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Was passiert, wenn der Stundenzettel unvollständig ist?
Wenn Angaben auf dem Stundenzettel fehlen, kann das unterschiedliche Konsequenzen haben. Das hängt davon ab, ob der Stundenzettel von einem Angestellten oder von einem beauftragten Unternehmen stammt.
Fehlende Angaben auf einem Stundenzettel können dazu führen, dass sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger negative Konsequenzen zu spüren bekommen. Dabei gilt es, zwischen unterschiedlichen Fällen zu trennen. So ist in abhängigen Beschäftigungsverhältnissen das Unternehmen bzw. der Arbeitgeber verpflichtet, die geleisteten Arbeitszeiten zu erfassen. Stellt jedoch ein beauftragtes Unternehmen wie zum Beispiel ein Handwerksbetrieb einen Stundenzettel aus, so ist dieses Unternehmen verpflichtet, alle zur Überprüfung notwendigen Angaben zu leisten.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Arbeiter und Angestellte: Unternehmen sind für die Dokumentation der geleisteten Arbeitszeiten verantwortlich
Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Zeiterfassung im September 2022 ist klar, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen müssen. Unklar ist noch, wie genau das zu geschehen hat. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung wie zum Beispiel das Ausfüllen von Stundenzetteln oder Online-Tools zur Zeiterfassung.
Unabhängig davon, welches Instrument in einem Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung gewählt wird, muss sichergestellt sein, dass die Dokumentation vollständig ist. Dafür trägt das Unternehmen die Verantwortung. So müssen zum Beispiel auf einem Stundenzettel das genaue Datum, der Ort der beruflichen Tätigkeit, der Name des Arbeitgebers, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden vermerkt sein. Damit nichts vergessen wird, können passende Stundenzettel-Vorlagen verwendet werden.
Die Dokumentation der Arbeitszeit dient verschiedenen Zwecken. Damit soll zum Beispiel Schwarzarbeit vermieden werden. Außerdem dient die Arbeitszeiterfassung dem Schutz der Arbeitnehmer vor unbezahlter und nicht vertraglich geregelter Mehrarbeit.
Ein besonderer Fall sind Beschäftigungsverhältnisse auf Minijob-Basis. Hier wird im § 17 MiLoG (Mindestlohngesetz) geregelt, dass Arbeitgeber den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen haben. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Damit soll die Einhaltung des Mindestlohns überprüfbar sein.
Bei fahrlässiger oder vorsätzlicher Verletzung der Dokumentationspflichten des Arbeitgebers droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.
Unvollständige Stundenzettel eines beauftragten Unternehmens
Anders sieht es aus, wenn ein beauftragtes Unternehmen seine Leistungen anhand von Stundenzetteln dokumentiert und diese als Grundlage für die gestellten Rechnungen dienen. In diesem Fall liegt die Verantwortung für die vollständige Dokumentation der erbrachten Arbeiten beim Leistungserbringer.
So sieht zum Beispiel § 15 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B (VOB/B) vor, dass sich aus den Stundenlohnzetteln ergibt, welcher Arbeiter an welchem Ausführungsort welche Arbeiten an welchen Tagen mit wie vielen Stunden erbracht hat. Dabei müssen die Tätigkeiten nachvollziehbar und detailliert beschrieben werden. Der Leistungserbringer ist damit in der Darlegungs- und Beweislast für seine geleisteten Arbeiten.
Kommt der Leistungserbringer diesen Anforderungen nicht oder nicht vollständig nach, kann das zur Folge haben, dass der Leistungsempfänger die Zahlungen kürzen oder sogar verweigern kann.
Fazit
Die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation der erbrachten Arbeitsleistungen und der Arbeitszeit ist sowohl in abhängigen Beschäftigungsverhältnissen als auch bei der Leistungserbringung durch unabhängige Unternehmen essentiell. Während im Verhältnis Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Verantwortung für die Dokumentation der Arbeitszeiten der Arbeitgeber trägt, ist es im Falle beauftragter Dienstleister das leistungserbringende Unternehmen, das seine Arbeiten vollständig und nachvollziehbar dokumentieren muss.
