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Supermarktbetreiber setzt auf digitale Personaleinsatzplanung, wünscht sich aber Integration mit Zeiterfassung

Von den Vorteilen der digitalen Personaleinsatzplanung überzeugt ist der Betreiber zweier Supermärkte in der Nähe von Hannover. Vor allem die Zeitersparnis überzeugt ihn dabei. Allerdings würde er sich ein System wünschen, das Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung kombiniert.

Die Personaleinsatzplanung in Supermärkten kann eine komplexe Aufgabe sein: Neben der Lieferung neuer Ware müssen dabei auch die Einkaufszeiten der Kundinnen und Kunden sowie die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Mit klassischen Methoden wie einer Excel-Tabelle kann das schnell zu Problemen führen – spätestens dann, wenn sich Parameter ändern und zum Beispiel Mitarbeiter ausfallen oder ihre Schichten tauschen möchten.

Flexibilität, weniger Aufwand und längere Vorlaufzeiten

Deshalb sind digitale Lösungen zur Personaleinsatzplanung auch in der Lebensmittelbranche sehr beliebt. Für den Nutzen solcher Systeme sprechen die Erfahrungen, über die jetzt der Betreiber zweier Supermärkte in der Nähe von Hannover berichtet. Während zuvor das Erstellen der Dienstpläne einen Arbeitstag pro Woche in Anspruch nahm, liegt der Aufwand jetzt bei nur noch einem Arbeitstag pro Monat.

Das genutzte Tool ermöglicht es, auf die Vorgabe kompletter Schichten zu verzichten. Zudem können die verschiedenen Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Neben dem gesunkenen Aufwand für das Erstellen der Schichtpläne gab es auch Verbesserungen bei der Vorlaufzeit. Sie stieg von zwei bis drei auf sechs bis sieben Wochen. Dabei ist die Personaleinsatzplanung sehr flexibel, denn bis zum Tag vorher dürfen Schichten getauscht werden.

Bei der Planung habe sich gezeigt, dass nicht Samstage das Problem seien, sondern Donnerstage. Hier seien die meisten Korrekturen nötig. Vor dem Wochenende würde mehr eingekauft. Außerdem würden gerade ältere Mitarbeiter an Donnerstagen gerne eine Auszeit nehmen und Besorgungen wie zum Beispiel Arztbesuche tätigen.

Große Mehrheit der Mitarbeiter empfindet digitale Personaleinsatzplanung als Verbesserung

79 Prozent der Mitarbeiter sähen die digitale Personaleinsatzplanung als Verbesserung an, so der Inhaber der Supermärkte. Bei den jungen Kolleginnen und Kollegen liege der Anteil sogar bei 90 Prozent. Vor allem die Möglichkeit, sich selbst in Schichten einzuteilen, komme gut bei Bewerberinnen und Bewerbern an.

Integration mit Zeiterfassung gewünscht

Trotz aller Vorteile wünscht sich der Betreiber der Supermärkte eine Verbesserung: Er wünscht sich die Integration der Zeiterfassung in die Personaleinsatzplanung. Diese bietet zum Beispiel Papershift: Hier lassen sich Dienstplanung und Zeiterfassung nahtlos miteinander verbinden. Das vermeidet Mehrfacheingaben, spart zusätzlich Zeit und stellt sicher, dass stets aktuelle und korrekte Daten verwendet werden.