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Unternehmen skalieren: Ohne moderne Zeiterfassung und Dienstplanung wird Wachstum schwierig
Spätestens dann, wenn die Zahl der Mitarbeiter im Unternehmen wächst, braucht es ein modernes System zur Zeiterfassung und zur Dienstplanung. Wer dann noch auf Excel-Tabellen setzt, geht verschiedene Risiken ein.
Die Arbeitszeiterfassung und das Erstellen von Dienstplänen in kleinen Unternehmen mit wenigen Beschäftigten mag noch mithilfe von manuellen Tools wie zum Beispiel Excel-Vorlagen funktionieren – obwohl sich auch hier Fehler einschleichen können.
Schwierig wird es spätestens dann, wenn das Unternehmen wächst und sich die Zahl der Mitarbeiter erhöht. Umso größer das Unternehmen, desto komplexer sind auch die Geschäftsprozesse. Hier sind Lösungen gefragt, die eine effiziente und nutzerfreundliche Dienstplanung garantieren. Das entlastet die verantwortlichen Mitarbeiter und Abteilungen und mildert zusätzlich verschiedene Risiken im Geschäftsbetrieb.
Unternehmenswachstum und die Risiken der Skalierung durch mangelhafte Planungstools
Wenn Unternehmen wachsen und sich die Zahl der Mitarbeiter erhöht, dann führt das zu mehr Komplexität. Die Aufgaben nehmen zu, die Prozesse ändern sich, und die Abhängigkeiten wachsen. Ohne ein passendes System zum Erstellen von Dienstplänen und für die Zeiterfassung entstehen dabei große Risiken.
Fehlende Transparenz
Wenn Dienstpläne auf Papier oder in Form von Excel-Sheets erstellt werden, stellt sich oftmals das Problem der Verfügbarkeit und des Zugriffs auf die Dokumente für alle Mitarbeiter. Das gilt insbesondere für kurzfristige Änderungen am Dienstplan, zum Beispiel in Folge von kurzfristigen Ausfällen etwa durch Krankheit.
Ähnliches gilt für die Zeiterfassung: Ohne ein geeignetes Tool haben weder die Mitarbeiter noch die Personalverantwortlichen die Möglichkeit, zuverlässig ihre Daten ortsunabhängig einzutragen oder darauf zuzugreifen.
Die mangelnde Transparenz bei Zeiterfassung und Dienstplanung potenziert sich bei skalierenden Unternehmen aufgrund der wachsenden Komplexität.
Excel-Sheets sind fehleranfällig
Schon in kleinen Unternehmen können Excel-Sheets für Stundenzettel oder Dienstplanung zur Geduldsprobe werden, denn sie sind besonders fehleranfällig. Das liegt an der Funktionsweise der Dokumente, die meist auf Grundlage sogenannter Makros arbeiten. Dabei werden die Eingaben automatisch anhand bestimmter Skripte verarbeitet. Wenn die Eingaben aber nicht den Vorgaben entsprechen, kann das schnell zu Fehlern führen, die das gesamte Dokument unbrauchbar machen. Ein klassischer Fehler ist das Verwechseln von Komma und Dezimalpunkt aufgrund unterschiedlicher Verwendung im internationalen Kontext. So kann aus einem Wert von Eintausend (1.000) schnell mal eine Eins werden (1,000).
Umso mehr Mitarbeiter solche Tools verwenden, desto höher ist das Risiko, dass Fehler entstehen, die zu einem erheblichen Mehraufwand oder im schlimmsten Fall zu Umsatzverlusten führen können.
Bei kurzfristigen Änderungen muss teilweise der komplette Plan geändert werden
Änderungen an Dienstplänen sind nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Durch Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub, aber auch durch geänderte Kundenwünsche kann ein fertiggestellter Dienstplan schnell obsolet werden.
Dienstpläne auf Basis von Excel-Sheets erweisen sich hier als sehr unflexibel und können dazu führen, dass die komplette Planung überarbeitet werden muss – mit entsprechend hohem Aufwand und Kosten.
Mit wachsender Zahl an Mitarbeitern und Kunden erhöht sich das Risiko für solche Änderungen und die mit ihnen verbundenen Konsequenzen.
Kein Überblick über die verfügbaren Mitarbeiter
Für die Dienstplanung ist es entscheidend zu wissen, welche Mitarbeiter in welchen Teams und mit welchen Qualifikationen einsatzbereit sind. Wenn Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement nicht aus einer Hand funktionieren, stehen diese Daten nicht zuverlässig zur Verfügung. Die Folge: Die Qualität der Dienstplanung ist schlecht. Das kann sich auf den gesamten Betrieb auswirken.
Wenn Unternehmen wachsen, erhöht sich das Risiko einer unzureichenden Dienstplanung infolge mangelhafter Tools erheblich.
Nicht erfasste Arbeitszeiten können den Kunden nicht in Rechnung gestellt werden
Unternehmen, die mit ihren Kunden aufwandsbasiert abrechnen, benötigen dafür die geleisteten Arbeitszeiten. Wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten aber nicht eintragen – zum Beispiel, weil sie keinen Zugriff auf das dafür genutzte Excel-Sheet haben, dann können die Zeiten auch nicht in Rechnung gestellt werden – mit entsprechend negativen Auswirkungen auf Umsatz und Gewinn.
