©Andrii Yalanskyi / Adobe Stock

Studie zeigt: Digitalisierung ist eine Folge der Corona-Krise

Die Corona-Krise hat den Handlungsspielraum der deutschen Wirtschaft strapaziert. Quarantänevorschriften und Lockdowns führten zu Personalausfällen und erschwerten traditionelle Büroarbeit. Die langfristigen Auswirkungen der Pandemie betrafen besonders die Bereiche Bildung, Gastronomie und Einzelhandel. Unternehmen aller Branchen sahen sich gezwungen, ihre Geschäftsmodelle an die neuen Bedingungen anzupassen. Eine durch den Software-Entwickler Endava initiierte Studie hat nun zutage gefördert, in welchem Umfang betroffene Unternehmen mit technologischem Fortschritt auf die Krise reagierten. Ferner galt es die Frage zu beantworten, inwieweit sich Lösungen, die während der Pandemie entwickelt wurden, auf die Bereitschaft zur digitalen Transformation auswirken.

99 Prozent der befragten Unternehmen gestanden, dass sie nicht auf die Anforderungen der Pandemie vorbereitet waren. Folgerichtig gaben sie an, dass die Corona-Krise Versäumnisse und Schwachstellen im Hinblick auf ihre unternehmensinterne Technologie offengelegt habe. Darunter fielen fehlende Methoden zur zentralen Arbeitsorganisation, aber auch die bisher ausgebliebene Nutzung von Software zur ortsungebundenen Zusammenarbeit (sogenannten Kollaborationstools) über das Internet. Kurzum: Arbeit, Ort und Produktionsmittel bildeten eine geschlossene Einheit, deren mangelnde Flexibilität das Coronavirus aufzeigte. Daraufhin sahen sich 87 Prozent der Befragten dazu veranlasst, Veränderungen an der digitalen Infrastruktur ihres Unternehmens vorzunehmen

Verlagerung in den digitalen Raum

Je nach Branche ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten, um die Beeinträchtigungen der Pandemie auszugleichen. Große Chancen bestehen etwa darin, die Aufteilung althergebrachter Vertriebswege zu überdenken. Der Einzelhandel und die Gastronomie setzen vermehrt auf internetgestützte Lieferdienste, richteten einen eigenen Online-Handel ein oder aktualisierten ihren bereits bestehenden Internetauftritt, um Kunden zu erreichen, die aufgrund von Schutzvorkehrungen nicht vor Ort bedient werden konnten. Für Arbeitnehmer bedeuten diese Maßnahmen, ihren Kompetenzbereich auf den Versandhandel ausweiten zu müssen. Da hierfür bereits gangbare Softwareangebote vorlagen, ließen sich Änderungen zur Vervielfältigung der Vertriebswege schnell in die Filialen integrieren.

Auch sonst aktivierte die Pandemie das Potenzial zur Digitalisierung dort, wo sie schon früher hätte Einzug feiern können. Das deutsche Büro verabschiedete sich im Eiltempo von standortgebundenen Teammeetings, analogen Zeitstempeln und reduzierte papierbasierende Schreibtischarbeit. An ihre Stelle traten Videokonferenzen, Software-Lösungen zur Arbeitszeitbestimmung und digitale Prozesse durch die stärkere Integration von Firmen-Servern und Dokumentenmanagementsystemen. Für viele Mitarbeiter entwickelte sich daraus eine neue Form des Arbeitens. Das Homeoffice wurde, wenn auch verspätet, zum festen Bestandteil der Arbeitswelt.

Die Zahlen der Endava-Studie bestätigen, dass 87 Prozent der befragten Unternehmen als Reaktion auf die Corona-Krise Maßnahmen zur Digitalisierung ergriffen. Dabei handelte es sich sowohl um die konkrete Integration digitaler Technologien als auch um Vorbereitungen, um diese künftig schneller in die Unternehmensstruktur einbetten zu können. 92 Prozent der Befragten haben ihr Budget für Investitionsmaßnahmen in die Digitalisierung erhöht und 88 Prozent gaben an, bereits integrierte Technologien weiter zu optimieren. Darüber hinaus erklärten 95 Prozent die Absicht, auch zukünftig finanzielle Ressourcen zu mobilisieren, um die Digitalisierung in ihrem Unternehmen weiter voranzutreiben.

