Preboarding: Warum die frühe Mitarbeiterbindung so wichtig ist

Preboarding: Warum die frühe Mitarbeiterbindung so wichtig ist

Neue Mitarbeiter zu gewinnen ist nur der erste Schritt – mindestens ebenso wichtig ist es, sie schon vor dem ersten Arbeitstag ans Unternehmen zu binden. Genau hier setzt das Preboarding an.

Zum Preboarding gehören alle Maßnahmen, mit denen ein Arbeitgeber neuen Mitarbeitern vom Zeitpunkt der Vertragsunterschrift bis zum Arbeitsbeginn ein Gefühl des Willkommenseins vermittelt. Durch Preboarding soll die Begeisterung und Vorfreude neuer Mitarbeiter aufrechterhalten werden, weil in dieser Phase der Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit gelegt wird. Wir zeigen, was Preboarding genau bedeutet, wie es sich vom Onboarding unterscheidet und warum es für Unternehmen heute unverzichtbar ist.

Was ist Preboarding? Abgrenzung zum Onboarding

Unter Preboarding versteht man den Prozess der Einbindung neuer Mitarbeiter schon vor ihrem ersten Arbeitstag. Dieser Prozess beginnt, sobald ein Kandidat den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, und endet am Tag, bevor die offizielle Einarbeitung – das Onboarding – startet. Ziel des Preboardings ist es, neuen Kollegen bereits frühzeitig Informationen, Unterstützung und ein Zugehörigkeitsgefühl zu vermitteln. Onboarding dagegen umfasst alle Schritte ab dem ersten Arbeitstag, um den Mitarbeiter im Unternehmen einzuarbeiten, mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und ins Team zu integrieren​

Kurz gesagt: Preboarding bereitet den Weg, damit das Onboarding am ersten Tag nahtlos anknüpfen kann​.

Während im Onboarding formale Schulungen, organisatorische Einführungen und das tägliche Mitwirken im Vordergrund stehen, geht es beim Preboarding darum, vorab Vertrauen aufzubauen und die größten Unsicherheiten neuer Kollegen auszuräumen. Beide Phasen greifen idealerweise ineinander, denn zusammen sorgen Preboarding und Onboarding für eine durchgängig positive Erfahrung in der Employee Journey​.

Warum ist ein gutes Preboarding wichtig?

Die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag ist kritisch – hier entscheidet sich, ob eine neuer Mitarbeiter tatsächlich antreten wird. Erschreckend dabei: Viele Mitarbeiter erhalten vor dem Start in ihren Job keinerlei Preboarding. In einer Studie aus dem Jahr 2021 lag deren Zahl bei 64 Prozent.

In Zeiten von Fachkräftemangel und Bewerbermärkten ist die Konkurrenz groß, und so mancher Wunschkandidat überlegt es sich im letzten Moment anders. Schätzungen und Studien zeigen, dass ein erheblicher Anteil neuer Einstellungen doch nicht antritt – laut Spiegel sind es rund 10 Prozent der Jobzusagen, die nie in den ersten Arbeitstag münden​.

Dieses Phänomen – oft auch als Job Ghosting bezeichnet – verursacht hohe Kosten, weil Unternehmen erneut auf Personalsuche gehen müssen und wertvolle Zeit verlieren. Ein gutes Preboarding wirkt dem entgegen: Es stärkt die frühe Mitarbeiterbindung und verringert so die Gefahr, dass Neueinstellungen noch abspringen​.

Darüber hinaus profitieren beide Seiten davon, wenn neue Mitarbeitende bestens vorbereitet und motiviert ihren ersten Tag antreten. Preboarding trägt dazu bei, Nervosität und Unsicherheiten abzubauen. Wer schon vorab Einblicke ins Team, in Projekte und in die Unternehmenskultur erhalten hat, startet mit einem sicheren Gefühl – weil viele offene Fragen bereits beantwortet sind. Das steigert die Motivation und das Commitment: Neue Teammitglieder fühlen sich von Anfang an wertgeschätzt und bestätigt in ihrer Entscheidung für den Arbeitgeber. Für das Unternehmen zahlt sich Preboarding ebenfalls aus. Zum einen erleichtert es den Einstieg: Neue Mitarbeiter werden nicht von einer Informationsflut am ersten Tag überrollt, da sie wichtige Grundlagen schon kennen. Zum anderen verkürzt ein durchdachtes Preboarding oft die Einarbeitungszeit. Studien zeigen, dass Mitarbeiter in neuen Rollen im Schnitt fünf bis acht Monate benötigen, um voll produktiv zu werden – eine frühe Vorbereitung kann diese Lernkurve verkürzen​. Langfristig führt das zu schnellerer Leistungssteigerung und höherer Zufriedenheit. Preboarding ist somit ein entscheidender Erfolgsfaktor, um Mitarbeiter von Anfang an ans Unternehmen zu binden und produktiv zu machen.

