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Produktivität am Arbeitsplatz: Alle beschäftigt, trotzdem wird nichts erledigt

Endlose Meetings, unzählige E-Mails und hunderte Mitarbeiter im Unternehmen – viele haben die Kunst der unnötigen Kommunikation gemeistert. Ohne Fokus auf die richtige Zusammenarbeit leidet die Produktivität am Arbeitsplatz.

Warum fehlt die Produktivität am Arbeitsplatz? Warum dauert es teilweise so lange, Entscheidungen zu treffen und oftmals sind diese auch noch die Falschen? Als Gegenmaßnahme wird oftmals die gesamte Unternehmensstruktur umgekrempelt, Hierarchien angepasst und Kommunikationswege neu festgelegt. Aber das eigentliche Problem – die schlechte Qualität der Kommunikation – wird dadurch nicht behoben.

In den meisten Fällen ist die Quantität der Kommunikation kein Hindernis. Man ist dank der Digitalisierung intern besser vernetzt als je zuvor. Mit dem Eintritt der Generation Y in den Arbeitsmarkt kann der Großteil der Arbeitnehmer diese Möglichkeiten voll ausschöpfen. Egal ob Zoom oder Microsoft Teams, Slack oder Asana, WhatsApp oder WeChat, kommunizieren war nie einfacher.

Wo liegt also das Problem? Interaktion ist leicht – Produktivität hingegen nicht. Die Herausforderung besteht darin, wirklich zusammenzuarbeiten. Produktive und wertschöpfende Zusammenarbeit ist ein Ziel, auf das Unternehmen konstant hinarbeiten müssen. Gestört wird die Produktivität am Arbeitsplatz immer wieder von ziellosen Interaktionen und langen Kommunikationswegen.

Die drei kritischen Interaktionen 

Laut einer McKinsey Studie denken etwa 80 Prozent der Führungskräfte darüber nach, etwas an der Struktur ihres Unternehmens oder ihrer Abteilung zu ändern. Als Grund werden oft Veränderungen in der Kommunikation durch die Covid-19 Pandemie angeführt.

Führungskräfte finden sich häufig in Meetings und Interaktionen wieder, aus denen sie wenig Wert schöpfen können und die ihnen wichtige Zeit und Energie wegnimmt. Worauf muss also geachtet werden, wenn die Produktivität am Arbeitsplatz erhöht werden soll?

Eine Interaktion kann in drei Kategorien eingeordnet und dementsprechend verbessert werden:

1. Entscheidungsfindung – sowohl für wiederkehrende Routineentscheidungen (zum Beispiel Quartalsziele) als auch für einmalige, große Entscheidungen (Investitionen)
2. Kreative Lösungsfindung und Koordination – dies umfasst die Strukturen, die im Unternehmen gegeben sein müssen, damit zielgerichtetes Kommunizieren möglich ist
3. Weitergabe von Informationen – den geeigneten internen Kommunikationsweg für eine Information festlegen

Interaktionen zur Entscheidungsfindung 

Wann erledige ich eine Aufgabe nur und wann bin ich tatsächlich für sie verantwortlich? Was bedeutet es, für eine Aufgabe konsultiert zu werden? Habe ich bei der Entscheidungsfindung das letzte Wort oder wird lediglich meine Meinung gehört und fällt zu einem gewissen Grad ins Gewicht?

Jede Menge Fragen, deren Klärung Zeit in Anspruch nimmt und dadurch die Arbeitsproduktivität ausbremst. Es ist also wichtig, im Vorfeld klar zu definieren, welche Personen in welcher Weise beteiligt sind, wenn eine Entscheidung gefällt wird.

In der Praxis hat es sich erprobt, viele Stimmen zu hören und gleichzeitig die Zahl der Entscheider gering zu halten. Es sollten alle gehört werden, die von der Entscheidung betroffen sein werden. Für eine schnelle Entscheidungsfindung ist aber, insbesondere bei komplexeren Thematiken, eine geringere Anzahl an Personen mit Entscheidungsgewalt notwendig.

Diese Prozessoptimierung kann einiges an Überwindung kosten, da es gegen die risikoscheue Art geht, unter Umständen nicht alle Mitarbeiter zufrieden zu stellen.

Innovation und Routine 

In alltäglichen Interaktionen findet sich schnell eine gewisse Routine ein, doch wie sieht es aus, wenn innovative Lösungen für ein Problem gefunden werden müssen? Oftmals wird verlangt, ein Problem schnell zu bewältigen, aber die Unterstützung durch Führungskräfte bleibt aus. Micromanagement und lange Kommunikationswege stören die Produktivität am Arbeitsplatz. Dies führt dazu, dass nur langsam auf Veränderungen am Markt reagiert wird und zu einer geringeren Mitarbeiterbindung. Den Beschäftigten Raum für zielführende Interaktionen und Produktivität zu bieten, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Dies bedeutet nicht, dass sich die Führungsebene aus solchen Prozessen heraushält. Sie nimmt vielmehr die Rolle eines Mentors ein, der Mittel, Wege und Hilfestellungen bereitstellt, mit denen das Team erfolgreich arbeiten kann. Routinemäßige Interaktionen in flachen Hierarchien erlauben dem Team dann, die erarbeiteten Lösungen effektiv zu kommunizieren.

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Die richtige Art der Interaktion 

Man springt den ganzen Tag von einem Meeting in das nächste, kommt jedoch kaum zu Wort und die meisten Informationen sind für einen selbst irrelevant. Die eigene Produktivität leidet massiv unter solchen Interaktionen mit geringem Wert. Deshalb haben viele Firmen eingesehen, dass die Live-Kommunikation nicht immer notwendig ist. Dazu zählen Besprechungen im Büro, per Anruf oder Videochat. Es ist entscheidend zu erkennen, welche Informationen auf welche Art weitergegeben werden müssen.

Live-Kommunikation ist notwendig, wenn es Interpretationsspielraum für die übermittelten Informationen gibt oder viele Rückfragen zu erwarten sind. Die meisten Meetings fallen nicht für alle Anwesenden in diese Kategorie. Es ist also wichtig zu identifizieren, wann eine Besprechung auch eine einfache Memo oder E-Mail sein kann.

Darüber hinaus gilt es sicherzugehen, dass keine Personen teilnehmen, die keinen Wert aus den Interaktionen ziehen können. So werden sie nicht unnötig bei der Arbeit gestört.

Produktivität am Arbeitsplatz – ein Fazit 

Es lassen sich also drei Tipps für die Produktivität am Arbeitsplatz festhalten. Erstens: Es ist wichtig, wie kritische Entscheidungen getroffen werden. Während zwar viele Stimmen gehört werden sollten, steigt mit der Anzahl der Entscheider auch die Anzahl der unnötigen Interaktionen. Ebenfalls sehr bedeutsam ist ein Umfeld, in dem sich kreative Ideen ohne lange Kommunikationswege entwickeln können.

Der letzte unserer Tipps: Die Art, wie eine Information übermittelt wird, spielt eine große Rolle. Überflüssige und lange Meetings sind ein Hindernis für die produktive Arbeit.