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Arbeitsplan: alle wichtigen Informationen auf einen Blick
Definition Arbeitsplan
Der Arbeitsplan ist ein wichtiger Bestandteil in der Fertigung und der Produktion. Er enthält alle zur Fertigung eines Produkts oder zur Erbringung einer Dienstleistung notwendigen Arbeitsschritte sowie die benötigten Ressourcen wie Rohstoffe, Maschinen und Werkzeuge.
Welche Kriterien muss ein Arbeitsplan erfüllen?
Der Arbeitsplan gibt einen Überblick über zu erreichende Ziele oder Arbeitsschritte. Er beschreibt damit in technischer bzw. wirtschaftlicher Reihenfolge, welche Vorgänge zur Zielerreichung notwendig sind. Ein Arbeitsplan ist ein unverzichtbares Mittel, um unternehmerische Tätigkeiten zu strukturieren und langfristig Erfolge zu verbuchen.
Das Wichtigste zu Arbeitsplänen in Kürze
- Ein Arbeitsplan beschreibt die zur Erstellung eines Produkts oder einer Leistung notwendigen Schritte.
- Ein Arbeitsplan muss möglichst konkret und nachvollziehbar die auszuführenden Tätigkeiten beschreiben.
- Die Angaben in einem Arbeitsplan müssen vollständig sein, damit er seine Aufgabe erfüllen kann.
- Arbeitspläne sind auch für die HR wertvolle Hilfsmittel und können zum Beispiel für die Personaleinsatzplanung verwendet werden.
Funktion und Bedeutung von Arbeitsplänen
Wer einen Arbeitsplan erstellen will, sollte sich im ersten Schritt fragen, aus welchem Grund die Planaufstellung notwendig ist. Dazu ist es wichtig, sich die Funktion bzw. die Bedeutung von Arbeitsplänen vor Augen zu führen. Der Arbeitsplan stellt nämlich ein wesentliches Instrument in der arbeitsplatzorientierten Fertigung sowie der Strukturierung betrieblicher Vorgänge dar. Er gibt vor, durch welche Arbeitsschritte bestimmte wirtschaftliche oder betriebliche Ziele erreicht werden. Der klassische Arbeitsplan wird individuell erstellt, ist also relativ. Der Fertigungsplan stellt dagegen eine Unterform des gewöhnlichen Arbeitsplans dar. Er zeichnet sich dadurch aus, dass er Herstellungs- und Arbeitsprozesse absolut vorgibt. Im Idealfall beschreiben beide Pläne den Durchlauf eines Produktes und gehen dabei ausgehend vom Rohmaterial bis hin zum fertigen Produkt.
Der Arbeitsplan ist ein wichtiges Element für die Arbeitsvorbereitung. Er ermöglicht es den ausführenden Mitarbeitern, sich vor der tatsächlichen Ausführung der Arbeit mit den einzelnen Arbeitsvorgängen zu beschäftigen. Das erleichtert die späteren Arbeiten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Zeitplan.
Was sollte ein Arbeitsplan enthalten?
Die für einen belastbaren Arbeits- bzw. Fertigungsplan notwendigen Angaben lassen sich aus der Funktion der Pläne ableiten. Die einzelnen Arbeitsschritte sollten möglichst konkret und verständlich dargestellt werden. Dabei ist vor allem darauf zu achten, den Bezug zur Realität nicht zu verlieren. Es geht nicht um eine bloß theoretische Niederlegung der Arbeitsschritte, sondern um die Vorbereitung von real durchzuführenden Aufgaben. Außerdem ist ein logischer Aufbau wichtig, um die einzelnen Angaben nachvollziehbar zu machen.
Bestandteile eines Arbeitsplans
Ein Arbeitsplan sollte die folgenden Informationen enthalten:
- Das Produkt, das gefertigt werden soll: Möglich sind Angaben wie die jeweilige Identifikationsnummer und eine wörtliche Bezeichnung des Produkts.
- Die Auftragsnummer
- Die Kostenstelle
- Abteilung oder Mitarbeiter, die oder der für die Durchführung des Plans zuständig ist
- Gewicht der Rohmaterialien
- Abmessungen der Rohmaterialien
- Arbeitsplatz: Hier wird beschrieben, an welchem Arbeitsplatz die einzelnen Arbeitsschritte durchgeführt werden.
