Studie: Bis zu einem Viertel der Arbeitszeit in Unternehmen wird für die Suche nach Informationen verwendet

Verteilte Informationen und unterschiedliche Wissensstände in den Teams sind ein großes Problem in vielen Unternehmen – auch in Deutschland. Das ergab eine aktuelle Studie von Atlassian.

Teams in Unternehmen verfügen heute über mehr Daten und Inhalte als je zuvor – paradoxerweise fühlen sie sich aber oft schlechter informiert. Das liegt daran, dass es die schiere Menge an Informationen, die über verschiedene Kanäle und Systeme verstreut sind, zunehmend erschwert, die relevanten und aktuellen Fakten zu finden, die für die Erledigung der Arbeit benötigt werden.

Moderne Teams stehen außerdem unter enormem Druck, schneller Mehrwert zu liefern und dabei mit weniger Ressourcen auszukommen. Die zeitraubende Suche nach den notwendigen Informationen verlangsamt jedoch selbst die motiviertesten Teams erheblich. Das zeigt eine aktuelle Studie von Atlassian mit dem Titel “The State of Teams”.

Auswirkungen auf Arbeit und Arbeitszeit

Die Schwierigkeiten bei der Informationsbeschaffung können erhebliche negative Auswirkungen auf die Arbeit und die Arbeitszeit haben. Mitarbeiter gaben an, dass die Informationsbeschaffung das größte Hindernis für schnelles Arbeiten darstelle. Selbst bei dringenden Problemen kann es einen ganzen Tag dauern, sich einen Überblick über ein Projekt zu verschaffen, da die benötigten Informationen nicht zentralisiert sind.

Schätzungen zufolge werden innerhalb der Fortune-500-Unternehmen jährlich 2,4 Milliarden Stunden mit der Informationssuche verschwendet. Oftmals bleibt Mitarbeitern nichts anderes übrig, als Kollegen zu fragen oder Besprechungen anzusetzen, um die benötigten Informationen zu erhalten. 56 Prozent der befragten Mitarbeiter bestätigten das.

Führungskräfte und Teams verbringen bis zu einem Viertel ihrer Arbeitswoche mit der Informationssuche. Dieser Zeitverlust beeinträchtigt die Produktivität und lenkt von wichtigen Aufgaben ab. Zudem führt der Mangel an leicht zugänglichen Informationen dazu, dass mehrere Teams unwissentlich an denselben Dingen arbeiten oder veraltete Informationen verwenden. Die Folge ist, dass sich Teams überfordert und desorientiert fühlen, weil sie das große Ganze und die Einordnung ihrer Arbeit darin nicht erkennen können. Sie können nicht von dem profitieren, was andere bereits gelernt haben, und verschwenden Zeit mit der Wiederholung von Arbeit in Silos. Der Mangel an Kommunikation beeinträchtigt die Geschwindigkeit und Qualität der Arbeit zusätzlich.

Ursachen der Informationskrise

Verschiedene Marktentwicklungen verstärken die Zergliederung, den Verlust und die Duplizierung von Informationen innerhalb von Teams. Vor allem der steigende Wettbewerbsdruck zwingt Unternehmen, schneller zu reagieren und neue Produkte rascher auf den Markt zu bringen. Das führt dazu, dass Teams weniger strukturiert arbeiten und auf dringende Anfragen oft ad hoc reagieren, beispielsweise über Direktnachrichten oder kurze Besprechungen.

Zweitens erwarten Kunden eine nahtlose digitale Erfahrung. Die Erwartung, alles mit einem Klick zu finden, sofortige Antworten vom Kundensupport zu erhalten und Echtzeit-Analysen einzusehen, zwingt Unternehmen zu technologischen Anpassungen. Die rasche Einführung neuer Tools ohne deren vollständige Integration in bestehende Arbeitsabläufe fördert aber Informationssilos, weil Teams ihre eigenen Systeme zur Datenerfassung einrichten.

Auch die inzwischen weit verbreitete Remote-Arbeit sowie Homeoffice spielen eine Rolle bei Problemen mit der Informationsbeschaffung in Unternehmen. So haben zum Beispiel manche Teams, deren Mitglieder an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, Schwierigkeiten bei der Übergabe von Projekten. Sie können nicht sofort Antworten von ihren Kollegen erhalten, versuchen aber dennoch, voranzukommen. Das führt dazu, dass Erkenntnisse an verschiedenen Orten gespeichert, Arbeitspakete neu erstellt und Kommunikationsabläufe begonnen werden, die Informationen weiter verstreuen.

Auswirkungen auf Teams und die Zusammenarbeit

Die zergliederten Informationen behindern die Arbeit in Teams und die Zusammenarbeit zwischen Teams erheblich. Wenn Informationen in Silos existieren, ist es schwierig für Teammitglieder, auf das Wissen und die Erkenntnisse anderer zuzugreifen. Das führt zu Doppelarbeit, weil Teams möglicherweise Lösungen oder Informationen neu entwickeln, die bereits vorhanden sind. Es mangelt an einem effektiven Prozess, um andere Teams schnell über Entscheidungen zu informieren, die ihre Arbeit beeinflussen könnten. Nur ein geringer Anteil der Führungskräfte gab in der Studie an, genau zu wissen, wie die Arbeit der einzelnen Teams zu den übergeordneten Unternehmenszielen beiträgt. Die Folgen sind eine ineffiziente Nutzung von Ressourcen und verpasste Chancen, Synergien zwischen Teams zu schaffen.

Die Rolle von KI und aktuelle Herausforderungen

Künstliche Intelligenz (KI) könnte für eine bessere Verteilung von Informationen in Unternehmen sorgen. Allerdings wissen viele Teams nicht, wie sie KI effektiv nutzen können, und haben nicht die Zeit, dies herauszufinden.

Ein Großteil der Führungskräfte ist besorgt, dass ihre Teams KI nicht effektiv zur Beseitigung von Informationssilos einsetzen. Viele Teams gaben an, das Potential von KI für die Informationsbeschaffung nicht zu nutzen. Als ein Grund wurde genannt, dass die Informationen so organisiert und verbunden sind, dass die KI relevante Erkenntnisse liefern kann. Solange Informationen in Notizbüchern, E-Mails und Besprechungen verstreut sind, kann KI ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen.

Bewertung

Die Verfügbarkeit benötigter Informationen ist heute mehr denn je ein bedeutender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Dort, wo es gelingt, wertvolle Arbeitszeit durch schnelle Bereitstellung von Informationen einzusparen, können auch die Kernaufgaben schneller erledigt werden. Das kann im Wettbewerb entscheidende Vorteile schaffen.

Auch in Querschnittsbereichen wie zum Beispiel in der HR kann das spürbare Auswirkungen haben. Der Einsatz automatisierter Systeme wie zum Beispiel zum Erstellen von Dienstplänen, zur Zeiterfassung oder von KI in der Personalbedarfsplanung schaffen Freiräume, die für strategisch wichtige Aufgaben genutzt werden können.