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Unbezahlter Urlaub: Auswirkungen auf die Lohnabrechnung
Wenn ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nimmt, wirkt sich das auf die Lohnabrechnung aus und muss in der Lohnsteuerbescheinigung berücksichtigt werden.
Es kann verschiedene Gründe für Arbeitnehmer geben, über ihren bestehenden Urlaubsanspruch hinaus weitere, dafür unbezahlte Urlaubstage zu nehmen. Dadurch ergeben sich Auswirkungen auf die Lohnabrechnung sowie auf die Lohnsteuer.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Erhält ein Arbeitnehmer während seines unbezahlten Urlaubs noch Lohnbestandteile wie zum Beispiel die Möglichkeit zur Nutzung eines Firmenwagens oder vermögenswirksame Leistungen, so sind diese zu versteuern. Dabei sind bei Fortbestehen des Arbeitsverhältnisses auch solche Arbeitstage mitzuzählen, an denen der Arbeitnehmer keinen Lohn bezogen hat. Ein ansonsten geltender monatlicher Lohnabrechnungszeitraum gilt auch während der Zeit des unbezahlten Urlaubs.
Berechnung unbezahlten Urlaubs in der Lohnabrechnung
Bei Inanspruchnahme eines vollen Monats oder mehrerer Monate unbezahlten Urlaubs ist die Abrechnung in der Lohnabrechnung recht einfach: Für die betreffenden Monate wird einfach kein Lohn ausbezahlt. Anders sieht es dagegen aus, wenn der unbezahlte Urlaub nur einen Teil des Monats betrifft. Dann muss der Bruttolohn anteilig gekürzt werden. Dazu wird der Bruttolohn durch die Anzahl der Arbeitstage im betreffenden Monat geteilt und anschließend mit der Zahl der Arbeitstage multipliziert, an denen der Arbeitnehmer tätig war.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält für einen Monat mit 22 Arbeitstagen bei voller Anwesenheit 3.520 Euro brutto. Er nimmt fünf Tage unbezahlten Urlaub. Seit Bruttolohn berechnet sich dann wie folgt: (3.520 / 22) * 17 = 160.
Dauer des unbezahlten Urlaubs muss nicht aufgezeichnet werden
Der Arbeitgeber muss für den entsprechenden Zeitraum im Lohnkonto den Buchstaben „U“ für Unterbrechung eintragen, und zwar dann, wenn die für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage kein Lohn bezahlt wird. Die Dauer der Unterbrechung muss nicht aufgezeichnet werden. Der Unterbrechungszeitraum bezieht sich auf das jeweilige Kalenderjahr. Das bedeutet, dass bei einem unbezahlten Urlaub, der sich über einen Jahreswechsel erstreckt, die Unterbrechung für beide betroffene Jahre erfasst werden muss. Jeder einzelne Unterbrechungszeitraum muss separat mit dem Buchstaben „U“ erfasst werden.
Die Erfassung einer Unterbrechung schließt die Gewährung von über den Lohn hinausgehenden Leistungen wie die Bereitstellung eines Firmenwagens oder vermögenswirksame Leistungen nicht aus.
Unbezahlter Urlaub: Anzahl der Unterbrechungen auch in die Lohnsteuerbescheinigung eintragen
Der Arbeitgeber muss unbezahlten Urlaub auch in der Lohnsteuerbescheinigung vermerken. Hier ist jeweils nur die Anzahl der Unterbrechungen zu erfassen, nicht aber die Dauer. Hat ein Arbeitnehmer beispielsweise dreimal in einem Jahr unbezahlten Urlaub genommen, ist dafür eine „3“ oder das Wort „drei“ in die Lohnsteuerbescheinigung einzutragen.