- Das zu verwendende Material: beschreibt die zur Fertigung benötigen Werkstoffe wie zum Beispiel Holz
- Arbeitsvorgänge, die für die Herstellung des Produkts durchzuführen sind
- Angaben zur Arbeitsplatzbestimmung und zur Sicherheitsbestimmung
- Benötigte Werkzeuge und Maschinen wie zum Beispiel Drehmaschine, Säge oder CNC-Maschine
- Eine technische Skizze oder Zeichnung zur Illustration der Arbeitsschritte. Jeder Arbeitsvorgang sollte darin klar erkennbar sein.
- Angaben zur Produktionsdauer bzw. zur Fertigungszeit: beschreibt, wie lange die Fertigung des Produkts insgesamt dauert
Arbeitsziel: Der Plan muss angeben, welches Produkt gefertigt werden soll
Es mag auf den ersten Blick wie eine Selbstverständlichkeit wirken. Allerdings kommt es immer wieder vor, dass laienhaft erstelle Pläne keine Auskunft darüber enthalten, welches Produkt hergestellt wird. Dabei ist diese Information für die weitere Planverwertung absolut essentiell. Jedes Arbeitsplanmuster weist deutlich das herzustellende Produkt aus.
Produkte können außerdem nur durch den Einsatz von Ressourcen hergestellt werden. Diese muss ein guter Arbeits- bzw. Fertigungsplan ebenso auflisten wie die verwendeten Werkzeuge oder die Bestimmung des Arbeitsplatzes. Es geht darum, die zum Einsatz kommenden Materialen objektiv aufzuzeigen. Bei einem Excel Arbeitsplan kann diese Darstellung mit der Durchführung von Kalkulationen verbunden werden.
Prozesse herunterbrechen: Zwischenziele und Zwischenschritte
Zum Erstellen eines Arbeitsplans werden bestehende Prozesse in einzelne Schritte heruntergebrochen. Innerhalb des Arbeitsplans sollten die einzelnen Arbeitsvorgänge möglichst konkret dargestellt werden. Der Blick auf den gesamten Arbeitsplan zeigt an, wie das Produkt hergestellt wird.
- Arbeitspläne erstellen
- Arbeitsschritte im Blick behalten
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Arbeitsplan automatisch befüllen
Produktionsdauer und Fertigungszeit
Darüber hinaus muss sich aus dem Arbeitsplan ergeben, wie lange die Produktion dauert. Die angegebene Produktionsdauer muss möglichst realistisch sein. Es bietet sich deshalb an, sie am Ende der Planaufstellung noch einmal zu überprüfen. Die Gesamtdauer ergibt sich nämlich erst aus der Summe der anfallenden Arbeitsvorgänge und Zwischenschritte. Es handelt sich damit um eine Art Gesamtergebnis. Als solches kann sie in einem Excel Arbeitsplan besonders gut dargestellt und ggf. automatisch ermittelt werden. Die Produktionsdauer bildet auch die Grundlage für unternehmerische und wirtschaftliche Entscheidungen, sodass ihr in der Praxis immense Bedeutung zukommt.
Wie ist der Zusammenhang zwischen einem Arbeitsplan und einem Dienstplan?
Die Begriffe „Arbeitsplan“ und „Dienstplan“ sind inhaltlich verwandt. Während in produzierenden Unternehmen und im Handwerk meist vom Arbeitsplan die Rede ist, spricht man in anderen Unternehmen, die zum Beispiel in der Dienstleistung tätig sind, vom Dienstplan.
Sowohl Arbeitsplan als auch Dienstplan werden zur Personaleinsatzplanung verwendet. Das Unternehmen kann somit sicherstellen, dass die zu erfüllenden Zwecke des Unternehmens mit dem verfügbaren Personal erreicht werden können.
Welche Aufgabe hat der Arbeitsplan in der Fertigung?
Ein Arbeitsplan wird dazu verwendet, den Ablauf in der Fertigung zu planen und abzubilden. Im Arbeitsplan können die Mitarbeiter sehen, welche Schritte zur Fertigung eines Produkts auszuführen sind, welche Schritte als nächstes folgen und wie lange die Schritte dauern dürfen. Auch die benötigten Roh- und Werkstoffe sowie die benötigten Maschinen sind im Arbeitsplan angegeben.
