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Digitale Zeiterfassung bringt Rechtssicherheit und weitere Vorteile

Durch das jüngste Urteil des Bundesarbeitsgerichts wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland für Unternehmen verpflichtend. Digitale Zeiterfassung wird damit für die Unternehmen zur Notwendigkeit, kann aber auch verschiedene Vorteile bringen. Denn sie schaffen damit nicht nur Rechtssicherheit, sondern können auch von vielen weiteren Vorzügen solcher Lösungen profitieren, die zum Beispiel zu Kostenersparnissen führen können.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat im Jahr 2019 ein wegweisendes Urteil gesprochen: Unternehmen innerhalb der EU müssen zukünftig die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Durch das jetzt ergangene Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts steht fest: die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen wird zur Pflicht.

Unternehmen müssen daher bereits jetzt damit beginnen, sich Gedanken über die Umsetzung zu machen.

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Die Arbeits- und Pausenzeiten sind in Deutschland und anderen Ländern der EU klar geregelt. So legt zum Beispiel das Arbeitszeitgesetz in Deutschland fest, wie viele Stunden maximal gearbeitet werden darf, wie lange Pausen sein müssen und wie groß der Abstand zwischen zwei Schichten sein darf.

Allerdings ist es schwierig bis unmöglich, die Einhaltung dieser Vorgaben zu kontrollieren, wenn die Arbeits- und Pausenzeiten nicht erfasst werden. Und genau aus diesem Grund wird die Zeiterfassung demnächst zur Pflicht.

Für die Unternehmen muss dies kein Nachteil sein – im Gegenteil. Sie können durch die Einführung einer digitalen Zeiterfassung nicht nur Rechtssicherheit schaffen, sondern zahlreiche weitere Vorteile realisieren und Kosten senken.

Notwendige Eigenschaften von Zeiterfassungssystemen

Zwar können die Unternehmen selbst entscheiden, welches System zur Zeiterfassung sie verwenden wollen, doch müssen geeignete Zeiterfassungssysteme eine Reihe von Merkmalen aufweisen, um den Bestimmungen zu entsprechen:

• Es müssen objektive, also tatsächlich angefallene Arbeitszeiten erfasst werden und keine geplanten Arbeitszeiten, wie sie zum Beispiel Schichtplänen entnommen werden können.
• Die Daten müssen verlässlich und damit gegen Manipulationen geschützt sein.
• Behörden und der Betriebsrat müssen Zugang zu den erfassten Arbeitszeiten haben, um diese nachprüfen zu können.

Vorteile digitaler Zeiterfassung

All diese Eigenschaften sprechen für digitale Zeiterfassungssysteme. Diese bieten außerdem eine Reihe weiterer Vorteile:

• Erleichterungen bei der Lohn– und Gehaltsabrechnung: Die per Zeiterfassung gesammelten Daten können an die Systeme übermittelt werden, die für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen zuständig sind. Das spart Zeit und Aufwand und reduziert Fehler.
• Prozessoptimierung: Auf Grundlage der per Zeiterfassung gesammelten Daten lassen sich – soweit mit den Vorgaben des Datenschutzes vereinbar – bestehende Prozesse analysieren und Optimierungspotentiale aufzeigen. So kann zum Beispiel geprüft werden, für welche Tätigkeiten besonders viel Zeit aufgewendet wird.
• Flexible Zeiterfassung für die Mitarbeiter: Sie können die digitale Zeiterfassung ortsunabhängig nutzen – im Büro, unterwegs oder auch im Home Office. Moderne Systeme zur Zeiterfassung bieten verschiedene Nutzungsmöglichkeiten wie zum Beispiel per Browser oder per App auf dem Smartphone.

Und nicht zuletzt sorgt die digitale Zeiterfassung für einen Schutz der Rechte der Arbeitnehmer. Die rechtssichere Erfassung der Arbeitszeiten stellt sicher, dass nur so lange gearbeitet wird, wie es zulässig ist. Für die Unternehmen bietet digitale Zeiterfassung einen verbesserten Schutz vor Arbeitszeitbetrug.

Fazit

Digitale Zeiterfassung stellt für Unternehmen eine sehr gute Möglichkeit dar, den anstehenden rechtlichen Verpflichtungen zur Erfassung der Arbeitszeit nachzukommen. Gleichzeitig können die Unternehmen damit Kosten senken und ihre Prozesse optimieren.

Daher ist es für Unternehmen empfehlenswert, sich frühzeitig über geeignete Lösungen zur digitalen Zeiterfassung zu informieren.