Preboarding-Maßnahmen in der Praxis

Wie lässt sich Preboarding nun konkret umsetzen? Erfolgreiche Preboarding-Strategien können ganz unterschiedlich aussehen, doch sie verfolgen alle dasselbe Ziel: dem neuen Kollegen das Gefühl geben, bereits vor dem Beginn des ersten Tages im Job Teil des Teams zu sein.

Viele Unternehmen setzen zunächst auf persönliche Willkommensgesten. Zum Beispiel kann unmittelbar nach der Zusage ein herzliches Willkommensschreiben per E-Mail oder Post erfolgen – oft verbunden mit einem kleinen Geschenk (ein sogenanntes Swag). Einige Firmen verschicken Willkommenspakete an die private Adresse, etwa mit Firmen-Merchandise oder sogar den eigenen Produkten. So hat der oder die Neue nicht nur eine schöne Überraschung im Briefkasten, sondern lernt zugleich die Angebote des Unternehmens kennen.

Manche Arbeitgeber laden ihre zukünftigen Mitarbeiter noch vor dem Start zu informellen Teamevents ein. Steht etwa ein Sommerfest, ein Grillabend oder eine Weihnachtsfeier an, nutzt man diese Gelegenheit, um den Neuling in ungezwungener Atmosphäre mit dem Team zusammenzubringen. Selbst ein virtuelles Kaffeetrinken oder ein gemeinsames Mittagessen per Video können helfen, erste Kontakte zu knüpfen, wenn ein Treffen vor Ort nicht möglich ist.

Ebenso sinnvoll ist es, Weiterbildungschancen oder Einblicke in Projekte schon vorab zu bieten – allerdings ohne Druck. Manche Unternehmen ermöglichen neuen Mitarbeitenden noch vor Dienstantritt den Zugang zu freiwilligen Trainings oder internen Wissensressourcen. So können besonders motivierte Neue schon in Themen eintauchen, die sie im Job erwarten, weil sie es möchten, nicht weil sie müssen. Wichtig ist dabei, dass niemand das Gefühl bekommt, bereits vor dem ersten Arbeitstag arbeiten zu müssen​. Die Devise lautet: Angebote machen, aber nicht verpflichten. Das Kernstück des Preboardings bleibt der Beziehungsaufbau.

Ein häufiger Praxis-Tipp ist die Ernennung eines Onboarding-Buddys: Einer erfahrenen Kollegin oder eines Kollegen, der als feste Ansprechperson dient. Dieser Buddy kann den Kontakt schon vorab suchen, sich vorstellen und aktiv Fragen beantworten. Ein solches Mentorenprogramm signalisiert dem neuen Teammitglied: „Du bist nicht allein – wir kümmern uns um dich.“ Insgesamt gilt, dass Preboarding-Maßnahmen umso erfolgreicher sind, je persönlicher und authentischer sie gestaltet werden. Ob Willkommenspaket, Team-Event oder frühzeitiges Coaching – realistische Beispiele aus der Unternehmenspraxis zeigen, dass der Kreativität hier keine Grenzen gesetzt sind, solange der neue Mitarbeiter sich willkommen und integriert fühlt.

Preboarding-Checkliste: Woran vor Arbeitsbeginn zu denken ist

Damit im Eifer des Gefechts nichts unter den Tisch fällt, hilft eine Preboarding-Checkliste. Im Grunde geht es darum, alle wichtigen Schritte vom Vertragsabschluss bis zum ersten Tag systematisch abzuarbeiten – und zwar in mehreren Phasen.

1. Phase: nach Vertragsunterschrift

Direkt nach der Vertragsunterschrift sollten Unternehmen den neuen Mitarbeiter willkommen heißen und die Grundlage für eine offene Kommunikation legen. In dieser ersten Phase empfiehlt es sich, ein Dankeschön und Willkommensgruß zu übermitteln – etwa per persönlicher E-Mail des Teamleiters, der seine Freude über die künftige Zusammenarbeit ausdrückt. Auch alle relevanten Unterlagen sollten frühzeitig bereitgestellt werden. Das umfasst den unterschriebenen Arbeitsvertrag (falls noch nicht erfolgt), Personalbögen zur Datenerfassung, steuerliche Formulare und erste Informationen zu Unternehmensrichtlinien oder Benefits. So kann der Neue alles Wichtige in Ruhe durcharbeiten. Handelt es sich bei dem zukünftigen Mitarbeitenden um jemanden, der aus einer anderen Stadt oder sogar aus dem Ausland kommt, ist jetzt der Zeitpunkt, praktische Hilfestellungen zu bieten. Informationen zu Themen wie Wohnungssuche, Anmeldung bei der Krankenkasse oder Tipps zum Umzug können äußerst wertvoll sein, damit sich die Person nicht alleingelassen fühlt​. In den Wochen vor dem Arbeitsbeginn – insbesondere wenn mehrere Wochen oder Monate dazwischen liegen – ist regelmäßiger Kontakt das A und O​.