Arbeitspläne und ihr Bezug zur HR
Für die HR spielen Arbeitspläne eine wichtige Rolle. Auf Grundlage von Arbeitsplänen, in denen die einzelnen Arbeitsschritte und die jeweilige Produktionszeit festgehalten sind, kann die HR die Personaleinsatzplanung durchführen. Sie kann festlegen, wie viel Personal mit welchen Kompetenzen benötigt wird. Die Personaleinsatzplanung berücksichtigt dabei sowohl die einzelnen Arbeitsschritte als auch den gesamten Produktionsprozess.
Arbeitspläne helfen der HR dabei, die benötigten Kompetenzen zu erkennen und im Bedarfsfall zusätzliche Mitarbeiter einzustellen oder bereits im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter weiterzubilden.
Vorteile von Arbeitsplänen
Arbeitspläne bieten für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:
- Arbeitspläne können zur Optimierung bestehender Prozesse, zur Effizienzsteigerung und damit zu Kostensenkungen führen.
- Arbeitspläne sind außerdem eine wichtige Grundlage für das Controlling zur Berechnung der Fertigungskosten.
- Auch das Projektmanagement kann von Arbeitsplänen profitieren. Projektpläne können aus einer Kombination verschiedener Arbeitspläne erstellt werden.
- Auf Basis von Arbeitsplänen lassen sich Arbeitsunterlagen erstellen sowie der Produktionsaufwand ermitteln und eine Kapazitätsplanung durchführen.
- Ein Arbeitsplan kann als einfach verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt werden. Gut verständliche und übersichtliche Arbeitspläne helfen dabei, Fehler in der Produktion zu vermeiden und sorgen für eine gleichbleibende Qualität.
- Ein Arbeitsplan kann außerdem als Grundlage für ähnliche Vorgänge verwendet werden. So lassen sich weitere Arbeitspläne mit relativ geringem Aufwand erstellen.
- Ein Arbeitsplan unterstützt Unternehmen bei der Personalplanung. So können Arbeitspläne als Grundlage für das Erstellen von Zeitplänen, Dienstplänen und für die Berechnung der Arbeitszeit dienen. Auch die Personaleinsatzplanung wird mithilfe von Arbeitsplänen einfacher.
- Arbeitspläne erleichtern zudem die Übergabe von Aufgaben und bestimmten Arbeitsabläufen an Kollegen und schaffen damit zusätzliche Flexibilität, zum Beispiel durch Vertretungsregelungen.
- Im Falle der Entlohnung per Akkordlohn ist der Arbeitsplan eine wichtige Grundlage für dessen Berechnung.
Die optimale Planerstellung
Einen Arbeitsplan nach Muster zu erstellen, ist nicht immer die beste Idee. In manchen Fällen kann eine einfache Arbeitsplan-Vorlage als Ausgangspunkt genügen. Die Erstellung bringt im Normalfall einige Tücken mit sich. Doch das muss nicht zwangsläufig so sein. Softwarelösungen wie Papershift helfen dabei, den Aufwand zu minimieren und Zeit zu sparen.
Tipps zum Erstellen von Arbeitsplänen
Ein Arbeitsplan muss die auszuführenden Tätigkeiten sowie die benötigten Materialien und Werkzeuge in möglichst verständlicher Weise beschreiben. Um gute Arbeitspläne zu erstellen, sollten die folgenden Tipps und Best Practices beachtet werden:
Auf Vollständigkeit achten
Ein Arbeitsplan muss eine lückenlose Aufstellung aller zur Fertigung notwendigen Informationen enthalten. Daher sollte ein Arbeitsplan vor dessen Anwendung sorgfältig geprüft und hinterfragt werden. Die beteiligten Personen und Abteilungen müssen bestätigen, dass der Arbeitsplan vollständig ist.
Auf Verständlichkeit achten
Die Mitarbeiter, die den Arbeitsplan zur Umsetzung verwenden werden, müssen genau verstehen, was im Arbeitsplan steht. Weil Arbeitspläne im Gegensatz zu Fertigungsplänen ohnehin von den ausführenden Mitarbeitern und Abteilungen erstellt werden, sollte dies in der Regel gegeben sein. Allerdings kann es passieren, dass Arbeitspläne auch von anderen Personen im Unternehmen genutzt werden – zum Beispiel im Rahmen einer Vertretungsregelung. Daher muss im Vorfeld sichergestellt werden, dass auch dieser Personenkreis die Arbeitspläne überblicken und verstehen kann.
