwischen Zeit- und Wertmethode unterschieden werden. Bei der Zeitmethode wird dann ein Urlaubstag verbucht, wenn ee einen Arbeitstag betrifft. Für Tage, an denen ohnehin nicht gearbeitet worden wäre, muss auch kein Urlaubstag verbucht werden.
Bei der Wertmethode wird dagegen für jeden Tag so viel Urlaub eingetragen, wie es dem Arbeitspensum entspricht – das gilt gleichermaßen für Tage, an denen gearbeitet worden wäre, sowie für freie Tage. Bei einer Mitarbeiterin, die zu 50 Prozent tätig ist, würde dann für jeden Arbeitstag ein halber Urlaubstag eingetragen.
Buchung von Krankheitstagen bei Teilzeitkräften
Bei der Buchung von Fehltagen bei Krankheit verhält es sich ebenso wie beim Urlaub: Während bei der Zeitmethode eine Krankmeldung nur für solche Tage nötig ist, an denen ansonsten gearbeitet worden wäre, muss bei der Wertmethode auch eine anteilige Krankmeldung für freie Tage erfolgen.
Feiertage und Teilzeitarbeit
Teilzeit-Mitarbeiter in Deutschland müssen beachten, dass ihnen, sollte ein arbeitsfreier Tag auf einen Feiertag fallen, für diesen Tag kein Ausgleichstag und auch keine Kompensation zusteht. In § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz ist geregelt, dass der Arbeitgeber das Geld zu bezahlen hat, das der Arbeitnehmer verdient hätte, wenn die Arbeit nicht wegen eines Feiertags ausgefallen wäre. Teilzeitkräfte dürfen dabei gegenüber Vollzeitkräften nicht benachteiligt werden. Allerdings wird einer Teilzeitkraft kein Ausgleich gewährt, sollte ein Feiertag auf einen ohnehin freien Tag des Mitarbeiters fallen, denn das würde einen Vorteil gegenüber anderen Arbeitskräften bedeuten.
Pausen für Teilzeitkräfte erfassen
Auch wenn die Erfassung von Pausen per Zeiterfassungssystem nicht verpflichtend ist, kann sie notwendig sein, um die Arbeitszeit zu bestimmen, denn eingelegte Pausen gelten nicht als Arbeitszeit. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel von 7.30 Uhr bis 16.00 Uhr gearbeitet und 30 Minuten Pause gemacht hat, beträgt die Arbeitszeit exakt acht Stunden. Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten gelten auch für Teilzeitkräfte: Das Arbeitszeitgesetz sieht ab sechs Stunden mindestens 30 Minuten und ab neun Stunden mindestens 45 Minuten vor.
Methoden der Zeiterfassung für Teilzeitkräfte
Wie bei Vollzeitkräften gibt es auch bei Teilzeitkräften viele unterschiedliche Möglichkeiten zur Zeiterfassung – von klassischen Stundenzetteln aus Papier über Excel-Vorlagen bis hin zu elektronischen Zeiterfassungssystemen. Letztere bieten eine besonders große Flexibilität. So können zum Beispiel mit Papershift Arbeitszeiten an einem stationären Terminal, per Browser oder per App erfasst werden. Auch die Zeiterfassung per Dienstplan ist möglich. Auf diese Weise kann jeder Mitarbeiter die Zeiterfassungsmethode nutzen, die am besten zu ihm und seiner Arbeit passt.
Auch die Verwaltung von Urlauben, Abwesenheitsmanagement sowie die Erfassung von Überstunden für Teilzeitkräfte sind für Papershift kein Problem.
Zeiterfassung Teilzeit: Elektronische Zeiterfassungssysteme sind die beste Wahl
Aufgrund der besonderen Anforderungen, die Arbeitszeiterfassung an Arbeitgeber und die Teilzeitmitarbeitenden stellt, sind elektronische Zeiterfassungssysteme die beste Wahl, denn sie bieten ein Höchstmaß an Flexibilität. Vor allem die Möglichkeit, Sollstunden individuell pro Tag festzulegen und die unterschiedlichen Arten, wie die Arbeitszeiten erfasst werden können, sprechen für diese Systeme.
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