Empfehlenswert ist es, proaktiv nachzufragen, ob beim neuen Kollegen noch Fragen offen sind oder ob Unterstützung benötigt wird. Außerdem kann man bereits jetzt die Unternehmenskultur und Werte näherbringen. Beispielsweise lässt sich Material über die Firmenphilosophie, über aktuelle Projekte oder Erfolgsgeschichten im Intranet oder per E-Mail teilen. Dadurch bekommt der zukünftige Mitarbeiter ein Gefühl für die Vision der Firma.

2. Phase: zwei Wochen vor dem Start

Spätestens ein bis zwei Wochen vor dem Startdatum sollte auch ganz praktisch alles vorbereitet sein: Die IT-Abteilung richtet die benötigten Zugänge ein, legt E-Mail-Accounts an und stellt sicher, dass Laptop, Smartphone, Ausweis und sonstige Hardware bereitstehen​. Falls die neue Kraft remote oder im Homeoffice beginnt, sollte das Equipment rechtzeitig verschickt werden.

Ebenfalls sinnvoll ist es, dem Neueinsteiger einen Einarbeitungsplan oder Ablaufplan für die ersten Tage zu senden​. Darin kann stehen, wann er wo sein soll, was am ersten Tag passieren wird und welche Schulungen geplant sind – so weiß der Neue genau, was ihn erwartet.

3. Phase: direkt vor Arbeitsbeginn

Kurz vor dem allerersten Arbeitstag – zum Beispiel am Tag davor – ist ein persönlicher Anruf durch die Führungskraft oder den Buddy eine gute Geste​. Dabei kann man letzte Fragen klären, letzte Nervosität nehmen und dem neuen Kollegen versichern, dass alles bereit ist. Kommt das neue Teammitglied dann am ersten Tag pünktlich und zuversichtlich zur Arbeit, waren die Preboarding-Schritte erfolgreich.

Best Practices im Preboarding

Aus der Erfahrung heraus gibt es einige Dinge, die sich für ein erfolgreiches Preboarding besonders bewährt haben.

Proaktive Kommunikation. Neue Mitarbeiter haben erfahrungsgemäß viele Fragen, auch wenn sie diese nicht immer von sich aus stellen. Typische Unsicherheiten drehen sich um ganz Banales: „Wann soll ich am ersten Tag wo sein? Wo kann ich parken? Wie ist der Dresscode? Wen spreche ich bei meiner Ankunft an?“ – all diese Fragen sollten beantwortet sein, bevor der erste Tag beginnt​. Erfolgreiche Unternehmen stellen daher eine Art FAQ für neue Mitarbeiter bereit. Das kann ein einfaches Dokument sein, das zusammen mit dem Vertrag versendet wird, oder eine Webseite im Onboarding-Portal mit „Häufig gestellten Fragen“ und den Antworten. Wichtig ist, dass der Neue die nötigen Infos schnell und unkompliziert finde​. Dadurch fühlt er sich gut vorbereitet und muss nicht bis zum ersten Tag im Ungewissen bleiben.

Individuelle Betreuung. Jede Neueinstellung ist einzigartig – vom Karriereanfänger bis zur Führungskraft. Daher lohnt es sich, das Preboarding soweit möglich zu individualisieren. Ein dedizierter Ansprechpartner (etwa der erwähnte Buddy oder jemand aus dem HR-Team) sollte klar benannt sein. Diese Person steht für Fragen zur Verfügung und meldet sich von sich aus in regelmäßigen Abständen. So entsteht beim neuen Mitarbeiter gar nicht erst das Gefühl, lästig zu sein, wenn er sich mit Anliegen meldet.

Balance und Timing. So wichtig regelmäßiger Kontakt ist, so entscheidend ist auch das richtige Maß. Wenn ein zukünftiger Mitarbeiter noch in einem alten Job arbeitet oder sich im Urlaub vor dem Start befindet, sollte die Firma zwar präsent sein, aber nicht täglich anklopfen. Qualitativ wertvolle, aber dosierte Kommunikation hinterlässt den besten Eindruck. Ebenso sollten bereitgestellte Informationen geordnet und dosiert kommen, damit der Neue nicht überfordert wird. Hier hat es sich bewährt, gewisse Inhalte erst zu einem bestimmten Zeitpunkt auszuliefern – etwa Unternehmensnews oder E-Learning-Module nach und nach, anstatt alles auf einmal.