Arbeitspläne vor der Anwendung testen
Weil Arbeitspläne eine wichtige Grundlage für die Organisation im Unternehmen sind, müssen sie problemlos funktionieren. Bevor ein Arbeitsplan in der Praxis eingesetzt wird, ist es sinnvoll, ihn zu testen. Damit kann erkannt werden, ob die Vorgaben im Arbeitsplan wie zum Beispiel die vorgegebene Produktionszeit realistisch sind. So lassen sich spätere Probleme in der Produktion vermeiden.
Ein Arbeitsplan muss alle wichtigen Fragen beantworten
Damit ein Arbeitsplan für den Einsatz in der Produktion geeignet ist, muss er alle wichtigen Fragen beantworten, die sich in der Fertigung des jeweiligen Produkts stellen:
- Um welches Produkt geht es?
- Welche Materialien, Rohstoffe, Maschinen und Werkzeuge werden für die einzelnen Arbeitsschritte benötigt?
- Wer ist für die einzelnen Arbeitsschritte verantwortlich?
- Wie lange dürfen die einzelnen Arbeitsschritte dauern?
- Wie ist die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte?
- Wo finden die einzelnen Arbeitsschritte statt?
- Wie lange dauert die Produktion insgesamt?
- Sind alle weiteren Informationen enthalten, die zur Produktion benötigt werden?
Gibt es auf eine oder mehrere dieser Fragen keine klare Antwort, muss der Arbeitsplan überarbeitet werden.
Arbeitsplan und der Betriebsrat
Der Betriebsrat im Unternehmen hat bezüglich der Arbeitszeiten, also des Beginns und des Endes sowie der Pausenzeiten, ein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG. Das bedeutet, dass ein Unternehmen, in dem es einen Betriebsrat gibt, bei der Erstellung von Dienst- und Arbeitsplänen nicht einfach nach billigem Ermessen vorgehen kann. Der Betriebsrat muss den Plänen zustimmen. Daher sollten entsprechende Unternehmen den Betriebsrat vor der Verabschiedung eines Arbeitsplans rechtzeitig einbeziehen, um spätere Verzögerungen durch Auseinandersetzungen mit dem Betriebsrat zu vermeiden
Was ist der Unterschied zwischen einem Basisarbeitsplan und einem Auftragsarbeitsplan?
Der Basisarbeitsplan enthält die auftragsunabhängigen Daten wie zum Beispiel die Rüstzeit, die Stückzeit, die Arbeitsvorgänge und ihre Reihenfolge. In einem Auftragsarbeitsplan sind ergänzende Informationen enthalten wie zum Beispiel der Fertigstellungstermin, die zu erstellende Stückzahl und die Auftragszeit.
Wie lange im Voraus muss ein Arbeitsplan erstellt werden?
Wie lange im Voraus ein Arbeitsplan vorliegen muss, wird durch verschiedene Kriterien bestimmt. Hier sind zunächst einmal betriebliche Anforderungen zu nennen. Weil der Arbeitsplan eine wichtige Basis für die Produktion darstellt, sollte zwischen dem Erstellen des Arbeitsplans und dem Start der Produktion ein ausreichend langer Zeitraum liegen. Wie lange dieser ist, hängt von verschiedenen Umständen ab wie zum Beispiel den Prozessen im Unternehmen und der Komplexität des Produkts.
Aus arbeitsrechtlicher Sicht gilt es zu beachten, dass ein Arbeitsplan, wenn er sich auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auswirkt, rechtzeitig angekündigt werden muss. Hier verlangt die Regelung in § 12 Abs. 3 TzBfG eine Ankündigung mindestens vier Tage im Voraus.
Wie verbindlich ist ein Arbeitsplan?
Grundsätzlich kann ein Arbeitsplan geändert werden. Das lässt sich oftmals nicht vermeiden, weil sich zum Beispiel die Rahmenbedingungen in der Produktion ändern. Bei der Änderung eines Arbeitsplans müssen jedoch die rechtlichen und vertraglichen Regelungen beachtet werden, die im Einzelfall gelten.
Arbeitsplan FAQs: häufige Fragen im Überblick
Welche Funktion hat ein Arbeitsplan?