Fehlende Rechtssicherheit
Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Jahr 2019 müssen Unternehmen ein System zur Arbeitszeiterfassung anbieten, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Diese Eigenschaften erfüllen Stundenzettel aus Papier oder Excel-Sheets nicht unbedingt – vor allem dann nicht, wenn sie von vielen Mitarbeitern in wachsenden Unternehmen genutzt werden.
Nachweis über geleistete Arbeit nicht zu führen
Ohne ein zuverlässiges System zur Arbeitszeiterfassung ist es nicht möglich, einen aktuellen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden zu erhalten. Das kann negative Konsequenzen für Mitarbeiter und auch für die Unternehmen selbst haben und zu Streitigkeiten führen, die unter Umständen vor Gericht landen können.
Passende Ansprechpartner nicht immer verfügbar
Wenn die Dienstplanung und die Zeiterfassung von der Verfügbarkeit einzelner Mitarbeiter aus der Personalabteilung abhängig sind, folgt daraus eine große Störanfälligkeit. Sobald die zuständigen Mitarbeiter nicht verfügbar sind, kann es zu Problemen kommen. Umso mehr Beschäftigte davon betroffen sind, desto größer ist das Risiko, dass es im Betriebsablauf zu Störungen kommen kann.
Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, können abgehängt werden
Klassische Tools zur Zeiterfassung wie Stundenzettel aus Papier oder Excel-Sheets sind oftmals nur vor Ort, also im Büro oder in den Werkshallen, nutzbar. Mitarbeiter im Homeoffice oder diejenigen mit Remote Work bleiben dann außen vor. Ähnliches gilt auch für Dienstpläne.
Moderne Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen können sich derart überholte Tools nicht mehr leisten, wenn sie vermeiden wollen, dass ein Teil ihrer Belegschaft abgehängt wird.
Vorteile moderner digitaler Zeiterfassung und Dienstplanung
Moderne und digitale Tools zur Zeiterfassung und zur Dienstplanung wie Papershift senken die genannten Risiken für skalierende Unternehmen erheblich, und zwar aus den folgenden Gründen:
Alle Daten in einem System
Wenn sich die Daten aus der Arbeitszeiterfassung, dem Abwesenheitsmanagement und der Dienstplanerstellung in einem gemeinsamen System befinden, können die Daten ohne Medienbruch weiterverwendet werden. Das schließt Fehler aus. So kann zum Beispiel ein Dienstplan automatisch angepasst werden oder eine Meldung ausgeben, wenn ein eingeplanter Mitarbeiter kurzfristig erkrankt ist.
Wenn die Zeiterfassung auf Grundlage von Dienstplänen erfolgt, sinkt damit das Risiko, dass geleistete Arbeitszeiten nicht erfasst werden und dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können.
Ermöglicht längeren Planungshorizont
Moderne Dienstplanungstools wie Papershift ermöglichen eine längere Vorausplanung um mehrere Wochen. Möglich macht das die stets aktuelle Datenhaltung. Ein erweiterter Planungshorizont schafft mehr Planungssicherheit für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Das funktioniert bei kleinen Unternehmen ebenso wie bei großen Unternehmen mit vielen Beschäftigten.
Fehler lassen sich vermeiden
Falscheingaben bei der Zeiterfassung werden in einem modernen elektronischen Zeiterfassungstool vermieden. Dafür sorgt eine intuitive Benutzeroberfläche, wie sie beispielsweise bei der Zeiterfassung mit Papershift zu finden ist. Das funktioniert auf jedem Gerät, sei es Smartphone, Tablet oder Desktop.
Zugriff für Mitarbeiter und Planungsverantwortliche jederzeit und von überall
Damit die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten überall und jederzeit eintragen können, muss ein modernes Zeiterfassungstool die Möglichkeit sowohl zum stationären Zugriff per Terminal als auch zum Online-Zugriff per Browser oder App ermöglichen. Gleiches gilt für Dienstpläne. Auf diese Weise haben Personalverantwortliche, Planer und Mitarbeiter jederzeit die aktuellen Daten an der Hand.
Änderungen werden automatisch in alle Systeme übernommen
Ein Mitarbeiter ist krank oder braucht kurzfristig Urlaub? Kein Problem, wenn das Abwesenheitsmanagement und die Dienstplanerstellung in einem System laufen. Die Daten werden dann einfach übernommen, so dass Änderungen flexibel und schnell durchgeführt werden können.
Keine Ausdrucke auf Papier notwendig
Ausdrucke auf Papier sind unpraktisch, fehleranfällig und nicht nachhaltig. Moderne elektronische Zeiterfassungs- und Dienstplanungssysteme wie Papershift kommen ohne Papier aus. Das spart Kosten und schont gleichzeitig die Umwelt.
Das Unternehmen zeigt sich fortschrittlich und wirkt attraktiv für Bewerber
Der herrschende Fachkräftemangel sorgt dafür, dass sich Unternehmen noch mehr Mühe geben müssen, um als attraktive Arbeitgeber aufzutreten. Wer seinen Mitarbeitern flexible Tools an die Hand gibt, um jederzeit und überall auf Zeiterfassung und Dienstpläne zugreifen zu können, präsentiert sich Bewerbern als modernes Unternehmen und verbessert damit die Chancen, qualifizierte Mitarbeiter auf dem Arbeitsmarkt zu finden.
Sie möchten die Vorteile eines modernen und fortschrittlichen Systems zur Zeiterfassung und Dienstplanung unverbindlich kennenlernen? Dann melden Sie sich am besten gleich für einen Testzugang für Papershift. Damit haben Sie die Möglichkeit, alle Funktionen ausgiebig zu testen.
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