Feedback einholen. Nach dem Arbeitsbeginn – oder sogar am Ende der Preboarding-Phase – ist es sinnvoll, den neuen Mitarbeitenden nach seinen Eindrücken zu fragen. Hat er sich ausreichend informiert gefühlt? Gab es etwas, das gefehlt hat? Dieses Feedback ist Gold wert, um den Preboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern und noch zielgerichteter zu gestalten.

Die Rolle der Digitalisierung im Preboarding

Preboarding lässt sich heute kaum noch ohne digitale Hilfsmittel umsetzen. Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Plattformen oder Onboarding-Software wie Papershift Pulse, um neue Mitarbeiter vorab zu informieren und einzubinden. Mit den richtigen Tools lässt sich der Preboarding-Prozess nicht nur effizienter, sondern auch ansprechender gestalten​.

Ein Beispiel: Sobald der Vertrag unterschrieben ist, erhält der Neue einen personalisierten Zugang zu einem Preboarding-Portal. Dort warten ein Begrüßungsvideo des Geschäftsführers, interaktive Tutorials, Infos zu Unternehmenswerten und eine Checkliste der ersten Schritte. Neue Angestellte können sich beispielsweise nach Vertragsunterzeichnung auf einer Preboarding-Plattform einloggen, um sich über Benefits zu informieren, erste Unterlagen auszufüllen und einen Film darüber zu sehen, was sie am ersten Arbeitstag erwartet​. Solche digitalen Lösungen haben gleich mehrere Vorteile.

• Erstens ermöglichen sie, Inhalte zeitlich zu staffeln und individuell anzupassen. Niemand wird mit Informationen überhäuft, denn das System kann z.B. drei Wochen vor Start automatisch eine Erinnerung schicken („Bestellen Sie schon jetzt Ihre Essenskarte für die Kantine“) und eine Woche vor Start ein weiteres Update (“So läuft Ihr erster Tag ab”).
• Zweitens sprechen digitale Preboarding-Tools besonders die jüngeren Generationen Y und Z an, die einen nahtlosen digitalen Informationsfluss gewohnt sind​. Über Apps und Plattformen fühlen sie sich abgeholt, können spielerisch das Unternehmen kennenlernen (etwa durch Quiz, Videos, virtuelle Rundgänge) und bauen schon vorab eine Bindung auf​.
• Drittens profitiert auch das Unternehmen: Eine gute Preboarding-Software reduziert administrativen Aufwand, weil viele Prozesse automatisiert ablaufen. Standard-Dokumente werden digital unterschrieben, Formulare online ausgefüllt und Willkommensnachrichten terminiert versendet. Dies sorgt für ein einheitliches, reibungsloses Erlebnis und spart Personalern Zeit und Ressourcen, die sie anderweitig einsetzen können.

Digitalisierung ist insbesondere dann ein Segen, wenn neue Mitarbeitende remote starten oder verteilt an verschiedenen Standorten sitzen. Über Video-Calls lassen sich Kennenlernrunden, Q&A-Sessions oder virtuelle Büroführungen organisieren, sodass trotz Distanz eine persönliche Note entsteht. Collaboration-Tools (Chat, Projektplattformen etc.) können neue Teammitglieder schon vorab einbinden – etwa indem man sie in einen Team-Chat aufnimmt, wo sie die ersten Tage passiv mitlesen und das „Wir-Gefühl“ entwickeln. Auch das Onboarding am ersten Tag wird durch digitale Vorbereitung erleichtert: Alle Zugänge sind eingerichtet, die erste Schulung ist vielleicht als E-Learning verfügbar, und der Mitarbeiter kann sofort loslegen, weil die Formalitäten bereits erledigt sind.

Bewertung und Ausblick

Preboarding ist kein „nice to have“ mehr, sondern ein Muss für moderne Unternehmen. Die frühe Bindung neuer Talente zahlt sich in Form von höherer Mitarbeiterbindung, weniger Frühfluktuation und schnelleren Einarbeitungserfolgen aus. Indem Arbeitgeber ihre neuen Kollegen vom Vertragsabschluss bis zum ersten Arbeitstag begleiten – mit echten Willkommensgesten, klarer Kommunikation und smarten digitalen Tools – schaffen sie ein Fundament, auf dem eine langfristige erfolgreiche Zusammenarbeit wachsen kann.