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Nachhaltiger Nutzen über die Pandemie hinaus

Die ergriffenen Maßnahmen zur Digitalisierung beweisen ihren Nutzen nicht nur als Reaktion auf die Corona-Krise. Sie führen insbesondere zu Zeit- und Kostenersparnissen, wenn der direkte Kontakt zu Kunden, Mitarbeitern und Arbeitsort nicht zwingend erforderlich ist. Durch den Einsatz von Kollaborationstools und Firmen-Servern können Mitarbeiter zentral mit Arbeitsaufträgen versorgt werden, diese bearbeiten und ihre Ergebnisse anschließend hochladen. Ein Büro ist, zumindest für diesen Teil der Arbeit, nicht mehr erforderlich. Ferner sind Geschäftsreisen nicht länger ein Hindernis, an den firmeninternen Abläufen teilzunehmen, schnelle Absprachen zu treffen oder neu gewonnene Aufträge en détail weiterzuleiten. Remote Work vereint die Vorteile zweier Größen: Zentrale Koordination zugunsten einer zielstrebigen Unternehmensführung und dezentrales Handlungsvermögen für mehr Flexibilität.

Auch Personalabteilungen profitieren in erheblichem Maße von der Digitalisierung. Digitale Personalakten verhindern längere Suchprozesse und bieten Schnittstellen, die es der Buchhaltung ermöglichen, Lohnabrechnungen (teil-)automatisiert anzufertigen. Eine andere Möglichkeit stellt die flexible Gestaltung von Schicht- und Einsatzplänen dar, die leicht an den Bedarf der jeweiligen Branche oder die Anforderungen des Personals anzupassen sind. Darunter fallen auch Anwendungen, die der Dokumentation von Arbeitszeit dienen, um Homeoffice und Remote Work unter fairen Bedingungen zu gewährleisten.

Für die Gastronomie bedeutet die Ausweitung auf online abrufbare Lieferdienste eine niedrigschwellige Erweiterung des Kundenstamms, während Einzelhandelsunternehmen, über das unmittelbare Shopping-Erlebnis hinaus, Auskunft über ihren Warenbestand und etwaige Lieferoptionen bieten.

In allen Branchen sorgt die Digitalisierung für einen geringeren Papierverbrauch und spart zusätzliche Lager- und Druckkosten für Dokumente ein. Auf der anderen Seite ermöglicht Erkennungssoftware die schnelle Übersetzung von Kunden- und Mitarbeiterdokumenten in den Webserver des Unternehmens. Digital archivierte Werte erlauben präzise Datenanalysen zur firmeninternen Auswertung. Dazu gehören zum Beispiel Bilanzen wie Jahresabschlüsse, Statistiken zur Personaleinsatzplanung und Produktabsätze.

Digitale Sicherheit gewinnt

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass es digitalisierten Unternehmen leichter fällt, ihre Beschäftigten vor Infektionen zu schützen. Das ist naheliegend, denn kontaktloses Arbeiten an gemeinsamen Projekten setzt entweder eine intelligente Schichtplanung oder einen digitalisierten Arbeitsgegenstand voraus. Ähnlich verhält es sich mit Online-Konferenzen, die neben internen Teammeetings und journalistischen Interview-Formaten besonders den Bildungssektor bestimmen. Die Sicherheitsvorteile beschränken sich jedoch nicht auf das leibliche Wohl der Mitarbeiter.

Eine zeitgemäße digitale Infrastruktur ermöglicht den zuverlässigen Schutz unternehmensspezifischer Daten. Analoge Sicherheitszentren wie Lagerräume und Archive sind hingegen anfällig für Datenverlust – etwa durch Wasserschäden, Brände, aber auch aufgrund von Unübersichtlichkeit und räumlichem Umfang. Ein Webserver ist hingegen von den Bedingungen vor Ort losgelöst, verfügt über Sicherheitskopien und lässt sich vor unbefugten Zugriffen abschirmen. Hinzu kommt die schnelle Verfügbarkeit von Daten, die analoge Suchvorgänge obsolet werden lassen.

Digitalisierung in Etappen

Da sich etablierte Abläufe nicht von jetzt auf gleich transformieren lassen, setzen die Leiter der befragten Unternehmen bei der Integration neuer Technologien auf ein ausgewogenes Verhältnis von kurz- und langfristigen Veränderungen. Im Durchschnitt verteilen sie ihre Ressourcen zu 69 Prozent auf kurzfristige und zu 30 Prozent auf langfristige Optimierungen.

