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Warten auf das Gesetz: Lohnt sich die Investition in ein elektronisches Zeiterfassungssystem schon jetzt?
Derzeit ist noch unklar, wann die Bundesregierung die Gesetzesänderungen zur Regelung der Arbeitszeiterfassung vornehmen wird. Doch schon jetzt kann sich die Investition in ein elektronisches Zeiterfassungssystem für Unternehmen lohnen.
Auf die Politik zu warten, erfordert manchmal ein großes Maß an Geduld. So ist es auch mit der geplanten gesetzlichen Regelung zur Arbeitszeiterfassung. Die Bundesregierung steht hier in der Pflicht, die Art und Weise festzulegen, wie Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Doch seit dem ersten Gesetzentwurf im April 2023 gab es dazu von der Bundesregierung nichts Neues mehr. Erst kürzlich bestätigte sie, es gebe dazu noch keinen konkreten Zeitplan.
Klar ist: Dass Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen verpflichtend ist, steht fest. Das haben die Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 und des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2022 eindeutig festgelegt. Offen ist dagegen noch das “Wie”. Zwar sieht der aktuelle Gesetzentwurf die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor, allerdings ist das Gesetz eben noch nicht verabschiedet.
Dementsprechend stellen sich manche Unternehmen die Frage, ob sich die Investition in ein elektronisches Zeiterfassungssystem schon jetzt lohnt. Die Antwort auf diese Frage lautet in vielen Fällen “ja”, denn neben der rechtssicheren Erfassung der Arbeitszeiten bieten solche Systeme einige weitere Vorteile:
- Flexibilität
- Kostensenkungen durch weniger Verwaltungsaufwand und höhere Effizienz
- Einfache Bedienbarkeit
- Datenschutz
Flexibilität
Eine der großen Stärken modernen elektronischer Zeiterfassungssysteme ist, dass sie sich orts- und zeitunabhängig nutzen lassen und in bestehende Systemumgebungen integrierbar sind. Zeiterfassungssyteme wie Papershift können je nach Wunsch per Browser, per App oder auch über ein stationäres Terminal (“digitale Stechuhr”) genutzt werden. So können sowohl Mitarbeiter vor Ort, im Büro als auch unterwegs oder im Homeoffice ihre Arbeitszeiten bequem eintragen.
Durch die Integration mit Dienstplanerstellung und Abwesenheitsmanagement sowie die Möglichkeit, Freigabeprozesse je nach Anforderungen zu konfigurieren, lassen sich solche Systeme ganz einfach in bestehende Prozesse und Abläufe des Unternehmens einbinden, ohne große Umstellungen vornehmen zu müssen.
Kostensenkungen durch weniger Verwaltung und höhere Effizienz
Durch die zunehmende Bürokratie steigt der Verwaltungsaufwand in Unternehmen exponentiell. Das kann zu einer Belastung des gesamten Unternehmens werden. Daher ist es wichtig, auf möglichst effiziente Tools und Lösungen zu setzen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dabei können elektronische Zeiterfassungs- und Dienstplanungstools wie Papershift eine zentrale Rolle spielen. Anstelle unterschiedlicher Datenkanäle zum Beispiel für Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Überstundenmanagement und Dienstplanung wird hier alles in einem zentralen Tool zusammengeführt. Statt zum Beispiel einzelne Stundenzettel der Mitarbeiter auf Papier oder in Excel-Sheets getrennt erfassen und in ein weiteres System überführen zu müssen, liegen die Daten in einem modernen Zeiterfassungssystem zentral vor.
Auf diese Weise wird vermieden, dass es zu Inkonsistenzen und Abweichungen der Daten kommt. Das erleichtert sowohl die Eingabe als auch die Verwaltung und Pflege der Daten und senkt den damit verbundenen Aufwand enorm.
Einfache Bedienbarkeit
Die Benutzeroberfläche eines elektronischen Zeiterfassungssystems wie Papershift ist so gestaltet, dass die einzelnen Felder und Funktionen selbsterklärend sind. Das gilt sowohl für die Endnutzer, also die Mitarbeiter, also auch für die Verwaltung der Daten durch HR oder Vorgesetzte. Zeitaufwändige und kostspielige Schulungen sind also nicht notwendig.
Datenschutz
Der Gesetzgeber stellt heute enorme Anforderungen an den Datenschutz in Unternehmen. Hier ist insbesondere die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu nennen, die den Umgang mit persönlichen Daten regelt.
Die Wahrung des Datenschutzes bei einem modernen elektronischen Zeiterfassungssystem Standard – anders als beispielsweise bei Papierdokumenten oder Excel-Sheets, die recht einfach in falsche Hände gelangen können.
Rechtssicherheit
Nicht zu vergessen ist die Rechtssicherheit: Der EuGH hat in seinem Urteil von 2019 festgelegt, dass Unternehmen ein System zur Arbeitszeiterfassung anbieten müssen, das verlässlich, objektiv und zugänglich ist. Neben dem Schutz der Daten vor Manipulation müssen diese auch sicher verwahrt werden und außerdem jederzeit von den Mitarbeitern abrufbar sein. Veraltete Zeiterfassungssysteme per Papier oder Excel genügen diesen Anforderungen oftmals nicht.
Schon jetzt über elektronische Zeiterfassung nachdenken
Es lohnt sich also bereits jetzt für Unternehmen, sich mit der Einführung elektronischer Arbeitszeiterfassung zu beschäftigen. Die Sorge, dass solche Systeme teuer in der Anschaffung seien, ist zumindest im Fall von Papershift unberechtigt. Hier gibt es je nach Anforderung unterschiedliche Pakete, mit denen Unternehmen die für sie günstigste Lösung auswählen können.
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