Ein Arbeitsplan dient dazu, den Ablauf der Fertigung und Produktion abzubilden. Es werden also Arbeitsabläufe strukturiert. Ein Arbeitsplan enthält verschiedene Informationen wie zum Beispiel die für die einzelnen Arbeitsschritte benötigte Zeit, die einzusetzenden Rohstoffe sowie die zur Produktion benötigten Werkzeuge und Maschinen.
Wie ist ein Arbeitsplan aufgebaut?
Ein Arbeitsplan ist in verschiedene Bereiche unterteilt, die jeweils unterschiedliche Arten von Informationen enthalten. Im Kopfbereich sind zum Beispiel die Projektdaten und der Gültigkeitszeitraum zu finden. Im Hauptbereich des Arbeitsplans findet man Daten zu den benötigten Materialien, Fertigungsdaten sowie allgemeine Daten. Meist wird ein Arbeitsplan als einfache Tabelle strukturiert.
Was sollte ein Arbeitsplan enthalten?
Ein Arbeitsplan sollte alle Informationen enthalten, die zur Fertigung eines bestimmten Produkts oder zum Erbringen einer bestimmten Leistung benötigt werden. Dazu gehören die Projektdaten, eine Liste der benötigten Materialien und Werkzeuge, der Arbeitsort und die Arbeitsdauer, technische Skizzen sowie die einzelnen Arbeitsschritte. Auch notwendige Sicherheitsbestimmungen sind im Arbeitsplan enthalten.
Welche Arten von Arbeitsplänen gibt es?
Arbeitspläne können für verschiedene Zwecke verwendet werden. Dementsprechend gibt es Arbeitspläne für die Teilefertigung, für die Qualitätssicherung, für die Montage und für die Wartung und Instandhaltung.
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal von Arbeitsplänen ist ihr Grad an Individualität. Bei Standardverfahren kommen Standardarbeitspläne zum Einsatz. Gibt es an bestimmten Stellen Abweichungen, etwa durch den Einsatz unterschiedlicher Maschinen, können Alternativarbeitspläne eingesetzt werden. Für die Fertigung verschiedener Produktvarianten werden Variantenarbeitspläne genutzt.
Weitere Unterscheidungen bei Arbeitsplänen sind im Hinblick auf die Planungsbasis möglich: Bei einer Neuplanung müssen alle Daten und Dokumente neu beschafft werden. Bei einer Ähnlichkeitsplanung kann die Planung dagegen auf Grundlage bereits bestehender Arbeitspläne und Prozesse erfolgen. Noch einfacher ist die sogenannte Wiederholungsplanung: Hier können Arbeitspläne für identische Aufgaben als Vorlage genutzt werden.
Wie sieht ein Arbeitsplan aus?
Es gibt unterschiedliche Darstellungsformen von Arbeitsplänen. Die Darstellung ist abhängig vom Zweck, von der Art und der Komplexität der zu erledigenden Aufgabe. Häufig werden Arbeitspläne in Form einer einfachen Tabelle erstellt, welche in den Zeilen die einzelnen Arbeitsvorgänge enthält. Die Spalten dienen der Darstellung der einzelnen Informationen pro Arbeitsvorgang wie Zeitraum, Beschreibung der Tätigkeit, benötigte Materialien und einzusetzende Werkzeuge und Maschinen.
Warum sollte man einen Arbeitsplan erstellen?
Arbeitspläne bieten verschiedene Vorteile. Unternehmen profitieren durch die Festlegung von Fertigungsprozessen und können damit Kosten sparen. Auf Grundlage von Arbeitsplänen können die Fertigungskosten berechnet und die benötigten Kapazitäten bestimmt werden. Arbeitspläne sind außerdem eine wichtige Grundlage für die Personalplanung, das Erstellen von Zeitplänen und die Berechnung der Arbeitszeit. Und schließlich sorgen Arbeitspläne für eine Standardisierung der Fertigungsprozesse und tragen damit zu einer hohen und gleichbleibenden Qualität der Produkte bei.
Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsplan und einem Fertigungsplan?
Sowohl ein Arbeitsplan als auch ein Fertigungsplan beschreibt den Produktionsprozess. Der Unterschied zwischen einem Arbeitsplan und einem Fertigungsplan besteht darin, dass ein Arbeitsplan von den Mitarbeitern individuell und selbständig erstellt wird, während ein Fertigungsplan vom Unternehmen zentral vorgegeben wird.