Kurzfristige Optimierungen umfassen die Übertragung von Prozessen in bereits bestehende Systeme, den erweiterten Einsatz verfügbarer Endgeräte und die Einführung schnell zugänglicher Plattformen und Kommunikationskanäle. Langfristige Optimierungen erneuern hingegen das System, verbessern seine Strukturen und schaffen die Grundlage für zukünftige Teiloptimierungen. Deutsche Unternehmer schreiben langfristigen Optimierungen im internationalen Vergleich einen höheren Wert zu. Sie verteilen die für die Digitalisierung vorgesehenen Ressourcen zu 61 Prozent in kurz- und zu 37 Prozent in langfristige Transformationsmaßnahmen.

Diesen Angaben entsprechend haben 38 Prozent der deutschen Unternehmen ihre digitale Infrastruktur während der Pandemie von Grund auf erneuert. Damit ist Deutschland im internationalen Vergleich auf dem zweiten Platz. In den skandinavischen Ländern liegt dieser Anteil bei 48 Prozent.

Geringere Arbeitslast bedeutet Zukunftsfähigkeit

Digitalisierte Informationen ebnen den Weg für automatisierte Datenverarbeitung. Ist ein System erst einmal digitalisiert, kann es mit unterschiedlichen Programmen kommunizieren. Diese wiederum tragen zur Entlastung der Arbeitnehmer bei. Besonders Verwaltungstätigkeiten, die analog mehrere Stunden beanspruchen, können digital mit wenigen Klicks abgewickelt werden. Anstatt das Personal an repetitive Aufgaben zu binden, kann es dort zum Einsatz kommen, wo menschliches Urteilsvermögen von Nöten ist.

In der Industrie hilft moderne Robotik dabei, Produktionsvorgänge zu optimieren und einen erhöhten Grad an Kraft und Präzision zu erreichen. Dies erhöht die Produktivität, verlangt jedoch nach digitalen Steuermechanismen und einer präzisen Schichtplanung, die das vorhandene Personal mit den Produktionsmitteln kombiniert. Dazu gehören sowohl die sinnvolle Abwägung menschlicher Kapazitäten als auch die Berücksichtigung der Maschinenauslastung.

Die Digitalisierung optimiert nicht nur Abläufe in der Produktion und Büroarbeit, sondern macht das Unternehmen auch widerstandsfähiger gegenüber künftigen Krisen. Insbesondere die deutsche Wirtschaft sieht sich in den kommenden Jahren mit einem verringerten Erwerbspersonenpotenzial konfrontiert. Der Fachkräftemangel zwingt viele Unternehmen schon jetzt, ein gleichbleibendes Arbeitspensum mit weniger Beschäftigten zu erfüllen. Die Digitalisierung trägt dazu bei, die alternde Demografie auszugleichen und die Arbeitslast zu reduzieren. Demnach begünstigt die digitale Transformation zugleich auch die demografische.

Große Zufriedenheit durch technischen Fortschritt

Die Corona-Pandemie stellte viele Märkte vor große Herausforderungen, doch mit Blick auf die Digitalisierung ziehen deutsche Unternehmer eine positive Bilanz. 94 Prozent der Befragten schätzen die technologische Entwicklung innerhalb ihres Unternehmens als gut oder exzellent ein. Diese wohlwollende Resonanz deutet auf den nachhaltigen Nutzen der neu integrierten Technologien hin. Nur australische Firmen zeigen sich mit ihrem Fortschritt zufriedener. Dort sind es 95 Prozent.

Nichtsdestotrotz geben diese Zahlen die Möglichkeit zu bedenken, dass die Digitalisierung in vielen Betrieben bereits als abgeschlossen gilt. Die Krise hat hingegen gezeigt, dass auch in vermeintlich etablierten Systemen Anlass zur Verbesserung besteht. Einerseits um die unternehmerische Resilienz zu stärken, andererseits um ungenutztes Potenzial in geringere Arbeitslast und höhere Produktivität zu übersetzen. Die Studienautoren weisen darauf hin, dass die Schwierigkeit nunmehr darin besteht, den Trend zur Digitalisierung aufrechtzuerhalten und dabei die Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt zu stellen.

Es gibt jedoch Gründe zur Zuversicht: Die positive Bewertung der digitalen Transformation und der gleichzeitig bestehende (mit 95 Prozent der Unternehmen bezifferte) Zuspruch, auch künftig in die Digitalisierung zu investieren, weisen darauf hin, dass es ein flächendeckendes Bewusstsein für die Erfolgsaussichten gibt, die der digitale Fortschritt birgt. Demnach avanciert die Digitalisierung als Folge der Corona-Krise möglicherweise zur Initialzündung einer neuen Innovationsbewegung, die Unternehmen und Märkte auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereitet.