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Verstoß gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Drohen jetzt Bußgelder?
Nachdem das Bundesarbeitsgericht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen festgestellt hat, stellt sich die Frage, ob Unternehmen, die gegen diese Pflicht verstoßen, mit Bußgeldern zu rechnen haben. Schon jetzt ist ein solches Risiko gegeben.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung durch Unternehmen in Deutschland hat weitreichende Konsequenzen. Unternehmen müssen demnach ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung anbieten bzw. einführen. Ein solches System soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten nachvollziehbar erfassen können, um eine entsprechende Dokumentation zu ermöglichen.
Damit genügt der Arbeitgeber seiner Verpflichtung nicht alleine dadurch, dass er ein solches System zur Verfügung stellt. Er muss auch dafür sorgen, dass es genutzt wird. Die Arbeitszeiten müssen nicht nur erfasst, sondern auch aufgezeichnet werden. Dabei gilt die entsprechende Verpflichtung ab sofort. Es bestehen also keine Übergangsfristen. Der Arbeitgeber kann die Erfassung der Arbeitszeiten auf seine Mitarbeiter delegieren. Wie eine solche Aufgabendelegation aussehen kann, hängt von den jeweiligen Umständen wie zum Beispiel vom gewählten Zeiterfassungssystem ab.
Wie genau die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt, können die Unternehmen weitgehend selbst entscheiden. Es ist demnach sowohl die Verwendung von Stundenzetteln als auch von digitalen Systemen zur Zeiterfassung möglich.
Droht beim Verstoß gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ein Bußgeld?
Zumindest vorläufig ist bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht mit Bußgeldern zu rechnen. Weil sich die Verpflichtung aus § 3 Arbeitsschutzgesetz ergibt, ein Verstoß dagegen aber gemäß § 25 Arbeitsschutzgesetz noch nicht mit der Verhängung eines Bußgeldes bewährt ist, ist derzeit noch keine entsprechende gesetzliche Grundlage gegeben.
Allerdings besteht bereits jetzt die Möglichkeit für die zuständige Arbeitsschutzbehörde, gemäß § 22 Abs. 3 Ziffer 1 Arbeitsschutzgesetz Maßnahmen anzuordnen, die sich aus den Pflichten des Arbeitsschutzgesetzes ergeben. Zu ihnen gehören auch die Verpflichtungen aus § 3 Arbeitsschutzgesetz. Verstößt der Arbeitgeber dagegen, droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.
In der Praxis bedeutet das, dass Unternehmen aktuell alleine dadurch, dass sie der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht nachkommen, nicht mit einem Bußgeld rechnen müssen. Erst dann, wenn sie von der zuständigen Arbeitsschutzbehörde zur Lieferung der erfassten Arbeitszeiten oder zur Einführung der Arbeitszeiterfassung aufgefordert werden und dieser Aufforderung nicht nachkommen, droht die Zahlung eines Bußgeldes.
Eine weitere Geldbuße kann auf Grundlage von § 22 Arbeitszeitgesetz verhängt werden, nämlich dann, wenn aufgrund der Aufzeichnungspflicht Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz dokumentiert und bewiesen werden.
Fazit und Handlungsempfehlung
Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht ab sofort. Unternehmen sehen sich bereits jetzt mit einem erhöhten Bußgeldrisiko konfrontiert, denn die Arbeitsschutzbehörden können jederzeit eine Dokumentation der erfassten Arbeitszeiten anfordern oder das Einführen einer Arbeitszeiterfassung verlangen.
Aus diesem Grunde sollten Unternehmen prüfen, ob ihre derzeit eingesetzten Werkzeuge und Prozesse zur Arbeitszeiterfassung den Leitsätzen des Bundesarbeitsgerichts entsprechen. Gibt es noch kein System zur Arbeitszeiterfassung, sollten umgehend Maßnahmen zur Einführung eines geeigneten Systems getroffen werden. Dazu gehört auch und insbesondere die Kommunikation mit den Mitarbeitern sowie den Mitarbeitervertretungen.
Auch ist zu prüfen, welche Systeme sich in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens am besten eingliedern lassen. Dabei sind zum Beispiel verfügbare Schnittstellen der bereits verwendeten HR-Software zu betrachten.
Dabei haben die Unternehmen einen großen Handlungsspielraum. Sie können sich also für ein einfaches, auf Stundenzetteln basiertes Verfahren entscheiden oder die Vorteile von Software zur digitalen Zeiterfassung nutzen.
